Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening. Startnotitie. Versie: 19 juni Albert van Tuil Reinout Schaatsbergen

Transcriptie

1 Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie Versie: 19 juni 2006 Albert van Tuil Reinout Schaatsbergen

2 Inleiding Zoals in een memo van 7 maart 2006 aan het MT van de gemeente Oostzaan reeds vermeld, is de vastgoedinformatievoorziening volop in ontwikkeling. Op diverse fronten wordt er gewerkt aan nieuwe wetgeving. Zo wordt op 1 januari 2007 de eerste tranche van de wet Kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (WKPB) ingevoerd. De tweede tranche volgt naar verwachting in 2009 en de derde in Daarnaast worden in 2009 de basisregistraties Adressen en Gebouwen ingevoerd. Hier blijft het echter niet bij. In de jaren daarna volgt nog een aantal andere basisregistraties. De komende jaren zal de vastgoedinformatievoorziening prominent op de agenda staan. Dit alles heeft grote gevolgen voor de gemeenten Landsmeer en Oostzaan en vraagt om directe actie. In deze startnotitie over de professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening schetsen we allereerst kort de ontwikkelingen op het gebied van vastgoedinformatievoorziening. Daarnaast zetten we de uitgangspunten om aan de slag te kunnen gaan op een rijtje. Tot slot doen we een voorstel. Ontwikkelingen Basisregistraties In het directe contact tussen de overheid en burgers en bedrijven speelt informatie een belangrijke rol. Correcte gegevens zijn onontbeerlijk voor het beantwoorden van en reageren op vragen van burgers en bedrijven, voor adequate beleidsontwikkeling en voor handhaving. In de huidige situatie zijn de gegevens van wisselende kwaliteit en niet uitwisselbaar. Bovendien worden dezelfde gegevens nu vaak nog door diverse overheidsonderdelen bijgehouden. Door het invoeren van basisregistraties wordt dubbel werk en het maken van fouten verminderd. Er kan dus efficiënter en effectiever worden gewerkt. Het kabinet heeft daarom zes authentieke basisregistraties aangewezen die vitale overheidsgegevens bevatten. Het betreft de gegevens die intensief worden gebruikt in meerdere beleids-, uitvoerings- en handhavingsketens door een groot aantal organisaties met een publieke taak. De gegevens in deze registraties moeten kwalitatief beter en toegankelijker worden. De basisregistraties zijn in een samenhangend stelsel samengebracht. Het gaat onder meer om Gebouwen, Adressen, Percelen en Kaarten. De twee basisregistraties waar het eerste mee aan de slag wordt gegaan, zijn de basisregistraties Adressen en Gebouwen. In 2009 zijn alle gemeenten in Nederland wettelijk verplicht om een basisregistratie Adressen (BRA) en een basisregistratie Gebouwen (BGR) te hebben ingevoerd. Gemeenten zijn bronhouder van de gebouwen adresgegevens en alle overheidsinstellingen, inclusief de gemeenten zelf, moeten vanaf 2009 verplicht gebruik gaan maken van deze gegevens. Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie

