Project Portfolio Management. Doing enough of the right things

Transcriptie

1 Project Portfolio Management Doing enough of the right things BPUG, Hilversum, 24 juni, 2015

2 Inhoud Introductie Het belang van portfolio management Project portfolio management volgens MoP 3a 3b 3c 3d 3e Understand Categorize Prioritize Balance Plan Samenvatting Odysseus Groep 2015 Pagina 2

3 Odysseus Odysseus Groep 2015 Pagina 3

4 Introductie Sander Bots Meer dan 7 jaar ervaring in het implementeren van portfolio, programma & project management processen en technologieën. [email protected] Quintin Hessing Al bijna 20 jaar ervaring met P3M processen binnen een verscheidenheid aan organisaties en met diverse P3M systemen. [email protected] Odysseus Groep 2015 Pagina 4

5 Introductie Wat mag u verwachten? De doelstelling van deze workshop is: het verkrijgen van een breder begrip van project portfolio management (PPM) geïnspireerd door Management of Portfolios (MoP ); een inleiding tot mogelijkheden die PPM software biedt bij het efficiënt ondersteunen van PPM processen; het definiëren van de acties die u helpen PPM succesvol in uw organisatie te implementeren. Gedurende de workshop zullen de volgende onderwerpen aan bod komen: het nut en de noodzaak van PPM; de uitdagingen in PPM; situaties uit de praktijk. Deze workshop zal geen: inzicht geven in alle details van MoP ; uitgebreide demo van PPM software bevatten. Odysseus Groep 2015 Pagina 5

6 Inhoud Introductie Het nut en de noodzaak van PPM Project portfolio management volgens MoP 3a 3b 3c 3d 3e Understand Categorize Prioritize Balance Plan Samenvatting Odysseus Groep 2015 Pagina 6

7 Het nut en de noodzaak van PPM 58% of companies do not have an innovation strategy 17% higher 5-year CAGR for highly aligned companies Capgemini, 2012 Booz & Co., % of projects are not highly aligned to strategy 71% of wellaligned projects completed 14X more investments at risk 89% of projects successful in highperforming companies PMI, 2014 PMI, 2013 PMI, 2013 PMI, 2014 Odysseus Groep 2015 Pagina 7

8 De uitdagingen in PPM Uitdagingen Consequenties Link naar strategie? Te veel projecten tegelijk Geen overzicht over de projecten heen Verkeerde projecten Te late oplevering Veranderende markt Onvoldoende juiste projecten Verkeerde allocatie van middelen Decentrale besluitvorming Eigen belang Jaarlijkse budget cycli De doelstellingen van de organisatie worden niet behaald. Odysseus Groep 2015 Pagina 8

10 Project Portfolio Management volgens MoP Wat is een portfolio? het totaal van investeringen in veranderinitiatieven vereist om de strategische doelstellingen te bereiken. Wat is portfolio management? het gecoördineerde geheel van strategische processen en besluiten die de balans tussen veranderinitiatieven en bedrijfsvoering optimaal inricht. Doel van portfolio management: betere informatie verkrijgen op basis waarvan besluiten over welke nieuwe veranderinitiatieven op te starten zijn en welke gestopt dienen te worden zorgdragen voor een voor een efficiënte en effectieve oplevering van veranderinitiatieven efficiëntere inzet van resources Odysseus Groep 2015 Pagina 10

11 Project Portfolio Management volgens MoP Senior management commitment Energized change culture Categorize Portfolio definition Understand Portfolio delivery Management control Benefits management Financial management Goverance allignment Portfolio office Prioritize Balance Plan Organizational energy Resource management Organizational governance Risk management Stakeholder management Strategy allignment Doing the things right Doing enough of the right things Odysseus Groep 2015 Pagina 11

13 Understand Een volledig en transparant inzicht in de status, voortgang en prognose van het totale projecten portfolio. Odysseus Groep 2015 Pagina 13

14 Understand probleem & oplossing Understand Een volledig en transparant inzicht in de status, voortgang en prognose van het totale projecten portfolio. De praktijk Er bestaat geen organisatie breed overzicht van het volledige projecten portfolio: Diverse stakeholders houden hun eigen lijstjes bij; Het totaal van de lijstjes geeft nog steeds een incompleet beeld. Het verzamelen van projectinformatie is lastig: Er bestaat weinig tot geen standaardisatie in het vastleggen van de gegevens; De informatie die er is, is veelal te onvolledig om de juiste besluiten op te baseren. We hebben zoveel projecten tegelijkertijd lopen dat ze niet meer op één overzicht passen: Er is geen uniforme wijze van groeperen, sorteren en filteren. Voorbeeld oplossingen Een uniforme wijze van het administreren van informatie. Vaste kenmerken maakt vergelijken langs diverse criteria mogelijk. Alle veranderinitiatieven met hun kenmerken in één single source of truth waarbij diverse filter mogelijkheden leiden tot de gewenste dwarsdoorsnedes. Odysseus Groep 2015 Pagina 14

15 Understand Overzicht in projecten portfolio Als organisatie heb je veel activiteiten lopen. Om een goed overzicht te hebben is het belangrijk om het verzamelen en vastleggen van gegevens gestructureerd en uniform in te regelen. Creëer daarbij één single source of the truth, welke als uitgangspunt dient voor het besluitvormingsproces. Odysseus Groep 2015 Pagina 15

