PROJECTPLAN Nationale Bibliotheek Pas

Transcriptie

1 PROJECTPLAN Nationale Bibliotheek Pas 11 juni versienummer 1.3

2 Uitgave: Versie: 1.1 Datum: 10 mei Opsteller: Projectleider: Opdrachtgever: Nicolette van Ham Nicolette van Ham Coen van Hoogdalem Wijziging beheer Versie Datum Wijziging Distributie feb Anne Rube feb Jos Richters mrt Coen van Hoogdalem mei Jacques Malschaert en SPN leden juni Nicolette van Ham juni Stuurgroep Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 2 van 8

3 Inhoudsopgave 1 Kader van het project Doelstellingen Beoogde projectresultaten Doelgroepen Business Case Communicatie Relaties met andere projecten/ programma s/ activiteiten en randvoorwaarden Projectorganisatie Fasering, activiteiten per fase inclusief GO/NO GO-momenten Projectbegroting Goedkeuring projectplan... 8 Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 3 van 8

4 1 Kader van het project Het project de Nationale Bibliotheek Pas maakt onderdeel uit van het programmaplan van de SPN. Het project wordt in opdracht van de VOB uitgevoerd. Het project is opgestart ter ondersteuning van de bibliotheken. Vanuit de branchestrategie voor de bibliotheek levert waarde is besloten een Nationale Bibliotheekpas te realiseren. Vanuit de VOB is een programma gedefinieerd om de branchestrategie te implementeren, het project de Nationale Bibliotheek Pas is een van de sleutelprojecten uit dit programma. De SPN heeft door dit project te trekken haar dienstverlening aangeboden ter ondersteuning van de bibliotheken om tot de gewenste resultaten te komen. Het project de Nationale Bibliotheek Pas wordt mede mogelijk gemaakt door de resultaten die behaald worden in het project de Provinciale bibliotheekpas van Noord- en Zuid Holland. Aanleiding De bibliotheek ontwikkelt zich steeds meer als fysiek en digitaal informatieknooppunt waarin het traditionele proces van boeken uitlenen slechts een van de processen is waarop de bibliotheek haar functie inricht. Bibliotheken zullen in de toekomst ook gebruikers kunnen bedienen, die niet per se lid zijn om boeken te lenen, door middel van nieuwe proposities en nieuwe vormen van (klant)relatie. Het idee en de noodzaak om een Nationale Bibliotheek Pas te realiseren komt voort vanuit de wensen van de bibliotheken en is vastgelegd in de branchestrategie Doel van het project de Nationale Bibliotheek Pas is om het bibliotheekgebruik voor burgers aantrekkelijker te maken, doordat zij met één pas toegang krijgen tot alle landelijke en lokale digitale diensten en veel gemakkelijker toegang krijgen tot de fysieke collectie van alle bibliotheken in Nederland. Ten aanzien van de fysieke collectie van alle bibliotheken kunnen zij concreet in alle bibliotheken lenen en inleveren. Bibliotheken treden daarmee veel sterker als eenheid op en het netwerk van bibliotheken wordt in belangrijke mate versterkt 3 Doelstellingen Door het project de Nationale Bibliotheek Pas treden de bibliotheken in het land veel duidelijker als eenheid op en zullen de volgende doelstellingen kunnen worden gerealiseerd: 1) Klantgemak; voor de klant betekent een Nationale Bibliotheek Pas extra service en dienstverlening 2) Versterking van het merk en het imago van de Bibliotheek; bibliotheken treden meer naar buiten als één netwerk en kunnen zich ook zo positioneren 3) Efficiency; één stelsel van voorwaarden en proposities is in termen van marketing, ICT beheer en training & opleiding veel goedkoper en effectiever 4) Innovatie; vertrekkend vanuit een eenduidige basis is het makkelijker om innovaties door te voeren en op landelijk niveau te kunnen realiseren. Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 4 van 8

