Prince2 audit. Kwaliteitsmaatregel met rendement

Transcriptie

1 Prince2 audit Kwaliteitsmaatregel met rendement

2 Niek Pluijmert Dga INQA (samen met Hans) Project- en kwaliteitmanagement Sedert 1979 in ICT Bestuurslid Spider Bestuurslid KvK Midden Nederland TU Delft (Technische Natuurkunde) Getrouwd, woon in Woerden 2

3 INQA Specialist in verbeteren van ICT-processen Kwaliteit-, Project-, Service- en Testmanagement Zorgen voor een blijvend resultaat Financiële Instellingen, Ministeries, Sociale Werkvoorzieningen 14 jaar Vianen Postbus 195, 4130 ED Vianen (Ut), Nederland +31 (0) (0)

4 Inhoud Wat is een audit Wat is een project De Prince2 audit Auditmoment Projectplan (pid en projectstart) Projectuitvoering Projectrapportage Afsluiting 4

5 Wat is een Audit? Een onpartijdig (en vaak ook onafhankelijk) onderzoek uitmondend in een oordeel omtrent de mate van overeenstemming van een of meer objecten met daarvoor geldende normen, waarbij de keuze van objecten, normen en gewenste mate van zekerheid worden bepaald door het doel van het onderzoek.

6 Wat is een Audit? onpartijdig oordeel over iets op basis van een norm

7 Wat is een Prince2 audit? Onpartijdig oordeel over project Op basis van Prince2-norm 7

8 Doel van een Prince2 audit Projectmanagementaudit Doen van aanbevelingen (verbetergericht) Oordeel over de mate van beheersing van een project, uitgedrukt in conclusies en aanbevelingen Met de opdrachtgever wordt afgestemd Waarover het oordeel gegeven moet worden Hoe de norm gehanteerd wordt Betrokkenen stemmen in met de audit Inrichting en uitvoering van het project <vervangen door bestandsnaam> 8

9 Projectinhoud PM-audit gaat niet over de projectinhoud, als dat extra wordt afgesproken, is de aanpak als volgt: Maken van ontologisch model van het aandachtsgebied van het project, bestaande uit 2 onderdelen Construction model State model 9

10 Ontologisch model 10

11 Project - definitie Een project is een managementomgeving die is gecreëerd met als doel een of meer business producten te leveren volgens een gespecificeerde business case Een project is een tijdelijke organisatie met als doel een uniek en vooraf gedefinieerd resultaat op te leveren, gebruik makend van vooraf bepaalde tijd en middelen Bron: Prince2 Project = verandering 11

12 Project in zijn omgeving Wie hebben belang bij het project? Opdrachtgever Gebruiker Leverancier / maker Overige stakeholders Waarom wordt het project gedaan? Overige kenmerken van het project Type Omvang en complexiteit Technologie Onderdeel van een programma ja/nee 12

13 Portfolio, programma en project Businessmanagement IT-Governance IT management Informatie management Programma s Project n Activiteit n Project 2 Activiteit 2 Project 1 Activiteit1 Businessportfolio ITportfolio 13

14 Componenten en Processen Quality in a Project Starting up A Project Environment Change Control Initiating a Project Directing a Project Controlling a Stage Managing Product Delivery Planning Business Case Managing Closing a Stage Project Boundaries Configuration Management Organisation Plans Management of Risk Controls 14

15 Business case Waarom wordt het project gedaan Baten Kosten Welk investeringsmodel Wanneer worden de baten gerealiseerd <vervangen door bestandsnaam> 15

16 Plannen Is er een geldig en actueel plan? Meerdere plannen of 1 plan Is het plan geschikt als leidraad? Is het teamwerk? 16

17 Plannen Project Initiation Document Programme Plan Project Plan Stage Plan Team Plan Exception Plan 17

18 Plan(ningen) Planningen op basis van het op te leveren resultaat Product based planning Business en management producten 18

19 Het pva of pid of projectplan of... Geldig en actueel Staan alle zaken in het plan Wordt het plan onderhouden 19

20 Risicomanagement Regelmatig, niet eenmalig Maatregelen benoemd en iemand die bewaakt? Welke methode? Past de methode bij het project? Sophisticated Begrijpelijk Discussie 20

21 Configuratiemanagement Een van de meest onbegrepen onderwerpen Wat zijn configuratieitems? Wat is een baseline? Hoe formeel gehanteerd? Welke omgevingen en wie beheert ze? 21

22 Wijzigingenbeheer Hoe worden issues geïdentificeerd? Hoe worden issues beoordeeld? Is er een wijzigingenbudget? Hoe is de besluitvorming (CCB of CAB)? 22

23 Kwaliteit Is er een kwaliteitsplan? Welke reviews, audits, en andere kwaliteitsinstrumenten worden ingezet? Is er een aparte kwaliteitsfunctionaris? Wat is zijn invloed/bevoegdheid? 23

24 Hoe is de voortgang Hoe is de bewaking De uitvoering Hoe wordt gerapporteerd Kwantitatief deel: (Besteed + beste schatting nu nog te gaan) = Totaal het geldige budget Voortgang in gerede producten Is er een budget onvoorzien Welke rol speelt het plan daarbij Stuurt de stuurgroep Let men op de business case, hoe ontwikkelt die zich? Hoe ziet het projectdossier eruit? 24

25 Control Hoe gaat men met faseovergangen om? No go, tenzij Fase afgesloten alvorens verder te gaan? Plan voor de volgende fase gereed? Hoe stuurt de stuurgroep? Op hoofdlijnen, volgens de businesscase Op inhoudelijke details Is het een praatgroep of is hij besluitvaardig 25

26 Afsluiting Evaluatie De organisatie duidelijk maken dat er geen project meer is Overdracht naar beheer Parkeren van de openstaande punten Afbouwen projectorganisatie Projectdossier completeren 26

27 Rapportage Bevindingen en voorlopige conclusies Afstemming met de opdrachtgever Definitieve conclusies en aanbevelingen Presentatie aan opdrachtgever en betrokkenen Rapport = notitiepagina s van Powerpoint 27