Plan van Aanpak. Overdracht financiële administratie van Valkenswaard naar Eindhoven & Opzet subsidieadministratie

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Overdracht financiële administratie van Valkenswaard naar & Opzet subsidieadministratie Project Regionaal Informatie Expertise Centrum Zuid-Oost Brabant

2 Inhoudsopgave 1.0 INLEIDING PROJECTKADER DOEL OP TE LEVEREN PRODUCTEN UITGESLOTEN RANDVOORWAARDEN RISICO S AANPAK INVENTARISATIE FINANCIËN EN SUBSIDIE BESTEDINGSPLAN VOORSTEL INRICHTING FINANCIËLE ADMINISTRATIE OVERDRACHT FINANCIËLE ADMINISTRATIE VOORBEREIDEN EN BEGELEIDEN ACCOUNTANTSCONTROLE OPZETTEN EN AANVULLEN SUBSIDIEADMINISTRATIE PROJECTORGANISATIE BENODIGDE MIDDELEN Projectteam Financiën PLANNING TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BINNEN DE PROJECTGROEP COMMUNICATIE Projectgroep Opdrachtgever Verwijderd: 2 Verwijderd: 4 Verwijderd: 5 Verwijderd: 6 Verwijderd: 6 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 7 Verwijderd: 8 Verwijderd: 9 Verwijderd: 9 1

3 1.0 Inleiding Het Regionaal Informatie & Expertise Centrum Zuidoost Brabant (hierna: RIEC) is een informatie en expertise centrum voor de Politieregio Brabant Zuid-Oost. In totaal bestaat deze Politieregio uit 21 gemeenten, waarbij de grootste gemeente is. Het RIEC is opgezet om de georganiseerde misdaad, naast de strafrechtelijk aanpak, ook bestuurlijk aan te kunnen pakken. In 2009 is begonnen met de opzet van het RIEC. Door een langzame start en onvoldoende capaciteit is het RIEC echter nooit goed van de grond gekomen. In het document Borging bestuurlijke en integrale aanpak georganiseerde misdaad in Zuidoost Brabant wordt uitgewerkt hoe het RIEC alsnog kan worden opgebouwd en welke activiteiten er nodig zijn om, in samenwerking met partners, de bestuurlijke aanpak vorm te geven. De partners van het RIEC zijn o.a. 21 gemeenten, Belastingdienst, OM, Provincie en Politie. Op 12 november 2010 is het document goedgekeurd door de burgemeesters van de 21 gemeenten in het Regionaal College.Brabant Zuid-Oost. Het RIEC wordt bestuurlijk aangestuurd door en legt verantwoording af aan een bestuurlijke stuurgroep, de Stuurgroep Integrale Overheidshandhaving (hierna IOHH) 1. Op dit moment is het RIEC gehuisvest in het Veiligheidshuis van de gemeente. De financiële administratie wordt gevoerd door de gemeente Valkenswaard. Het is de bedoeling dat vanaf 2011 alle zaken rond het RIEC zijn onder gebracht bij de gemeente. Om de overgang van de financiële administratie te kunnen realiseren, moet er in de laatste 2 maanden van 2010 een aantal stappen worden gezet. Het RIEC kent een complexe financieringsstructuur. Er zijn meerdere vormen van financiering waaronder rijkssubsidie met een cofinancieringseis van 50%. Aan deze cofinancieringseis kan voldaan worden door harde cofinanciering en door zachte cofinanciering in natura middels gemaakte uren door de partners. Uit een analyse van de financiën en de aanwezige documenten bij het RIEC komt duidelijk naar voren dat er momenteel te weinig overzicht is. Dit werd ook duidelijk tijdens een oriënterend gesprek dat op 22 oktober jl. plaatsvond m.b.t. de financiële overdracht van het RIEC dossier tussen het RIEC, de gemeente Valkenswaard en de gemeente. Er is nog te weinig zicht op de financiën (incl. de cofinanciering), zo kan er momenteel nog geen inzicht worden gegeven in de realisatie over Er is ook te weinig zicht op alle documenten m.b.t. de verkregen subsidies. Om een goede financiële administratie te kunnen inrichten zullen zowel de financiële stand van zaken bekend moeten zijn alsmede de subsidieadministratie. In de onderstaande hoofdstukken wordt ingegaan op de stappen die noodzakelijk zijn om te komen tot ingericht financieel systeem bij de gemeente en een volledig up-to-date subsidieadministratie voor een accountantscontrole. 2.0 Projectkader Om helder te hebben wat er precies opgeleverd gaat worden tijdens dit project wordt in dit hoofdstuk het projectkader beschreven. 2.1 Doel Het overdragen van de volledige, goedgekeurde financiële administratie van het RIEC door de gemeente Valkenswaard aan de gemeente en het opleveren van een 1 Dit projectplan wordt op 25 november 2010 ter besluitvorming voorgelegd aan de Stuurgroep Integrale Overheidshandhaving 2

