Projectplan. Integraal HRM

Transcriptie

1 Projectplan Integraal HRM i

2 Versiebeheer Algemene gegevens Projectnaam Integraal HRM Datum Auteur David Bul/Hans Klink Locatie J:\Werkplan BNB\2010 HRM-bedrijfsvoering\4.1 HRM\Strategisch HRM

3 Cubiss, de kunst van cultureel ondernemen 1 Achtergrond Integraal HRM Integraal en strategisch HRM-beleid is van belang voor slagkracht, innovatievermogen en dienstverlening. In de rapportages Innovatie met effect en Agenda voor de toekomst wordt gesproken over HRM-beleid. In de notitie Schitterende bibliotheken - strategische HRM-agenda wordt gesteld dat het personele aspect een kritische succesfactor is. De positie en het niveau van HRM verschuift van een meer tactische invulling (instrumenteel) naar een strategische invulling. Als de HRM-strategie matcht met de ondernemingstrategie zal dit leiden tot meer succesvolle prestaties. Meer succes doordat de HRM-strategie een antwoord geeft op de nieuwe functie-eisen van kwaliteit, innovatie en flexibiliteit. Integraal en strategisch HRM-beleid voor de bibliotheekbranche is een noodzaak. Als wordt gekeken naar de interne en externe ontwikkelingen en de uitdagingen, dan kan dat niet zonder goed HRMbeleid. De mensen in de bibliotheek maken het verschil tussen succes en mislukking. Dat betekent leiderschap tonen, een heldere visie en strategie hebben voor de bibliotheek en op HRM en daar stevig aan vasthouden. Kijkend naar de strategische doelstellingen van de Brabantse bibliotheken komt het in de praktijk aan op echte vernieuwing en innovatie. Strategisch HRM-beleid is daarbij een kritische succesfactor geworden. HRM-beleid is zowel een lokale als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Door een netwerk aanpak kunnen problemen en knelpunten die op de bibliotheekbranche afkomen met betrekking tot personeel, beter, sneller en goedkoper aangepakt worden. Dat betekent dus dat er meer samenwerking nodig is. Provinciaal HRM-plan De commissie Calff stelt dat de strategie op werving en uitstroom van het personeel in de bibliotheken een zaak van de bibliotheken en de branchevereniging is. Deze strategie komt op dit moment niet voor in de plannen van de branchevereniging. Het is dus zaak om dit provinciaal aan te pakken. In 2009 is een eerste stap gemaakt met de Personele BezettingsAnalyse (PBA) per bibliotheek. In 2010 zijn de uitkomsten van deze PBA bekend. Gezamenlijke onderwerpen worden geïnventariseerd en meegenomen in een eerste opzet van een provinciaal HRM-plan. Uitgangspunt van dit plan is dat dit plan aansluit bij de behoefte van de bibliotheken. De ambitie is om vooral samen op te trekken. Zo kan de ervaring en kennis die er binnen Noord-Brabant is ontwikkeld goed worden benut en als startpunt fungeren voor vernieuwing en verbetering. 3 Projectplan

4 2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen Doelstellingen en resultaten Inventarisatie van gezamenlijke HRM-onderwerpen die dienen als input voor een gezamenlijk provinciaal HRM plan. Dit plan sluit aan bij de landelijke HRM-agenda zodat HRM kaders opgesteld kunnen worden. De organisatie van de HRM-functie is binnen bibliotheken versnipperd, soms niet aanwezig of een geheel ondergebracht in de managementlijnen. Deze kaders dragen bij om de HRMfunctie binnen de provincie te ontwikkelen. Gaande het proces om de onderstaande doelstellingen van de diverse HRM projecten te realiseren bestaat er voor alle partners de mogelijkheid om van elkaar te leren, kennis uit te wisselen, mee te ontwikkelen en aan te sluiten. Doelstelling 1: Er is een Personele BezettingsAnalyse (PBA) ontwikkeld op basis van de kwalitatieve en kwantitatieve personeelsgegevens. Deze analyse wordt op elke bibliotheek toegepast. Op basis van deze PBA s worden HRM-onderwerpen gekozen die gezamenlijk (provinciaal) aangepakt kunnen worden. Resultaat: Personele BezettingsAnalyse per bibliotheek. Deze analyse geeft informatie over de kwantitatieve bezetting van de bibliotheek in vergelijking tot de Noord-Brabantse bibliotheken en kijkt naar de kwalitatieve bezetting. Daarnaast wordt getoetst of het HRM-beleid aansluit op de visie en missie van de bibliotheek. Doelstelling 2: Uit de PBA s wordt, samen met de andere HRM-professionals in Noord-Brabant, bekeken welke HRM-thema s en onderwerpen er worden opgepakt. Dit vormen de kaders van het gezamenlijk provinciaal HRM plan. Resultaat: er is overeenstemming over ten minste 3 HRM-onderwerpen die gezamenlijk opgepakt worden. Resultaat: er zijn minimaal 3 formats/protocollen ontwikkeld op het gebied van een HRMonderwerp. Doelstelling 3: Er wordt een door het netwerk gezamenlijk gedragen ontwikkelings- en opleidingsbehoefte geformuleerd. Binnen het Brabantse netwerk is momenteel geen gezamenlijk gedragen beeld van de personele ontwikkelingsbehoefte. In 2004 zijn 3 leidende functieprofielen opgesteld die hebben gediend voor 3 opleidingstrajecten. Resultaat: de leidende provinciale functieprofielen zijn geëvalueerd en op basis hiervan zijn opleidings- en ontwikkelingsprofielen opgesteld.

