PERIODEAFSLUITING

Transcriptie

1 PERIODEAFSLUITING Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern - Auteurs - Paul de Graaf & Jan Willem de Bruijn

2 Voorwoord Dit document is geschreven ter ondersteuning van de periodeafsluiting. Het maakt stapsgewijs duidelijk welke stappen er gevolgd moeten worden om een periode correct af te sluiten. De volgende punten worden behandeld in dit document: - Controle op onvolledigheid van data - Het uitvoeren van de periodeafsluiting in SAP B1 (SQL en HANA) - Inventarisatie Verdere Tips & Tricks over functies in SAP Business One zijn te vinden op de kennisbank op de website van Serac de LinkedIn pagina van Jan Willem de Bruijn en op het Serac YouTube kanaal LET OP: Vanaf 2019 is het nieuwe BTW laag tarief van kracht in Nederland. Om uw systeem gereed te maken voor de overgang naar 2019 raden wij u aan om onderstaande pagina op onze kennisbank te raadplegen. December 2018 Pagina 1

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Inhoudsopgave Controles op onvolledigheid Controle documentnummering Controle volledigheid documenten Controle negatieve voorraden Controleren openstaande betalingsruns Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen Controle bankafschriften Periodeafsluiting Nieuw boekjaar aanmaken Werken met een periodeteken/documentseries Documentnummeringsseries Alleen van toepassing voor België Journaalboekingen zonder verdeelregel en/of Projectcode blokkeren Periodeafsluiting Inventarisatie December 2018 Pagina 2

4 1. Controles op onvolledigheid Voordat het boekjaar wordt afgesloten en de nieuwe periode wordt gestart, is het aan te raden eerst nog een aantal controles uit te voeren die de volledigheid en status van documenten controleren. 1.1 Controle documentnummering Via beheer Hulpmiddelen Documentnummering controleren kan een programma worden gestart waarmee de documentnummering wordt gecontroleerd. Het scherm Documentnummering controleren: selectiecriteria wordt geopend: In dit scherm kan worden aangegeven van welke documenten de nummering moet worden gecontroleerd en voor welke periode de nummering moet worden gecontroleerd. Nadat deze controle is uitgevoerd wordt er een overzicht gegeven van ontbrekende en dubbele documentnummers: December 2018 Pagina 3

5 1.2 Controle volledigheid documenten Via (onder andere) Rapporten Inkoop en verkoop Conceptdocumenten kan een verslag worden gedraaid van alle of specifieke geregistreerde documenten. In het venster Verslag geregistreerde documenten - selectiecriteria kunnen selecties gemaakt worden. Zo kan er het rapport gedraaid worden voor een bepaalde gebruiker of alle gebruikers. Daarnaast kunt u selecteren welke soort documenten u wilt zien en selecteren en kunt u selecteren of alle of alleen open geregistreerde conceptdocumenten wil zien. Voordat een periode wordt gesloten, is het aan te raden om de geregistreerde conceptdocumenten die relevant zijn voor de boekhouding indien mogelijk eerst af te sluiten. Zodoende is het mogelijk om extra werk te voorkomen en de periode definitief te kunnen sluiten. December 2018 Pagina 4

6 1.3 Controle negatieve voorraden Een periode kan niet worden afgesloten als er nog negatieve voorraden bestaan. Via het voorraadstatus rapport kan gemakkelijk worden gecontroleerd of er nog negatieve voorraden bestaan. Dit rapport kan worden opgevraagd via: Magazijnbeheer Voorraadrapporten Voorraadstatus Geef vervolgens de juiste selectiecriteria op en klik op geselecteerde artikelen te tonen. om de voorraden van de December 2018 Pagina 5