5 4 Beoogde projectresultaten Onderstaande projectresultaten gaan bijdragen aan de beoogde doelstellingen. 1) Ontwikkelen en invoeren van een Nationale Bibliotheek Pas die leners in alle bibliotheken in Nederland kunnen gebruiken. a) Gastlenen uitrollen over alle provincies van Nederland - Inventarisatie van werkzaamheden voor het uitrollen in alle provincies - Vertalen van ervaringen in Noord-Brabant, Gelderland, Overijssel en Limburg voor Gastlenen naar adviezen voor andere provincies in Nederland - Inventarisatie van kosten voor alle koppelingen ten aanzien van Gastlenen - Voorstel voor implementeren van Gastlenen in opvolgbare stappen b) Gefaseerd uitrollen van een fysieke bibliotheekpas per 1 januari Vaststellen ontwerp voor de fysieke bibliotheek pas - Inventarisatie van de technische vereisten - Voorstel voor implementatie van de fysieke nationale bibliotheek pas 2) De wijze waarop bibliotheek gebruikers toegang krijgen tot de landelijk ontwikkelde digitale dienstverlening. a) Voorstel doen voor het geïntegreerde lidmaatschap van de bibliotheek waarbij zowel de fysieke als digitale belangen worden meegenomen. (er is een relatie met het voorstel van de inkoopcommissie en de Commissie Marketing voor het uitlenen van E-book. In het voorstel van dit project moet daar rekening mee gehouden worden.) - Inventarisatie van de verschillende betrokken partijen - Communicatie over de denkbeelden en de mogelijke richting van het voorstel om draagkracht te creëren 3) Ontwikkelen en invoeren van dezelfde abonnementssoorten, tarieven en leenvoorwaarden. a) In kaart brengen van de huidige situatie Inventarisatie van huidige stand van zaken ten aanzien van: - Leenvoorwaarden - Tarieven - Eisen die gemeenten aan bibliotheken stellen - Abonnementsvormen en daaraan gekoppelde dienstverlening b) Vertaling leenvoorwaarden en tarieven harmonisatie uit de provincies Utrecht, Noord-Brabant, Zeeland, Overijssel en Drenthe naar adviezen voor rest van de provincies c) Goede business case opstellen om de voordelen voor de bibliotheken van de voorgestelde oplossing te onderbouwen d) In kaart brengen van de infrastructuur (technische vereisten) e) In kaart brengen van het financiële krachtenveld f) Voorstel voor de gewenste situatie met verschillende scenario s voor overgang 4) Inzicht in klantwensen ten aanzien van de digitale en fysieke bibliotheek a) Klant onderzoek naar de wensen van de (toekomstige) bibliotheekgebruiker. (mogelijk een relatie met collectief marktonderzoek uit de branchestrategie) Zodra op alle voorstellen van de verschillende deelresultaten een go, vanuit de verschillende belanghebbende partijen, is gegeven zal er een nieuw projectplan worden geschreven voor implementatie van de verschillende onderdelen. Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 5 van 8

6 5 Doelgroepen Primaire doelgroep: Leden van de openbare bibliotheek in heel Nederland Secundaire doelgroep: potentiele gebruikers van de openbare bibliotheek in heel Nederland 6 Business Case Kosten voor het totale project afgezet tegen de opbrengsten van het project geeft uiteindelijk de business case weer. Waarbij de opbrengsten vooral worden weergegeven in kwalitatieve opbrengsten in plaats van kwantitatieve opbrengsten. De kosten van de verschillende scenario s kunnen pas na zorgvuldige analyse en uitwerking van de scenario s beraamd worden. Daarbij moet dan onderscheid gemaakt worden tussen de initiële kosten en de exploitatiekosten. Kosten: Uren gemaakt voor het realiseren van het project Kosten koppeling Gastlenen via servicebus BNL Beheer van koppelingen en licenties ten behoeve van de Nationale Bibliotheek Pas Mogelijk fonds om bibliotheken te compenseren die door de maatregel meer dan x% inkomstenverlies uit gebruikersbijdrage hebben. Opbrengsten: Klantvoordelen voor de bibliotheekgebruiker en de nieuwe bibliotheekgebruikers Versterking van het imago en het merk van de bibliotheek Efficiencywinst die nog gekwantificeerd moet worden voor de financiële administratie, communicatie en het functioneel beheer. 7 Communicatie 1. Marketingcommunicatie is in deze fase van het project nog niet nodig. 2. Om acceptabele en realistische voorstellen te kunnen formuleren worden gedurende de projectperiode met de verschillende belanghebbende partijen gesprekken gehouden over hun ideeën ten aanzien van de Nationale Bibliotheek Pas. Voor het draagvlak is het cruciaal dat er veelvuldig gesprekken zijn tussen de projectleider met de vertegenwoordigers van de PSO s onder de voorwaarde dat die in nauw overleg opereren met de PDO s en afzonderlijke leden daarvan. Daarnaast zullen er ook veelvuldig gesprekken en afstemming plaats moeten vinden met de landelijke partijen zoals VOB, de VOB marketing commissie, BNL en SIOB. 3. Om de partijen over de voortgang en inhoud van de voorstellen op de hoogte te houden en meningen te inventariseren, worden de voorstellen voorgelegd aan SPN. De Leden van SPN zijn er verantwoordelijk voor om deze voorstellen weer uit te dragen in hun eigen netwerk. Belangrijk bij de uitvoering van het project de Nationale Bibliotheek Pas is ruggenspraak met de bibliotheken en dat elke PSO zich vertegenwoordigd moet voelen in de uiteindelijke uitwerking van de voorstellen 4. De resultaten van het project kunnen gebruikt worden in de PR strategie rondom de bibliotheekwet. Doel van deze strategie is de discussie in de Tweede Kamer over de Wsob zodanig te beïnvloeden dat helder is dat de wet overbodige zaken gaat regelen m.n. een extra digitaal lidmaatschap en daarmee de brancheontwikkelingen schaadt. Naar verwachting gaat het wetsontwerp in oktober/november naar de Tweede Kamer. In nauw overleg met de projectleider Nationale Bibliotheek Pas wordt bezien hoe de bibliotheekpas kan worden ingezet in het beïnvloedingstraject. De PR strategie bibliotheekwet wordt door de VOB gecoördineerd en aangestuurd Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 6 van 8