3 Basisregistratie Adressen (BRA) De basisregistratie Adressen bestaat uit: Een adressenregister: een verzameling volgtijdig verwerkte authentieke documenten, waarin de (rechts)feiten van de gegevens zijn neergelegd die in de registratie zijn opgenomen. Een adressenregistratie: een geautomatiseerd bestand met de relevante gegevens die zijn opgenomen in het register. Basisregistratie Gebouwen (BRG) Evenals bij de basisregistratie Adressen wordt de basisregistratie Gebouwen opgebouwd uit: Een gebouwenregister: de verzameling documenten waarin de rechtsfeiten zijn opgenomen. Een gebouwenregistratie: een geautomatiseerd systeem met de relevante gegevens uit het register. WKPB (voorheen PUBERR) De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (WKPB) is geen authentieke registratie, maar verplicht gemeenten wel om de publiekrechtelijke beperkingen die vanuit wet- of regelgeving op een opject (perceel of opstallen) zijn vastgesteld op een systematische wijze te registreren en toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Ook hierbij is sprake van een register en een registratie. Het rijk wil starten met het registreren van een beperkt aantal beperkingen en dit in beginsel, na evaluatie, uitbreiden naar alle beperkingen die op een object kunnen rusten. De digitale toegankelijkheid betekent dat raadplegers via het bestand van het Kadaster door kunnen prikken naar het bestand bij de gemeente om de beperkingen te kunnen inzien. Daarnaast moet het mogelijk worden om vanuit de gemeente door te kunnen prikken naar het bestand van het Kadaster. Wijzigingen in de beperkingen dienen binnen vier dagen nadat deze definitief zijn geworden, digitaal beschikbaar te zijn. De beperkingen die door de gemeente worden opgelegd, worden fysiek opgeslagen op het computersysteem van de gemeente. De beperkingen die door hogere overheden worden opgelegd, worden fysiek opgeslagen bij het Kadaster. De WKBP is een raamwet, waarbij het de bedoeling is dat in de loop der tijd steeds meer wetgeving, en de daaruit voortvloeiende beperkingen, onder de wet gaan vallen. Na de inwerkingtreding in januari 2007 is er een overgangsperiode van 1 jaar waarin gemeenten de tijd krijgen om hun register en registratie op orde te brengen. Nieuwe beperkingen dienen vanaf januari 2007 per direct in het register en de registratie te worden opgenomen. Aansprakelijkheid Een belangrijk aandachtspunt is de eis dat een genomen beperkingenbesluit binnen een termijn van vier dagen (let op: geen werkdagen) moet zijn opgenomen in het register en de registratie. Hiervoor is het noodzakelijk dat een aantal werkprocessen wordt aangepast. Gemeenten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor fouten in hun register en/of Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie

4 registratie. Ook het te laat opnemen in het register en/of de registratie wordt gezien als een fout. Het betreft onroerende zaken, waardoor het veelal om aanzienlijke bedragen zou kunnen gaan. Overigens is deze termijn van vier werkdagen nog onderwerp van discussie. Beheer en kwaliteitscontrole Het opstellen van een register en registratie voor zowel de basisregistraties Adressen en Gebouwen als de publiekrechtelijke beperkingen is niet voldoende. Het is noodzakelijk dat er in de organisatie een verantwoordelijke wordt aangewezen voor de registers en de registraties. Gezien de aansprakelijkheid van gemeenten is het noodzakelijk dat de registers en de registraties actief worden beheerd en dat er kwaliteitscontroles worden uitgevoerd. GEO-informatie GEO-informatie omvat alle informatie die op één of andere manier gekoppeld is aan een plaats op het aardoppervlak. Mede ingegeven door wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen, zal het steeds wenselijker worden om meer informatie te digitaliseren. Dit levert voordelen op voor de gemeentelijke organisatie en de dienstverlening aan de burger. Ook bestaande analoge tekeningen moeten worden gedigitaliseerd. Je kunt hierbij denken aan het digitaliseren van bestemmingsplannen (DURP). Binnen de gemeentelijke organisatie zijn er meerdere applicaties in gebruik voor de opslag, het bewerken en het beheren van grafische informatie, al dan niet gekoppeld aan administratieve bestanden. Dit alles moet op elkaar worden afgestemd om inefficiënte processen tegen te gaan. De keuze voor één applicatie is een vereiste. Een GIS-systeem biedt hiervoor de oplossing. Een GIS-systeem is een computersysteem dat GEO-informatie kan opslaan, beheren, bewerken, opvragen, analyseren en presenteren. Stand van zaken Er is binnen de gemeenten Landsmeer en Oostzaan nog geen start gemaakt met de professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening. Dit betekent dat er op vele vlakken actie moet worden genomen. Het is hierbij noodzakelijk om goede prioriteiten te stellen. Bijkomend probleem is dat voor het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening een goed werkend kadastraal systeem een vereiste is. De gemeente Oostzaan beschikt hier op dit moment echter niet over. Project vs. traject De ontwikkelingen op het gebied van vastgoedinformatievoorziening en de gevolgen voor de gemeenten Landsmeer en Oostzaan zijn niet op te vangen in een kortlopend project. De ontwikkelingen staan namelijk niet op zichzelf. Er wordt nu een begin gemaakt met een traject dat nog vele jaren zal duren. Stapsgewijs wordt de vastgoedinformatievoorziening geprofessionaliseerd. Samenwerking De gemeenten Landsmeer en Oostzaan hebben gesproken over samenwerking bij het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening. De gemeente Landsmeer heeft de Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie

