Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunities in SAP Business One

Transcriptie

1 Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunities in SAP Business One Op welke wijze beheert u klantrelaties en monitort u de behoeften en wensen van uw klanten en prospecten? Bent u op de hoogte van kansen en potentiële verkopen in de markt? Sales opportunities in SAP Business One helpen u bij het beheren van deze informatie, waardoor u altijd direct inzicht heeft in uw verkooppijplijn. U kunt dit in breder perspectief zien door processen, documenten en CRM activiteiten aan sales opportunities te koppelen in SAP Business One. Sales pipeline De sales opportunity functionaliteit is een krachtige tool voor uw verkoop afdeling. Daarnaast draagt deze bij aan relevante informatie voor rapportage doeleinden en het nemen van beslissingen op operationeel en strategisch niveau. Een sales opportunity kan worden gebruikt om de verschillende fases voorafgaande aan een verkoop vast te leggen en daarbij de financiële implicaties te omschrijven. Op deze manier heeft u als accountmanager, verkoper of directielid altijd inzichtelijk in welke fase van het pre-sales traject een prospect of klant zich bevindt en hoe groot de kans is op een uiteindelijke deal. Op basis van deze informatie kunnen passende acties worden ondernomen en kunnen prioriteiten worden bepaald. Sales opportunity Onderstaand voorbeeld toont het hoofdscherm van een sales opportunity in SAP Business One. In dit overzicht kan algemene informatie zoals naam van zakenpartner, opportunity naam, verantwoordelijke verkoopmedewerker, zakenpartner gebied en openingsdatum worden ingevuld.

2 U kunt zakenpartner gebieden voor diverse doeleinden gebruiken. Doet u bijvoorbeeld internationaal zaken, dan zou u geografische gebieden kunnen indelen als zakenpartner gebieden. U kunt dan in het veld ZP-gebied aangeven voor welk gebied de opportunity geldt, bijvoorbeeld EMEA. Vervolgens kan op deze groepen worden gerapporteerd om, in dit geval, opportunities per geografisch gebied te tonen. In het tabblad Potentieel geeft u aan over welke tijdsduur u verwacht de deal te sluiten. Daarnaast kunt u een indicatie opgeven voor welk bedrag u de opdracht verwacht binnen te halen. In de tabel Interessegebied kunt u aangeven in welke product-/servicegroepen de prospect interesse heeft getoond. Pre-sales traject managen In het tabblad niveaus kunt u de verschillende fases van een opportunity beheren. Standaard zijn er zes vooraf gedefinieerde fases beschikbaar in SAP Business One. Het is mogelijk om meer niveaus toe te voegen, deze van naam te wijzigen of te inactiveren. De vooraf gedefinieerde fases bevatten de stappen waaruit een gangbaar voorverkoop proces bestaat. U kunt per niveau bepalen hoe groot u de kans acht de uiteindelijke deal te gaan sluiten. In onderstaand voorbeeld is de verwachte slagingskans van de verkoopkans 20% na een eerste bijeenkomst. Het gewogen bedrag is gebaseerd op dit percentage van het totaal verwachte bedrag. Vervolgens kunt u rapporteren op niveaus om de verwachte inkomsten voor een bepaalde periode in kaart te brengen.

3 Verkoop en CRM in SAP Business One SAP Business One objecten kunnen gekoppeld worden aan sales opportunities om ervoor te zorgen dat onderliggende relaties tussen bedrijfsprocessen en documenten altijd inzichtelijk zijn. Zo is het mogelijk om per niveau activiteiten en marketing documenten toe te voegen aan een sales opportunity. In onderstaand voorbeeld is te zien dat er tijdens de eerste bijeenkomst een offerte is afgegeven met documentnummer In de kolom Activiteiten kan via de gele pijl worden doorgeklikt naar verschillende (open) activiteiten die gekoppeld zijn aan het betreffende niveau. Bij toevoegen van een marketing document kunt u bepalen of u het verwachte bedrag en brutowinst percentage in de regel wilt updaten op basis van documenttotaal van, in dit geval, de klantofferte.

4 Opportunity rapporten Naast het bekijken van voortgang per opportunity is het uiteraard wenselijk om te kunnen rapporteren en analyseren op hoger niveau. U kunt diverse standaard SAP Business One rapporten raadplegen die inzicht geven in uw verkooppijplijn. Deze rapporten kunt u vinden in de module Opportunity s onder Opportunityrapporten. Vervolgens kan het gewenste rapport worden geselecteerd. Opportunityverslag De rapporten bevatten verschillende filters en selectieopties zodat voor u relevante informatie kan worden opgevraagd. Zo kunt u bijvoorbeeld een verslag opvragen met alle bestaande opportunities in klantgroep Grote Accounts die zich in de onderhandelingsfase bevinden.

5 Niveauanalyse Er is een specifiek rapport om een niveauanalyse uit te voeren. Onderstaand voorbeeld toont de selectiecriteria voor het draaien van dit rapport. U kunt op deze manier bijvoorbeeld alle opportunities opvragen met een geplande afsluitingsdatum binnen een bepaalde tijdsrange die zich in opportunityfase 4, 5 of 6 bevinden. Output wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Hier kunnen vervolgens nog extra filters worden toegevoegd.

6 Opportunitypijplijn U kunt een visuele weergave genereren van de opportunitypijplijn door middel van het opportunitypijplijn rapport. U kunt vervolgens met behulp van parameters de gewenste data in de grafiek en onderstaande tabel te tonen. Met dit rapport kunt u bijvoorbeeld alle lopende verkoopkansen, bijbehorende bedragen en percentages tonen per verkoopmedewerker, om prestaties van uw personeel te monitoren. Kortom, met opportunities in SAP Business One kunt u het gehele pre-sales traject van eerste contact tot uiteindelijke deal vastleggen. Alle tussentijdse contactmomenten kunnen worden gekoppeld met behulp van activiteiten. Dit geldt ook voor marketing documenten die worden aangemaakt ten behoeve van een verkoopkans. Op deze manier heeft u alle informatie op één plek en is inzichtelijk hoe dit in relatie staat met andere bedrijfsprocessen en data in uw systeem. Sales opportunities in SAP Business One bevorderen effectief beheer van prospecten en klanten en zorgen ervoor dat u altijd tijdig kunt inspelen op verkoopkansen in de markt of bij bestaande zakenpartners. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: