ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O Judith Engelberts

Transcriptie

1 ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O Judith Engelberts

2 Programma: 1. P3O; wat en waarom? 2. Welk P3O modellen zijn er en welke past bij mijn organisatie? 3. Welke dienstverlenening kent het P3O? Matcht ons P3O model aan op onze P3O dienstverlening? 4. Hoe nu verder. 2

3 WAT IS P3O Een model dat de veranderorganisatie helpt bij het maken van keuzes / beslissingen (decision enabling) en haar daarbij ondersteunt. Keuzes hierbij zijn: Het permanent of tijdelijk inzetten van offices Het fysiek of virtueel inzetten van offices Centraal of lokaal aanbieden van de functies en services van deze offices 3

4 WAAROM P3O Leidraad bij het bepalen van de benodigde P3O model voor een organisatie. Laat u stil staan bij de verschillende functies & de verschillende type offices. Helpt de toegevoegde waarde van het PMO aan te tonen m.b.v. business case tips. P3O helpt organisaties bij: het samenstellen van de projectportefeuille welke aansluit op de strategie en het beleid van de organisatie het standaardiseren van processen en werkwijzen brengt transparantie door middel van een uniforme werkwijze en aandacht voor optimalisering en kennismanagement 4

5 JUISTE PROJECTEN DOEN TOETS OP HAALBAARHEID (KAN HET?) P30 MODELLEN REALISATIE OP DE JUISTE WIJZE VOORZIEN, ONTWIKKELEN EN DELEN 5

6 WAT BEPAALT DE KEUZE VOOR HET MODEL? KEUZE P3O MODEL IS AFHANKELIJK VAN: DOEL VAN DE SPONSOR & DE VERANDERORGANSATIE DE BEHOEFTE VAN DE BUSINESS (KWALITEIT, KWANTITEIT, KOSTENREDUCTIE, ETC.) GROOTTE, COMPLEXITEIT & DUUR VAN DE PROJECTEN MATE VAN VOLWASSENHEID VAN DE ORGANISATIE VAARDIGHEDEN & BESCHIKBAARHEID VAN RESOURCES MATE VAN AANDACHT VOOR ONTWIKKELING & VERNIEUWING ONE SIZE FITS ALL DE JUISTE DINGEN DOEN & DE DINGEN JUIST DOEN VOORDELEN VOLWASSEN P3O MODELLEN VERGROTEN KANS OP SUCCESVOL BEHALEN VAN DE ORGANISATIESTRATEGIE MAXIMALISEREN VAN BENEFITS KOSTENEFFECTIEF OPLEVEREN VAN PROGRAMMA S EN PROJECTEN GEBALANCEERD PORTFOLIO VERLAGING VAN RISICO S EN INVESTERINGSKOSTEN 6

7 ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van portfolio aan de veranderorganisatie 7

8 HUB PORTFOLIO OFFICE MET PROGRAMMA & PROJECT OFFICES Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van een portfolio aan programma's en projecten binnen een afdeling, divisie, geografische regio of business unit. 8

9 CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO) Een standaard eenheid voor Portfolio, programma s en projecten waar het volgende wordt gedefinieerd: Standaarden (processen, templates & tools) Competenties en training Kennismanagement Onafhankelijke kwaliteitscontrole Het COE kan deel uitmaken van een portfolio of bestaat als een Aparte onafhankelijke eenheid. 9

10 PROGRAMMA- / PROJECT- / VIRTUAL OFFICE Programma Office Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering te ondersteunen binnen een programma. Project Office Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering te ondersteunen binnen een project. Virtual Office Alles is belegd binnen de organisatie onderdelen zelf. Er is geen fysieke permanente portfolio office of COE om ondersteuning, standaarden of kwaliteit te leveren. 10

11 LOOP LANGS DE VERSCHILLENDE MODELLEN EN SCHRIJF OP DE FLIPOVERS: WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN ELK MODEL? WAT GEBEURT ER ALS JE DIT MODEL NIET IMPLEMENTEERT? OPDRACHT 11

12 ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE Centraal bureau dat de behoefte vervuld op het gebied van strategie uitvoering, prioritering, ondersteuning beslissingen sr. managers, human resources, support officers, standaarden, competenties en trainingen. Voordelen Beslissingen op senior level Direct inzicht op prioritering en capaciteitsplanning Beter in staat om programma s en projecten adequaat op te leveren Lessons learned doorvoeren Nadelen bij het niet implementeren P3O wordt niet erkend Geen portfolio voor programma s en projecten Hogere kans op lokale standaarden 12

