Projectplan. : Verhuuroptimalisatie Cultuurhuis Pléiade. Ambtelijk opdrachtgever : Ab van de Craats. Bestuurlijk opdrachtgever : Wethouder Bert Homan

Transcriptie

1 Projectplan Projectnaam : Verhuuroptimalisatie Cultuurhuis Pléiade Ambtelijk opdrachtgever : Ab van de Craats Bestuurlijk opdrachtgever : Wethouder Bert Homan Projectleider : Arie Overheul

2 Inhoud: 1. Inleiding 2. Doel en resultaten 3. Fasering en aanpak 4. Organisatie en procedures 5. Kosten en baten 6. Specifieke plannen a. Omgevingsanalyse b. Risicoparagraaf Dit projectplan is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever Ab van de Craats Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder Bert Homan.2013 Projectleider Arie Overheul (handtekening).. (handtekening)... (handtekening) 2

3 1. Inleiding In het gebruik van de centrale hal van het cultuurhuis Pléiade zijn recent een aantal wijzigingen opgetreden. De meest recente verandering betreft de opening van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) in de voormalige ruimte van Welnüh. Tevens is de VVV vertrokken uit de centrale hal en de Regiobibliotheek ZOUT heeft in het kader van de bezuinigingen het aantal te huren vierkante meters per 1 juli 2012 teruggebracht naar 300 m2 (voorheen 614 m2). Ook De Cantina (grand café welke aansluit op de centrale hal) wordt op dit moment niet meer commercieel verhuurd. De Cantina wordt nu voornamelijk gebruikt voor vergaderingen, de raadsborrel en als kantine waar gebruikers van het Cultuurhuis, met zelf meegebrachte etenswaren, lunchen. Ook deze functie is met het gereedkomen van het nieuwe gemeentekantoor, met daarin een bedrijfsrestaurant, achterhaald. Dit alles betekent dat er een aanmerkelijk aantal vierkante meters (± 500 m2) is vrijgekomen, hetgeen leidt tot derving van huurinkomsten. 2. Doel en resultaten Doel: De vrijgekomen ruimte in de centrale hal van het Cultuurhuis Pléiade in Doorn op te vullen met publieksbalies en de daarmee de vrijkomende ruimte van de Gemeentewinkel en de ruimte van De Cantina te verhuren. Het open karakter van het Cultuurhuis dient hierbij in stand te blijven. Resultaten: Resultaat Invulling van de vrijgekomen ruimte in de centrale hal van het Cultuurhuis Pléiade Invulling op duurzame wijze uitvoeren, conform het daartoe opgestelde PvE Invulling welke voldoet aan de wettelijke regelgeving Gebruiksklare oplevering Interne verhuizing Verhuur vrijkomende m2 van de huidige Gemeentewinkel en De Cantina Prestatie-indicator (wat wordt gemeten) Programma van Eisen (op hoofdlijnen) Planning Budget Gedetailleerd Programma van Eisen Bestemming/gebruik Verhuur tegen markt conforme tarieven Streefwaarde Voldoen aan het PvE 3 e kwartaal 2014 Nog niet bekend In overeenstemming met het PvE Passend binnen de van toepassing zijnde regelgeving. Bedrijfsklare kantoorruimten. Verhuur van de vrijgekomen ruimten z.s.m. na de interne verhuizing. Randvoorwaarden: 1. Voor het uitvoeren van de projectopdracht dient een projectorganisatie te worden ingesteld. 2. Opzetten van een projectstructuur (zie hoofdstuk 4.1) 3. Goede interne communicatie. Goede afstemming met eindgebruikers. 3

4 3. Fasering en aanpak Nr. Benaming fase Activiteiten Resultaat Datum gereed 1. Initiatief Onderzoek naar de mogelijkheden Collegebesluit 30 oktober 2012 voor invulling van de vrijkomende ruimten in de centrale hal en De Cantina 2. Definitie Opstelling Projectplan Goedgekeurd projectplan Juli Vooronderzoek Opzetten projectorganisatie Opstellen definitief PvE Juli 2013 Augustus 2013 Maken schetsontwerp Doorrekening constructie Maken kostenraming Rapportage opstellen 4. Voorbereiding Randvoorwaarden t.a.v. aanbesteding van diverse gunningen Selectieprocedure Kredietaanvraag Rapportage opstellen 5. Ontwerp Uitnodiging tot ontwerp/advies Maken voorlopig ontwerp (VO) Toets VO aan PvE Opstellen definitie ontwerp (DO) Bestek schrijven Opzetten beheer en exploitatiegegevens 6. Vergunning Aanvraag vergunningen Wabo Melding brandveiligheid Toetsing Arbo 7. Uitvoering Aanbesteding/uitnodiging aannemers Voorstel tot gunning Opstellen definitieve bouwplanning Uitvoeren bouwwerkzaamheden Kostenbewaking a.d.h.v. inrichten projectadministratie Oplevering Onderhoudstermijn Alle betrokken partijen Functioneel PvE op ambitieniveau Schetsontwerp Goedgekeurde berekening Kostenraming Beslisdocument voor college Aanbestedingsvoorwaarden Document selectiecriteria Beschikbaar budget Beslisdocument voor college Ontwerp en keuze adviseurs Voorlopig ontwerp Passend plan Definitief ontwerp Bestek Overzicht exploitatie Afhankelijk van de toe te passen constructie Goedgekeurd plan Goedgekeurd plan Inschrijving Opdracht Overall planning met ingepaste bouwplanning Nieuwe kantoorruimte Oplevering binnen het budget Nieuwe kantoorruimte gebruiksklaar overdragen aan de gebruiker Punten uit het proces verbaal van oplevering September 2013 September 2013 September 2013 Oktober 2013 Oktober 2013 Oktober 2013 November 2013 November 2013 November 2013 December 2013 Januari 2014 Januari 2014?????? Start 2 e kwartaal 2014 Indicatieve bouwtijd 4 maanden 4

