Prince User Group Nederland

Transcriptie

1 Prince User Group Nederland Topprestaties vragen geen dikke PRINCE2 documenten PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

2 Op zoek naar een werkbare project documentatie standaard Door Henny Portman

3 Even voorstellen kleine 30 jaar ervaring binnen ING: Hoofd systeemontwikkeling: Tiel Utrecht Verzekeringen Consultancy ING Fatum Paramaribo, Suriname Hoofd IT ING Investment Management Nederland Hoofd PMO ING Investment Management Europe Op dit moment: Regional PMO head ING Insurance Central Europe. Verantwoordelijk voor een hub & spoke PMO organisatie met PMO's in Polen, Hongarije, Tsjechië, Slowakije, Roemenië, Rusland, Spanje en Griekenland. Lid Internationale ING werkgroep Project Management Center of Excellence Mede eigenaar en initiatiefnemer achter de PM opleidingswijzer van Schrijver van verschillende artikelen over project management, certificering, PM competenties en PMO's en auteur van De praktische Prince2 en Prince2 in Practice

4 Agenda aanleiding zoektocht filosofie opbouw documentatie consistentie voorbeeld Implementatie vragen

5 De Automatiseringsgids : De methode geeft een enorme administratieve rompslomp Te vaak wordt Prince2 alleen maar gebruikt om een Project Initiatie Document (PID) te schrijven en daarna is het vooral doorgaan als altijd. Wil de methode zijn huidige positie behouden, dan zal hij pragmatischer moeten worden.

6 Om projecten aan te sturen, te managen en op te leveren maakt PRINCE2 gebruik van een veelheid aan project documentatie. Pre- Project Initiatie fase Vervolg fase(n) Afsluitende fase Sturen Managen Opstarten van een Project (P1) Managen Fase overgang (P6) Sturen van een Project (P3) Managen Fase overgang (P6) Afsluiten van een Project (P7) Initiëren van een Project (P2) Beheersen van een Fase (P4) Beheersen van een Fase (P4) Opleveren Managen Productoplevering (P5) Managen Productoplevering (P5)

7 Om projecten aan te sturen, te managen en op te leveren maakt PRINCE2 gebruik van een veelheid aan project documentatie. Sturen Managen Opleveren Post-Project Review Plan Project Approach Configuration Management Plan Project Plan Quality Log gbusiness Case Request for Change Work Package Project Quality Plan End Stage Report Exception Report Acceptance Criteria Follow-on Action Recommendations Checkpoint Report Exception Plan Communication Plan Product Flow Diagram End Project report Project Mandate Daily Log Risk Log Issue Log Product-Breakdown Structure Stage Plan Highlight Report Project Issue Configuration Item Record Project Brief Project Initiation Document Off-Specification Product Checklist Product Description Lessons Learned Report Lessons Learned Log

8 Project documentatie bestaat meestal uit dikke ontoegankelijke op zichzelf staande documenten

9 Iedere betrokken projectmanager of stakeholder worstelt met project documentatie. Het is veelal onmogelijk om overzicht te hebben.

10 Hoe kunnen we betrokkenen overzichtelijk en inzichtelijk informeren over bv. het plan, de issues en de voortgang?

11 Zijn er kant en klare oplossingen beschikbaar? Googlen levert 16 miljoen hits met verschillende templates

12 Hoe kunnen we structuur creëren, samenhang bewaken, de leesbaarheid bevorderen en slechts de essentie weergeven?

13 Toepassen van storyboarding geeft structuur en bevorderdert de leesbaarheid.

14 Focus alleen op de meest belangrijke PRINCE2 project documenten Sturen Mandate Story board Closure Report Managen Project Brief PID Issue Log Lessons Learned Log Opleveren Risk Log

15 Maak bouwstenen van overeenkomstige tekstblokken tussen de verschillende (Prince2) documenten om de samenhang te vergroten.

