PROJECTORGANISATIE EN OVERLEGSTRUCTUUR

Transcriptie

1 BIJLAGE 3: PROJECTORGANISATIE EN OVERLEGSTRUCTUUR 1. Organisatiemodel Partijen en de publiekrechtelijke rechtspersoon Stadsregio Parkstad Limburg (gevestigd te 6412 CN Heerlen aan de Kloosterweg 1, Carbon 6, 3 e etage) maken gezamenlijk deel uit van het project Leisure Lane, waarbij verschillende rollen en bevoegdheden worden onderscheiden. Dit is schematisch weergegeven in onderstaande organisatiemodel: 2. Organisatie-rollen Opdrachtgever(s) De opdrachtgever is de organisatie die de opdracht verstrekt aan de opdrachtnemer voor de realisatie van (een deel van) de Leisure Lane. De Gemeenten zijn als eigenaren van de grondgebieden waarover de Leisure Lane loopt, ieder afzonderlijk verantwoordelijk voor de realisatie van dat deel van de Leisure Lane dat over het grondgebied van de desbetreffende Gemeente loopt. Alle Gemeenten zijn derhalve opdrachtgever voor de planvoorbereiding, aanbesteding en realisatie van dat deel van de Leisure Lane dat op het grondgebied van de desbetreffende Gemeente ligt. Projectmanager De projectmanager voert het projectmanagement over het project Leisure Lane en heeft een verbindende rol tussen de opdrachtgevers, de Coördinator Beeldkwaliteit en de Facilitator. De projectmanager verzorgt namens de opdrachtgevers: a. de aanbestedingsprocedure voor de planvoorbereiding; b. de aanbestedingsprocedure voor de realisatie alsmede het beleggen van het beheer en onderhoud voor een periode van tien jaar na realisatie; c. het contractmanagement. De Provincie Limburg vervult in het kader van actieve sturing de rol van projectmanager voor het project Leisure Lane. Coördinator Beeldkwaliteit De Coördinator Beeldkwaliteit is verantwoordelijk voor de borging van de IBA plus (conform het Ontwerphandboek Pluspakket) die moet worden toegepast op het volledige tracé van de Leisure Lane. De Coördinator Beeldkwaliteit denkt mee en faciliteert in het bereiken van de gestelde IBA Plus beeldkwaliteit. IBA Parkstad vervult de rol van Coördinator Beeldkwaliteit. Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 1 van 7

2 Facilitator De Facilitator begeleidt een opdrachtgever met het aanvragen van subsidie uit de Decentralisatie Uitkeringen (DU subsidie). De Facilitator is geen partij bij de Samenwerkingsovereenkomst Leisure Lane. Binnen de Governance structuur van het project Leisure Lane maakt de Facilitator als adviseur/toehoorder deel uit van de Ambtelijke in het kader van de aan te vragen c.q. aangevraagde DU subsidies. De Stadsregio Parkstad Limburg vervult voor de Gemeenten Heerlen, Nuth en Brunssum de rol van Facilitator voor het project Leisure Lane en indien wenselijk zal zij deze rol ook kunnen vervullen voor de Gemeenten Kerkrade, Landgraaf en Simpelveld. 3. Overlegstructuur In onderstaand model wordt de overlegstructuur en de samenstelling van de afzonderlijke overlegorganen van het project Leisure Lane weergegeven: Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 2 van 7

3 Onderstaande tabel geeft de vergadercyclus weer die hoort bij bovenstaande overlegstructuur: Stuurgroep Ambtelijke werkgroep Ontwerp & Techniek Communicatie & Branding Projectbeheersing en Contractmanagement Smart Mobility Q1 Frequentie wk. 1 wk. 2 wk. 3 wk.4 wk. 1 wk. 2 wk. 3 wk.4 wk. 1 wk. 2 wk. 3 wk.4 1 x per kwartaal 1 x per vier weken 3.1 Stuurgroep Leisure Lane 1. De Stuurgroep heeft de navolgende taken en bevoegdheden: a. het nemen van besluiten tot wijziging van de scope van het project Leisure Lane; b. het nemen van besluiten tot wijziging van het projectbudget; c. het nemen van besluiten tot afwijking op: I de inrichting van de infrastructuur conform artikel 3.2; II de beeldkwaliteit conform artikel 4.2; III beheer- en onderhoudseisen conform artikel 6.2; IV de communicatie afspraken conform artikel 7.2; d. het nemen van besluiten tot aanpassing van de planning; e. het nemen van besluiten tot ingebrekestelling van een of meer partijen in geval van niet nakoming van verplichtingen; f. het nemen van besluiten tot gehele of gedeeltelijke ontbinding van de overeenkomst in geval van niet nakoming van verplichtingen door een of meer partijen na ingebrekestelling; g. het vaststellen van het Ontwerphandboek Pluspakket. 2. In de Stuurgroep nemen zitting: als stemgerechtigde leden: - de bestuurlijk vertegenwoordigers van de Provincie Limburg, de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld,; - de directeur van IBA Parkstad; als ambtelijk toehoorder/adviseur: - de voorzitter van de Ambtelijke ; - de projectsecretaris. 3. De stemgerechtigdheid van de leden van Stuurgroep is als volgt verdeeld: - Gemeenten en IBA Parkstad ieder 6,25% van de stemmen, gezamenlijk in totaal 50% van de stemmen; - Provincie Limburg 50% van de stemmen. 4. Voor zover besluiten van de Stuurgroep procesmatig van aard zijn, nemen de leden van de Stuurgroep deze met mandaat van de organisatie die zij vertegenwoordigen. Besluiten welke uitgaan boven het mandaat van een lid van de Stuurgroep, dienen voorafgaand aan het Stuurgroep overleg door het betreffende Stuurgroep lid aan het College van Gedeputeerde Staten c.q. het College van Burgemeester en Wethouders c.q. de aandeelhoudersvergadering van IBA Parkstad te worden voorgelegd. Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 3 van 7

