Flexibele PMO ondersteuning voor eigentijdse programmavoering

Transcriptie

1 Flexibele PMO ondersteuning voor eigentijdse programmavoering Najaar seminar BPUG 15 oktober 2014 Michiel Dijkman Tatiana Constandse

2 Opbouw presentatie 1. Even voorstellen 2. Stelling 3. Programma opdracht 4. Programma Aanpak 5. Rol en taken PMO 6. Uitdagingen PMO 7. Eigenschappen PMO 8. Externe PMO? 2

3 Even voorstellen Michiel Dijkman Programmamanager Auditor Trainer Adviseur Bestuur&Beleid IPMA-A, PMI-PgMP Tatiana Constandse PMO er MSP IPMA-D Prince2

4 Stelling van de dag Echt veranderen kan alleen van buitenaf en met externe inzet. Kenniscafé: lessen van de Rijksgebouwendienst 4

5 Verandertraject intern of extern Valkuilen interne programmamanager Het algemeen belang niet voorop stellen/ eigen agenda; Geen Lef tonen/ geen beslissingen nemen; Vanuit eigen perceptie handelen; Politieke gevoelheden als obstakel; Uiteindelijk geneigd zijn alles bij het oude te laten. 5

6 Verandertraject intern of extern Valkuilen externe programmamanager Kent de organisatie niet goed genoeg om succesvol te zijn; Bekwaamheid blijkt pas na verloop van tijd; Niet gecommitteerd aan de organisatie want hij gaat toch weer weg; Gevoelig voor scape-goating. 6

7 Programma opdracht Voer de transitie door die nodig is om betrokken bedrijfsonderdeel een toenemende positieve bijdrage te laten leveren aan het bedrijfsresultaat van de groep. 1. Ten aanzien van omzetverhoging 2. Ten aanzien van kostenverlaging 7

8 Programma aanpak Lijnmanager/ programma manager Manager Vestiging 1 Manager Vestiging 2 Manager Vestiging 3 Manager Vestiging 4 Manager Vestiging 5 Manager Vestiging 6 PL Project 1: Proces PL Project 2: Applicaties PL Project 3: Propositie PL Project 4: Competentie PL Project 5: IO PL Project 6: Transitie 8

9 MT-P Programma aanpak Hfd. V&P Opdrachtgever: Directeur A&D Programma manager Kernteam Proces Architect Fin PMO HRM 1. Processen Ideaal werkproces; Standaardisering; Processturing; KPI s. 2. Applicaties Ontwerp; Realisatie; Test; Oplevering van het systeem. 3. Propositie Ontwerp PDC; Aansluiting ZK; Werkgebied; Marketing & acquisitieplan. 4. Competenties Functieprofielen BO; Efficiency; Houding & gedrag. 5. Int. organisatie Standaardisering intern; Migratieplan; Locatiebeleid; Aansluiting FO/BO. 6. Transitie Migratie; Klantoverdracht; Conversie. 9

10 Wat is de rol van een PMO PROGRAM MANAGEMENT OFFICE Program Strategy Alignment Program Governance Program Life Cycle Management Program Benefits Management Program Stakeholder Engagement PMO speelt een belangrijke rol bij de voortdurende performanceverbetering die nodig is bij programmavoering

11 Wat is de rol van een PMO Afhankelijk van: Programma Organisatie (- volwassenheid) Programma manager Portfolio management Centrale behoefte bevrediging Ter verantwoording Gestandaardiseerd Programma specifiek PMO Ongestandaardiseerd Programma generiek Ter ondersteuning Ondersteunen en verantwoorden gaat zelden samen! 11

12 Wat is de rol van dit PMO Rol ondersteunen van de programmamanager Verantwoording afleggen aan het centrale PMO 12

13 Wat de taken van dit PMO Taken Opstellen en bijhouden van planningen, financiële rapportages en issues; Bijwonen en voorzitten van vergaderingen; Vormgeven interne communicatie; Adviseren deelprojectleiders op inhoud en proces; Rapporteren aan centraal PMO. 13

14 Wat zijn de uitdagingen van dit PMO Ondersteunen van externe programmamanager én deel uitmaken van interne organisatie. Do it your way, do it their way ; Begeleiden van managers die voor het eerst de rol van projectleider vervullen; Omgaan met gevoeligheden (vertrouwelijke informatie). 14

15 Eigenschappen PMO Snel organisatie eigen maken; Inventariseren waar opdrachtgever behoefte aan heeft; Flexibiliteit: schakelen met vaste organisatie en veranderorganisatie; Zowel dienend als leidend opstellen; Eigen initiatief tonen. 15

16 Eigenschappen PMO Inlevingsvermogen; Gevoel voor politiek; Stakeholders kennen. Belangrijkste slagingsfactor: vertrouwensband met je opdrachtgever 16

17 Voordelen externe PMO er Voordeel PMO extern: Onafhankelijk Flexibel door organisatie bewegen Minder last van regels Ervaring inzetten Voorwaarde om succesvol te zijn als externe PMO er (deels) confirmeren aan de organisatie Rapportages tijdig en volgens organisatiestandaard opleveren Goede contacten leggen met interne organisatie 17

18 Stelling van de dag Echt veranderen kan alleen van buitenaf en met externe inzet. Maar met gevoel voor de belangen van de organisatie.. 18

19 19