Global Project Performance

Transcriptie

1 Return on investment in project management PMO PROJECT HANDBOEK IMPLEMENTATIE PRINCE2 and The Swirl logo are trade marks of AXELOS Limited.

2 PMO PROJECT MANAGEMENT OFFICE Een Project Management Office voorziet projecten, programma s en portfolio s van kennis, kunde, informatie en ondersteuning om de initiatieven goed te kunnen sturen, plannen en beheersen. Een PMO kan allerlei verschijningsvormen hebben. Dit hangt mede af van het aantal projecten en programma s, de omvang en het belang ervan, en de complexiteit, omvang en projectmanagementvolwassenheid van de organisatie. Organisaties die hun projectmanagement beleidsmatig willen standaardiseren, hebben een coördinatiepunt nodig waar de werkwijze wordt beschreven, uitgedragen en geborgd. Dit is de meest elementaire vorm van een PMO. In grotere organisaties kunnen PMO s omvangrijk zijn en van vitaal belang voor geslaagde veranderingen. Een PMO-functionaliteit is een belangrijke basis om projectmanagement naar een hoger plan te kunnen leiden in de organisatie. Overweegt uw organisatie om een PMO op te zetten of uw huidige PMO te professionaliseren ter ondersteuning van uw belangrijkste strategische ontwikkelingen? Neem dan contact met ons op om te bespreken hoe we u hierbij kunnen ondersteunen. PMO in grote organisaties, P3M3 en Change Management In grote complexe organisaties is de ontwikkeling van een PMO ingewikkelder. Het vraagt om een goede regie en strategie voor verandermanagement. Het implementeren van een PMO betekent automatisch een verandering in de manier van werken voor alle betrokkenen. Inzicht in de projectmanagementvolwassenheid van de organisatie (P3M3) en veranderbereidheid (PCI) is in die gevallen onmisbaar om PMO-functies effectief te implementeren. Het ontwikkelen en implementeren van een PMO raakt alle elementen van de organisatieblauwdruk: Processen, Organisatie, Tools & Technologie, en ten slotte Informatie. Het invoeren van een PMO is een verandering in zichzelf. Doel PMO Een PMO stelt de structuren, tools en technieken beschikbaar om de besturing van de BAU (business as usual) en het portfolio te ondersteunen met adequate informatie tegen de laagst mogelijke kosten. Het helpt om te zorgen dat de juiste veranderinitiatieven worden ondernomen, dat deze op de juiste manier worden uitgevoerd, dat de organisatie deze accepteert en inzet voor het beoogde rendement. Kleine organisaties Projectbureau en Projecthandboek In kleine organisaties die net beginnen met projectmatig werken zijn geen ingewikkelde structuren nodig. Het opstellen en afspreken van een handboek projectmanagement met daarin de belangrijkste spelregels en werkwijzen levert vaak al een significante verbetering op. De taak om de werkwijze te borgen wordt vaak neergelegd bij een senior projectmanager die als natuurlijke leider al vaker wordt geconsulteerd voor projectmanagementvragen. Deze persoon werk dan nauw samen met een sponsor uit het lijnmanagement en de P&O-manager. strategy:: value: are we doing the are we getting the right things? right business benefits governance design: are we doing them the right way? delivery: are we getting them done well?

3 PMO antwoorden op belangrijke vragen over het portfolio Een PMO kan antwoord bieden op de volgende vragen: Zijn alle projecten en programma s echt nodig? Welke initiatieven zullen bijdragen aan de strategie en welke benefits zullen ze opleveren? In welke mate beïnvloedt het portfolio de bestaande dienstverlening? Wat zijn de kosten die verbonden zijn aan het portfolio? Indien er moet worden bespaard, welke initiatieven kunnen dan het best worden gestaakt? Wat zou de verwachte impact op de business zijn? Hebben we de juiste mensen en vaardigheden in huis? Zijn zij beschikbaar wanneer we hen nodig hebben? Wanneer is het beter om in te huren in plaats van het zelf te doen? Voeren managers de programma s en projecten goed en consistent uit? Zes concrete diensten voor uw organisatie met direct resultaat Wij leveren zes standaarddiensten die we allemaal op maat maken voor de specifieke behoeften van onze klanten: handboek projectmanagement, PMO-implementatie, PMO-tools, gefaciliteerde projectstart-ups, project health checks, persoonlijke ontwikkelplannen voor projectprofessionals. : Accredited Consulting Organisation is officieel geaccrediteerd door APMG International als Accredited Consulting Organisation. Ontwerp van een PMO in een grote organisatie Programma manager (permanent) S Programma manager (permanent) Strategy support Priorittazation Benefits Managment Dashboards Programma manager Centre of excellence Standards Training Coaching Assurance Good Practice Knowledge Management Tools Consultancy Programme office Project office Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met of mail info@globalprojectperformance.com.

