Vervolgwerkzaamheden. Concrete werkzaamheden

Transcriptie

1 Concept-projectplan brede school te Zuidwolde Locatie Schoolbrink Hier mee wordt de oriëntatiefase afgesloten, de voorbereidingsfase afgerond en de ontwerpfase gestart. Bijlage van het voorstel aan burgemeester en wethouders d.d en het raadsvoorstel van B&W aan de gemeenteraad d.d Beoogde effecten 1. een ontwerpplan, dat past binnen de vastgestelde uitgangspunten en kaders 1 en daardoor kan leiden tot de uitvoeringsfase 2. concretisering van een aantal nog niet (geheel) uitgewerkte aangelegenheden, waaronder de verdere concretisering van de samenwerking- en beheersaspecten binnen de participanten van de brede school c.a.. met als doel het vastleggen van de overeengekomen structuur in principeovereenkomsten 3. het hebben van een adequate projectstructuur 4. inzicht in de knelpunten ( inhoud, tijd & kosten) en oplossingen met betrekking tot de infrastructurele situatie Vervolgwerkzaamheden Voor de locatie dient: 1. een concreet uitgewerkt plan met begroting te worden ontwikkeld voor: de brede school onder 1 dak, annex (oefen)ruimte voor muziekvereniging; hierbij dient de wijze, waarop met het gebouw kan worden ingespeeld op de wisselende aantallen leerlingen en de behoefte aan voor-, tussen- en naschoolse opvang ( de zgn. dagarrangementen) een concreet plan met bijbehorende financiering opzet voor een adequate en veilige ontsluiting van de nieuwe accommodatie inclusief de hieruit mogelijk voortvloeiende planschade. De eventuele planschade ten laste brengen van de algemene middelen 2. een verdere uitwerking van de participatie en samenwerking van de betrokkenen. 3. een nader onderzoek te doen naar mogelijke beheersvormen 4. een nader overleg worden gevoerd met participanten in het project, waarbij ook de ontwikkeling van een brede school (ketensamenwerking) worden uitgewerkt in relatie tot CBS in Zuidwolde Concrete werkzaamheden 1. nadere afspraken over de participatie, deelneming en samenwerking; dit vastleggen in principeovereenkomsten welke dienen te worden gesloten voorafgaande aan het te nemen raadsbesluit. 2. keuze maken ten aanzien van de wijze waarop op een flexibele wijze ingespeeld kan worden op de huisvestingsbehoefte in relatie tot leerlingenaantallen 3. het samen met participanten ontwikkelen van een programma van eisen t.b.v. een adequate huisvesting voor de brede school c.a., alsmede van een uitwerkingsplan voor een adequate en veilige ontsluiting van de locatie 4. het maken van een plan met begroting t.b.v. de huisvesting waarin begrepen de ontsluiting c.q. infrastructurele aanpassingen van het terrein 5. het in beeld brengen van eventueel te verleggen nutsvoorzieningen en openbaar riool 6. het ramen van de investering- en exploitatiekosten 7. planologische werkzaamheden (stedenbouwkundig plan) 1 Uitgangspunten en kaders zullen tussen gemeente/ schoolbestuur en gebruikers nader worden gedefinieerd. Enkele bekende kaders zijn: OBS de Zwermkorf en OBS de Ekkelboom zullen gaan fuseren en deze fusieschool zal worden gehuisvest aan de Schoolbrink. De fusie zal per gerealiseerd dienen te zijn 1

2 8. het inventariseren, benoemen en beoordelen van de GO en NO-GO momenten i.c. de financiële dekking voor het project en de planologische procedures (bezwaar) 9. keuze maken ten aanzien van wie het gebouw realiseert en exploiteert (gemeente, participanten of evt bijvoorbeeld Actium / Woonconcept) 10. het eventueel creëren en aanbieden van tijdelijke huisvesting t.b.v. de fusieschool; 11. onderzoek verrichten naar subsidie- en externe financieringsmogelijkheden; 12. een keuze maken ten aanzien van het laten opstellen van stedenbouwkundige-, architectonische- en aannemersvorm op basis van een nog op te stellen advies 13. offerte- en aanbestedingstrajecten uitvoeren, alsmede het juridisch (laten) begeleiden van het aanbestedingstraject 14. een keuze maken voor een architect en eventueel een aannemer 15. het berekenen van de maximale planschade 2

3 Projectstructuur Hoofdstructuur. Voor de ontwerp- en uitvoeringsfase wordt voorgesteld, om een projectorganisatie en een projectstructuur vast te stellen. De stuurgroep heeft tot taak een en ander voor te bereiden en het project aan te sturen. De besluitvorming vindt plaats in het college. De projectgroep is belast met de uitvoering van concrete werkzaamheden. De projectorganisatie voor de ontwerpfase ziet er als volgt uit: Stuurgroep Wethouder A. Damming - voorzitter Adjunct-directeur F.R. Bork Projectleider extern Op afroep: leden van de Projectgroep De projectleider is voorzitter van de projectgroep en rapporteert over de voortgang en belemmeringen aan de stuurgroep en vergaart de betreffende informatie uit het gestructureerde overleg Projectgroep Externe projectleider Henk Wind Bertus Gort Bertus Morsink (OW) Externe ondersteuning proces Vertegenwoordiger Speelwerk Vertegenwoordiger Woudklank Directeur Zwermkorf/Ekkelboom VROM FIN BMO (juridisch) OW ( verkeersmaatregelen) Interne administratieve ondersteuning -voorzitter Klankbordgroep (gebruikers) Externe ondersteuning proces Vertegenwoordiger Speelwerk Vertegenwoordiger Woudklank Vertegenwoordiger Onderwijs Vertegenwoordiger gemeente - voorzitter 3