7 Sorteer de artikelen nu op basis van de kolom in magazijn in oplopende volgorde. Als er artikelen zijn met een negatieve voorraad, dan staan deze nu bovenaan. Deze voorraden zullen gecorrigeerd moeten worden zodat de negatieve voorraden niet meer bestaan. 1.4 Controleren openstaande betalingsruns Via de betaalwizard is het mogelijk om te achterhalen of er nog opgeslagen betalingsruns zijn die uitgevoerd hadden moeten worden en daarom de status Aanbevolen hebben. Op deze manier kan worden voorkomen dat betalingsruns die van toepassing zijn op de periode die wordt afgesloten, open blijven staan. De betaalwizard kan worden gestart via: Betalingen Paymentwizard Selecteer nu Opgeslagen betalingsrun laden en sorteer vervolgens de weergegeven betalingsrun op basis van de kolom Status. Controleer nu of er nog betalingsruns open staan met de status Aanbevolen. Als er nog openstaande betalingsruns zijn, kunnen deze het beste eerst uitgevoerd worden. December 2018 Pagina 6

8 1.5 Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen Er kan gebruik worden gemaakt van statistische- en verrekeningsrekeningen voor verschillende transacties. Het saldo van deze rekeningen nul moet zijn om de compleetheid van de transactie te garanderen. Om dit te doen moet het saldo van deze rekeningen handmatig gecontroleerd worden in het rekeningschema. Deze controle heeft o.a. betrekking op de beginbalans rekening, vraagposten etc. December 2018 Pagina 7

9 1.6 Controle bankafschriften Ingevoerde bankafschriften kunnen worden geregistreerd voordat ze definitief worden geboekt. Als het document als geregistreerd document staat aangemerkt, dan is hij wel aangemaakt, maar nog niet verwerkt. Om ervoor te zorgen dat de bankrekeningen in de te sluiten periode worden vereffend moeten de geregistreerde bankafschriften eerst definitief worden geboekt voordat de periode wordt afgesloten. Hiervoor moeten de geregistreerde documenten uit de te sluiten periode eerst worden verwerkt. 2. Periodeafsluiting In dit document wordt de afsluiting van een periode in SAP B1 beschreven. Aan het einde van een boekjaar zal er ook een jaartransport uitgevoerd moeten worden om saldo s en instellingen naar het nieuwe boekjaar te kopiëren. Deze handleiding beschrijft het afsluiten van een periode in SAP. De meeste onderwerpen zijn echter ook van toepassing op de jaarafsluiting. Let op Het is niet altijd mogelijk rapporten op te roepen uit een reeds gesloten periode. Wij raden daarom aan een back up te maken van de productie database, nadat alle transacties voor de af te sluiten periode zijn ingevoerd en gesloten en voordat er nieuwe transacties worden aangemaakt voor het komende boekjaar. Daarnaast raden we aan een kopie te maken van de automatisch berekende artikelkosten over het te sluiten boekjaar, wanneer FIFO of voortschrijdend gemiddelde als waarderingsmethode wordt gebruikt. De berekende artikelkosten worden namelijk niet automatisch meegenomen naar de volgende boekingsperiode. December 2018 Pagina 8

10 2.1 Nieuw boekjaar aanmaken Voordat er in een nieuw boekjaar geboekt kan worden, moeten de periodes in het nieuwe boekjaar eerst worden aangemaakt. Wanneer er één keer periodes zijn aangemaakt, is het niet meer mogelijk om periodes met een datum voor de al aangemaakte periodes aan te maken. Nieuwe periodes kunnen worden aangemaakt via: Beheer Systeeminstellingen Boekingsperioden December 2018 Pagina 9

