Voorlopige resultaten Informatiemanagement onderzoek Woensdag 19 oktober NGI IM Utrecht

Transcriptie

1 Voorlopige resultaten Informatiemanagement onderzoek 2011 Woensdag 19 oktober NGI IM Utrecht

2 Agenda Welkom en inleiding IM Onderzoek Pauze Discussie 2

3 Welkom en inleiding Quint voert jaarlijks een onderzoek naar Informatiemanagement in Nederland uit De voorlopige tussenresultaten van het lopende onderzoek worden gedeeld Middels de discussie willen we de voorlopige tussenstand aanscherpen en verder onderbouwen 3

4 Quint & UvA Quint Wellington Redwood Management Advies IT gerelateerde organisatie vraagstukken Strategie; Sourcing; Regie; Service management; Informatiemanagement 49+ landen, > 200 consultants Sinds 1992 UvA Leidend in ontwikkelingen op IMgebied (negenvlaks model) Gericht op link met organisatie veranderingen. Sinds 1648 Strategie Structuur Operaties 4

5 Agenda Welkom en inleiding IM Onderzoek Pauze Discussie 5

6 IM-onderzoek: focus op trends en nieuwe aspecten 2009 Positionering informatiemanagement Functie en taken informatiemanager Omvang informatiemanagement Methodieken Successen IM Uitdagingen IM 2010 Ontwikkeling positionering Informatiemanagement Impact crisis op informatiemanagement functie Focus (taakgebieden van) Informatiemanagement Gebruik van modellen, technieken en tooling Uitdagingen voor het komende jaar Successen in het afgelopen jaar 2011 Positionering en focus Omvang en volwassenheid Samenwerking met business en IT Samenwerking strategisch, tactisch en operationeel) Impact nieuwe technologie Toegevoegde waarde IM / IV Invulling sturing en pro-activiteit (innovatie) 6

7 Resultaten 2009: IM in opkomst, maar zoekend naar rol, zichtbaarheid 1. IM is in opkomst IM apart onderdeel / functie 2. IM operationeel en onvolwassen Vaak nog te operationeel in gestoken 3. Herkomst zowel uit business als IT IM veelal uit business FB veelal uit IT 4. Geen algemeen ondersteunde werkwijze Langzaam introductie standaarden 5. Zichtbaarheid is belangrijkste speerpunt / uitdaging Vergroten zichtbaarheid Invullen beoogde rol 7

8 Resultaten 2010: IM is en blijft 1. IM is en blijft (bewustwording van het belang)! IM is aparte functie 2. IM moet groeien in volwassenheid Vaak nog te operationeel in gestoken 3. Meer grip krijgen op spelen van het spel Alignenbehoeften business en ICT mogelijkheden: blik naar buiten 4. Positionering is key IM als spin in het web alle relevante onderdelen op elkaar af stemmen 5. Value basedim voor de toekomst Business case toegevoegde waarde IM 6. Investeren in kwaliteit Van ICT-kenner naar business-denker & van specialist naar regisseur 8

9 Aanpak 2011: zowel enquête als interviews in diverse sectoren Focus enquête Bedrijfsinformatie Omvangs indicatoren Taken IM Volwassenheid processen Toegevoegde waarde IM Organisatieveranderingen / innovatie Focus interviews Organisatiestructuur Kenmerken informatievoorziening Positionering IM Samenwerking (business en ICT) Impact nieuwe technologie Successen IM Uitdagingen IM Inzicht in basisontwikkelingen Ruim 50 respondenten (12 %) Gericht op verdieping 9

10 Definitie en betekenis IM verschillen Informatiemanagement volwaardig aandachtsgebied Definitie en betekenis verschillen Voor dit onderzoek: Focus: informatie als factor in de besturing van business en bedrijfsprocessen, geen focus op informatie als product Definitie: De mogelijkheden die de business heeft om de inzet van het bedrijfsmiddel informatie en de hiervan afgeleide ICT-voorzieningen te sturen en beheersen, kunnen worden samengevat met de term informatiemanagement (IM). Hierin komen 2 aspecten van IM naar voren: Managen van de inzet van informatie als bedrijfsmiddel (demand management) Sturen van de benodigde ICT voorzieningen (besturing ICT levering) 10

