Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow Rapportage

Transcriptie

1 Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow Rapportage Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om over voldoende liquide middelen te beschikken. Uiteraard heeft u via uw bankafschriften altijd inzicht in hoeveel er nu in kas zit. Maar welke inkomende en uitgaande betalingen kunt u in de komende weken of maanden verwachten? Houdt u ook rekening met orders of juist niet? Kijkt u alleen naar facturen of krijgt en verstuurt u ook vaak vooruitbetalingsverzoeken? Zijn er periodieke betalingen die rechtstreeks via de bank verlopen waar u aan moet denken? Met het Cashflow rapport in SAP Business One kunt u alle variabelen zo instellen dat u uw inkomende en uitgaande betalingen voor de komende periode zou nauwkeurig mogelijk kunt weergeven. Cashflow selectiecriteria Het cashflow rapport vindt u onder andere via Rapporten Financiële boekhouding Financieel Cashflow. U krijgt dan het volgende selectiescherm: U geeft hier aan over welke periode u de inkomende en uitgaande betalingen wilt tonen. Dit kan ook met terugwerkende kracht, in dat geval worden bedragen met een vervaldatum in het verleden die nog niet betaald zijn, ook getoond in de betreffende week in het verleden. Alle vervallen bedragen van voor de begindatum van het rapport worden gegroepeerd getoond onder de openingsbalans in het rapport. U kiest hier ook de tijdsinterval waarmee de openstaande posten worden gegroepeerd. Hieronder zullen we ook bekijken hoe u vervolgens ook de individuele posten kunt tonen.

2 Hieronder geeft u aan welke documenten wel en niet meegenomen moeten worden in het rapport: Doorlopende boekingen Deze journaalboekingen worden in het groen weergegeven in het rapport. Geregistreerde documenten Alle geregistreerde documenten worden in het rapport in het blauw getoond. Betalingsvertraging meerekenen Indien u bij een zakenpartner een betalingsvertraging heeft opgegeven (zakenpartner stamgegevens, tabblad betalingscondities ), wordt deze termijn opgeteld bij de vervaldatum. Als de vervaldatum dus is maar de zakenpartner heeft een betalingsvertraging van vijf dagen, omdat u weet dat deze bijna altijd te laat betaalt, is de verwachte betalingsdatum in het rapport Volledig afgestemde boekingen Uitgaande facturen en vereffende ontvangen betalingen worden samen weergegeven in het verslag. De netto kasstroom voor deze transacties is dus nul. Algemene overeenkomst Hier geeft u aan of algemene overeenkomsten moeten worden getoond in het rapport. Marketingdocumenten, geregistreerde documenten en periodieke transacties via de browse knop kunt het type documenten selecteren dat u wil toevoegen aan het rapport, bijvoorbeeld alleen (credit)facturen of ook bestellingen, leveringen, orders, betalingsverzoeken en dergelijke:

3 Belasting Geef in het bijbehorende veld op of transacties weergegeven moeten worden zoals zij maandelijks of eens in de twee maanden worden gerapporteerd, afhankelijk van hoe uw bedrijf belasting betaalt. In het bovenstaande scherm geeft u aan welke grootboekrekeningen die in het rekeningschema als Geldrekeningen zijn gedefinieerd getoond moeten worden in het rapport. U geeft hier ook aan of u zelf een beginsaldo wilt opgeven, of dat dit berekend moet worden op basis van de bedragen die nu op de grootboekrekeningen staan. In de overige tabbladen kiest u hier ook eventuele creditcard rekeningen en rekeningen voor cheques. U kunt ook zakenpartners selecteren die in het rapport getoond worden. Als u hier niets selecteert, worden alle zakenpartners meegenomen: U kunt ook projecten en raamovereenkomsten toevoegen aan het cashflow rapport. In de tabel geprojecteerde boekingen kunt u verwachte toekomstige transacties vastleggen die nog niet in SAP Business One geboekt zijn, of bijvoorbeeld transacties vastleggen die rechtstreeks via de bank geboekt worden, zoals huur of gas/water/licht. Deze transacties worden in groen weergegeven in het rapport:

4 U geeft hier een datum en omschrijving op van de transactie, eventueel een project, een inkomend of uitgaand bedrag, onder welk beveiligingsniveau de transactie wordt getoond (hier kijken we later naar) en of en zo ja met welke frequentie de transactie herhaald moet worden. Als u heeft gekozen voor een herhaalde transactie, geeft u ook een herhalingsdatum en eventueel uiterste geldige datum op. De instellingen die u in het scherm selectiecriteria opgeeft worden opgeslagen, als u of een andere gebruiker een volgende keer opent worden deze opnieuw geladen. U kunt dus alles instellen zodat het precies voldoet aan uw wensen, en het rapport periodiek draaien. Cashflow rapport Als u nu op Ok klikt, krijgt u het cashflow rapport. In eerste instantie zijn alle inkomende en uitgaande bedragen gegroepeerd per interval die u heeft gekozen, in dit geval dus per week: Via de knoppen 'Weergeven' en 'Verbergen' kunt u alle individuele regels tonen of juist verbergen. Het laatste bedrag onder het kopje saldo toont het verwachte eindsaldo van de liquide middelen in de door u gekozen periode en op basis van uw selectiecriteria. In dit geval is dit bedrag dus ,89. De data zijn vervaldata van de documenten. Voor bijvoorbeeld orders en leveringen worden de vervaldata gebaseerd op de leverdatum en de in het document in het tabblad Boekhouding gekozen betalingsconditie. Via de selectiecriteria boven in het scherm kunt u ook hier nog de selectie aanpassen:

5 U kunt hier de verschillende geldrekeningen aan- en uitzetten en klant- en leveranciersverplichtingen (o.a. facturen) en prognoses (o.a. orders en leveringen) wel of niet laten tonen. Door op het pijltje naar rechts te klikken toont u de onderliggende transactie van de gekozen intervalperiode, in eerste instantie gegroepeerd per beveiligingsniveau (geldrekening, klantverplichting etc.): Het onderlijnde bedrag is dus opnieuw het verwachte eindsaldo voor de gekozen intervalperiode het eindsaldo van de vorige interval periode plus en min alle transactie van deze periode. Door opnieuw op het pijltje naar rechts te klikken, ziet u alle transacties voor deze intervalperiode van één beveiligingsniveau: U kunt hier ook doorklikken naar het herkomstdocument voor de transactie. De vervaldatum van de bestelling is gebaseerd op de leverdatum ( ) plus de in het document gekozen betaaltermijn (dertig dagen). We zien nu ook dat de terugkerende transactie voor de huur die we hebben opgegeven en die rechtstreeks op een geldrekening wordt geboekt in het groen wordt weergegeven. Als u dus uw selectiecriteria zorgvuldig kiest, heeft u dankzij het cashflow rapport van SAP Business One uitstekend inzicht in toekomstige inkomende en uitgaande bedragen, zelfs als deze nog niet zijn vastgelegd. Zou houdt u altijd grip op uw kaspositie. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.