Additionele services aanbieden met Servicecontracten in SAP Business One

Transcriptie

1 Additionele services aanbieden met Servicecontracten in SAP Business One Verkoopt of levert u services naast uw regulieren producten én wilt u deze afspraken vastleggen in één document, zodat deze op elk gewenst moment op te roepen zijn of automatisch worden gekoppeld aan een inkoop/verkoop document? Dan kunt u gebruik maken van servicecontracten in SAP Business One. Met een servicecontract tussen een zakenpartner en uw bedrijf bent u in staat buiten de garantie om, onderhoud en reparaties uit te voeren voor artikelen. U definieert zelf de service waarvoor de zakenpartner in aanmerking komt en kunt u de service ook koppelen op verschillende niveaus (zakenpartner, artikelgroep en serienummer). Dit betekent dat u een servicecontract kunt opstellen voor bijvoorbeeld een speciale groep klanten, of voor bijvoorbeeld een artikel met een serienummer die maandelijks onderhoud nodig heeft. U kunt servicecontracten handmatig invoeren of deze baseren op een vooraf gedefinieerd contractsjabloon. Verder kunnen servicecontracten automatisch worden gecreëerd wanneer een serienummerartikel aan de klant wordt geleverd, in een leverings- of een uitgaand factuurdocument. Wanneer meerdere artikelen met verschillende garantiesjablonen in hetzelfde document zijn verkocht, wordt automatisch een overeenkomstig aantal servicecontracten gecreëerd. Hiervoor moet aan de volgende twee voorwaarden zijn voldaan: 1. U hebt een contractsjabloon van de soort Garantie gecreëerd, waarmee automatisch de gegevens naar een servicecontract worden gekopieerd zodra de sjabloon is gecreëerd. Onder Beheer Definitie Service Contractsjablonen kunt u de sjablonen aanmaken. 2. U hebt gedefinieerd dat equipmentkaarten* automatisch worden gecreëerd voor artikelen met serienummers op de subtab Artikelen van het tabblad: Voorraad in Beheer Systeeminitialisatie Algemene instellingen (zie onderstaande afbeelding). *In onze tip over equipmentkaarten die eveneens op deze LinkedIn te vinden is, vindt u alle informatie die u nodig heeft om hiermee te gaan werken.

2 In dit praktijk werkt dit als volgt: 1. Wanneer een klant een artikel met serienummer bestelt, creëert u een levering of een uitgaande factuur om het artikel aan de klant te leveren. 2. Voor artikelen met serienummer wordt automatisch een equipmentkaart gecreëerd. De equipmentkaart geeft een volledig overzicht van alle service gerelateerde informatie voor het serienummer. 3. Tegelijkertijd wordt een servicecontract gecreëerd voor de artikelen met serienummer, aangezien deze artikelen onder de garantie vallen. U kunt nu serviceaanvragen openen voor de artikelen met serienummer. U kunt een equipmentkaart ook handmatig creëren. Dat kan nodig zijn voor klanten die het artikel met serienummer bij een andere leverancier kopen, maar het onderhoudscontract voor de apparatuur met u willen afsluiten. Creëer in dat geval ook het servicecontract handmatig. Het servicecontract aanmaken: Het servicecontract maakt u aan onder de module Service in het Hoofdmenu. Wanneer u de button Servicecontract aanklikt, kunt u in het volgende scherm kiezen of een document wilt creëren of actualiseren. In de onderstaande screenshot ziet u welke opties u heeft wanneer u een servicecontract wilt aanmaken. Aan de bovenkant van het venster (de header) vindt u de algemene informatie van het servicecontract. Hier vindt u welke zakenpartner het betreft (bestelt u een artikel bij een andere zakenpartner, dan dient u hiervoor een ander contract aan te maken). Verder kunt u hier het servicecontract een naam geven en kunt u het document ook een start en -einddatum meegeven. Dit doet u bijvoorbeeld als een klant gedurende een jaar de service afneemt. Wanneer u het contract eerder dan de einddatum wilt beëindigen, dan kunt u gebruik maken van de beëindigingsdatum.