4 ingerichte, up-to-date en accountantswaardige subsidieadministratie voor de subsidie BZK per 1 januari Op te leveren producten Om tot bovenstaande doelstelling te komen worden er een aantal producten opgeleverd: Volledige ingerichte subsidieadministratie bij het RIEC; o Overzicht van de nog toe te voegen documenten in de subsidieadministratie (wat is er wel/ wat ontbreekt er nog); o Een ingerichte subsidieadministratie (digitaal en fysiek); o Aangevulde subsidieadministratie tot en met 2010; Volledig ingerichte financiële administratie bij de gemeente ; o Statusoverzicht van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven in de jaren 2008 tot en met 1 november 2010; o Alle correcties tot 31 december 2010 zijn doorgevoerd in de financiële administratie van de gemeente Valkenswaard; o De totaal nog te declareren kosten van de gemeente m.b.t. het RIEC is gefactureerd aan de gemeente Valkenswaard en daar verwerkt in de administratie; o Een opgesteld bestedingsplan voor het RIEC november 2010 t/m december 2011; o Een programma van eisen m.b.t. het financiële beheer van het RIEC door de gemeente als beheersorganisatie; o Een beheerovereenkomst tussen het RIEC en de gemeente met daarin een duidelijke taakafbakening t.a.v. het financiële beheer tussen RIEC, gemeente en andere partners; o Een ingericht financieel systeem m.b.t. het RIEC in voor de afhandeling van financiële transacties van het RIEC per 1 januari 2011; o Een afgesloten financieel systeem m.b.t. het RIEC bij de gemeente Valkenswaard; Bovenstaande producten worden opgeleverd binnen een afgebakende scope waarbij enkele zaken worden uitgesloten en er aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. In onderstaande paragraven worden deze verder uitgewerkt. 2.3 Uitgesloten Een aantal zaken vallen buiten de scope van dit plan van aanpak: Nieuw aangevraagde/ nog aan te vragen subsidies; Alle zaken m.b.t. de subsidie BKZ die niet rechtmatig zijn volgens de, bij de subsidie behorende, wet- en regelgeving (zaken anders voordoen dan ze zijn bijvoorbeeld); Te maken tussenrapportages, accountantscontrole en structurele activiteiten met betrekking tot de subsidie; Alle boekingsposten in de financiële administratie van de gemeente Valkenswaard die geen harde financiële transactie betreft (Nog te ontvagen, nog te betalen posten etc.); Lopende activiteiten van het RIEC. Opstellen van de begroting Er dient wel duidelijkheid te zijn over alle randvoorwaarden voor de begroting 2012 te weten: helderheid over de financiële 3