4 5. Besluitvorming door de Stuurgroep geschiedt met drie/vierde meerderheid (75%) van stemmen met dien verstande dat: a. de Gemeente op wiens grondgebied dat deel van de Leisure Lane loopt, waarop het betreffende besluit ziet, tot deze meerderheid dient te behoren; en b. IBA Parkstad tot deze meerderheid dient te behoren indien het besluit ziet op beeldkwaliteit. 6. De bestuurlijk vertegenwoordiger van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Stuurgroep. Bij ontstentenis van de bestuurlijk vertegenwoordiger van de Provincie Limburg voorziet de vergadering zelf in haar voorzitterschap op basis van een roulerend systeem waarbij alfabetische volgorde gehanteerd wordt. 7. De Stuurgroep vergadert eenmaal per kwartaal. De vergadering wordt voorbereid door de Ambtelijke. 8. De Stuurgroep wordt ondersteund door de projectsecretaris. 9. De agenda inclusief de beslispunten voor de vergadering van de Stuurgroep dient middels een behandelmemo uiterlijk vijf weken voorafgaand aan de vergadering van de Stuurgroep door de Ambtelijke te worden ingediend bij de leden van de Stuurgroep. 3.2 Ambtelijke 1. De Ambtelijke heeft de navolgende taken: a. afstemming over de voortgang van het project met alle partijen; b. bewaking van de scope van het project en de eisen met betrekking tot de fysieke infrastructuur en de beeldkwaliteit; c. het beoordelen van de door de en op te leveren handboeken, rapportages, voorstellen en verzoeken en het adviseren van de Stuurgroep daarover; d. het beoordelen van verzoeken van een of meer partijen aan de Stuurgroep tot nemen van een besluit zoals hiervoor vermeld in artikel 3.1 lid 1 en het adviseren van de Stuurgroep daarover; e. het voorbereiden van de vergadering van de Stuurgroep en de daarin te nemen besluiten alsmede het opstellen van de agenda inclusief beslispunten voor de vergadering van de Stuurgroep; f. het terugkoppelen aan de en dan wel uitvoeren van de door de Stuurgroep genomen besluiten, aanwijzingen en verzoeken; 2. In de Ambtelijke nemen zitting: - de projectleiders van de Provincie Limburg, de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld; - de gebiedsregisseur voor het gebied Stedelijke Parken onderdeel Leisure Lane van IBA Parkstad; - de voorzitters van de vier en; als toehoorder/adviseur: - een programmamedewerker van de facilitator; - de projectsecretaris. 3. De projectleider van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Ambtelijke. 4. De Ambtelijke vergadert eenmaal per vier weken De vergadering wordt voorbereid door de voorzitter van de Ambtelijke en de projectsecretaris. 5. Op de agenda voor de vergaderingen van de Ambtelijke staan structureel: Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 4 van 7

5 - verslag van de stand van zaken van de Ontwerp & Techniek door de voorzitter van deze ; - verslag van de stand van zaken van de Projectbeheersing en Contractmanagement door de voorzitter van deze ; - verslag van de stand van zaken van de Communicatie & Branding door de voorzitter van deze ; - verslag van de stand van zaken van de Smart Mobility door de voorzitter van deze ; - verslag van de stand van zaken per deeltraject, door de projectleider van de Provincie Limburg; - voorbereiding en terugkoppeling van de vergadering van de Stuurgroep. 3.3 Ontwerp & Techniek 1. De Ontwerp & Techniek heeft de navolgende taken: a. het uitvoeren en inpassen van het Ontwerphandboek Basispakket; b. het beoordelen van het Ontwerphandboek Pluspakket ; c. het uitvoeren en inpassen van het Ontwerphandboek Pluspakket; d. het beoordelen van de definitieve ontwerpen van de deeltrajecten; e. het begeleiden van de planvoorbereiding en aanbesteding van de deeltrajecten; f. het zorg dragen voor afstemming tussen de deeltrajecten; g. het controleren en verifiëren of gewerkt wordt binnen de scope en de eisen voor de fysieke infrastructuur en de beeldkwaliteit; h. het op verzoek van de Ambtelijke respectievelijk Stuurgroep 2. In de Ontwerp & Techniek nemen zitting: - de verkeerskundige en/of civieltechnische projectmedewerkers van de Provincie Limburg, de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld; - de gebiedsondersteuner voor het gebied Stedelijke Parken, onderdeel Leisure Lane van IBA Parkstad; - afhankelijk van het onderwerp kunnen leden van de zich laten 3. De technisch manager van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Ontwerp & Techniek en is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergadering van deze. Bij ontstentenis van de voorzitter voorziet de vergadering zelf in haar voorzitterschap op basis van een roulerend systeem waarbij alfabetische volgorde gehanteerd wordt. 4. De Ontwerp & Techniek vergadert eenmaal per twee weken. 3.4 Communicatie & Branding 1. De Communicatie & Branding heeft de navolgende taken: a. het opstellen en uiterlijk per 1 maart 2019 opleveren van het communicatieplan Leisure Lane ten behoeve van de publiekscommunicatie, bouwcommunicatie en branding; b. het uitvoeren van het communicatieplan Leisure Lane; c. het zorg dragen voor de afstemming tussen de publiekscommunicatie en de bouwcommunicatie; Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 5 van 7