3 Het tabblad Algemeen: Servicesoort: Keuze uit Garantie en Regulier. Een garantiecontract kan automatisch worden gecreëerd wanneer een uitgaande factuur of levering wordt toegevoegd voor een artikel met een serienummer. Een regulier contract kan alleen handmatig worden gecreëerd. Contractsoort: Bepaald de reikwijdte van het contract. Serienummer dan geld het alleen voor artikelen met een specifiek serienummer, Klant dan geld het voor alle artikelen die u aan de klant verkoopt en Artikelgroep spreekt voor zich. Sjabloon: Wanneer u vooraf Contractsjablonen heeft gedefinieerd, kunt u deze hier kiezen en hoeft u niet alle velden handmatig te vullen. Responsetijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om op een serviceaanvraag te reageren. Probleemoplossingstijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om een serviceaanvraag op te lossen Status: Bepaalt de status van het contract als onderstaand weergegeven. o Goedgekeurd, de klant heeft recht op de service die in het contract is vastgelegd. o Geblokkeerd, het contract wordt gedeactiveerd: de klant heeft geen recht op service. o Concept, het contract is niet goedgekeurd: de klant heeft geen recht op service. Dit is de standaardstatus voor alle nieuwe servicecontracten. o Beëindigd, het contract is beëindigd: de klant heeft geen recht op service. Als u het servicecontract wilt beëindigen, geeft u de beëindigingsdatum in het veld Beëindigingsdatum op. De status wordt door SAP Business One automatisch op Beëindigd gezet, nadat deze datum is verstreken Verantwoordelijk persoon: De werknemer (SAP Business One gebruiker) die verantwoordelijk is voor het servicecontract. Verlenging: Hiermee kunt u het verlopen servicecontract met een x aantal dagen verlengen. Herinnering: Geef aan hoeveel dagen, weken of maanden voorafgaand aan de beëindiging van het servicecontract een herinnering moet verschijnen. U kunt de waarde in dit veld pas opgeven nadat u Verlenging heeft geselecteerd. Actieve artikelen: Het aantal artikelen (in geval van een serienummercontract) dat aan het servicecontract gekoppeld is en gedefinieerd is als actief.

4 Het tabblad Artikelen: De keuze van het contractsoort bepaalt ook op welke manier u de Artikelen kunt vastleggen in het tabblad Artikelen. In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat er gekozen is voor de contractsoort Artikelgroep, waardoor je in het tabblad kan kiezen voor welke artikelgroepen dit servicecontract van toepassing is. Hierbij kunt u zelf per artikelgroep een start-, eind- en afsluitdatum invullen. Op het moment dat u voor het contractsoort Serienummer kiest, dan zult u hier de serienummers kunnen toewijzen. Wanneer u voor Zakenpartner kiest, kunt u niet handmatig artikelen etc. toewijzen. Het tabblad Reikwijdte: Zoals in de onderstaande afbeelding te zien, kunt u in het tabblad Reikwijdte selecteren op welke dagen de service wordt verleend of ontvangen, met daarbij de start en eindtijd. Onder Opnemen kunt u kiezen welke opties u wilt meenemen in het serviceaanbod: Onderdelen; Artikelen die door een monteur worden gebruikt om het probleem op de locatie van de zakenpartner op te lossen. Werk; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om het probleem te verhelpen op de locatie van de zakenpartner. Reis; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om naar en van de locatie van de zakenpartner te reizen.

5 Het tabblad Bijlagen: In dit tabblad kunt bijlage toevoegen van bijvoorbeeld een los opgesteld contract die is ondertekend door de klant, of afbeeldingen van het probleem waarvoor de service is aangevraagd. Het tabblad Serviceaanvragen: Wanneer er door een klant een service aanvraag wordt gedaan, kunt u deze vastleggen in SAP Business One doormiddel van een Serviceaanvraag. In de onderstaande afbeelding ziet u hoe deze serviceaanvraag eruit ziet. Elke aanvraag kan worden gekoppeld aan het desbetreffende servicecontract. In het tabblad Serviceaanvragen ziet de per aanvraag de aanmaakdatum, het onderwerp, het artikelnummer en/of serienummer en de status van de aanvraag.

6 Het tabblad Periodieke transacties: In het tabblad periodieke transacties kunt u voor een desbetreffend document (klantorder of uitgaande factuur) een terugkomende activiteit (serviceaanvraag) instellen. Dit is van toepassing als er bijvoorbeeld eens per maand service onderhoud plaatsvindt bij een machine. Kort samengevat is het servicecontract van SAP Business One de perfecte functionaliteit wanneer u als bedrijf additionele services wil aanbieden en/of verkopen. Met de tal van mogelijkheden en aanpasbaarheden die hierboven staan beschreven en de link tussen de klantequipment kaarten en serviceaanvragen, maakt dat u uw klanten zo optimaal mogelijk kunt bedienen. Voor meer informatie over de gehele service module en wat er mogelijk is voor u onderneming kunt u altijd contact opnemen met de helpdesk van Serac. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.