5 intentie uitgesproken om samen te werken. Ook de gemeente Oostzaan staat hier positief tegenover. Met het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening zijn namelijk hoge kosten gemoeid (inhuur van kennis, uitbreiding formatie, aanschaf van systemen). Deze kosten kunnen, indien er wordt samengewerkt, worden gedeeld. Fasering en planning We stellen voor om bij het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening te kiezen voor een projectmatige aanpak. Globaal onderscheiden we nu de volgende fases: Startfase: opstellen startnotitie Inventarisatiefase: uitvoering van een grondige inventarisatie Voorbereidingsfase: opstellen plan van aanpak Uitvoeringsfase: Nazorgfase Evaluatiefase Bij het opstellen van het definitieve plan van aanpak moeten de fasering en planning verder worden uitgewerkt. Qua planning kunnen we op dit moment alleen over de eerste drie fases iets vermelden: Startfase: juni 2006 Inventarisatiefase: juli en augustus 2006 Voorbereidingsfase: september 2006 Stuurgroep Het lijkt ons verstandig om bij het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening één overkoepelende stuurgroep samen te stellen waarin beide gemeenten zijn vertegenwoordigd. Vooralsnog gaan we ervan uit dat de volgende personen deel zouden moeten uitmaken van de stuurgroep: Projectleider Gemeentesecretaris Landsmeer Gemeentesecretaris Oostzaan MT-lid Landsmeer MT-lid Oostzaan Voor de daadwerkelijke uitvoering van de diverse werkzaamheden kunnen meerdere projectgroepen in het leven worden geroepen. De eerste projectgroep waarmee wordt gestart is de projectgroep Wkbp. We gaan ervan uit dat de volgende personen deel zouden moeten uitmaken van deze projectgroep: Projectleider Medewerker I&A Landsmeer Medewerker I&A Oostzaan Cartograaf Landsmeer Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie

6 Cartograaf Oostzaan Medewerker DIV Landsmeer Medewerker DIV Oostzaan Medewerker BWM / RO Landsmeer Medewerker BWM / RO Oostzaan Kosten Naast de kosten voor extra personeel en inhuur van kennis zal er een systeem moeten worden aangeschaft voor de registratie van de basisregistraties en WKBP en het opslaan, beheren, bewerken en opvragen van GEO-informatie (GIS-systeem). Bestaande systemen binnen de organisatie zijn hier namelijk niet bruikbaar voor. De eerste voorzichtige schatting is dat de kosten voor zo n systeem minimaal ,00 bedragen. Hiervoor zou een investering kunnen worden gedaan. Om een start te kunnen maken met de invoering van de basisregistraties Adressen en Gebouwen en WKPB is door de gemeente Oostzaan voor 2006 een bedrag van ,00 opgenomen in de eerste kwartaalrapportage ,00 structureel. Communicatie In het gedetailleerde plan van aanpak dat wordt opgesteld na afloop van de inventarisatiefase, wordt een paragraaf opgenomen over communicatie. Hierin moet worden beschreven hoe de medewerkers van beide gemeenten worden geïnformeerd. Voorafgaand aan de inventarisatiefase moet er sowieso een bijeenkomst worden georganiseerd om de betrokken medewerkers te informeren. Voorstel We stellen voor om zo spoedig mogelijk een grondige inventarisatie uit te voeren om vast te stellen wat de exacte stand van zaken rond de vastgoedinformatievoorziening binnen de gemeenten Landsmeer en Oostzaan is. Op donderdag 29 juni 2006 vindt er een introductiegesprek over de invoering van de WKPB plaats met een loods van het Ministerie van VROM. Dit gesprek willen we als startpunt nemen. We proberen dan ook te achterhalen wat prioriteit heeft. Indien blijkt dat er binnen de gemeenten Landsmeer en Oostzaan te weinig kennis aanwezig is voor het uitvoeren van een grondige inventarisatie willen we een externe deskundige inschakelen. Het is in ieder geval noodzakelijk om zo spoedig mogelijk met de inventarisatie te starten, zodat we met het professionaliseren van de vastgoedinformatievoorziening aan de slag kunnen gaan. Op basis van de inventarisatie kan vervolgens namelijk een gedetailleerd plan van aanpak worden opgesteld. Professionalisering van de vastgoedinformatievoorziening Startnotitie