11 Het scherm Boekingsperiode wordt nu geopend.in het boekingsperiode venster is te zien welke periodes er al zijn aangemaakt en wat de status is van deze periodes. Klik op de knop om een nieuwe periode aan te maken. Het scherm om een nieuwe Boekingsperiode aan te kunnen maken wordt geopend: Vul in het scherm Boekingsperiode de periodecode, naam van de periode en de deelperioden in. Bij deelperioden kan worden gekozen uit jaar, kwartaal, maand of dag. Aan dit veld is het veld Aantal perioden gekoppeld. De waarde in het veld Aantal perioden wordt automatisch ingevuld nadat het veld Deelperioden is gevuld. De waarde in dit veld kan nog wel worden aangepast. In het veld Periodeteken kan nog een periodeteken worden ingevoerd. Op de functie van periodetekens wordt later in dit document verder ingegaan. In het blok termijnen kunnen de boekingsdata, vervaldata en documentdata die binnen de boekingsperiode vallen worden ingevuld. Aan het einde van het jaar kan het voorkomen dat er documenten zijn waarbij de vervaldatum in het daaropvolgende jaar ligt en dus in een nieuwe periode. Door in het veld Tot achter vervaldatum een datum te zetten die in het nieuwe jaar ligt (bijvoorbeeld 1 april) zal SAP geen foutmelding geven wanneer de vervaldatum voor de ingevoerde datum ligt. Gebeurt dit niet dan geeft SAP de volgende foutmelding wanneer de vervaldatum buiten de ingevoerde vervaldata ligt:. Tip: Je kunt meerdere jaren aanmaken/voorbereiden. Vaak raden wij meerdere jaren vooruitwerken aan als er transacties landen vanuit andere applicaties zoals Magento en Retail. Indien je rond de jaarwisseling niet op tijd denkt aan de boekingsperioden, dan zijn deze toch al beschikbaar en kunnen de transacties gewoon landen. December 2018 Pagina 10

12 In de onderste twee velden kunnen het begin van het boekjaar en het boekjaar worden ingevuld waarop de periodes betrekking hebben. Klik na het invullen van de velden op en de nieuwe periode(s) worden aangemaakt. De periodecode en de naam van de periode maakt SAP op basis van de ingegeven data aan. Standaard krijgen de nieuw aangemaakte periodes de status Gedeblokkeerd mee. Er kan dus direct in deze periodes worden geboekt. Indien dit niet gewenst is, moet de status van de aangemaakte periodes handmatig worden aangepast door de waarde in het veld Periodestatus te wijzigen. 2.2 Werken met een periodeteken/documentseries Er kan worden gewerkt met periodetekens. Het periodeteken heeft betrekking op een documentserie (bijvoorbeeld order of uitgaande factuur) en kan aan een boekingsperiode worden gekoppeld. Elke documentserie mag maar aan één periodeteken zijn gekoppeld, zodat SAP weet welke nummerreeks er voor de periode gebruikt moet worden. Een periodeteken kan aan meerdere perioden in een bedrijf worden gekoppeld. Periodetekens kunnen worden aangemaakt via: Beheer Definitie Financiële boekhouding Periodetekens Vul de naam van het nieuwe periodeteken in en klik vervolgens op. Wanneer er voor een nieuw boekjaar een nieuw periodeteken wordt gebruikt, moet ook de documentnummering voor alle relevante documentseries opnieuw worden ingevoerd. De documentnummering kan worden ingesteld via: December 2018 Pagina 11

13 Beheer Systeeminstellingen Documentnummering Het scherm Documentnummering - Definitie wordt geopend. Door te dubbelklikken op het blokje voor de kolom Document, worden de aangemaakte series voor de documentnummering van het betreffende document getoond. Klik met de rechter muisknop op de onderste regel die is gevuld en kies voor de optie December 2018 Pagina 12

14 om een nieuwe serie aan te maken. Let goed op dat in de kolom Periodeteken het juiste periodeteken wordt ingevoerd. Wanneer er wordt geprobeerd een document in de nieuwe periode aan te maken, maar de documentnummering is nog niet ingericht, dan verschijnt onderstaande melding: Vervolgens zal er dus een nieuwe reeks moeten worden aangemaakt via documentnummering. Wanneer er een nieuwe reeks is aangemaakt, moet vervolgens op worden geklikt om de reeks als standaard in te stellen. Na het klikken op Als standaard instellen verschijnt de volgende pop-up: Selecteer nu op welke gebruiker(s) de aangemaakte reeks van toepassing is. Wanneer voor de optie Standaard voor bepaalde gebruikers vastleggen wordt gekozen, wordt het scherm Gebruikers selecteren geopend waarin gebruikers kunnen worden geselecteerd. December 2018 Pagina 13

