Tips & Tricks: Tip van de maand januari 2009

Transcriptie

1 Tips & Tricks: Tip van de maand januari 2009 Project Management met Teamcenter 2007 Door: Ramon van Raak Beheert u complexe projecten dan weet u als geen ander dat de projectvoorbereiding de basis legt voor een goede uitvoering van het project. Waarbij het opstellen van een goede planning een fundamenteel onderdeel vormt van de projectvoorbereiding. Daarnaast dient het als hulpmiddel voor de projectuitvoering om overzicht en controle over de details te behouden. Sinds de introductie van Teamcenter Unified Architecture is de Program & Project Management (PPM) module geïntegreerd binnen één Product Lifecycle Management (PLM) infrastructuur. De integratie biedt de klant als voordeel een nog betere controle te krijgen over projecten en besturing van de werkzaamheden die moeten worden verricht voor het bereiken van het beoogde projectresultaat. Teamcenter biedt nu de mogelijkheid om binnen één en dezelfde interface, naast producten ook projecten, taken en resources te beheren. Waarbij de PPM applicatie wordt toegepast om projectplanningen met bijbehorende resources en deliverables te managen en PLM gebruikt wordt om het daadwerkelijke werk te verdelen en te controleren dat door individuele resources wordt gedaan. De strakke integratie tussen PPM en PLM zal de gebruiker helpen een beter inzicht te krijgen tussen projecten, het daadwerkelijke werk dat verricht wordt en de deliverables van het werk in de vorm van documenten en andere intellectueel kapitaal dat wordt verkregen. In dit artikel lichten we kort een aantal van de Program & Project Management functionaliteiten toe. Deze functionaliteiten zijn ondergebracht in de Rich Client applicatie, Schedule Manager. Functionaliteit van Schedule Manager Links ziet u een afbeelding van de Schedule Manager interface: 1) Taken tabel en 2) Gantt Grafiek. Een maximum aan flexibiliteit leidt ertoe dat de Schedule Manager aangepast kan worden aan de werkstijl van uw projectteam. Verder verleent de Schedule Manager resources gecoördineerde en gezamenlijke toegang tot projectplanning. Waarbij meerdere resources toegelaten worden, up to date informatie gelijktijdig Page 1 of 5

2 bij te werken. Dit is belangrijk om teamleden effectief te kunnen laten samenwerken. De functies binnen de Schedule Manager zijn onder te verdelen in 3 categorieën: Planning Management, Resource Management en Volledige integratie met Teamcenter. I Planning Management De Planning Management functionaliteit stelt u in staat een gedegen projectplanning op te zetten. Deze planning helpt uw projectteams verder om adequaat tijdens projectuitvoering volgens een structureel, beheersbaar en transparant proces te werken. Daarnaast biedt het u de mogelijkheid om op ieder gewenst moment in iedere fase van het project actueel inzicht in alle samenhangende activiteiten en deliverables inclusief hun status te verkrijgen. Dit kan voor één of van meerdere projecten tegelijk zijn. Hieronder volgt een opsomming van een aantal van deze functies: - Taakplanning, om op het juiste moment beschikking te hebben over de juiste arbeidskrachten; - Deliverable Planning, voor het definiëren van de door de activiteit op te leveren deliverables (xcad files, documents, specs, etc.); - Project Templates, volgens Phase-Gate projectstructuur met milestone-besturing. Men kan echter ook zelf templates creëren of afleiden van bestaande projecten; - Baselines, legt project en taken vast op de wijze waarop het idealiter wordt uitgevoerd. - Program Views, waarbij men toezicht kan houden op resources over één of meerdere projecten. Page 2 of 5