5 situatie over de jaren 2008 t/m 2010, een realistische inschatting over 2011 en inzicht in de subsidievoorwaarden vanuit BZK. Indien gedurende de looptijd van het project behoefte ontstaat aan ondersteuning vanuit de projectgroep voor op te leveren tussenrapportages en dergelijke, kunnen in overleg met de leden van de projectgroep deze taken worden toegevoegd. 2.4 Randvoorwaarden De op te leveren producten zijn erg afhankelijk van de toegang tot informatie. Om tijdig kwalitatief goede producten op te leveren moet aan de volgende randvoorwaarden voldaan worden: Optimale en tijdige input van partners; Toegang tot alle documenten van het RIEC m.b.t. de subsidies en financiën; Toegang tot de partners van het RIEC i.v.m. de benodigde cofinanciering; Een door het bestuur van de gemeente geaccepteerde begroting over 2011 middels een raadsvoorstel (conform nieuwe begrotingseisen voor budgetten boven ,-) en bestedingsplan 2011; Een tijdig getekende beheerovereenkomst. 2.5 Risico s Bij elk project moet er gekeken worden naar de risico s die tijdens de uitvoering kunnen ontstaan en invloed kunnen hebben op de op te leveren producten, planning of financiën. Subsidie BZK: Aangezien het opzetten van de subsidieadministratie met terugwerkende kracht vanaf 2008 gebeurt, kan het zijn dat zaken niet meer te repareren zijn. Het risico van terugbetalen van (een deel van) de verkregen subsidie is in dit geval niet uitgesloten. De risico s kunnen wel worden beperkt voor de toekomst. Acties: Geen Planning: Indien documenten of overzichten niet tijdig worden aangeleverd, kan de deadline van 31 december 2010 gemist worden bij het overhevelen van de administratie. Er zal dus voldoende capaciteit ingezet moeten worden door de partners (Gemeente en Valkenswaard) om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Acties: Indien er capaciteitsproblemen dreigen, zal de partij waar dit zich voordoet dit direct moeten communiceren met de overige partijen. Financieel Valkenswaard: Na het sluiten van de administratie kunnen er verschillen aan het licht komen, ondanks het feit dat er secuur gekeken is naar de afhandeling van Acties: Een accountantscontrole geeft een officieel oordeel over de stand van zaken op 31 december Hiermee is de gemeentelijke administratie getoetst en beoordeeld. Mochten 4

6 er toch verschillen ontstaan die later aan het licht komen, kan dit besproken worden met het RIEC voor een eventuele maatwerkoplossing. 3.0 Aanpak De aanpak van de overgang van de financiële administratie bestaat uit 6 stappen. Voor de subsidieadministratie zijn er 2 stappen. Na de overgang van de administratie en het inrichten van de subsidieadministratie (na 1 januari 2011) vallen de voortvloeiende werkzaamheden terug naar de lijnorganisatie van het RIEC en de gemeente. Overgang financiële administratie: 1. Inventarisatie financiën RIEC 2008 t/m 1 november Opstellen beheerovereenkomst RIEC- 3. Maken bestedingsplan Indienen voorstel inrichting financiële administratie gemeente 5. Overdracht financiële administratie 6. Accountantsverklaring Inrichten subsidieadministratie: 1. Inventarisatie huidige situatie (documenten en financiën); 2. Opzetten en aanvullen van de administratie. Per paragraaf worden deze punten beschreven. De inventarisatie van de financiële- en subsidieadministratie worden als één punt behandeld. 3.1 Inventarisatie financiën en subsidie Gemeente Valkenswaard: Om een goed inzicht en overzicht te krijgen van de huidige situatie inventariseert de gemeente Valkenswaard alle uitgaande en inkomende financiën die gebaseerd zijn op daadwerkelijke liquiditeitstransacties. Er wordt foto van de actuele situatie aan de andere partners overlegd. RIEC/ gemeente : Het RIEC maakt (in samenwerking met de gemeente ) een overzicht van alle nog te declareren kosten over 2010 van het RIEC aan de gemeente Valkenswaard en dient hiervoor ook een factuur in. C&M: C&M inventariseert alle beschikbare documenten van het RIEC om te zien welke documenten aanwezig zijn voor het monitoren en verantwoorden van de subsidie. Naar aanleiding van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt er een inventarisatie gemaakt van de gegevens en documenten die aanwezig zijn versus de documenten en gegevens die er volgens de regels van de BZK subsidie aanwezig zouden moeten zijn. Dit wordt gecompleteerd. Urenbesteding: Uur Valkenswaard inventarisatie financiën uur RIEC/ gemeente declareren openstaande posten 24 uur C&M inventarisatie aanwezig stukken voor subsidieadministratie 5