15 Let hierbij wel op dat ook de medewerkers geautoriseerd moeten zijn om gebruik te kunnen maken van nummeringsreeksen. Dus als er nieuwe nummeringsserie wordt aangemaakt moeten de bevoegdheden van gebruikers die geen superuser zijn even aangepast worden, zodat ze gebruik kunnen maken van de nummeringsserie. December 2018 Pagina 14

16 2.2.1 Documentnummeringsseries Alleen van toepassing voor België De Belgische lokalisatie van SAP Business One heeft andere eisen aan documentnummeringsseries, met als specifieke eigenschap dat aan ieder documenttype een eigen documentnummeringsserie moet worden toegewezen. Nummeringsseries Indien er gewerkt wordt met periode afhankelijke nummeringsseries, moeten eerst de nieuwe nummeringsseries aangemaakt worden. Beheer -> Systeeminstellingen -> documentnummering -> Nummeringsseries In de Tabel moeten dan de nieuwe nummeringsserie worden aangemaakt, denk daarvoor bijvoorbeeld aan betalingen voor 2018, en de nieuwe voor betalingen Met de nieuwe nummeringsserie kan dan duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen betalingen 2018 en 2019, zoals de Belgische belastingdienst graag wil hebben. Series aan documenten koppelen Om de nieuw aangemaakte nummeringsseries te gebruiken moeten de nummeringsseries gekoppeld worden aan de documenten. Dit is te doen via de menu optie Series aan documenten koppelen. Beheer -> Systeeminstellingen -> documentnummering -> Series aan document koppelen Dan kom je in het onderstaande scherm. In het onderstaande scherm kan je als je dubbelklikt op de documentregel de gekoppelde series bekijken en/of toevoegen door de regels van de series aan of uit te vinken.!let OP! bij inkomende en uitgaande betalingen moet ook de serie(s) van de huisbank(en) worden aangevinkt. December 2018 Pagina 15

17 2.3 Journaalboekingen zonder verdeelregel en/of Projectcode blokkeren Indien u met verdeelregels of projectcodes werkt, dan is het goed om na te denken over het blokkeren van boekingen zonder verdeelregel of projectcode. Om geen foutieve journaalboekingen te maken is het mogelijk om in de algemene instellingen, onder het kopje kostenadministratie, in te stellen hoe journaalboekingsregels zonder verdeelregel en/of project moet worden geboekt als de grootboekrekening is ingesteld voor kostenadministratie. December 2018 Pagina 16

18 Stel bij een grootboekrekeningen zijn één of meerdere dimensie aankruisvakjes geselecteerd in het Rekeningschema. Als dan een boeking zonder één van deze dimensies op een dergelijke grootboekrekeningen wordt geplaatst, wordt door SAP Business One een van de onderstaande acties ondernomen. Selecteert u: - Zonder waarschuwing, dan geeft SAP Business One de boeking vrij zonder te waarschuwen - Boeking blokkeren, SAP Business One voorkomt de vrijgave van de boeking met een foutmelding. Zonder waarschuwing is de standaard optie, maar dit is aan te passen naar blokkeren, indien dit gewenst is. Stel bij een grootboekrekeningen is het aankruisvakje Project geselecteerd in het Rekeningschema. Als dan een boeking zonder projecttoewijzing op een dergelijke grootboekrekeningen wordt geplaatst, wordt door SAP Business One een van de onderstaande acties ondernomen. Selecteert u: - Zonder waarschuwing, dan geeft SAP Business One de boeking vrij zonder te waarschuwen - Boeking blokkeren, SAP Business One voorkomt de vrijgave van de boeking met een foutmelding. De standaardoptie is hierbij eveneens Zonder waarschuwing, maar is ook aan te passen naar blokkeren, indien dit gewenst is. Voor de periodeafsluiting kunt u in de instellingen aangeven of de controle op verdeelregels en projectcodes van toepassing. Vaak is het niet gewenst om deze controle toe te passen. 2.4 Periodeafsluiting De periodeafsluiting functie kan gebruikt worden om de saldo s van de V&W rekeningen te transporteren naar de bijbehorende balansrekeningen van een nieuwe periode. Het is belangrijk dat alle boekingen voor de periode die wordt afgesloten zijn ingevoerd. Worden er toch nog boekingen gemaakt in de betreffende periode nadat de periodeafsluiting is uitgevoerd, dan moet de periodeafsluiting opnieuw worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat de periode(s) die afgesloten worden de status Afsluitperiode hebben. Alleen gebruikers die de bevoegdheid hebben om perioden af te sluiten kunnen alle soorten transacties en documenten naar deze periode boeken. December 2018 Pagina 17

