MELDDESK. Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren. van meldingen in de gemeente!

Transcriptie

1 MELDDESK Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren van meldingen in de gemeente!

2 MELDDESK WANT UW BURGER IS TOCH GEEN BIJZAAK! MeldDesk is een toonaangevend informatiesysteem voor gemeenten voor het registreren, afhandelen en rapporteren van meldingen en klachten van burgers. Door gebruik te maken van MeldDesk kan een gemeente kosten optimaliseren, kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en risico s beter onder controle krijgen. MeldDesk is een toonaangevend informatiesysteem voor het registreren en afhandelen van meldingen en klachten, die afkomstig zijn van burgers en bedrijven binnen een gemeente. BeheerVisie is met meer dan 80 Nederlandse gemeenten die MeldDesk gebruiken, een duidelijke marktleider op dit gebied. Door gebruik te maken van MeldDesk kan een gemeente kosten optimaliseren, kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en risico s beter onder controle krijgen. MeldDesk ondersteunt de intake, rubricering, routering, gereedmelding, bewaking en levering van managementinformatie betreffende klachten en andere meldingen. MeldDesk registreert alle meldingen die gerelateerd zijn aan de openbare ruimte, gebouwenbeheer, milieustraat, openbare verlichting, riool, zwerfvuil en vuilverwerking, gevonden en verloren voorwerpen, groenvoorziening etc. Daarnaast kan MeldDesk ook niet-fysieke meldingen, zoals bejegeningsklachten en sociale meldingen verwerken. Zo kunt u deze meldingen eenvoudig in behandeling nemen en monitoren. Vervolgens kunt u de benodigde managementinformatie inzichtelijk maken middels dashboards, grafieken en rapportages. Kwaliteit van de gemeente De burger komt maar sporadisch op het gemeentehuis of in aanraking met de gemeentelijke ambtenaren. De perceptie van de kwaliteit van de gemeente en haar dienstverlening wordt grotendeels bepaald door de kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte. Het kwalitatief goed oplossen en afhandelen van meldingen is daarin een cruciaal aspect. De burger is daarbij zowel klant als een belangrijk middel om informatie te verkrijgen. Steeds vaker beseffen gemeenten dat de registratie en afhandeling van meldingen een belangrijke verantwoordelijkheid is en dat gemeente het proces dient te borgen in een gespecialiseerde applicatie die integreert met de andere systemen zoals het zaaksysteem, website en KCC.

3 MELDDESK LEIDT MELDINGEN SNEL IN JUISTE BANEN Door het gebruik van MeldDesk worden de kosten geoptimaliseerd: MeldDesk digitaliseert de gehele keten vanuit de burger tot aan de buitendienst en terug Het gebruik van MeldDesk versnelt het intake proces aanzienlijk MeldDesk faciliteert een geïntegreerde Multichannel intake proces (KCC, web formulier, apps, balie) Door eenmalige invoer en meervoudig gebruik van gegevens Door efficiënte en optioneel automatische routering van de melding binnen het proces Door de digitale integratie met de buitendienst en onderaannemer met behulp van MeldDesk Web en de MeldDesk buitendienst App. Door het gebruik van MeldDesk wordt de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd: Accurate en correcte communicatie met uw burgers Het gebruik van normtijden en de bewaking van betreffende normtijden Doordat uw gemeente altijd bereikbaar is (zelfservice) voor het accepteren van meldingen Door onze unieke intake verlaagt de werkdruk op het meldpunt en voorkomt daarmee fouten. Doordat meldingen goed worden geregistreerd kunnen deze nooit meer verdwijnen, zoek raken of worden genegeerd. Door koppelingen met GBA, BAG en zaaksysteem worden fouten voorkomen Door het gebruik van MeldDesk versnelt de doorlooptijd aanzienlijk Door een beter inzicht in het proces en mogelijke knelpunten kunt u processen evalueren en optimaliseren Door het gebruik van MeldDesk krijgt de gemeente risico s beter onder controle: Door het toepassen van normtijden voor standaard categorieën blijven zaken niet onbehandeld Doordat verantwoordelijken naar gelang de specifieke situatie, zelf het risico kunnen verhogen kunnen gevaarlijke situaties eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt en met spoed worden opgelost Indien normtijden in combinatie met risicofactoren worden overschreden wordt er automatisch geëscaleerd naar de volgende management laag. mijngemeente app De gemeenten die MeldDesk gebruiken mogen gratis gebruik maken van de mijngemeente app. Deze app kan men beschikbaar stellen aan de burger voor het doen van meldingen binnen de gemeente. Nadat de burger de app heeft gedownload en geïnstalleerd vult hij/zij de plaatsnaam in daarna haalt de app de huisstijl, straatnaamtabel en categorieën op waarna de app de huisstijl van de gemeente aanneemt. De meldingen worden rechtstreeks in MeldDesk geplaatst met de juiste gegevens en GPS coördinaten. Daarnaast kan de melder een foto toevoegen. De inrichting van MeldDesk wordt waar nodig automatisch overgenomen door de app. Tegen een meerprijs kan de gemeente aanvullende toepassingen en gegevens toevoegen zoals de afvalkalender, gemeente nieuws, openingstijden etc.

