Implementatie van Principal Toolbox bij UWV

Transcriptie

1 12

2 Implementatie van Principal Toolbox bij UWV Even voorstellen Wat doet UWV UWV in vogelvlucht Projectmatig werken bij UWV Keuze voor Principal Toolbox Aanpak implementatie Hoe gebruiken we de Principal Toolbox nu Tips 2

3 Maurice de Zwart projectmanager vanaf 1999 daarvoor 12 jaar lijnmanager 2006: eerste project met Principal Toolbox 3

4 Maurice de Zwart Balans zoeken tussen ontwikkelen en beheersen Resultaat gericht werken Iets opbouwen Beheersmatig veranderen Plan, check, act Sturen en beheersen Principal Toolbox 4

5

6 Wat doet UWV 5

7 Werken aan perspectief We plaatsen onze klanten centraal, we zijn in ze geïnteresseerd en we behandelen ze met respect. We geloven in mensen en denken met ze mee over kansen en oplossingen. Vanuit de gedachte Werk boven uitkering zijn we helder over onze beloften én verwachtingen. We leveren soms zelfs onzichtbaar onze bijdrage in het domein van werk en inkomen. We zijn trots op de resultaten die we samen met onze publieke en private partners behalen. UWV in vogelvlucht

8 Onze kerntaken UWV heeft kerntaken op vier gebieden: werk: het aan het werk houden of helpen van de klant, in nauwe samenwerking met gemeenten sociaal-medische zaken: het beoordelen van ziekte en arbeidsongeschiktheid volgens eenduidige criteria uitkeren: het snel en correct verzorgen van uitkeringen wanneer werk niet of niet direct mogelijk is gegevensbeheer: ervoor zorgen dat de klant nog maar één keer gegevens over werk en uitkering aan de overheid hoeft te geven. UWV in vogelvlucht

9 De klanten van UWV In ,2 miljoen uitkeringsgerechtigden ingeschreven werkzoekenden klanten aan werk geholpen ca werkgevers ca arbeidsmarktprofessionals Gegevensafnemers Gemeenten UWV in vogelvlucht

10 Huisvesting UWV heeft in heel Nederland kantoren 11 districten 17 gecombineerde front- en backoffices 10 aparte frontoffices Nu circa 100 lokale, straks nog 30 regionale Werkpleinen 3 Klantcontactcentra, in Groningen, Almere en Goes Hoofdkantoor in Amsterdam In 2012 HR Shared Service Center in Amsterdam, Groningen en Eindhoven UWV in vogelvlucht

11 Aantal FTE n sinds 2003 met ruim afgenomen (-29%). In 2010 tijdelijk toename met fte n als gevolg van de crisis. UWV in vogelvlucht

12 Krimpend personeelsbestand Per 1 mei 2012: fte s medewerkers Tot 2015 verdwijnen circa arbeidsplaatsen UWV in vogelvlucht

13 UWV koploper personele reductie in publieke sector Benchmark personele ontwikkeling UWV (bron: rapport Kerngegevens Personeel Overheid 110% 83% 2003 = 100% 55% 28% 0% Jaar UWV incl. CWI Departementen Defensie + politie UWV in vogelvlucht

14 Financiën 2011 Grote geldstroom (uitkeringen) in 2011 lasten: 22,4 miljard baten: 21,1 miljard Kleine geldstroom (uitvoeringskosten incl. projectkosten) in 2011: 1,8 miljard (7,6 procent van de totale lasten) 125 miljoen projectenbudget Daling uitvoeringskosten 500 miljoen (van 2012 tot 2015) 1,3 miljard (van 2002 tot 2015) UWV in vogelvlucht

15 Projectmatig werken bij UWV Portfolio met ongeveer 100 programma s en projecten invoering wet- en regelgeving programma s voor digitale dienstverlening projecten om efficiency te verbeteren Portfoliobureau houdt overzicht en rapporteert aan R.v.B Organisatie met interne projectprofessionals (150 medewerkers) Voortdurend verder professionaliseren

16 Projectmatig werken bij UWV Verbeterpunten Projectsturing en beheersing Productbeschrijvingen en acceptatiecriteria Planning- en controlcyclus (governance) Rapportages (te veel en te complex) Opdrachtgeverschap Sturen op businesscase Uniforme werkwijze Oplossingen Verder professionaliseren projectmatig werken Masterclass voor opdrachtgevers Rapportagecyclus verbeteren met tooling Gebruik maken van projectmanagementtool Sturen op issues en risico s Estimate to complete invoeren

17 Voordelen van een projectmanagementtool Standaardisatie en stroomlijning van project- en programmamanagement Overzicht lopende projecten en status ervan Alle aspecten van projecten zijn te vinden in één systeem Direct alle actuele informatie beschikbaar Automatische rapportage Kostenbesparing 17

18 Keuze voor Principal Toolbox 2008: Evaluatie projectmanagementtools Principal Toolbox Microsoft EPM Primavera Ca Clarity SAP 2012: meer dan 100 tools beschikbaar 18

19 Waarom Principal Toolbox Eenvoudig en volledig Gebruikersvriendelijk Goede rapportages Dashboard Conform Prince 2 UWV-Sjablonen Flexibel Snel in te zetten 19

20 Rapportages Programma s Portfolio Projecten Beheer en support Opleidingen 20 6

21 ICT: relatie met andere software Excel Ms Project Word Principal Toolbox Webproject Sharepoint Projectkostenbeheer 21

22 Gebruik bij UWV 2006: eerste project met Principal Toolbox 2007: Walvis AG 2008: Twee grote programma s gebruiken Principal Toolbox Daarna gebruik bij specifieke projecten in alle divisies Nu 171 users Vervolgstappen: Gebruik bij programma s en projecten verder stimuleren Portfoliobureau meer betrekken bij gebruik Principal Toolbox Centraal beheer inregelen bij Organisatie Projectprofessionals 22

23 Voordelen van centraal beheer Uniform gebruik van templates, modellen etc inwerken, vervanging etc wordt gemakkelijker gebruik van single sheet Voorkomen van vervuiling Inzicht en overzicht over de inrichting (helicopterview) Een aanspreekpunt voor beheer voor vragen, inrichting, opleiding, users regelen Rol voor portfolio totaal overzicht houden programma of project starten 23

24 Aanpak implementatie 24

25 Tips Borg het beheer bij een projectbureau Regel financiering buiten de projecten en programma s Betrek het portfoliobureau Schakel adviseurs van Promista in Investeer in opleidingen Blijf oefenen met de Principal Toolbox 25

26