5 8. Overdracht Overdracht van het projectresultaat aan de lijnorganisatie 9. Inrichting en interne verhuizing Gemeentewinkel Inrichting en interne verhuizing bibl. Nieuwe werkplekken inrichten Verhuizen Bibliotheek 10. Afronding Completeren en schonen projectdossier Opstellen financiële verantwoording project Ontbinden projectgroep 11. Evaluatie Uitvoeren van een evaluatie met (ambt.) opdrachtgever en projectgroep over het verloop van het project. uitgevoerd Ondertekend overdrachtsdocument Werkplekken conform PvE In gebruik nemen van de nieuwe werkplekken In gebruik nemen van de heringerichte ruimten Compleet en opgeschoond projectdossier Financiële zaken verwerkt in de systemen Evaluatierapport met bevindingen en lessen voor de toekomst Gedurende het hele project staat het zoeken naar een geschikte partij(en) voor de commerciële verhuur van de vrijkomende m2 van de huidige Gemeentewinkel en De Cantina centraal. 4. Organisatie en procedures 4.1 organogram De bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Bert Homan. De ambtelijk opdrachtgever is hoofd afdeling GVP, Ab van de Craats. De projectleider is Arie Overheul. De projectleider is de voorzitter van de Projectgroep en adviseur van de Stuurgroep. De projectleider is gemandateerd om binnen het budget verplichtingen aan te gaan. De projectleider brengt over aanbesteding en gunningen advies uit aan de Stuurgroep. Het college van B&W besluit over de gunningen op basis van aanbestedingen. De projectleider kan op basis van het projectplan beschikken over de door de afdelingen te leveren capaciteiten. De opdrachtgevers en de projectleider vormen de Stuurgroep. De Stuurgroep werkt met mandaat van het college van B&W en rapporteert aan het college van B&W. De Projectgroep functioneert onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep. De Stuurgroep besluit, op voorstel van de projectleider, tot de samenstelling van de Projectgroep. In de Projectgroep hebben vertegenwoordigers zitting van de in te stellen werkgroepen, die onderdelen van het project gaan uitwerken en/of begeleiden. 5

6 Er wordt een gebruikersoverleg ingesteld. Het gebruikersoverleg heeft tot doel om de projectleider te informeren over de uitvoerbaarheid van het ontwerp en de acceptatie van het resultaat in relatie tot het vastgestelde Programma van Eisen. 4.2 beslisdocumenten In de Stuurgroep worden de beslisdocumenten vastgesteld. De Stuurgroep overschrijdende documenten dienen ter definitieve besluitvorming worden voorgelegd aan het bevoegd orgaan, te weten het college van B&W. Aan het college zal in ieder geval worden voorgelegd: Het functioneel Programma van Eisen met bijbehorend schetsontwerp en kostenraming Het definitieve ontwerp van de herinrichting met bijbehorende definitieve kostenraming Voorstel kredietaanvraag Gunningsadviezen voor het ontwerp en bouwaannemer Opleverdocument 4.3 rapportages Het college informeert periodiek, of indien nodig tussentijds, de raad middels voortgangsrapportages. Naast de beslisdocumenten informeert de projectleider het college en de betrokken afdelingen middels voortgangsrapportages. De frequentie van de voortgangsrapportages is afhankelijk van de aard en de voortgang van het project. 6

7 5. Kosten en baten Voor het realiseren van de herinrichting van de vrijkomende ruimte in het Cultuurhuis is, behoudens een bedrag voor voorbereiding, nog geen krediet beschikbaar gesteld. 6. Specifieke plannen a. Omgevingsanalyse Het college heeft bij haar besluit tot de uitwerking van de invulling van de vrijgekomen ruimte in de centrale hal benadrukt dat het open karakter van het cultuurhuis behouden dient te blijven. b. Risicoparagraaf Benaming fase Activiteit Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) Te nemen maatregel Door wie 3 Vooronderzoek Doorrekenen constructie 10 klein Herziening materiaalkeuze Projectleiding 4 Voorbereiding Kredietaanvraag 10 klein Herziening PvE Projectleiding 5 Ontwerp Toets VO aan PvE 20 middel Plan aanpassen Projectleiding/ eindgebruiker 6 Vergunning Melding brandveiligheid Toetsing aan Arbo wetgeving 7 Uitvoering Aanbesteding: verschil inschrijving en budget klein middel Plan aanpassen Plan aanpassen 20 middel Na aanbesteding prijsonderhandeling Projectleiding Projectleiding Projectleiding/ Stuurgroep 7