19 De status van de periode(s) kan achterhaald worden via: Beheer Systeeminstellingen Boekingsperioden In het veld Periodestatus is te zien wat de status van de periode is. Na het controleren en/of aanpassen van de status van de periode kan overgegaan worden tot de periodeafsluiting. De functie periodeafsluiting kan op de volgende locatie in SAP worden gevonden: Beheer Hulpmiddelen Periodeafsluiting December 2018 Pagina 18

20 Wanneer de periodeafsluiting wordt gestart, verschijnt het scherm Periodeafsluiting selectiecriteria : Standaard selecteert SAP alle V&W rekeningen. Dit kan je zien doordat in elke regel in de kolom X een x staat ingevuld. Door op de x te klikken, kan de betreffende regel worden geselecteerd of gedeselecteerd. In de drie velden achter Periode vul je de periode in die je wilt gaan afsluiten. Vul in het eerste veld het jaar in en in het tweede en derde veld de periode. Als er één periode afgesloten moet worden, vul dan in het tweede en derde veld dezelfde waarde in. Vervolgens vult SAP in de velden Saldotransportrekening en Periodeafsluitrekening de rekeningen in die bij de rekeningbepaling zijn ingevoerd. Deze rekeningen kunnen gewijzigd worden. Op de saldotransportrekening wordt het resultaat van de afgesloten periode(s) geboekt. Vanaf SAP 9.2 is de functie toegevoegd om gebruik te maken van een Primaire afsluitrekening voor grootboekrekeningen. Als dit vinkje wordt aangevinkt wordt voor alle grootboekrekeningen gecontroleerd of er een primaire afsluitrekening is gedefinieerd in het scherm van het rekeningschema. Indien een primaire afsluitrekening is gedefinieerd zal het resultaat van deze grootboekrekening naar deze aparte rekening worden geboekt. December 2018 Pagina 19

21 Door op de knop te klikken, kunnen nog een aantal instellingen worden ingevoerd die van toepassing zijn op alle geselecteerde documenten. Het scherm Instellingen periodeafsluiting verschijnt: In de velden Ref. 1 en Ref. 2 kan een referentie worden ingevoerd. Ook kan in de velden Vervaldatum en Documentdatum een afwijkende datum worden ingevoerd. Aangeraden wordt om als Document- en Vervaldatum het einde van de af te sluiten periode te kiezen. Klik nadat alle velden zijn gevuld op de knop. Vervolgens kan op de knop geklikt worden om het overzicht te tonen van alle uit te voeren boekingen die SAP aanraadt. Er wordt nu dus nog NIETS geboekt. Het scherm Periodeafsluiting verschijnt: De waardes die in het scherm Instellingen periodeafsluiting zijn ingevuld zijn nu overgenomen. Indien nodig kan de tekst in het veld Opmerkingen aangepast worden. Wanneer de aanbevelingen van SAP akkoord zijn, moet iedere regel worden aangevinkt in de kolom Goedgekeurd. Door op de kolomtitel Goedgekeurd te klikken worden alle regels aan- of uitgevinkt. Wanneer er nu op wordt geklikt, worden de boekingen aangemaakt. Per regel worden er dan twee boekingen aangemaakt. De eerste wordt aangemaakt op de laatste dag van de periode die December 2018 Pagina 20

