Professionaliseren projectmatig werken

Transcriptie

1 Professionaliseren projectmatig werken Gemeente Wijk bij Duurstede BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices 1

2 Professionaliseren kan niet zonder veranderen BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices 2

3 Jan Veenstra Gemeente Wijk bij Duurstede Henk Daniel Promista 3

4 Inhoud presentatie Belang Projectmatig Werken in Wijk bij Duurstede Projectmatig werken binnen de gemeente Aanpak Verdere implementatie in de organisatie Conclusies / tips / suggesties 4

5 Belang projectmatig werken Strategie Aanleiding Organisatie Ondersteunende instrumenten Invulling projectmatig werken 5

6 Strategie Een gemeentelijke organisatie die de Wijkse samenleving meehelpt haar eigen toekomst zelf vorm te geven 6

7 Aanleiding Scheiden van beleid en uitvoering Beheersing belangrijke projecten => Organisatie verandering 7

8 Wie zijn wij Gemeente Wijk bij Duurstede 8

9 Ondersteunende instrumenten Basis op orde Digitaal werken Projectmatig werken Management development Procesgericht werken 9

10 Invulling projectmatig werken Organisatie structuur Project management bureau Project support Opdracht professionaliseren van projectmanagement Methoden Technieken Automatisering Opleiding 10

11 Inhoud presentatie Belang Projectmatig Werken in Wijk bij Duurstede Projectmatig werken binnen de gemeente Aanpak Verdere implementatie in de organisatie Conclusies / tips / suggesties 11

12 Projectmatig werken binnen de gemeente Soorten projecten Doel projectmatig werken Automatisering Projectmodel Wijk bij Duurstede 12

13 Soorten projecten Programma Digitaal Werken Woningbouwprojecten Nieuwbouw scholen Actualisatie bestemmingsplannen Allerlei beleidsprojecten Kadernota, begroting Complexe omgeving, veel spelers en belangen 13

14 Doelen projectmatig werken Betere voorbereiding door vooraf: - Doordenken producten, activiteiten, planning, risico s, maatschappelijke context - Afstemmen taakverdeling en verwachtingen - Bewuste samenstelling van best haalbare team (kennis+vaardigheden+type) Betere uitvoering door: - Hulpmiddelen als formulieren - Bijhouden in Toolbox - Delen van informatie Meer zicht op de uitvoering door: - Vooraf vastgestelde doelen en resultaten - Bewuste keuze vooraf - Periodieke rapportages over voortgang en afwijkingen 14

15 Projectmodel Wijk bij Duurstede in fasen Ideefase Initiatiefase Definitiefase Ontwikkelingsfase Nazorgfase Aanmaken project in toolbox middels Inventarisatieformulier projectgegevens Ideefase Initiatiefase Definitie PMB fase Ontwikkelings fase Nazorgfase - Idee in organisatie - Besluit project oppakken - Projectplan opstellen(psu) - Managen producten - Overdracht - Ideeformulier - Projectmodel in toolbox opzetten -Projectplan wordt goed- - Managen wijzigingen - Project evaluatie - Projectformulier opstellen gekeurd voor ontwik. fase - Managen faseovergangen -Afsluiten project - Werken aan resultaten project 15

16 Automatisering Keuze vanuit wensen van de organisatie Laagdrempelig voor diverse gebruikers Nederlandstalig Koppelbaarheid CORSA, KEY2Fin (uren en kosten/budget) en Outlook Eenmalige en eenduidige opslag Flexibel in te richten op basis van Prince2 Geautomatiseerde rapportage Partner!! Inschakelen trainer/adviseur 16

17 Inhoud presentatie Belang Projectmatig Werken in Wijk bij Duurstede Projectmatig werken binnen de gemeente Aanpak Verdere implementatie in de organisatie Conclusies / tips / suggesties 17

18 Aanpak Portfolio Projecten 18

19 Vraag! Wanneer start een project er is dan een BC er is dan budget er is dan een opdrachtgever 19

20 Aanpak Templates Methoden Tooling Planning PBS Technieken processen training rapporten 20

21 Aandachtgebieden Manager Ervaring Processen Organisatie De mens Het Team Attitude 21

22 Inhoud presentatie Belang Projectmatig Werken in Wijk bij Duurstede Projectmatig werken binnen de gemeente Aanpak Verdere implementatie in de organisatie Conclusies / tips / suggesties 22

23 En nu? Betrokkenheid van management Aansluiting financieel systeem Wensen en eisen aan rapportages Invulling in organisatie Rollen en verantwoordelijkheden Vaardigheden Proces 23

24 Ervaringen en suggesties Het is óók een flinke organisatieverandering Wie of wat maakt dat dit moet (hulpmiddel of stuurmiddel) Ondersteuning Projectbureau Wat is de winst voor de medewerker Niet te grote stappen willen nemen Maak het niet te complex Voldoende tijd inruimen voor trekker 24

25 Oktober 2010 seminar door Promista Laat uw visite kaartje achter, u ontvangt de uitnodiging Titel: Reductie van complexiteit in een veranderende omgeving: de rol van de business architect in projecten. 25