Nadat je projectvoorstel goedgekeurd is, kun je je projectvoorstel uitwerken in een projectplan.

Transcriptie

1 Projectplan Nadat je projectvoorstel goedgekeurd is, kun je je projectvoorstel uitwerken in een projectplan. Het is van belang dat de portefeuillehouder en de projectleider gedurende het gehele project nauw samen op trekken. In deze fase van het project betekent dit dat het van belang is elkaar opnieuw fysiek te ontmoeten om samen het project in meer detail vorm te geven, waarna de projectleider het besprokene kan verwerken in het projectplan. Tijdens de bestuursvergadering van 22 juni en 21 september (naar keuze) zullen de projectplannen besproken en goedgekeurd worden.

2 (Op voorblad) Projectplan (Kop in 14 punts Arial) Titel van het project (verzin een pakkende naam!) Illustra tie Plaatje Of Foto Opdrachtgever Samenwerkingsverband primair onderwijs Kop van Noord-Holland Postbus AB Hoorn Tel. : jzonneveld@obdnoordwest.nl Opdrachtnemer: portefeuillehouder Naam, functie, organisatie, contactgegevens Projectleider Naam, functie, organisatie, contactgegevens Versie Versienummer: Datum: Goedkeuring Goedgekeurd door Bestuur Samenwerkingsverband primair onderwijs Kop van Noord-Holland op..

3 1 Achtergrond en opdrachtformulering Overnemen uit je projectvoorstel 1.1 Probleemverkenning (subkoppen allemaal 10 punts vet) Overnemen uit je projectvoorstel 1.2 Doelstelling van het programma Overnemen uit je projectvoorstel Beoogde opbrengsten (concrete deliverables ): let op, deze moeten overeenkomen met de deliverables in je plan van aanpak! 1.3 Scope Overnemen uit je projectvoorstel 1.4 Eisen Het gaat hier om de eisen die er gesteld worden aan je eindresultaat/eindproduct, dus de deliverable van je realisatiefase. Wat is jullie eindproduct? Randvoorwaarden: Met welke randvoorwaarden die het SWV stelt moet je rekening houden? Welke eisen stelt de wet aan de oplossing? Eisen van de klant: Wie is je klant (m.a.w. wie gaat het eindproduct gebruiken)? Welke eisen stelt deze klant aan het eindproduct? Als je dat nog niet weet: hoe ga je daar achter komen? En in welke fase krijgt dit een plaats? Eisen vanuit het projectteam: Welke eisen stellen jullie als projectteam aan het eindproduct? Welke beperkingen leggen jullie jezelf op?

4 2 Plan van aanpak 2.1 Uitgangspunten Beschrijf hier vanuit welke uitgangspunten, aannames of visie jullie dit plan van aanpak geschreven hebben. Als je deze uitgangspunten in je projectvoorstel elders hebt opgeschreven, verplaats je je ze nu naar deze paragraaf. 2.2 Plan van aanpak Welke projectstructuur hanteer je? Alleen vermelden als je met deelprojecten gaat werken. Wat is de fasering van je project: m.a.w. welke fasen onderscheid je? Fase 1: naam fase Fase 2: naam fase Etc. Beschrijf per fase: - Projectactiviteiten: wat ga je doen? Dit doe je specifieker voor de eerste fasen en globaler voor de latere fasen. - Deliverable: wat levert deze fase als product op? Wanneer is de fase klaar? Let op, dat dit consistent is met de deliverables uit hoofdstuk 1! - Wat is/zijn de beslismomenten in deze fase? Tot slot Beschrijf wat de mijlpalen in dit project zijn. Wanneer kan de vlag uit? Beschrijf waar go/no go momenten in het project zitten: momenten waarop besloten wordt óf er überhaupt doorgegaan wordt met het project en zo ja, hoe. Dit zijn dus speciale beslismomenten met extra gewicht! Beschrijf waar de afhankelijkheden zitten binnen je project en welke afhankelijkheden er zijn naar de andere projecten toe. Noot FK: Hier geef je dus je ideeën over de inhoudelijke uitwerking weer. Je kunt hierbij verschillende oplossingsen/scenario s/opties aangeven. Benoem voor- en nadelen. Als je ervoor kiest om met scenario s te werken, is het goed om in hoofdstuk 3 ook inzicht in de kosten en het tijdspad van de verschillende oplossingen te geven.

5 3 Organisatie van het project 3.1 Planning Bovengenoemde werkzaamheden kunnen vanaf week.. van start gaan. De einddatum is:.. Het deelproject heeft een totale doorlooptijd van. weken/maanden. Geef ook aan: Hoe lang duren de fases? Wanneer lever je tussenresultaten op? Wat zijn de mijlpalen in dit project en wanneer verwacht je die te bereiken? Geef hier ook het tijdspad van evt. scenario s/opties aan. Gebruik onderstaande tekst en tabel. Vul deze globaal of meer specifiek in (afhankelijk van je eigen stijl), maar zorg dat je één op één aansluit bij hetgeen je in hoofdstuk 2 beschreven hebt. De werkzaamheden van het gehele project kunnen als volgt worden onderverdeeld: Fase Activiteit Week Fase 1: naam fase Fase 2: naam fase Etc. Voorbeeld: Fase 3: Uitvoering Pilot Werkkringen formeren 2-8 Analyse functieverschillen 3-4 Overleg opdrachtgever 5 Maken concept Digitaal 7-10 professionaliseringsoverzicht Overleg opdrachtgever 11 Brainstormsessies Werkkringen Maken concept 2 Digitaal 19 professionaliseringsoverzicht Beslismoment 20 Review concept 2 opdrachtgever, klanten en experts Definitief Digitaal professionaliseringsoverzicht 24 Overleg opdrachtgever 25