5 Cubiss, de kunst van cultureel ondernemen Resultaat: er is een start gemaakt met een opleidingendatabase dat recht doet aan de leidende opleidingsbehoefte in het netwerk. De commissie heeft besloten om dit jaar nog een vervolg te geven aan de cursus 23 dingen. Resultaat: bibliotheekmedewerkers hebben zicht op de mogelijkheden van web 2.0. toepassingen in de bibliotheek en zijn in staat een aantal dingen toe te passen. Doelstelling 4: Het Brabants Netwerk Bibliotheken werkt momenteel samen met ROC de Leijgraaf, Buro voor Professionalisering, Saxion Hogescholen, Effectconcept en Avans+ Hogescholen. Doel is het opleidingsaanbod dat is uitgerold in verschillende opleidingsprojecten voor de bibliotheken regelmatig te evalueren en de verbeteren. Daarnaast is het doel zicht te houden op andere mogelijke samenwerkingspartners. Resultaat : Een goede samenwerking met de opleidingsinstituten die zich uit in een vraaggerichte en kwalitatief sterke opleidingstrajecten. Product hiervan is een evaluatie van de huidige samenwerking en het inhoudelijk en procesmatig verbeteren van het lopende aanbod van opleidingen. Doelstelling 5 Er wordt een provinciaal HR-platforM opgericht met als doel kennis uit te wisselen tussen en met HRM-professionals die in de bibliotheken werkzaam zijn. Dit platform heeft een zeer sterke link met de kennisdeling uit het HR-centruM. Resultaat: creëren van draagvlak zodat er overeenstemming is over de gekozen HRMonderwerpen die gezamenlijk worden opgepakt en formats/protocollen die worden ontwikkeld. 2.2 Projectafbakening Het betreft een project in opdracht van de Provincie Noord-Brabant, uitgevoerd in samenwerking tussen de Brabantse basisbibliotheken en Cubiss. De looptijd van het project is één jaar, tot 1 januari Projectproducten Product 1: Personele BezettingsAnalyse (PBA) per bibliotheek. Aantal adviesdagen per bibliotheek om stappen te zetten op het gebied van HRM/bedrijfsvoering. 5 Projectplan

6 Product 2: Inventarisatie van ten minste 3 gezamenlijke HRM-thema s die uitgevoerd worden (kaders voor een provinciaal HRM-beleidsplan). Er zijn minimaal 3 formats/protocollen ontwikkeld op het gebied van een HRM-onderwerp. Product 3: Adviesrapport over de ontwikkeling van de leidende functieprofielen op basis van de evaluatie. De leidende functieprofielen zijn voorzien van opleidingsprofielen en zijn gekoppeld aan een opleidingendatabase. Deze opleidingendatabase is gekoppeld aan het HR centrum. Een uitgevoerde cursus 23 dingen voor bibliotheken die daaraan behoefte hebben 2.4 Risico s Waarschijnlijkheid Omvang mogelijke schade Prioriteit Gewenste acties Risico 1 Weinig committment bij Geen provinciale hoog Heldere afspraken over bibliotheken samenwerking op het gebied verantwoordelijkheden van HRM. vastleggen Risico 2 Geen provinciaal HRM- Kwaliteit en kwantiteit van Middel Meer en betere plan medewerkers voldoen niet. samenwerking tussen netwerkpartners en Cubiss. Opleidingen. Tabel 1 Risicoanalyse 2.5 Randvoorwaarden Cubiss - VBB Het succes van deze opdracht is mede afhankelijk van de samenwerking tussen de adviseurs van Cubiss en de deelnemende directeuren vanuit de VBB. Vanuit een gezamenlijke doelstelling wordt samengewerkt aan duurzame oplossingen op HRM gebied voor de Brabantse bibliotheken Brabantse Bibliotheken De medewerking en de betrokkenheid van het management van de Brabantse bibliotheken is van groot belang voor het slagen van het project. Medewerking en een actieve bijdrage tijdens de onderzoeksfase en het beschikbaar stellen van een of meerdere personeelsfunctionarissen voor deelname aan het projectteam zijn cruciaal voor het draagvlak.