11 Omvang IM diffuus en afhankelijk van diverse factoren Geen duidelijke correlatie tussen omvang IM en omvang business, wel een relatie tussen omvang IT-budget en omvang IM-organisatie (# fte s) A < B C D E > A 0-5 B 5-10 C D E F G Geen significante verschillen tussen de verschillende sectoren Factoren die een rol spelen Omvang organisatie Omvang IT budget Organisatie (centraal / decentraal) Aard en complexiteit IT landschap Informatie intensiteit proces Volwassenheid 11

12 Positionering IM gerelateerd aan context Inrichting veelal historisch gegroeid en afhankelijk van omgevingsfactoren Ophanging divers (Business) directeur, CFO CIO, ICT directeur In een shared service center. Meer focus op ketens en flows HR MANAGEMENT FINANCIAL MANAGEMENT BUSINESS MANAGEMENT INFORMATION MANAGEMENT ICT MANAGEMENT Projecten, changes en beheer 'BUSINESS' DOMAIN ICT DOMAIN 12

13 Er is toenemende aandacht voor strategische processen 100 % 45 % IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur.. %, minimaal 1 van de processen.. %, alle processen 69 % 31 % Implementeren Proces management 86 % 14 % Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen 21 % 21 % Systeemontwikkeling 66 % 28 % Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing Incident / problem mngt Correctief onderhoud Monitoring Configuration mngt 45 % 14 % 13

14 Naast strategie, focus op ontwikkelactiviteiten Veel focus op strategische (plan) activiteiten zoals informatieplanning, portfolio management en architectuur Meer dan 2/3 van de organisaties besteed hier aandacht aan Verschuiving t.o.v / 2010 Daarnaast focus op ontwikkel (acquire) activiteiten zoals requirements, project-en change management en testen Meer dan 50 % van de organisaties besteed hier aandacht aan % van de IM organisaties heeft ook IT activiteiten in het takenpakket T a a k Percentage Plan Informatieplanning 90% Plan IV organisatie strategie opstellen 83% Plan Portfolio management 79% Acquire Financieel management (begroting, business case management) 72% Acquire Requirements opstellen 72% Plan opstellen en onderhouden architecturen 66% Acquire Projectmanagement 66% Change Implementatie / transitie 66% Acquire Change management 62% Run Beheer bedrijfsinformatie 62% Acquire Requirements management 59% Acquire Testen opstellen 55% Run Gebruikersondersteuning 55% Acquire Contract & SLA management 52% Acquire Test management 52% Acquire Opstellen project start architecturen (PSA) 48% Change Administratieve organisatie (bv. procesmanagement) 41% Run Operationele ICT aansturing 41% Run IT Monitoring beschikbaarheid (continuiteitsmanagement) 34% Run IT Incident / problem management 31% Change IT Systeemontwikkeling / bouw (projecten & adaptief onderhoud) 28% Run IT Correctief & preventief onderhoud 28% Run IT Configuration management 24% 14

15 Focus op business of ICT? 28,7 % IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur.. %, percentage van totaal # fte. 18,9 % Implementeren Proces management 36,9 % Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen Business oriëntatie: Managen van de inzet van informatie als bedrijfsmiddel (demand management) Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing 15,6 % 15 ICT oriëntatie: Sturen van de benodigde ICT voorzieningen (besturing ICT levering)

16 Volwassenheid is gestegen (van < 2 naar 2,7) Van 1,5 naar 2,8 IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur Van 1 naar 2,4 Implementeren Proces management Van 1,5 naar 2,8 Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing Van 2 naar 2,7 16

17 Volwassenheid IM is toegenomen Gemiddelde volwassenheid is gestegen: 2,7 (was < 2) Strategische (plan) en ontwikkel (acquire) activiteiten hebben de hoogste volwassenheid: 2,8 Wijzigingenbeheer, projectmanagement en interne samenwerking scoren het hoogst (hoog gemiddelde en lage afwijking) Extra aandacht nodig voor batenmanagement, borging en meting kwaliteit IV en gebruikerstevredenheid en contracten met leveranciers Steeds meer aandacht voor toepassing van LEAN principes in IMprocessen (met name op change acquire) gekoppeld aan applicatieontwikkeling Gebied Taak Gem Stdev Plan Status architectuur 2,52 1,1392 Plan Status informatieplanning 3 0,96 Plan Status PPM 3 1,52 Acquire Contracten 2,28 0,7232 Acquire Project mngt 2,92 0,6016 Acquire Requirements mngt 2,8 1,056 Acquire Samenwerking extern lev 2,64 0,8256 Acquire Samenwerking interne lev 3,12 0,6624 Acquire Sourcing 2,6 0,992 Acquire Wijzigingenbeheer 3,28 0,7712 Change Baten mngt 2 0,64 Change Implementatie 2,6 0,736 Change Kwaliteitsmeting 2,24 1,168 Change Status kennis & competenties 2,64 0,8768 Run Gebruikersond 2,92 0,976 Run Monitoring dienstverlening 2,52 0,944 17

