Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie."

Nina Brander
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.

2 Agenda Medemblik in cijfers Medemblik heeft antwoord Uitdagingen Organisatorische verandering Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV) Rollen Taken Verantwoordelijkheden Vakafdelingen Informatiearchitectuur EGEM NORA Internetportaal Projectsturing Projectorganisatie, opdrachtgever, projectgroep Projectplanning Rapportages Lessons learned

(DIV) Rollen Taken Verantwoordelijkheden Vakafdelingen Informatiearchitectuur EGEM NORA

3 Gemeente Medemblik in cijfers Fusie in 2007 Samenvoeging van drie gemeenten Noorderkoggenland Wognum Medemblik 13 kernen inwoners

4 Medemblik heeft antwoord Vanaf begin september 2008 kunt u bij gemeente Medemblik een aantal producten digitaal aanvragen. Lekker makkelijk, vanuit huis of elders. Hiermee wil gemeente Medemblik de dienstverlening verbeteren. Dit gebeurt in het kader van het dienstverleningsprogramma Medemblik heeft Antwoord

Lekker makkelijk, vanuit huis of elders.

5 Uitdagingen Streven naar organisatiebreed informatiebeheer Informatie is voor iedereen beschikbaar mits geautoriseerd 24h x 7 beschikbaarheid Locatie onafhankelijk werken Integratie met andere applicaties o.a. kantoorapplicaties, procesapplicaties Grip op de diverse kanalen (multi channeling) Wat digitaal is digitaal houden, wat nog niet digitaal is, omzetten naar digitaal

6 Vindbaar is het sleutelwoord Transparante, goed besturende zich verantwoordende organisatie Klantgerichte dienstverlening Betere bedrijfsvoering Glazen huis Winkel op orde Fabriek draaiende

7 Functionele architectuur egemeente Medemblik Waar staat het DMS Versie 2.0 FrontOffice MidOffice BackOffice Klant Contact Centrum Burgerzaken Overheids portaal Gemeente portaal Loket Zakenmagazijn Middelen burger Authenticatie Personalisatie Betaling Formulieren Routering Relatie Management Zaak afhandeling Proces management Document management Output management Management informatie Synchronisatie Onderwijs Belasting & Kadaster Vergunningen & Handhaven Werk & Inkomen & Zorg Adressen & Gebouwen bedrijf Digitale Kaart Vraaggeleiding bg ts geo Gegevensmagazijn Overig Landelijke basisregistraties Kennis management Orkestratie BPM Personen Gebouwen Kadaster Adressen Topografie Bedrijven WOZ...

Betaling Formulieren Routering Relatie Management Zaak afhandeling Proces management Document management Output management Management informatie Synchronisatie Onderwijs

8 Organisatorische veranderingen Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV) Rollen Taken Verantwoordelijkheden

9 Document- en informatiestromen Digitale aanvragen via website Registratie in Decos Documentrouting + Workflow management Terugkoppeling status aan de Burger

10 Implementatie van het DMS

11 Procesinrichting Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV) Rollen Taken Verantwoordelijkheden

12 Procesinrichting (vervolg) Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit

13 Rollen, taken en verantwoordelijkheden Functie Postregistratie Rol Activiteit Tijd Functie Archief medew. DIV Rol Activiteit Tijd Rol Activiteit Activiteit

14 Rollen, taken en verantwoordelijkheden Functie Rol Activiteit Tijd De medewerker weet zijn Positie en verantwoorde -lijkheden in de organisatie De medewerker weet wat hij moet doen, hierop wordt hij beoordeeld! De medewerker weet wat hij moet doen, bij elke rol, hij mag eisen stellen aan input en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de output

15 Wat is een project? Een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf afgesproken tijdstip gebruikmakend van vooraf gestelde middelen.

16 Essentiele onderdelen Projectorganisatie Opdrachtgever Projectgroep Projectplanning Rapportages

17 Projectorganisatie Opdrachtgever Projectgroep Matrixorganisatie Projectplanning Voortgangsrapportage

18 Prince 2 methodiek

19 Rapportages

20 Lessons learned Projectmatige aanpak is essentieel Zorg voor samenhang tussen informatie-architectuur en informatiebeleid Zorg dat organisatiebreed informatiebeheer op de agenda blijft staan, laat MT hieraan committen Communiceer of je leven ervan afhangt Zorg voor borging van projectresultaat in een bestaande beheersorganisatie Organisatiebreed informatiebeheer is nog steeds mensenwerk en een DMS kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.

committen Communiceer of je leven ervan afhangt Zorg voor borging van projectresultaat in een bestaande

21 Tips Stel een datum m.b.t. afschaffen fysieke documentstromen Maak duidelijk wat niet tot het project behoort Strakke projectplanning en fasering is essentieel Vier de successen in de en met de organisatie Organiseer binnen de organisatie een Decos gebruikersgroep

Vergelijkbare documenten

ERP. Best Of Breed. Compromis functionaliteit Gesloten architectuur leverancier 100% integratie ingebakken

ERP. Best Of Breed. Compromis functionaliteit Gesloten architectuur leverancier 100% integratie ingebakken De kracht van samenwerking binnen een open architectuur 2/4/2010 Bouwtekening, Bestek + Standaard = samenwerking Bedrijfssoftware systeemsoorten ERP Compromis functionaliteit Gesloten architectuur leverancier