7 Cubiss, de kunst van cultureel ondernemen Informatievoorziening Het succes van deze opdracht is mede afhankelijk van de betrokkenheid en positieve bijdrage van het management en de medewerkers van de bibliotheken. Het is nodig dat de adviseurs van Cubiss toegang hebben tot de benodigde informatie en documenten. Als deze niet of niet tijdig worden verstrekt kunnen geen garanties worden gegeven ten aanzien van volledige, concrete en tijdige uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden. De randvoorwaarden die voor de Brabantse bibliotheken gelden, worden in samenspraak tussen de projectleider en de afgevaardigden van de bibliotheken vastgesteld. 7 Projectplan

8

9 Cubiss, de kunst van cultureel ondernemen 3 Projectorganisatie 3.1 Project Organisatiestructuur Provincie Noord-Brabant Voorzitter commissie HRM/bedrijfsvoering Programmaleider commissie Figuur 1 - Organisatiestructuur 3.2 Profiel van de commissie De opdrachtgever is de Provincie Noord-Brabant De commissie bestaat uit een aantal directeuren en MT-leden van Brabantse bibliotheken die betrokken zijn bij het thema HRM/bedrijfsvoering. Vanuit Cubiss neemt de programmaleider HRM/bedrijfsvoering en de projectleider deel aan de stuurgroep. De projectgroep bestaat uit medewerkers van Cubiss, een P&O er van de Brabantse bibliotheken en een MT-lid van een bibliotheek. 9 Projectplan

10 3.3 Project rollen en verantwoordelijkheden Beslisniveau Stuurgroep Opdrachtgever Algemene verantwoordelijkheid Specifieke verantwoordelijkheden en taken Eindverantwoordelijke voor het project Voorzitter commissie Verantwoordelijk voor het bewaken van alle Programmaleider commissie aspecten van het project met betrekking tot Goedkeuring van werkblad en projectplan. resultaten en producten. Afstemming met de organisaties Bewaken en beheersen van projectrisico s Ervoor zorgen dat het project levensvatbaar blijft Ervoor zorgen dat het project binnen de strategie van de staande organisatie blijft Beslisniveau Algemene verantwoordelijkheid Uitvoering Projectleider Eindverantwoordelijke voor de dagelijkse leiding van het project en er voor zorgen dat het project de benodigde producten oplevert van de vastgestelde kwaliteit en binnen de randvoorwaarden van kosten en doorlooptijd Specifieke verantwoordelijkheden en taken Plannen opstellen en voor de plannen goedkeuring verkrijgen van de opdrachtgever/ MT Rapportages voor de opdrachtgever/ MT opstellen Algemene bewaking van voortgang en gebruik van resources; indien nodig corrigerende maatregelen initiëren. Contact houden en afstemmen met de programmaleider/voorzitter om ervoor te zorgen dat het een kwalitatief goed project blijft Het team leiden: sturen, motiveren Ervoor zorgen dat kwaliteitscontroles van het werk van een team worden gepland en correct worden uitgevoerd Rol in het project Wie? Verantwoordelijkheden Opdrachtgever Provincie Noord Brabant Programmaleider Hans Klink 4.1 HRM plan Projectleider David Bul Realiseren projectplannen Integraal HRM Projectgroep Silvia Dobbelsteen Uivoeren van onderdelen projectplannen zoals de PBA Marie-José Frederiks HR adviseur Bibliotheek X Angelique van der Zanden Projectadviseurs Adviseurs Onderzoek Kwalitatieve en kwantitatieve personeelsgegevens/uitvoeren MTO Adviseurs HRM Klankbordgroep HR platform Brabant Tabel 2 - Projectverantwoordelijkheden

11 Cubiss, de kunst van cultureel ondernemen 4 Projectkosten 4.1 Personele kosten Verdeling van mandagen wordt uitgekristalliseerd tijdens projectbesprekingen tussen beiden. Er is een bepaald bedrag gereserveerd zodat bibliotheekmedewerkers ook betaald krijgen voor de uren. Het project bestaat uit 200 mandagen, de out-of-pocket kosten zijn beraamd op Fase Taken Inzet in dgn Out-of-pocket Kosten dgn Totalen 1 Uitvoeren PBA 3,5 dgn/bibliotheek Adviesdagen per bibliotheek - 1, Uitwerken ten minste 3 HRM-onderwerpen die gezamenlijk opgepakt worden. Ontwikkelen 3 formats/protocollen op het gebied van een HRM-onderwerp. 3 Adviesrapport over de ontwikkeling van de provinciale functieprofielen op basis van de evaluatie. Gekoppeld aan het HR-centruM is een opleidingendatabase in gebruik. Coaching 23-dingen Bevordering samenwerking m.b.t. het aanbieden van kwalitatief sterke opleidingen voor medewerkers van de bibliotheek Totalen Tabel 3 - Personele kosten 11 Projectplan