7 3.2 Opstellen beheerovereenkomst RIEC- Om de samenwerking tussen de gemeente en het RIEC goed te laten verlopen en de taken en verantwoordelijkheden goed af te bakenen wordt een beheerovereenkomst opgesteld tussen en het RIEC. Het RIEC stelt hiervoor een programma van eisen op. Dit programma van eisen vormt de basis voor het overleg met de gemeente om tot een overeenkomst te komen. Het programma van eisen bestaat o.m. uit zaken als: Werkplekken met toegang tot server en telefonie Gebruik postkamer Computer en ICT met ondersteuning Toegankelijkheid externe en interne databases Beveiligde afgesloten werkruimte Beveiligde afgesloten parkeergelegenheid Secretariële ondersteuning Financieel administratieve ondersteuning Met opmaak: Niveau 2 Urenbesteding 16 uur RIEC Programma van Eisen en overleg gemeente 12 uur opstellen aanbod en overleg met RIEC 3.3 Bestedingsplan Gezien de huidige tijdsdruk en de opstartfase waarin het RIEC nog verkeerd wordt door C&M een format voor een bestedingsplan geleverd aan het RIEC. Het bestedingsplan is een plan waar op activiteitenniveau de bestedingen worden uitgewerkt. Hiervoor is een bepaald inzicht nodig van de uit te voeren activiteiten. Bij afwezigheid van deze kennis (niet aanwezig intern of extern), zullen er aannames gemaakt worden om tot een goed bestedingsplan te komen. Urenbesteding: 16 uur RIEC gedetailleerde beschrijven uit te voeren activiteiten 24 uur C&M uitzoeken, begeleiden en schrijven bestedingsplan 3.4 Voorstel inrichting financiële administratie Op grond van het eerder opgestelde programma van eisen zal het RIEC aangeven wat zij verwacht van een deugdelijk financieel beheer. Omgekeerd zal de gemeenten aanleveren wat en hoe zij gaat leveren. Het RIEC vervult hierin uiteindelijk de rol van opdrachtgever richting de gemeente, uiteraard na onderlinge afstemming. AANVULLEN Gemeente en RIEC (tekst Henk) 3.5 Overdracht financiële administratie Om tot overdracht te kunnen komen zal zowel de gemeente Valkenswaard als de gemeente bestuurlijk goedkeuring moeten verkrijgen. Voor de gemeente geldt de regel dat begrotingswijzigingen boven ,-- door de raad moet worden goedgekeurd. Er zal dus zowel door het RIEC als door Valkenswaard (indien noodzakelijk) een bestuurlijk document gemaakt moeten worden. Wat heeft Valkenswaard nodig van RIEC/ gemeente om hun boeken te kunnen sluiten? 6

8 Urenbesteding: 8 uur RIEC aanleveren informatie t.b.v. collegedossier uur gemeente opstellen collegedossier begrotingswijziging uur gemeente Valkenswaard 3.6 Voorbereiden en begeleiden accountantscontrole Met een up-to-date subsidieadministratie en financiële administratie is het mogelijk om na 1 januari 2011 een accountantscontrole aan te vragen. Hierbij zal enige voorbereidingstijd noodzakelijk zijn van zowel het RIEC als Valkenswaard. Met deze accountantscontrole is de overdracht gecontroleerd en zijn eventuele problemen voor de toekomst uitgesloten Welke interne processen zijn er bij Valkenswaard voor een accountantscontrole op projectniveau? Urenbesteding:... uur Valkenswaard 16 uur C&M 3.6 Opzetten en aanvullen subsidieadministratie Het opzetten en inrichten van de subsidieadministratie is een lopend proces na afronding van de inventarisatie. De subsidieadministratie staat, wat betreft de subsidiedocumenten, los van het opzetten van de financiële administratie. De relevante wet- en regelgeving m.b.t. de subsidie van het ministerie kunnen wel van invloed zijn op de inrichting van de financiële administratie. Zowel de digitale administratie als de fysieke administratie wordt volgens de C&M ontwikkelde subsidiestandaard opgezet. Uit de inventarisatie is gebleken welke documenten die nodig zijn voor een goede subsidieafhandeling aanwezig zijn en welke er ontbreken. Indien belangrijke documenten voor de subsidieafhandeling niet aanwezig zijn wordt, na het opzetten van de administratie, eerst intern en daarna extern gekeken of bepaalde documenten toch gevonden kunnen worden. Afhankelijk van de stand van zaken worden eventuele maatregelen voorgesteld aan de manager van het RIEC om eventuele risico s alsnog te verkleinen of te laten verdwijnen. De belangrijkste taak na het opzetten van de administratie is het uitzoeken van de cofinanciering die nodig is voor de verantwoording van de subsidie BZK. Het betreft niet alleen hoeveel er nodig is, maar nog belangrijker, hoe dit verantwoord moet worden en of er over 2008 t/m 2010 voldoende cofinanciering gevonden kan worden om de subsidie zoveel mogelijk te borgen voor de organisatie. Hiervoor zal de wet- en regelgeving van de subsidie BZK goed bestudeerd moeten worden en afhankelijk van eisen contact opgenomen moeten worden met de verschillende partners om de cofinanciering in de juiste formats aan te leveren. Het uiteindelijke resultaat is een up-to-date administratie die in 2011 kan worden aangevuld met daarbij zichtbaar welke risico s er zijn m.b.t. de BZK subsidie. Urenbesteding C&M: Opzetten digitale- en fysieke administratie Vullen digitale- en fysieke administratie Opzoeken missende documentatie 4 uur 24 uur 8 uur 7

9 Bedenken/ maken/ uitvoeren voorstellen risicobeperkende maatregelen 8 uur Inzicht verkrijgen en aanvullen cofinanciering 32 uur Overdracht en uitleg subsidieadministratie 4 uur Totaal 80 uur 4. Projectorganisatie Om de uitvoering te kunnen monitoren en te zorgen dat alle projectleden weten wat er verwacht wordt in dit hoofdstuk de projectorganisatie beschreven. 4.1 Benodigde middelen Voor de uitvoering van het project is de inzet noodzakelijk van 3 verschillende partners en een subsidiespecialist. Er zijn mensen nodig met een specialisme en hiervoor zijn financiële middelen nodig Projectteam Het project bestaat uit 2 verschillende onderdelen (financiële administratie en subsidieadministratie), die wel effect hebben op elkaar maar in de kern verschillen. Voor het subsidieadministratie gedeelte is er externe expertise noodzakelijk. Voor het overhevelen van de financiële administratie hebben zowel Valkenswaard als de expertise in huis. De inzet van de gemeente Valkenswaard en de gemeente kan als cofinanciering worden meegenomen voor de verantwoording van de subsidiegelden. Gemeente : Medewerker afdeling controle Financieel beleidsmedewerker OOV Directeur Veiligheid Gemeente RIEC: Manager RIEC Adviseur RIEC vanuit Politie Brabant Zuid-Oost Extern adviseur C&M subsidies en projectmanagement Gemeente Valkenswaard: Tactisch Financieel Adviseur Financieel medewerker Financiën Inventarisatie (paragraaf 3.1): 24 x 100,-- = 2.400,-- Bestedingsplan (paragraaf 3.2): 24 x 100,-- = 2.400,-- Voorbereiden en begeleiden accountantscontrole (paragraaf 3.5): 16 x 100,-- = 1.600,-- Opzetten en aanvullen subsidieadministratie: 80 x 100,-- = 8.000,-- Totaal = ,-- (excl. BTW) 8

10 De werkzaamheden door mensen vanuit het RIEC komen al volledig ten laste van de begroting van het RIEC. Deze worden hierin niet meegenomen. Aangezien op dit moment niet bekend is wat er allemaal wel en niet aanwezig is voor de subsidieadministratie en cofinanciering is een er een inschatting gemaakt van de benodigde uren. Bij verwachte overschrijdingen zal de opdrachtgever meteen geïnformeerd worden. 4.2 Planning Activiteit Datum Wie Oriënterend gesprek inzake overdracht RIEC Valkenswaard Inventarisatie financiële middelen Valkenswaard Valkenswaard Opleveren overzicht nog te facturen RIEC RIEC door gemeente Inventarisatie subsidieadministratie RIEC Bestedingsplan RIEC Opzetten subsidieadministratie RIEC Voorstel inrichting administratie RIEC Indienen collegedossier en begrotingswijziging gemeente Indienen collegevoorstel Valkenswaard Opleveren up-to-date subsidieadministratie Beheerovereenkomst - RIEC Overdracht financiële middelen Valkenswaard naar Accountantscontrole over 2008 t/m 2010 z.s.m. z.s.m. RIEC RIEC Valkenswaard RIEC Valkenswaard RIEC RIEC Valkenswaard 4.3 Taken en verantwoordelijkheden binnen de projectgroep De 3 partners hebben allemaal een specifieke taak binnen het project waarbij er overlappingen zijn. De gemeente is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële systeem aan de hand van de eisen van de subsidieverstrekker (BZK) en het bestedingsplan van het RIEC. Tevens verzorgt de gemeente een declaratie van alle nog openstaande kosten die de gemeente heeft gemaakt voor het RIEC (Huisvesting, loon etc.). De gemeente Valkenswaard is verantwoordelijk voor het inzicht in de inkomsten en uitgaven van de laatste 3 jaar. Dit vormt de basis voor de daadwerkelijke overdracht. Eventuele correctie op de aangeleverde gegevens zullen administratief doorgevoerd moeten worden voordat de daadwerkelijk omzetting plaatsvindt. Daarnaast is het mogelijk dat er door 9

11 Valkenswaard een dossier geschreven moet worden voor het college van Valkenswaard betreffende de overdracht van middelen naar de gemeente. Het RIEC is verantwoordelijk voor het opzetten en aanvullen van de subsidieadministratie en het aanleveren van de juiste cofinanciering voor de verantwoording aan BZK. Zowel het bestedingsplan als de eisen van de subsidieverstrekker komen van het RIEC vandaan. Als input voor het opzetten van de administratie moet het RIEC een bestedingsplan schrijven voor Om toestemming te krijgen voor het inrichten van de administratie bij de gemeente is er een raadsdossier nodig. Dit zal in samenwerking met de gemeente geschreven worden. Als laatste is het RIEC verantwoordelijk voor het aansturen van het project. 4.4 Communicatie Om ervoor te zorgen dat in een korte tijd veel werk kan worden verzet door verschillende mensen wat ook nog eens op elkaar moet aansluiten is er goede communicatie nodig. Zowel tussen projectleden onderling als tussen de projectgroep en de opdrachtgever Projectgroep Voor goede afstemming en het bewaken van de voortgang van het project is het belangrijk om 1 maal per maand een uur om de tafel te zitten om het project te bespreken. Voor elke vergadering leveren projectleden de punten aan per mail voor de agenda. Mocht er onderlinge afstemming nodig zijn tussen mensen met verschillende taken, gebeurt dit via bilaterale gesprekken. Gezien de afstanden tussen de verschillende partners is communicatie per telefoon en het meest voor de hand liggend communicatie instrument. Op te leveren producten of concepten worden ter controle en akkoord aan de projectleden doorgestuurd Opdrachtgever De opdrachtgever is het RIEC en zit tevens in de projectgroep. In de maandelijkse projectgroepoverleg wordt het RIEC geïnformeerd over de voortgang en kunnen behaalde mijlpalen (zie planning) worden goedgekeurd. Gezien de tijdsdruk op de uitvoering van dit project wordt de opdrachtgever direct geïnformeerd over eventuele problemen die impact hebben op de middelen, planning of op te leveren producten. Het plan van aanpak kan slechts geïmplementeerd worden indien er toestemming wordt verleend door de Stuurgroep IOHH. Het plan van aanpak wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de Stuurgroep op 25 november a.s. Daarnaast dient er voor de uiteindelijke overdracht toestemming verleend te worden door de gemeenteraad van de gemeente. Dit zal gebeuren middels een dossier begrotingswijziging. Op ambtelijk niveau dienen akkoord te gaan de Directeur Veiligheid en de Gemeentesecretaris. 10