22 afgesloten wordt. In dit voorbeeld zou voor rekening 8000 (omzet binnenland) op 31 mei de volgende boeking worden gemaakt: 8000 Omzet binnenland 20221, Resultaat lopend boekjaar 20221,00 De tweede boeking wordt aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. In dit voorbeeld zou op 1 juni de volgende boeking worden gemaakt: 0340 Resultaat lopend boekjaar 20221, Resultaat vorige boekjaren 20221,00 Het bedrag dat in beide boekingen wordt gebruikt is gelijk aan het saldo van de rekening op de laatste dag van de periode die wordt afgesloten. Het saldo van deze rekening is aan het begin van de volgende periode weer 0. Het resultaat van deze rekening staat nu op de Saldotransportrekening Het saldo op de periodeafsluit-rekening is nu ook weer Inventarisatie Het einde van het jaar is een ideaal moment om de huidige voorraad te tellen en eventueel te corrigeren in SAP. In dit hoofdstuk wordt de inventarisatie in SAP besproken. Het inventarisatiedocument is te vinden onder: Magazijnbeheer Voorraadtransacties Inventarisatietransacties Inventarisatie Het venster Inventarisatie wordt geopend: December 2018 Pagina 21

23 Artikelen kunnen worden toegevoegd door op de knop te klikken. Hier heb je de optie Artikelen selecteren en Artikelen importeren. Met Artikelen importeren kunnen artikelen op basis van Excel worden ingelezen in het document. Met Artikelen toevoegen wordt een nieuw scherm geopend waar je de artikelen kan selecteren: In het scherm Inventarisatie selectiecriteria voor artikelen kunnen artikelen geselecteerd worden op basis van een Van code en tot code, leveranciers, artikelgroepen en artikeleigenschappen. Verder kunnen artikelen specifiek geteld worden in bepaalde magazijnen. December 2018 Pagina 22

24 Nadat je de selectie criteria voor artikelen hebt ingesteld en op klikt, worden de artikelen gekopieerd naar het inventarisatiedocument. Met de knop Toevoegen wordt de inventarisatie opgeslagen. Vervolgens kan op basis van de geselecteerde artikelen een tellijst worden gegenereerd door op het icoon (printen) te klikken. Voordat het document wordt afgedrukt wordt er gevraagd of de magazijnhoeveelheid moet woorden weergegeven of niet. Er kan nu geteld worden. Indien gewenst kan elk artikel tijdens het tellen geblokkeerd worden. Met deze actie kunnen er geen voorraadmutaties voor het artikel worden gedaan tijdens het tellen, waardoor geen verschillen kunnen ontstaan door transacties tijdens het tellen. In de kolom Getelde hoeveelheid kan worden opgegeven hoeveel er geteld is. Zodra dit veld is ingevuld, wordt automatisch het vinkje in de kolom Geteld aangezet. Nadat de getelde hoeveelheid is opgeslagen kan dit op een later moment nog worden aangepast. Op dit moment vinden er nog geen boekingen plaats. Indien de afwijking groter is dan 5% wordt de regel automatisch rood gemaakt. December 2018 Pagina 23

25 Nadat alle artikelen zijn geteld kan dit document met de button worden doorgezet naar het document Voorraadboeking. Het venster Voorraadboeking wordt geopend waarin alle afwijkingen worden getoond. Dit scherm toont dus alleen de artikelen waarvan de getelde hoeveelheid afwijkt van de hoeveelheid in het magazijn. De kolom Afwijking toont de verschillen tussen de getelde hoeveelheid en de voorraad in SAP. De kolom Prijs toont de prijs waartegen het verschil wordt geboekt. In het veld Prijsbron voor magazijnvoorraadboeking kan je de volgende prijsbronnen selecteren: Volgens prijslijst, Laatst bepaalde prijs, Artikelkosten. Zodra het document Voorraadboeking volledig is ingevuld, kan deze met de knop worden toegevoegd. De volgende melding verschijnt nu: Klik op en de verschillen worden geboekt. Met het toevoegen van de Voorraadboeking worden de verschillen definitief geboekt in SAP. Onderstaande boeking wordt nu gemaakt in SAP: December 2018 Pagina 24