4 Externe deskundigen Voor de locatie Schoolbrink a. voor de verdere samenwerking- en beheersaspecten in het kader van de brede school c.a. zal een beroep worden gedaan op een terzake ervaren en deskundig bureau; dit bureau levert tevens een bijdrage aan het programma van eisen, op basis waarvan de stedenbouwkundige visie en het architectonische plan wordt geformuleerd b. voor het verder ontwikkelen van een bouwplan c.a. dient een architect te worden geselecteerd en voorzien van een opdracht, een en ander na het vaststellen van het programma van eisen c. voor de aanbesteding dient tevens zonodig op advies van een terzake deskundige een passende werkwijze te worden geformuleerd d. voor het stedenbouwkundig plan dient een opdracht bij een stedenbouwkundig bureau te worden geplaatst e. externe ondersteuning t.b.v. de projectgroep tot dat het programma van eisen gereed is waarbij deze externe ondersteuning tevens de voorzittersrol vervult in de klankbordgroep. f. naar behoefte, bijvoorbeeld voor een bodemonderzoek,sonderingen, archeologisch onderzoek enz.. Tijdplanning Voor locatie Schoolbrink. Er wordt globaal uitgegaan van de volgende planning, die nog nader gedetailleerd uitgewerkt moet worden: 1. Realiseren programma van eisen, maken voorlopig ontwerp en een kostenraming 7 maanden 2. Stedenbouwkundige aanpassing (afhankelijk van bezwaren)? 3. Raadsbesluit t.b.v. de uitvoeringsfase (financiën-college-raad) 3 maanden 4. Uitwerken voorlopig ontwerp tot definitief ontwerp en het houden van een aanbesteding. (bij bouwteam na voorlopig ontwerp aannemer selecteren) 6 maanden 5. Gemeentelijke procedures ( bouwvergunning) 2 maanden 6. Definitief raadsbesluit (financiën-college-raad) 3 maanden 7. Uitvoeren bouwplan 9 maanden 8. Aanpassingen infrastructuur, schoolpleinen enz. (moet zoveel mogelijk parallel lopen met de uitvoering). 2 maanden Totale doorlooptijd vanaf programma van eisen tot oplevering 32 maanden In principe moeten uiterlijk in de tweede helft van 2009 de principe-overeenkomsten met betrekking tot samenwerking tussen de participerende partijen ondertekend zijn. Rapportages De volgende rapportages dienen te worden opgenomen in de planning: - maandelijkse rapportage over de vorderingen rond de brede school c.a. van de heren Wind en Morsink aan de projectleider - tweemaandelijkse rapportage omtrent het totale project van de projectleider aan de stuurgroep 4

5 Financiële aangelegenheden. Voor het project dient een voorbereidingskrediet van ,00 incl. BTW beschikbaar te worden gesteld. Vooralsnog wordt ervan uit gegaan dat dit gevraagde krediet voor de werkzaamheden onder punt 1 en 2 van bovenstaande tijdplanning geldt. Onderverdeling voorbereidingskrediet: o Externe projectleider ,00 o Externe procesbegeleiding, programma van eisen, voorlopig ontwerp en kostenraming ,00 o Verkeersdeskundige 8.000,00 o Stedenbouwkundige kosten (voorbereiding) ,00 o Bodemkundig onderzoek en sonderingen 4.500,00 o Archeologisch onderzoek 2.000,00 o Ecologisch onderzoek(flora en faunawet) 1.000,00 o Asbestinventarisatie 1.750,00 o Excursies 2.000,00 o Interne uren (Samenleving-Vrom-Financiën-OW) ,00 Totaal voorbereidingskrediet excl. BTW ,00 BTW 19 % Totaal incl. BTW ,50 Juridische aangelegenheden Er dient in deze fase duidelijkheid te ontstaan over de positie, waarin de participanten van de brede school c.a. deelnemen in het project, bijvoorbeeld als ingekocht eigenaar of als huurder. Uitgangspunt is dat de gemeente geen financiële bijdrage levert in ieders huisvestingskosten, uitgezonderd het basisonderwijs en peuterspeelzaalwerk. Participatie-aangelegenheden moeten in overeenkomsten worden vastgelegd. Zie hierbij ook hetgeen is verwoord onder Externe deskundigen. Voorts dient voldoende aandacht te worden besteed aan de rechtmatigheidaspecten rond de aanbestedingen. Communicatie Tijdens de ontwerpfase dient er overleg te worden gevoerd met - alle participanten en hun achterban - dorpsvereniging Zuidwolde - de buurt in de directe nabijheid van de school Zoveel mogelijk publicatie over behaalde tussenresultaten 5