4 HANDBOEK PROJECTMANAGEMENT Wanneer organisaties projectmatig gaan werken dan komt vroeger of later de behoefte ter sprake om een standaardwerkwijze voor de organisatie te definiëren en deze te vast te leggen. Een handboek projectmanagement is een goed middel om de professionalisering van projectmanagement in uw organisatie te ondersteunen. Het beschrijft de gemeenschappelijke spelregels en werkwijzen voor projectteams. Het handboek kan ook de basis vormen voor trainingen, coaching en instructies van medewerkers. Door de effectiviteit van het projectmanagement jaarlijks te evalueren, kan de organisatie leerpunten verwerken in het standaard handboek. Zo wordt een baseline gelegd voor continu verbeteren. Doelgroep Elke organisatie die projectmatig werken wil invoeren of professionaliseren. Aanpak Voor de start van de opdracht brengen we in kaart waarom u een handboek projectmanagement nodig heeft, wat dit moet bijdragen aan prestatieverbetering in projecten, en welke verwachtingen u hebt van het handboek. Tijdens korte workshops en interviews verzamelen we input uit uw organisatie om ervoor te zorgen dat het handboek naadloos aansluit bij de gang van zaken in uw organisatie. Benodigde aanpassingen in de werkwijze van de organisatie bespreken we met u en uw teams om ervoor te zorgen dat het uiteindelijke handboek geaccepteerd wordt door de gebruikers. Inhoud en vorm handboek projectmanagement De inhoud van het handboek wordt toegesneden op de wensen van uw organisatie en bevat onder meer de volgende beschrijvingen: Hoe maak je een projectplan? Hoe definieer je de rollen in je project? Hoe plannen en beheersen we de kwaliteit van producten? Hoe beoordelen en beheersen we de risico s in projecten? Hoe moet er in projecten worden gerapporteerd? Op welke manier gaan we om met problemen en wijzigingen? Waar kan ik terecht als ik vragen heb over de werkwijze? Wat doet het management met de rapportages uit projecten? Resultaten voor uw organisatie Met het handboek projectmanagement kunt u onder meer de volgende resultaten boeken: Uniformiteit in de manier waarop projecten worden aangepakt. Een basis voor training en instructie van medewerkers. Een standaard op basis waarvan de projectbeheersing kan worden beoordeeld. De mogelijkheid om projectprestaties te vergelijken. Vaak combineren we deze opdrachten met workshops, trainingen of praktische instructies zodat medewerkers hun eigen projecten meteen gaan omvormen naar de nieuwe werkwijze. Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met of mail info@globalprojectperformance.com.

5 HET TERUGVERDIENEN VAN UW INVESTERING IN TRAINING EN CERTIFICERING Tijdens een training ontwikkelen medewerkers de benodigde kennis en inzichten die ze nodig hebben in projecten. Maar eenmaal in de praktijk moeten ze deze in teamverband omzetten in effectieve en relevante vaardigheden. Het ontwikkelen van organisatorische randvoorwaarden is een vereiste om het prestatiepotentieel van uw organisatie en haar medewerkers te benutten. Een projectteam staat nooit op zichzelf maar is mede afhankelijk van de medewerking en steun vanuit de organisatie. Focus op implementatie is een vereiste om uw investeringen in trainingen terug te verdienen. Het populaire 70:20:10 model voor leren en ontwikkelen van managers onderstreept dit belang. Onze organisatiediagnostiek (P3M3 en PCI) levert concrete handvatten, tools en informatie om duurzame verandering van uw organisatie te ondersteunen. Bij begeleiding van projectstart-ups, risicoanalyses, benefits mapping en stakeholderanalyse, ontwikkelen we samen met uw teams vertrouwen in eigen kunnen en slaan we de brug van kennis naar kunde. Business case voor investeren in implementatie % Investering training of implementatie Leren en ontwikkelen 70 :20 :10 10% Leren van anderen 20% Leren in training 10% 90% Leren door te doen 70%

6 RENDABELE VERBETERINITIATIEVEN Inzicht in het eigen projectmanagementvermogen van de organisatie is de basis voor effectieve training en ontwikkeling. Aan de hand van een P3M3-meting of een PCI-meting kunt u inzicht krijgen in de effectiviteit van de volgende aspecten van uw organisatie: 1. De processen 2. De organisatie, haar medewerkers en veranderpotentieel 3. Ondersteunende tools en systemen 4. Informatie voor het nemen van de juiste managementbeslissingen De uitkomsten van de metingen vertellen u welke aspecten van de projectorganisatie naar wens presteren en welke zich zouden moeten ontwikkelen voor het bereiken van uw doelstellingen. Moeten de processen worden verbeterd? Is het nodig om meer te investeren in werkplekondersteuning en coaching? Hebben mensen nog geen basistraining gehad of hun certificaat behaald? Of ontbreken de tools om managementinformatie te ontsluiten en zo de prestaties te verbeteren? Individu Organisatie Proces Information Organisatie Tools

7 NIET DE METHODE MAAR UW ORGANISATIE EN HAAR MENSEN STAAN CENTRAAL stelt zich onafhankelijk op ten opzichte van standaarden en methoden in de markt. Wanneer u ons inhuurt voor training en advies werken we altijd vanuit de praktijk van onze klanten, hun medewerkers en de projecten. Methoden leveren gereedschap om werk te organiseren en kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van projectdoelstellingen. Onze trainers en consultants zijn niet gebonden aan een methode maar allemaal breed gevormd. Voor specialistische trainingen zetten we experts in. P3M3: uw organisatie en haar mensen staan centraal, niet de methode PRINCE2 IPMA PMI Projectmatig werken Projectmatig creëren Agile PM Project medewerker Scrum