18 Veel focus op kosten en control en weinig op businessdoelen Focus en bijdrage IM met name op kosten en control Directe bijdrage aan business (groei) scoort laag, wel indirecte bijdrage via nieuwe producten en diensten en productkwaliteit. Sturing IM veelal op control en kosten KPI s Toegevoegde waarde Aantal Verlaging ICT kosten 11 Verlaging operationele kosten bedrijf 11 Verhoging control van management 11 Verhoging van klanttevredenheid 10 Ontwikkeling nieuwe producten en diensten 9 Vergroting productkwaliteit 7 Voldoen aan compliancy 7 Verkorting doorlooptijd aanpassingen 4 Omzetgroei in de business 2 Weinig business gerichte KPI s 18

19 Oriëntatie op veranderingen en innovatie? Traditionele focus op incrementele verbetering Stelling Eens Oneens Uw organisatie is gericht op innovatie Uw organisatie streeft voortdurend naar verbetering van de bedrijfsvoering Binnen uw organisatie bestaat grote weerstand tegen verandering Uw organisatie is gericht op optimalisatie van de bedrijfsprocessen Ontwikkelingen binnen uw organisatie vinden vooral op evolutionaire wijze plaatsen Uw organisatie is vooral gericht op het in stand houden van stabiele relaties Als gevolg van de dynamiek in de omgeving, is uw organisatie permanent bezig om problemen op te lossen Bewustzijn van organisatie ontwikkeling is groeiend 19

20 Ontwikkelingsperspectief Zeker Willen/moeten Onzeker Kunnen Oorzaak/gevolg relaties Zeker Onzeker Ondernemen Evenwicht Crisis Nieuwe combinaties Exploiteren/ambtenaar Exploreren/kunstenaar Traditionele business oriëntatie 20 Focus op organisatie verandering en innovatie In 2012 (januari tot juni) casestudy door UvA, deelnemers gevraagd!

21 Voorlopige conclusies IM is gegroeid in volwassenheid Positionering IM is contextafhankelijk Focus op strategie en ICT-verwerving en minder op business Veel focus op kosten en control en weinig op businessdoelen Potentie voor ontwikkeling zit op innovatie en verandering in het businessdomein 21

22 Agenda Welkom en inleiding IM Onderzoek Pauze Discussie 22

23 Agenda Welkom en inleiding IM Onderzoek Pauze Discussie 23

24 Discussie onderwerpen Belangrijke vragen die uit het onderzoek naar voren komen zijn: 1. Organisatie: Welk model / ophanging heeft in welke situatie de voorkeuren waarom? Centraal / decentraal Rapportagelijn (business, ICT, CFO) Bureaucratisch / faciliteren 2. Toegevoegde waarde IM : Wat zijn KPI som het succes van IM te meten? Definities Hoe meten / rapporteren 3. Innovatie: op welke wijze kan IM pro-actiefinspelen op interne en externe ontwikkeling? 24

25 1. Positionering IM 1 Bureaucratischmodel gekoppeld aan organogram, functiebeschrijvingen Bureaucratisch Doelwaarden Winnen Rationaliteit Handelingen Controleren Eigen visie is juist Gevolgen Defensieve relaties Weinig keuzevrijheid 2 Faciliterend/ innovatiefmodel gekoppeld aan houding, gedrag en positie van informatie manager Faciliterend Commitment Gevoel en intuïtie Participeren Meningsverschillen helder maken Minimaliseren van defensie Hoge keuzevrijheid 25

26 D a r e t o c h a l l e n g e w w w. q u i n t g r o u p. nl Oude Molen 1, 1184 VW Amstelveen info@quintgroup.com +31 (0) l.oudshoorn@quintgroup.com +31 (0) Universiteit van Amsterdam (Toon Abcouwer) Abcouwer@uva.nl + 31 (0)