4 ANDERE VOORDELEN VAN MELDDESK MeldDesk staat ook bekend om nog een groot aantal andere voordelen zoals: Eenvoudig in gebruik Flexibel en vrij in te richten, ondersteunt daarmee altijd uw werkwijze en procedures Binnen de gemeente breed inzetbaar voor meerdere diensten Zeer snelle implementatie en intuïtieve leercurve voor medewerkers MeldDesk heeft interfaces die koppelen met alle gevestigde zaaksystemen MeldDesk ondersteunt alle aspecten van klachtenmanagement, waaronder: Registratie, beoordeling en rubricering Toekennen van normtijden Toevoegen en bewaken van protocollen Terugkoppeling naar melder Toewijzing naar de afhandelaar Gereedmelding Toezicht op uitvoering van de meldingen Rapporten, overzichten en grafieken Risicomanagement MeldDesk staat bekend om de zeer flexibele inrichtingsmogelijkheden daarom sluit het systeem altijd aan bij uw eigen organisatie, uw protocollen, processen en systemen. U beslist zelf eenvoudig over het centraal of decentraal gebruik van MeldDesk, hoofd- en subcategorieën, normtijden, afdelingen en meer. De uitgebreide autorisatiemogelijkheden stellen u in staat om per gebruiker of functie te bepalen welke acties geautoriseerd zijn en wie er eindverantwoordelijk is. Vertrouwelijke gegevens blijven zo vertrouwelijk. MeldDesk app voor afhandelaars MeldDesk app is een mobiele toepassing die veelvuldig wordt gebruikt door MeldDesk gemeenten waarmee zij meldingen sneller en efficiënter kunnen afhandelen. De afhandelaar heeft alle gegevens over de aan hem toegewezen meldingen mobiel beschikbaar op de smartphone of tablet (ios of Android). Hij kan de meldingen vervolgens wijzigen en gereedmelden. Daarnaast kan hij eigen waarnemingen als melding toevoegen. Met MeldDesk app hoort het gebruik van meldbonnen tot het verleden. MeldDesk geeft eenvoudig inzicht in het aantal en het type meldingen. Van elke melding is snel op te vragen wat de status is. Er staat genoteerd welke acties al ondernomen zijn en welke acties nog moeten worden uitgevoerd en door wie. U kunt bijvoorbeeld snel inzien welke meldingen vaak terugkomen, welke afdelingen veel meldingen ontvangen en hoeveel meldingen er via het internet binnenkomen.

5 VEEL GEMEENTEN GINGEN U VOOR Optimaliseer uw kosten verbeter de kwaliteit van uw dienstverlening en beheers uw risico s! Wij geven graag aan u, uw projectteam en/of uw college een presentatie en demonstratie. Middels praktijkvoorbeelden laten we zien hoe wij oplossingen hebben gerealiseerd voor andere gemeenten en wat MeldDesk in uw specifieke situatie kan betekenen. Als u ook van mening bent dat uw burger geen bijzaak is, u tegelijkertijd op de kosten wilt besparen en uw dienstverlening en risicobeheersing wilt verbeteren, neem dan vrijblijvend contact met ons op. BeheerVisie B.V. Haringvliet TG Rotterdam Tel: info@beheervisie.nl Website: