Hard Gras. Projectplan. actief en betrokken. dewolden.nl. Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 1

Transcriptie

1 Hard Gras Projectplan actief en betrokken dewolden.nl Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 1

2 Projectplan Hard Gras Hier mee wordt de oriëntatiefase afgesloten, de voorbereidingsfase afgerond en de ontwerpfase gestart. Bijlage van het voorstel aan burgemeester en wethouders d.d. 21 december 2010 Bijlage bij het voorstel aan de gemeenteraad d.d. 18 maart Beoogde effecten 1. een ontwerpplan, dat past binnen de vastgestelde uitgangspunten en kaders en daardoor kan leiden tot de uitvoeringsfase 2. concretisering van een aantal nog niet uitgewerkte aangelegenheden, waaronder de verdere concretisering van de samenwerking- en beheersaspecten binnen de sportverenigingen in de Wolden met als doel het vastleggen van de overeengekomen structuur voor beheer en gebruik van accommodaties in overeenkomsten 3. het hebben van een adequate projectstructuur 4. inzicht in de knelpunten ( inhoud, tijd & kosten) en oplossingen met betrekking tot de infrastructurele situatie 5. Het realiseren van buitensportaccommodaties die toekomstbestendig zijn. 6. Het eventueel overdragen van de buitensportaccommodaties in eigendom naar de verenigingen 2. Vervolgwerkzaamheden Voor de buitensportaccommodaties voetbal & korfbal in de Wolden: 1. een concreet uitgewerkt plan met begroting te worden ontwikkeld voor: de realisatie van kunstgrasvelden in diverse scenario s zowel binnen het bestaande als mogelijk in alternatieve vormen. Het inventariseren, conform NOC*NSF normering, waar over- en ondercapaciteit aan sportvelden aanwezig is. De eventuele herbestemming mogelijkheden van door overcapaciteit vrij te vallen sportvelden inventariseren en in financiële zin te waarderen. een concreet plan met bijbehorende financiering opzet. 2. een verdere uitwerking van de participatie en samenwerking van de betrokken verenigingen. 3. een nader onderzoek te doen naar mogelijke beheersvormen en exploitatiebeheer 4. een nader overleg worden gevoerd met betrokken verenigingen in het project, waarbij ook de maatschappelijke en demografische ontwikkelingen worden betrokken 5. nader overleg te voeren met de verenigingen van dorpsbelangen en eventueel omwonenden 6. het vormgeven van de projectstructuur Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 2

3 3. Concrete werkzaamheden 1. nadere afspraken over de participatie, deelneming en samenwerking; dit vastleggen in overeenkomsten welke dienen te worden gesloten voorafgaande aan het te nemen raadsbesluit voor de uitvoeringsfase. 2. keuze maken ten aanzien van de wijze waarop op een flexibele wijze ingespeeld kan worden op de huisvestingsbehoefte in relatie tot ledenaantallen 3. het maken van een plan met begroting t.b.v. de accommodaties waarin de realisatie van kunstgras velden financieel verantwoord is 4. het in beeld brengen van eventueel te verleggen nutsvoorzieningen en openbaar riool 5. het ramen van de investering- en exploitatiekosten 6. het waarnodig in beeld brengen van planologische werkzaamheden (stedenbouwkundig plan) 7. het inventariseren, benoemen en beoordelen van de GO en NO-GO momenten i.c. de financiële dekking voor het project en de planologische procedures (bezwaar) 8. onderzoek verrichten naar subsidie- en externe financieringsmogelijkheden; 9. offerte- en aanbestedingstrajecten uitvoeren, alsmede het juridisch (laten) begeleiden van het aanbestedingstraject 10. een keuze maken voor een eventuele aannemer 11. het berekenen van de eventuele planschade 4. Projectstructuur De projectstructuur is afhankelijk van de keuze die het gemeentebestuur maakt met betrekking tot de uitvoering van het project. Het bestuur kan de keuze maken deze regiefunctie zelf vorm en inhoud te gaan geven. Vooralsnog wordt in deze opzet uitgegaan van een uitvoering vanuit de gemeentelijke regiefunctie op buitensportaccommodaties. Hoofdstructuur. Voor de voorbereidings- ontwerp- en uitvoeringsfase wordt voorgesteld, om een projectorganisatie en een projectstructuur voor het vervolg van het project vast te stellen. De stuurgroep heeft tot taak een en ander voor te bereiden en het project aan te sturen. De besluitvorming vindt plaats bij het bevoegd bestuur en in het College van B&W De projectgroep is belast met de uitvoering van concrete werkzaamheden. De projectorganisatie voor de ontwerpfase ziet er als volgt uit: Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 3

4 Stuurgroep Bestuurder Wethouder Koster-Sassen - voorzitter Afdelingshoofd Samenleving Bernard Jansen - lid Projectleider extern extern - lid Beleidsadviseur Samenleving Pascal Schrik - lid Op afroep: leden van de Projectgroep De projectleider is voorzitter van de projectgroep en rapporteert over de voortgang en belemmeringen aan de stuurgroep en vergaart de betreffende informatie uit het gestructureerde overleg Projectgroep Externe projectleider Beleidsadviseur Samenleving Projectleider civiele techniek Beleidsmedewerker Groen Beleidsmedewerker Grondzaken Vergunningverlener Financieel Consulent Juridisch Consulent Bouwkundig adviseur Administratieve ondersteuning - voorzitter - interne projectleider - lid (OW) - lid (OW) - agendalid (VROM) - agendalid (VROM) - agendalid (FIN) - agendalid (BMO) - agendalid (Bouwkunde) - intern/extern Klankbordgroep (gebruikers) Externe projectleider Vertegenwoordiger voetbal Vertegenwoordigers korfbal Beleidsadviseur Samenleving - voorzitter - lid - lid - lid 5. Externe deskundigen Voor de uitvoering van de in het projectplan beschreven onderdelen wordt een beroep gedaan op een onafhankelijk deskundig en ervaren advies- en onderzoeksbureau die voorliggend vraagstuk kan op pakken. Het nog nader te kiezen bureau dient de in onderstaande tijdsplanning beschreven onderdelen van begin tot eind uit te voeren. Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 4

5 Tijdplanning Er wordt globaal uitgegaan van de volgende procesplanning, voor het bouwkundige deel dient nog een nader gedetailleerd plan uitgewerkt worden: Fase 1 Inventarisatie Januari 2012 Maart 2012 Keuzebepaling/prioritering Maart 2012 April 2012 Locatieonderzoek April 2012 Mei 2012 Alternatievenonderzoek April 2012 Juni 2012 Kosten-baten analyse Mei 2012 Juli 2012 Keuzemoment College Juli 2012 Fase 2 Programma van eisen Augustus 2012 December 2012 Keuzemoment College December 2012 Eventuele bijstelling PVE Januari 2013 Architectenselectie Januari 2013 Februari 2013 Gemeentelijke procedures Januari 2013 Februari 2013 Voorlopig ontwerp + Januari 2013 Maart 2013 kostenraming Keuzemoment College Maart 2013 Fase 3 Definitief ontwerp Maart 2013 April 2013 Besluitvorming door de Mei 2013 Raad Aanbesteding/gunning Juni 2013 Juli 2013 Realisatie Augustus Rapportages De volgende rapportages dienen te worden opgenomen in de planning: - maandelijkse rapportage vanuit de projectgroep aan de projectleider - tweemaandelijkse rapportage omtrent het totale project van de projectleider aan de stuurgroep - kwartaalrapportage door de stuurgroep aan de gemeenteraad Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 5

6 7. Financiële aangelegenheden Voor de eerste fase van het onderzoek ( inventarisatie, keuzebepaling/prioritering, locatieonderzoek, alternatievenonderzoek en een kosten-baten analyse) dient een krediet van ,00 incl. BTW beschikbaar te worden gesteld. Wanneer de eerste fase van het onderzoek is afgerond vindt er een keuzemoment plaats voor het College. Voor de volgende fases van project dient een krediet van ,50 incl. BTW beschikbaar te worden gesteld. Vooralsnog wordt ervan uit gegaan dat dit gevraagde krediet voor de werkzaamheden genoemd tot en met het definitief ontwerp in de bovenstaande tijdplanning geldt. Onderverdeling voorbereidingskrediet: Externe projectleider ,00 Externe procesbegeleiding, programma van ,00 eisen, voorlopig ontwerp en kostenraming Verkeersdeskundige 8.000,00 Stedenbouwkundige kosten ( voorbereiding) ,00 Bodemkundig onderzoek en sonderingen 4.500,00 Archeologisch onderzoek 2.000,00 Ecologisch onderzoek ( flora en faunawet) 1.000,00 Asbestinventarisatie 1.750,00 Excursies (met o.a. verenigingen) 5.000,00 Interne uren ,00 Totaal voorbereidingskrediet excl. BTW ,00 BTW 19% ,50 Totaal incl. BTW ,50 8. Juridische aangelegenheden Er dient in deze fase duidelijkheid te ontstaan over de positie, waarin de verenigingen deelnemen in het project, bijvoorbeeld als ingekocht eigenaar of als huurder. Uitgangspunt is dat de gemeente geen financiële bijdrage levert in de aanleg van kantine s. Participatie-aangelegenheden moeten in overeenkomsten worden vastgelegd. Voorts dient voldoende aandacht te worden besteed aan de rechtmatigheidaspecten rond de aanbestedingen. 9. Communicatie Tijdens de ontwerpfase dient er overleg te worden gevoerd met - alle besturen en hun achterban - dorpsvereniging(en) dorpsbelangen - de buurt in de directe nabijheid Projectplan Hard Gras gemeente De Wolden 6