door Wrijving ontstaat Glans Portfoliomanagement & PMO bij de Nationale Politie door Jan Pieter Mook

Transcriptie

1 door Wrijving ontstaat Glans Portfoliomanagement & PMO bij de Nationale Politie door Jan Pieter Mook

2 Opening 1. Introductie Menti vraag 1 2. Opzet Nationale Politie & IV organisatie Menti vraag 2 3. Inrichting Portfoliomanagement bij de NP Menti vraag 3 4. Wrijving Menti vraag 4 5. Glans Menti vragen 5 2

3 Menti momentje 1 3

4 Nationale Politie 4

5 Politie Diensten Centrum Het PDC is samen met de directies verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Nederlandse politie. Zo n vijftig procent van de bijna PDC-medewerkers werkt dicht op de operatie, verspreid over circa vijftig locaties bij de eenheden. 5

6 Zonder informatie geen politie Dienst Informatiemanagement De Dienst IM vertaalt politiewensen naar de Dienst ICT Vertaling wensen gebruikers naar de juiste manier informatievoorziening Passend bij de wensen van de gebruiker én van de politieorganisatie De Dienst IM bestaat uit sectoren: Regie & Coördinatie Relatiemanagement en Servicelevelmanagement Advies Functioneel Beheer Gegevensgebruik en -beheer (GGB) werkt gecentraliseerd, maar gedeeltelijk geconcentreerd en gedeeltelijk gedeconcentreerd. 6

7 IV-organisatie en het PDC Korpsleiding Korpschef PLV korpschef Lid korpsleiding Lid korpsleiding CIO IV Organisatie Directie IV PDC Politiedienstencentrum Directeur PDC Dienst HRM Dienst FIN Dienst FM Gerrit den Dienst Uyl wrnd COM Dienst IM Dienst ICT Dienstverlening Dienstverlening Eenheden 11X 7

8 Projectmanagement : PPI en PMO Sector Programma-, Project & Interim Management Programmamanagers: 33 Projectmanagers: 71 Projectleiders: 21 Projectondersteuners: 32 +/- 60 externen PMO (Project Management Office): 10 Aantal projecten: 2015 : ~ 100 Projectmanagement via Prince2 Programmamanagement via MSP Tooling : Principal Toolbox 8

9 Doel Portfoliomanagement Het doel van portfoliomanagement volgens methode Management of Portfolios is: optimale balans tussen belang activiteiten en gebruik schaarse resources rekening houden met risico s en kansen die de omgevingsfactoren bieden bereiken van strategische doelstellingen organisatie De NP probeert hiermee beter grip te krijgen op: Het grote aantal initiatieven (>100 in 2015) De samenhang van de vernieuwingsinspanningen De resultaten en toegevoegde waarde De input in uren en geld De juiste dingen doen Portfolio Definitie De dingen juist doen Portfolio Uitvoering

10 Menti momentje 2 10

11 Management of Portfolios (MoP) bij de Politie Voor verdere invulling IVportfolioproces en werkwijze bestuurlijke prioriteiten zie bijlagen. 11

12 12

13 13

14 Ontwikkeling van Portfolio Office 2015 Richten en inrichten Team Bekendheid Governance Eerste rapportages Focus op data 2016 Inrichten, verrichten en INPUT Team Governance PVR Focus op input (uren, geld, planning) 2017 OUTPUT en OUTCOME Focus op output : resultaten Begin met outcome : waarde 14

15 Portfoliomanagement 2017 kerncijfers u voor verbetering en vernieuwing u continuïteit 500 M (externe inhuur, investeringen en exploitatie) ~ 50 projecten / 75 voorzieningen (150 releases) IV kolom : ~ 4000 man 15

16 Rapportages 16

17 Menti momentje 3 17

18 Wrijving Ervaringen Portfolio Office en PMO Structuur ophanging in verschillende diensten / noodzaak extra office complexe organisatiestructuur IV Inhoud van het werk onbegrip en gebrek aan kennis over doel portfoliomanagement overlappende aandachtsgebieden Samenwerking gevoel van bedreiging voor positie PMO door PO genereren van extra werk voor PMO Data en informatie PO stelde datakwaliteit van PMO aan de orde onzekerheid over de benodigde informatie. gebrek aan inzicht en kennis over beschikbare informatie door PO verschil in taal rondom zelfde informatie. verschil van interpretatie van data. 18

19 Menti momentje 4 19

20 Glans Oplossingen en Leerpunten Structuur Organisatie en communicatie van duidelijke Governance Inhoud van het werk Werk vanuit (de) gezamenlijke doelstelling(en) Scherpere scheiding van project en portfolioaandachtsgebied Samenwerking Creëren van transparantie Uitspreken van verantwoordelijkheden en verwachtingen Begrip voor elkaars opdrachten en beperkingen Verbinding zoeken op meerdere niveau s in het PMO Verschil van inzicht bespreken Bedreiging zien als kansen Data en informatie Verantwoordelijk voor data kwaliteit bij PMO Data kwaliteit verhogen Opstellen gezamenlijke transparante rapportages 20

21 Boodschappen Zo simpel ligt het allemaal niet Organiseer los van PP Benoem kernwaarden : transparantie Neem de tijd Accepteer tegenslagen Voeg snel waarde toe Focus op proces en hoofdlijnen inhoud Wees wendbaar en dynamisch Blijf klein WRIJVING IS NUTTIG 21

22 Menti momentje 5 22

23 23