3 II Resource Management Inzet van de juiste resources op een project kan het verschil uitmaken tussen falen en succes. De Schedule Manager helpt u naast een optimale planning van medewerkers binnen projecten, ook bij de juiste inzet van de vaardigheden van medewerkers. De Resource Management functionaliteit biedt ondersteuning aan de planners snel te kunnen beslissen of er voldoende capaciteit met juiste vaardigheden voor het project beschikbaar is. Er is ook de mogelijkheid om per resource een individuele kalender op te zetten. Hieronder wordt een aantal van deze functies besproken: - Resource Kalenders, Teamcenter maakt gebruik van vier kalender types (Base, User, Schedule en Schedule user) deze staan u toe werkdagen, werkuren, vakanties en verlofdagen te beheren voor uw organisatie en project(en) afzonderlijk; - Toewijzing Resources, aan de vastgestelde werktaken kunnen één of meerdere resources (gebruikers, groepen of discipline) worden gekoppeld; - Resource Utilisatie Grafiek, de resource grafiek geeft een weergave van de werkdruk of activiteiten tussen een specifieke start en einddatum van een specifieke medewerker. Gedetailleerde informatie is eenvoudig uit de grafiek op te vragen zoals: naam van de taak en het project, hoeveelheid werk wat is voltooid, hoeveelheid geschatte arbeid, etc. - Disciplines, kunnen aan taken worden gekoppeld. Het kan om één of meerdere disciplines gaan. Wanneer men eenmaal voor een discipline heeft gekozen, kunt uit een lijst beschikbare specialisten selecteren. Een tabel toont per medewerker de hoeveelheid toegewezen werk en beschikbare uren. Page 3 of 5

4 III Volledige integratie met Teamcenter Om PLM gedreven projecten te kunnen realiseren is het van fundamenteel belang dat sommige functionaliteiten volledig geïntegreerd zijn met het PLM infrastructuur. Door de integratie wordt het mogelijk bedrijfsbreed werkprocessen en opslag, beheer, beveiliging, samenhang van product en project gerelateerde data gedurende de levenscyclus optimaal te ondersteunen. Verder kunnen de functionaliteiten in iedere gewenste fase ingezet worden, bijvoorbeeld automatische genereren van rapportages die op elk moment een snel en helder overzicht over de stand van zaken mogelijk maken. Een korte toelichting van enkele functies: - Administration & Security, inrichten van projectteams met de juiste personen, rollen, disciplines en toegangsrechten tot project data; - Product / Project data Management, gestructureerd beheer van data (2D-, 3D-CAD, CAE, CAM, BOM, BOP, requirements etc) van het te ontwerpen, fabriceren en onderhouden product vanuit één centraal archief gedurende zijn levenscyclus. Denk bijvoorbeeld aan status-, versie-, configuratiebeheer en hergebruik. - Workflow, het beheren van werkprocessen en bijbehorende deliverables. Verschillende personen die volgens vastgestelde procedures worden genotificeerd, documenten moeten beoordelen, vrijgeven en/of goedkeuren. Workflows leiden onder andere tot verhoging van de kwaliteit door betere procesbewaking, verbetering van de communicatie en verkorting van de doorlooptijden. - Reports & KPI Dashboards, grondige rapportage- en analysemogelijkheden; - Microsoft Project Desktop, importeren/exporteren van projectplanningen en resources vanuit MS Project. Page 4 of 5

5 Toegevoegde waarde van projectmanagement met Teamcenter 2007 Review van status mijlpalen en werkzaamheden; Orkestratie en automatisering van activiteiten; Integratie van geplande taken, onderlinge afhankelijkheden, workflows en op te leveren deliverables; Real-time tracking van de werkelijke prestaties van de taken van meerdere projecten tegelijk; Nauwe integratie tussen product- en projectgegevens; Verzekerd van nauwkeurigheid en volledigheid; Goede indicatie van risico s door zichtbaarheid van de planning, de kosten en effecten; Beveiliging van de projectgegevens van uw bedrijf en geautoriseerde toegang tot de gegevens; Resource planning met de nadruk op inzetbaarheid, discipline, uitwisseling en samenwerking; Het tijdig signaleren van problemen door real-time monitoren van projectuitvoeringen; Minder fouten door effectievere samenwerking; Hergebruik van projectstructuren d.m.v. project templates; Integratie met MS Project Desktop. Ik hoop dat uw interesse is gewekt. Dit artikel zal in de toekomst opvolging krijgen van meerdere tricks. Hierin zullen zaken worden besproken zoals het creëren van projectplanningen, het definiëren van workflows, beheren van recourse calanders, etc. Page 5 of 5