7 8 Relaties met andere projecten/ programma s/ activiteiten en randvoorwaarden Dit project is een onderdeel van de projecten die door de VOB zijn geïnitieerd voor 2013, gebaseerd op de implementatie van de Bibliotheek levert waarde. Daarnaast is dit project onderdeel van de drie projecten uit het Programmaplan van de SPN. Het project is mede tot stand gekomen door het project de Provinciale Bibliotheekpas van de provincies Noord en Zuid Holland. De opgeleverde resultaten uit dit project vormen input voor het landelijke project de Nationale Bibliotheek Pas. De uren die gemaakt worden door de vertegenwoordigers als projectmedewerkers uit de verschillende PSO s en de landelijke organisaties zullen om niet zijn en drukken niet op het budget van het project de Nationale Bibliotheek Pas. Het project de Nationale Bibliotheekpas heeft relaties met de verschillende projecten van de bibliotheek levert waarde. Om de dwarsverbanden in de gaten te houden is er maandelijks overleg met de projectleiders en de Programmamanager Coen van Hoogdalem. Daarnaast is er een specifieke relatie met BNL voor de realisatie van gastlenen. Daarvoor zal op maandelijkse basis overleg plaatsvinden en zal vanuit BNL Frank Bergsma een deel van de uren voor het project de Nationale Bibliotheekpas beschikbaar zijn. Voor de realisatie van de fysieke en digitale propositie moet rekening gehouden worden met de resultaten van de inkoopcommissie VOB, Task Force Bibliotheekwet VOB, de Commissie Marketing en de KB. Het Dinaloq project heeft een relatie met het project de Nationale Bibliotheek Pas. De projecten moeten elkaar op de hoogte houden van de voortgang en resultaten. Randvoorwaarden voor het welslagen van het project is het creëren van draagvlak en de wil om met elkaar de Nationale Bibliotheek Pas tot een succes te maken. 9 Projectorganisatie Opdrachtgever: Portefeuillehouder Stuurgroep Klankbordgroep Projectleider: Projectmedewerkers (het projectteam): Coen van Hoogdalem Jacques Malschaert i.s.m. Anne Rube Coen van Hoogdalem, Jacques Malschaert, Anne Rube, Frans Bergfeld,Bas Savenije BNL, SIOB, G4 bibliotheek Utrecht Nicolette van Ham Vanuit de verschillende Provinciale Service Organisaties 4 vertegenwoordigers die met de projectleider samen de voorstellen voor de Nationale Bibliotheek Pas gaan uitwerken De vertegenwoordigers hebben de volgende competenties nodig: Op de hoogte van Gastlenen Marketing georiënteerd en weten wat een Nationale Pas voor de klant doet Meedenken op strategisch niveau Resultaatgericht De volgende personen zijn toegewezen om mee te werken aan de Nationale Bibliotheekpas: Barbra Bloemink Bibliotheekservice Fryslan Ronald Huizer Bisc Paulien Schreuder/ Petra Schaub Biblionet Drenthe Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 7 van 8

8 Yvonne vd Berg Cubiss Frank Bergsma BNL 10 Fasering, activiteiten per fase inclusief GO/NO GO-momenten Zie bijlage 11 Projectbegroting Niet van toepassing 12 Goedkeuring projectplan Voor gezien Programmamanager: Naam Voor gezien Portefeuillehouder SPN: Naam Datum Datum Handtekening Handtekening Akkoord Voorzitter SPN: Naam Akkoord VOB: Naam Datum Datum Handtekening Handtekening Projectplan Nationale Bibliotheekpas 1.3 pagina 8 van 8