19 Categorize Het vereenvoudigen van de besluitvorming door veranderinitiatieven logisch te groeperen. Odysseus Groep 2015 Pagina 19

20 Categorize probleem & oplossing Categoriseren Het vereenvoudigen van de besluitvorming door verander initiatieven logisch te groeperen. De praktijk Iedere business unit heeft zijn eigen doorsnedes om te rapporteren over de projecten. Er bestaan teveel kenmerken die aan veranderinitiatieven worden gekoppeld. Het is niet duidelijk welke categorieën van belang zijn voor een goede besturing van het portfolio. De link met de strategische doelstellingen ontbreekt of is niet duidelijk. Er is geen tot weinig standaardisatie in de groepering van veranderinitiatieven. Voorbeeld oplossingen Deel de (deel)portfolio s in per strategisch doel per business line en/of bucket. En koppel hier de diverse initiatieven aan. Odysseus Groep 2015 Pagina 20

21 Categorize De delen als onderdeel van het geheel Binnen de organisatie bestaan diverse losse portfolio s die die door verschillende partijen op verschillende wijze worden gemanaged. Door het vastleggen van alle veranderinitiatieven in één bronsysteem en deze te groeperen in de voor de organisatie belangrijkste categorieën wordt het mogelijk om organisatie breed verschillende dwarsdoorsnedes te maken over dezelfde informatie. Odysseus Groep 2015 Pagina 21

25 Prioritize Het scoren van de veranderinitiatieven binnen het portfolio gebaseerd op één, maar meestal meerdere criteria. Odysseus Groep 2015 Pagina 25

26 Prioritize probleem & oplossing Prioriteren Het scoren van de veranderinitiatieven binnen het portfolio gebaseerd op één, maar meestal meerdere criteria. De praktijk Een objectieve vergelijking van veranderinitiatieven ontbreekt. Lopende projecten worden niet afgezet tegen nieuwe ideeën. De keuze om een project te starten gebeurt veelal op basis van onderbuik gevoel en persoonlijke voorkeuren. Er bestaan verschillende prioriteringsmethodieken, maar een goede toepassing hiervan leidt vaak complexiteit. Prioritering gebeurt vaak op decentraal niveau. Voorbeeld oplossingen Scoor projecten aan de hand van een eenduidige set aan kenmerken. Gebruik daar eventueel een questionnaire bij. Prioriteer initiatieven op basis van de scores. Laat een PPM applicatie je hierbij helpen om op basis van vooraf gedefinieerde business rules een optimaal portfolio samen te stellen. Odysseus Groep 2015 Pagina 26

28 Balance Het zorgdragen voor een gebalanceerd portfolio in termen van timing, bijdrage aan strategische doelstellingen, impact op de business, risico s en beschikbaarheid van resources. Odysseus Groep 2015 Pagina 28

29 Balance probleem & oplossing Balance Het zorgdragen voor een gebalanceerd portfolio in termen van timing, bijdrage aan strategische doelstellingen, impact op de business, risico s en beschikbaarheid van resources. De praktijk Deze stap wordt vaak overgeslagen. Er wordt voornamelijk gestuurd op (jaar)budget. De link tussen budget en beschikbare resource capaciteit ontbreekt. Het balanceren van de initiatieven gebeurt decentraal. Er zijn veel dwarsdoorsnedes nodig om tot een goede balans te komen. Het gevaar bestaat dat alleen de beste initiatieven gekozen worden. Voorbeeld oplossingen Zet variabelen tegen elkaar af om tot de ideale verdeling tussen waarde en risico te komen. Gebruik tools om met scenario s verschillende situaties met elkaar te vergelijken en te komen tot de beste keuzes. Odysseus Groep 2015 Pagina 29

30 Balanceren Komen tot de optimale mix Balanceren is een van meeste complexe activiteiten binnen portfolio management. Door met verschillende doorsneden naar het portfolio te kijken, wordt het mogelijk om genoeg van de juiste initiatieven te selecteren. Het gebruik van scenario s helpt tot een optimale balans te komen. Odysseus Groep 2015 Pagina 30

34 Plan Het samenstellen van de portfoliostrategie en het plan tot uitvoering op basis van de uit de voorgaande stappen verkregen informatie. Odysseus Groep 2015 Pagina 34

35 Plan probleem & oplossing Plan Het samenstellen van de portfoliostrategie en het plan tot uitvoering op basis van de uit de voorgaande stappen verkregen informatie Praktijk Afhankelijkheden zijn niet inzichtelijk. Voorbeeld oplossingen De projecten in het portfolio worden niet in de tijd uitgezet. Er wordt onvoldoende rekening gehouden met de beschikbare resource capaciteit. Het portfolio proces is een jaarcyclus. Door het vastleggen van afhankelijkheden tussen de projecten wordt inzichtelijk wat de impact hiervan is op het portfolio. Het plan wordt maar beperkt gedeeld binnen de organisatie. Focus bij de planning op de kritieke resources. Odysseus Groep 2015 Pagina 35

36 Plan Roadmap voor de toekomst Stel een roadmap op waarin de initiatieven in de tijd worden uitgezet en rekening wordt gehouden met de beschikbare capaciteit de gehele periode. Odysseus Groep 2015 Pagina 36

40 Stappen in Portfolio Management Odysseus Groep 2015 Pagina 40

41 Next Steps Odysseus Groep 2015 Pagina 41