6 3.2 Projectorganisatie Hoe ziet je projectstructuur eruit? Werk je met werkgroepen, klankbordgroep of juist niet? Bij een ingewikkelde projectstructuur is een plaatje vaak erg inzichtelijk. Wie zitten er in jouw projectteam en in welke rol? Hoeveel en welke/wat voor mensen heb je nodig? Hoeveel inzet in tijd heb je nodig van deze mensen? Hoe zorg je ervoor dat jouw project aansluit en aanslaat bij alle schoolbesturen? Hoe ga je verslag uitbrengen van de voortgang van het project (van projectplan t/m eindresultaten)? En aan wie? Voorbeeldtekst voor eerste regels/zinnen: Mevrouw... is als portefeuillehouder eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en het realiseren van de projectdoelstellingen. De heer is als projectleider verantwoordelijk voor. Als projectmedewerkers/deelprojectleiders worden Mevrouw N, Mevrouw M en De heer T ingezet. Voor de projectondersteuning zal Mevrouw G worden ingezet. In het projectteam wordt 2-wekelijks overlegd. Het Samenwerkingsverband WSNS van de Kop van Noord-Holland is opdrachtgever. De portefeuillehouder Mevrouw rapporteert aan het bestuur van het SWV. De portefeuillehouder Mevrouw en de projectleider de heer. zullen afstemmingsoverleg met de voorzitter van het SWV de heer Bot en de algemeen coördinator van het SWV mevrouw Kaaij voeren. De projectleiders voeren overleg met elkaar in de projectleidersbijeenkomsten. De portefeuillehouders voeren overleg met elkaar tijdens de bestuursvergaderingen. De projectleiders en portefeuillehouders van projecten die elkaar direct wederzijds beïnvloeden voeren daarnaast zelfstandig afstemmingsoverleg met elkaar om de samenhang tussen de projecten te waarborgen. 3.3 Projectbegroting Hoeveel financiële middelen denk je nodig te hebben? Maak een inschatting, uitgesplitst naar fasen. Verwerk hierin ook de uren van de portefeuillehouder en de projectleider: voor beiden geldt als indicatie ½ tot 4 uur per week in de projectperiode, afhankelijk van de aard en omvang van het project. De projectleiders zullen in schooljaar in ieder geval 5x per jaar samenkomen voor een projectleidersoverleg van 2 uur per bijeenkomst. Daarnaast vindt 2x afstemmingsoverleg plaats tussen een projectleider en de algemeen coördinator en waarschijnlijk ook 2x afstemmingsoverleg tussen portefeuillehouder en voorzitter. Tarief: 80 euro voor portefeuillehouder, 60 euro voor projectleider.

7 Gebruik onderstaande tekst en tabel. Vul deze globaal of meer specifiek in (afhankelijk van je eigen stijl), maar zorg dat je één op één aansluit bij hetgeen je in hoofdstuk 2 beschreven hebt.

8 De onderstaande kosten zijn gebaseerd op uren en zijn als volgt: tarief naam portefeuillehouder:..,- tarief naam projectleider:..,- tarief naam projectmedewerker:..,- tarief naam expert:..,- etc. Fasen Activiteiten Actor Uren Kosten Fase 1: naam fase Fase 2: naam fase Etc. Projectmanagement Totaal Overleg voorzitter en algemeen coördinator Projectoverleg tussen portefeuillehouder en projectleider Projectleidersbijeenkomsten 10% Projectmanagement Er is 10% van de totale projectsom gereserveerd voor projectmanagement (onvoorziene activiteiten). Alle eventuele bijkomende werkzaamheden zullen pas na overleg met het SWV worden vastgesteld. Geef hier ook kosten van evt. scenario s/opties aan. 3.4 Projectcommunicatie Aangeven welke ideeën je hebt over hoe je de communicatie naar: de klant! onderwijzend personeel en directeuren ouders collega projectleiders en portefeuillehouders (m.n. van aangrenzende projecten) coördinator en voorzitter bestuur SWV denkt te gaan aanpakken. Op welke momenten communiceer je met deze doelgroepen?

9 Fase Gedurende hele project Doelgroep: naar wie communiceer je? Doel: informeren, meepraten of meebeslissen? Werkwijze en middelen: hoe en waarmee? Tijdpad. Hoe vaak en wanneer? Evt.(ook) uitgesplitst naar fase Fase 1: naam fase Fase 2: naam fase Etc.

10 4 Risicobeheersplan Welke risico s voorzie je op het gebied van: - planning (3.1) - organisatie (3.2) - geld (3.3) - informatie en communicatie (3.4) - kwaliteit (1.5) Hoe groot acht je deze risico s (groot, gemiddeld, klein)? Welke maatregelen nemen jullie om deze risico s tegen te gaan? Wie is verantwoordelijk voor de beheersing van welk risico? Je kunt de risicoscan achterin het boek Projectmatig werken desgewenst gebruiken als hulpmiddel. Voorbeeldtekst afsluitende tekst: Indien er complicaties optreden in bovengenoemde factoren, bestaat er een gerede kans dat de doorlooptijd en de investering van het project zullen toenemen en/of de kwaliteit van de projectresultaten zal afnemen. Indien er complicaties zijn, zullen de projectleider en de portefeuillehouder de opdrachtgever (het bestuur van het SWV) hier tijdig van op de hoogte stellen. Dit doen zij door dit aan te geven bij de voorzitter en algemeen coördinator van het SWV.