13 HUB PORTFOLIO OFFICE Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van een portfolio aan programma's en projecten binnen een afdeling, divisie, geografische regio of business unit. Voordelen Clustering van resources, die ook bekend zijn met de lokale business Een consistente standaard best practice (organisatorische standaard) met een aangepaste versie die past bij de lokale business Makkelijker door te voeren Makkelijker van elkaar te leren Nadelen bij het niet implementeren Reiskosten; mensen met kennis moeten waarschijnlijk vaker reizen Lokale business ontwerpen/implementeren vaker eigen standaard Resources moeten waarschijnlijk vaker getraind worden. 13

14 CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO) Er is een permanente centrale P3O organisatie aanwezig die werkwijzen, templates en (werk)afspraken centraal regelt en afstemt. Voordelen Uniformiteit: trainingen, werkwijzen en templates worden centraal geregeld en gelden voor de gehele projectorganisatie. Heldere procedures Kennisborging Verbetering en vernieuwing door aandacht voor competenties en kennismanagement Nadelen van het niet implementeren Minder uniforme standaarden, ontwikkeling blijft lokaal Weinig ondersteuning bij impact van programma s / projecten op business as usual Weinig uniformiteit in aanpak Trendanalyses en lessons learned zijn lastiger in de organisatie te borgen 14

15 PROGRAMMA / PROJECT OFFICE Elke keer dat een programma of project wordt geïnitieerd wordt een tijdelijke support organisatie opgezet om deze te bedienen. Voordelen Programma- / projectmanagers hebben een centraal punt om te refereren naar standaarden, templates etc. Consistente aanpak en terminologie Consistente training boodschappen en taal Consistent gebruik van organisatorische best practice Nadelen van het niet implementeren Programma- /projectmanagers houden minder rekening met uniforme aanpak waardoor overall batenmanagement lastiger wordt. Regelmatig verplaatsen van goed personeel vereist consistente training. 15

16 WELK P30 MODEL WORDT ER GEHANTEERD BINNEN UW ORGANISATIE? OPDRACHT 16

17 NOTEER WELKE DIENSTVERLENING UW P3O LEVERT DOOR DE DIENSTEN OP HET PAPIER AAN TE STIPPEN OPDRACHT 17

18 BESPREEK MET UW BUURMAN OF BUURVROUW HET GEKOZEN MODEL VAN UW VERANDERORGANISATIE EN DE DAARBIJ BEHORENDE DIENSTEN. MATCHEN ZE MET ELKAAR? HOE ZOU HET BETER OF ANDERS KUNNEN? OPDRACHT 18

19 BRENG DE BEHOEFTE IN KAART EN ZORG VOOR DRAAGVLAK 19

20 BEPAAL DE VOLWASSENHEID Gedrag Context Techniek Er zijn geen specifieke PMO competenties benoemd Geen PMO organisatie, geen formele tools, processen gebaseerd op en rondom kritische projecten Ad hoc, reactief proces De huidige PMO competenties zijn bekend. Geen actief groeipad voor het PMO. PMO benoemd Niet geformaliseerd Beheersbare processen, niet gestandaardiseerd Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling van de individuele PMO medewerker. Er is geen beleid ten aanzien van de PMO teamsamenstelling. P3O model aanwijsbaar TVB s, benoemd Processen en templates gestandaardiseerd Processen benoemd en gestandaardiseerd Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling van de individuele PMO medewerker. De gewenste PMO teamsamenstelling is gedefinieerd. Er is nog geen actief ontwikkelbeleid met betrekking tot de gewenste teamsamenstelling. Benefit realisatie in place KPI s geformuleerd om effect PMO inzichtelijk te maken en te matchen met de omgeving (o.a. behoefte en governance) Er zijn KPI s gedefinieerd en vindt er structureel prestatie metingen plaats Het PMO beschikt over de gewenste team samenstelling. Er is een actief ontwikkelbeleid gericht op het individu en op de teamcohesie. Flexibiliteit in veranderbaarheid Toetsen en continu verbeteren t.a.v. beleid en strategie Change Control en Communicatie zijn core PMO competenties Continu verbetering en proces optimalisatie o.b.v. analyses en resultaten KPI s 20

21 MAAK DE BUSINESS CASE 21

22 BEPAAL WELKE ROLLEN NODIG ZIJN Managementrollen: Sponsor Hoofd PMO Hoofd project- / programma office Generieke rollen: Portfolio analyst Programma- / project specialist Progamma- / project officer Benefit- / value manager Commercieel manager Functionele rollen: 22

23 RICHT DE PROCESSEN IN 23

24 KEUZE TOOLING & TECHNIEKEN 24

25 Bedankt voor ieders aandacht! Vragen?