Portfolio Management - van Idee tot Project

Transcriptie

1 Portfolio Management - Over QS solutions Het implementeren van Microsoft Project Server 2010 is het specialisme van QS solutions. Al onze consultants hebben 10 jaar of langer ervaring met het implementeren van software voor projectmatig werkende organisaties. Inmiddels hebben meer dan 60 organisaties gebruik gemaakt van onze expertise om Microsoft Project Server in te voeren. Als aanvulling op de standaard functionaliteit van Microsoft Project Server, heeft QS solutions een PRINCE2 template ontwikkeld. Hiermee is de PRINCE2 methode eenvoudig en snel toe te passen en worden de standaard PRINCE2 documenten automatisch aangemaakt. QS solutions biedt een volledige lijn van diensten rondom Microsoft Project Server van vooronderzoek en Proof of Concept tot implementatie, opleidingen, maatwerk en helpdesk. Daarnaast heeft QS solutions veel kennis van Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint. De Auteurs Marcel Visscher is als teamleider verantwoordelijk voor alle diensten die QS solutions rondom Microsoft Project Server levert. Hij heeft veel implementaties van Project Management software persoonlijk begeleid. Marcel Visscher [email protected] 1

2 Portfolio Management Portfolio Management Portfolio Management is het strategische besluitvormingsproces voor het samenstellen van de portfolio van projecten die een organisatie uitvoert. Hierbij zijn drie onderwerpen van belang: 1. De manier waarop projectideeën worden verzameld en beoordeeld; 2. De strategische alignment van projecten met de overall doelstellingen van de organisatie; 3. Het overzicht over alle lopende projecten en inzicht in de status van ieder project. Van idee tot project Binnen Portfolio Management is er weinig aandacht voor het proces van het verzamelen van ideeën voor projecten. Daarnaast toetsen organisaties de mate waarin projecten bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie onvoldoende. In dit artikel wordt uitgelegd hoe een standaard software product Microsoft Project Server 2010 organisaties kan helpen dit proces te verbeteren om zo tot betere keuzes te komen. Eén informatie bron Voor het verzamelen van ideeën is het belangrijk dat medewerkers deze gemakkelijk kunnen indienen. Een goede manier om dit op te lossen is het beschikbaar stellen van een elektronisch formulier op het Intranet Portaal, zodat dit voor alle medewerkers beschikbaar is. Dit biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om de initiële projectinformatie op een gestandaardiseerde wijze vast te leggen. Dit is in een volgend stadium van essentieel belang voor het toetsen van de bijdrage van een project aan de bedrijfsdoelstellingen. Fig 1: Elektronisch formulier voor indienen een projectidee 2

3 Uiteraard zullen niet alle projectideeën via deze route worden ingediend. Veel projecten zijn een initiatief van de IT afdelingen; sommige projecten komen voort uit wettelijke verplichtingen; andere zijn noodzakelijke beheerprojecten. Een efficiënt Portfolio Management systeem zorgt er echter wel voor dat alle projecten via dezelfde weg worden beoordeeld. Workflow Vervolgens dient een Programma Board een projectidee op basis van een aantal standaardcriteria te beoordelen. Zo ontstaat er een Portfolio van projecten die een positieve bijdrage kan leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. In deze fase is het ook belangrijk om indieners van projectideeën op de hoogte te houden van de status van hun idee. Zo blijft de motivatie om ideeën in te brengen hoog. Dit is eenvoudig te realiseren via alerts en/of het Intranet Portaal. Fig. 2: Voorbeeld van een workflow 3

4 Strategisch Alignment Vervolgens moet objectief worden vastgesteld hoeveel een project bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen van de organisatie. Voor het beoordelen van projecten worden Business Drivers gedefinieerd. Een goede Business Driver is meetbaar, uniek en heeft een doelstelling waarop actie kan worden genomen. In het plaatje hieronder staan in de kolommen voorbeelden van Business Drivers. In de rijen wordt vervolgens per project aangegeven wat de impact per Business Driver is. Fig. 3: Impact analyse per project Via deze analyse wordt op objectieve wijze een prioriteit aan elke project gegeven. In onderstaande tabel is te zien dat het $ kost om alle 23 projecten uit te voeren. Hierbij wordt 100% van de strategische waarde gerealiseerd. Dus als er maar een budget van $ beschikbaar is, moet er een keuze worden gemaakt. Fig. 4: Kosten/ Prioriteitsoverzicht 4

5 Als de beperking van $ 11,000,000 wordt toegepast, filtert het systeem een aantal projecten uit de Portfolio en stelt het die portfolio samen, die strategisch gezien de meeste toegevoegde waarde hebben. In het voorbeeld hieronder resulteert dit in een budget onder de 11 miljoen, maar wordt wel 79,04% van de strategische doelstelling met de voorgestelde Portfolio gehaald. Op deze manier kiezen organisaties voor projecten die objectief gezien de beste toegevoegde waarde bieden. Fig. 5: Portfolio overzicht Nu kan het zijn dat een project weinig strategische waarde levert (bijvoorbeeld, de upgrade van een financieel systeem) maar noodzakelijk is om aan bijvoorbeeld nieuwe wetgeving te voldoen. In dat geval wordt uiteraard aangegeven dat zo n project in de portfolio moet blijven staan. Ongoing Governance In de praktijk is het nodig om de Portfolio Analyse regelmatig te herzien. De kosten van een project, opleverdatum of veranderende markt omstandigheden kunnen invloed hebben op de strategische waarde. Daarom is het belangrijk goed het overzicht over alle lopende projecten te behouden en inzicht te hebben in de status van ieder individueel project. Alleen dan kan er snel op veranderende omstandigheden worden gereageerd. En beschikken organisaties altijd over de optimale projectportfolio. 5