Hoe een ambitieus (e-)overheidsproject op tijd en conform budget werd gerealiseerd

Transcriptie

1 Hoe een ambitieus (e-)overheidsproject op tijd en conform budget werd gerealiseerd Ervaringen in het programma BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) bij het Kadaster Jeroen Zaalberg, Bakkenist 10 juni, 2010 PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

2 Bakkenist regisseert bij organisaties die het verschil willen maken

3 Jeroen Zaalberg Werkzaam bij Bakkenist met name in Telecom en Overheidsdienstverlening Werkte eerder voor KPN, Whirlpool Europe, Texas Instruments, James Martin Associates Woonde en werkte in Duitsland, Frankrijk, Italië en Zwitserland Ingenieur TU Delft, studeerde internationale bedrijfskunde aan INSEAD, Frankrijk was Programma Manager bij het Kadaster voor de BAG

4 De BAG draagt bij aan de e-overheid Basisregistratie voor alle adressen en gebouwen in Nederland Bronbestanden bij de gemeenten De publieke sector neemt de informatie af (verplicht in 2011) Ook de private sector kan de gegevens krijgen

5 BAG en basisregistraties wat levert het op? Hiervoor zijn er de basisregistraties: Om haar werk te doen, heeft de overheid gegevens nodig. Véél gegevens, vastgelegd in maar liefst verschillende systemen. Dat moet anders. Minder versnipperd, eenvoudiger. Belangrijke redenen om de basisregistraties op te zetten, zijn klantgerichter werken en administratieve lastenverlichting. Met de basisregistraties worden de gegevens gemakkelijk toegankelijk voor de overheidsinstanties. Waar het uiteindelijk om gaat, is dat de losse basisregistraties als één logisch, samenhangend geheel gaan werken. Zodat bij het beantwoorden van een vraag of het oplossen van een probleem direct alle relevante gegevens uit verschillende registraties bij elkaar kunnen komen. (bronen: Website bag.vrom.nl en

6 Situatie in 2007 VROM s Projectorganisatie ontwikkelt de hele BAG de Landelijke Voorziening (BAGLV) moet worden geïmplementeerd bij het Kadaster Kadaster is bezig deze nieuwe dienstverlening projectmatig op te zetten De uitdaging is het vinden van een gezamenlijke weg voor projectactiviteiten, tijd en geld

7 Aanpak programma BAG Opdrachtnemerschap organiseren Visie vormen en waar nodig bijstellen Programma organisatie en besturing opzetten Planning & financien professionaliseren Zorgen dat helder is wat van opdrachtnemer wordt verlangd door opdrachtgever Als opdrachtnemer een goede sparring partner zijn Zicht krijgen op hoe de Basisregistratie en de daarbij horende processen straks dienen te functioneren, en hoe de bekostiging daarvan plaats zal vinden Opzetten van een organisatie die gaat zorgen dat de nieuwe diensten operationeel worden. De projectbesturing inrichten Planning op hoofdlijnen, later in meer detail Raming van het benodigde projectbudget Tracking van de voortgang (resultaten en budget)

8 Projectorganisatie Opdrachtgever Min VROM - psg Stuurgroep BAG (landelijk) Ambt. Opdrachtgever VROM Voorbereiding besluitvorming Projectleiding BAG VROM Project BAG Sporen Beheer Wetgeving ICT Inhoud Bronhouders Afnemers

9 Opzetten van de programmaorganisatie Kadaster Vraagstukken Is het beeld scherp waar het naartoe moet? (Blauwdruk) Zijn de voorgestelde projecten zodanig opgezet dat zij daartoe bijdragen? Hoe te zorgen voor een zodanige projectbesturing, dat opdrachtgever én opdrachtnemer succes behalen?

10 Hoe organiseren om resultaat te halen? Vraagstukken Hoe verbinden we de projecten en stuurgroepen van Kadaster aan de projectorganisatie van de opdrachtgever? En hoe verbinden we deze projectgroepen aan de lijnorganisatie van de beheerorganisatie?

11 Standaard MSP Prince2 geïntegreerde organisatiestructuur Overwegingen Dit is van toepassing binnen één organisatie, maar hoe werkt dit bij een opdrachtgever-opdrachtnemer situatie? De opdrachtgevende organisatie wenst nauw betrokken te zijn bij de planning en realisatie van de projecten van opdrachtnemer. Is een rol als Sr User in de projecten voldoende?

12 Oplossing: gezamenlijke projectbesturing met opdrachtgever Opdrachtgever Business Executive Opdrachtgever: De persoon bij de opdrachtgevende organisatie, die middels een stuurgroep invloed wil nemen op het resultaat. Zorgt voor het geld. De Senior User van de opdrachtgever vertegenwoordigt alle gebruikers van de dienst/het systeem Sr User Business Executive v/d Opdrachtgever U PM - Project manager (secretaris stuurgroep) S B S: De Senior Supplier vertegenwoordigt de opdrachtnemer, en zorgt dat opdrachtnemer datgene afspreekt wat mogelijk is tegen juiste condities. S Intern bj de opdrachtnemer heeft hij de rol van Business Executive, en stuurt samen met de interne stuurgroep aan. Opdrachtnemer

13 Inrichting gezamenlijke projectsturing Kenmerken Multi level Gericht op implementatie bij de beheerorganisatie Opdrachtgever aan het stuur, met grote inbreng opdrachtnemer Kadaster lijnmanagement pakt de uitdaging op

14 BAGLV tijdig operationeel Projecten in overleg met opdrachtgever opgezet en uitgevoerd Opdrachtgever direct aan het stuur Samen sturen op uitkomsten en resultaten Conform budget Projecten en resultaten in control Kadaster is nu beheerorganisatie BAGLV