6 d. het op verzoek van de Ambtelijke respectievelijk Stuurgroep 2. In de Communicatie & Branding nemen zitting: - de communicatieadviseurs en/of omgevingsmanagers van de Provincie Limburg, de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld; - de communicatieadviseur van IBA Parkstad; - afhankelijk van het onderwerp kunnen leden van de zich laten 3. De omgevingsmanager van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Communicatie & Branding en is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergadering van deze. Bij ontstentenis van de voorzitter zal de voorzittersrol overgenomen worden door de communicatieadviseur van de Provincie Limburg en bij diens ontstentenis voorziet de vergadering zelf in haar voorzitterschap op basis van een roulerend systeem waarbij alfabetische volgorde gehanteerd wordt. 4. De Communicatie & Branding vergadert eenmaal per twee weken. 3.5 Projectbeheersing en Contractmanagement 1. De Projectbeheersing en Contractmanagement heeft de navolgende taken: a. het opstellen en uiterlijk per 1 maart 2019 opleveren van een integraal projectmanagementplan aan de hand van de projectscope conform artikel 2.2. Het projectmanagementplan dient minimaal de volgende elementen te bevatten: - planning; - financiën; - risico s en beheersmaatregelen; - aanbesteding- en inkoopprocessen. b. het opleveren van voortgangsrapportages c.q. afwijkingenrapportages aan de Ambtelijke op het gebied van planning, financiën, risico s en beheersmaatregelen, voorzien van conclusies en aanbevelingen op basis waarvan sturing kan worden gegeven aan het projectmanagement. De voortgangsrapportages dienen een maal per vier weken, twee weken voorafgaand aan de vergadering van de Ambtelijke, opgeleverd te worden. De projectbeheersing dient op eigen initiatief de Ambtelijke te voorzien van afwijkingenrapportages. c. het op verzoek van de Ambtelijke respectievelijk Stuurgroep d. het verzorgen van de aanbestedingsprocedures en het contractmanagement. 2. In de Projectbeheersing en Contractmanagement nemen zitting: - de manager projectbeheersing van de Provincie Limburg; - de contractmanager van de Provincie Limburg; - de projectleider, financieel adviseur, inkoper of manager projectbeheersing van de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld; - afhankelijk van het onderwerp kunnen leden van de zich laten Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 6 van 7

7 3. De manager projectbeheersing van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Projectbeheersing en Contractmanagement en is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergadering van deze. Bij ontstentenis van de voorzitter zal de voorzittersrol overgenomen worden door de contractmanager van de Provincie Limburg. 4. De Projectbeheersing en Contractmanagement vergadert eenmaal per twee weken. 3.6 Smart Mobility 1. De Smart Mobility heeft de navolgende taken: a. het onderzoeken van de kansen op het gebied van innovatie en smart mobility; b. het opstellen en uiterlijk per 1 maart 2019 opleveren van een rapport voorzien van een advies met maatregelen ter bevordering van smart mobility; c. het leggen van contacten met het bedrijfsleven en relevante organisaties ten behoeve van het onderzoeken van de kansen op het gebied van innovatie en smart mobility en het vertalen hiervan naar toepassing en uitvoering; d. het onderzoeken van financiële dekkingsmogelijkheden voor het toepassen van innovatie en smart mobility; e. het op verzoek van de Ambtelijke respectievelijk Stuurgroep 2. In de Smart Mobility nemen zitting: - de beleidsmedewerker mobiliteit van de Provincie Limburg, - de projectleider of verkeerskundige van de Gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Schinnen en Simpelveld; - afhankelijk van het onderwerp kunnen leden van de zich laten 3. De beleidsmedewerker mobiliteit van de Provincie Limburg vervult de rol van voorzitter van de Smart Mobility en is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergadering van deze. Bij ontstentenis van de voorzitter voorziet de vergadering zelf in haar voorzitterschap op basis van een roulerend systeem waarbij alfabetische volgorde gehanteerd wordt. 4. De Smart Mobility vergadert eenmaal per twee weken. Versie 15 okt DEFINITIEF CONCEPT Pagina 7 van 7