16 Het bouwsteenconcept biedt een modulaire opbouw van project management documenten Mandate Business Case Project Brief PID Storyboard Closure Report Mandate Mandate Mandate Mandate Mandate Mandate Scope Scope Scope Scope Risks Risks Risks Risks Cost Benefit Cost Benefit Cost Benefit Cost Benefit Approach Approach Resources Resources Planning Planning Planning Budget Budget Budget Highlight Highlight Acceptance criteria Decisions Follow on actions Lessons Learned

17 Toepassen van storyboarding (verhaallijnen) resulteren in consistentie samenhang en overzicht Voorbeeld 1: De op te leveren producten Mandate PID Storyboard Closure Report Mandate Scope welke producten diepgang / product + Work Break Down Onderverdeling producten in werk pakketten + Quality Plan Highlight Recap Kwaliteitscriteria / product Beoordeling door / product Stoplicht / product Welke producten hadden opgeleverd moeten worden en welke zijn opgeleverd

18 Toepassen van storyboarding (verhaallijnen) resulteren in consistentie samenhang en overzicht Voorbeeld 2: Project organisatie en bemensing Mandate PID Storyboard Closure Report Mandate Opdrachtgever Projectmanager Organization Structure Inrichting Stuurgroep, projectgroep + Resources Welke medewerkers zijn wanneer nodig (incl. tijdsbesteding) + Document management Goedkeuring door Opdrachtgever, sr. User, sr. Supplier Highlight Stoplicht / Bemensing Recap Wie zaten er allemaal in de projectgroep

19 Toepassen van storyboarding (verhaallijnen) resulteren in consistentie samenhang en overzicht Voorbeeld 3: Risico s en Issues Mandate PID Storyboard Closure Report Mandate Constraints, Relaties met andere projecten Risks Welke risico s onderkennen we? Welke maatregelen hebben we genomen? Wie is in de stuurgroep hiervoor verantwoordelijk? Highlight Welke issues zetten de stoplichten op Amber of Rood? Follow on actions Welke openstaande issues en risico s worden wanneer door wie opgepakt? Issue Register Risk Register

20 Toepassen van storyboarding (verhaallijnen) resulteren in consistentie samenhang en overzicht Voorbeeld 4: In control volgens de financiële afdeling Mandate PID Storyboard Closure Report Mandate Controle op Cash flow, NPV, IRR en terugverdien tijd. Budget Budget controle. Openen project kostenplaats. Budget Fiatteren budgetuitnutting t.o.v. project kostenplaats. Follow on actions Vaststellen Accruals. Financiële afdeling verantwoordelijk voor opvolging Kosten, Facturen Project kostenplaats

21 De basis voor complete project management documentatie bestaat uit slechts 25 bouwstenen (inzichtelijk, overzichtelijk en op essentie gericht).

22 Alle bouwstenen uit De praktische Prince2 beschikbaar op

23 Deze werkwijze wordt met succes toegepast bij verschillende organisaties.... Een goed statusrapport, gedragen door project en opdrachtgever, is een buitengewoon effectief en efficiënt middel om een project te volgen en te sturen... (Managing director financiële vermogensbeheerder). Hoewel formeel nog niet afgerond, kan ondertussen de conclusie worden getrokken dat de adoptie van de praktische PRINCE2 naadloos is doorgevoerd: de goede elementen zijn overgenomen... (Interimmanager PMO van een retailer). We hebben binnen het programma het statusrapport geïntroduceerd. Dit heeft als groot voordeel dat twintig projecten op eenduidige wijze rapporteren. Dankzij de sjablonen moet de projectmanager kort en bondig rapporteren, waarbij de belangrijkste mijlpalen voortdurend onder de aandacht blijven bij het programma-management. Voorheen was een wekelijkse rapportage van dertig pagina s geen uitzondering (controller, overheidsinstantie).

24 Welke stappen moet jij zetten om deze documentatiestandaard te implementeren? verhelderen van de veranderbehoefte aftrap aanpassen bouwstenen aan eigen organisatie presentatie aan eigen projectmanagers presentatie aan opdrachtgevers proefproject go / no go uitrollen standaard werkwijze

25 Vragen?