Onderwerp: Eenmalige bijdrage groot onderhoud Gebouw Irene, Willemstad

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Verseon kenmerk: Raadsvergadering van 28 juni 2012 Agendanummer: 10.3 Onderwerp: Eenmalige bijdrage groot onderhoud Gebouw Irene, Willemstad Verantwoordelijk portefeuillehouder: L.M. Koevoets SAMENVATTING St. Ons Dorpshuis is eigenaar van gemeenschapshuis Gebouw Irene. Ten behoeve van de instandhouding van het gebouw ontvangt de stichting een jaarlijkse subsidie van , -. In deze subsidie is geen rekening gehouden met uitvoering van groot onderhoud. Het bedrag is ontoereikend om hiervoor voldoende te reserveren. Gegeven de staat van het gebouw is groot onderhoud aan de orde en is een eenmalige bijdrage benodigd voor uitvoering hiervan. In de Nota bouwstenen voor een toekomstig accommodatiebeleid is bepaald dat elke kern beschikt over de basisvoorzieningen. De ontmoetingsfunctie, die in Willemstad ingevuld wordt door Gebouw Irene, is er één van. Een basisvoorziening houdt in dat de gemeente een zorgplicht heeft ten aanzien van de instandhouding. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen particulier of gemeentelijk eigendom. Met het beschikbaarstellen van een eenmalige bijdrage voor groot onderhoud wordt voldaan aan deze zorgplicht. St. Ons Dorpshuis besteedt de jaarlijkse subsidie voor een groot deel aan onderhoud of aan de storting in een voorziening hiervoor. Na beschikbaarstelling van een eenmalige bijdrage aan groot onderhoud, kan het jaarlijkse subsidiebedrag naar beneden worden bijgesteld. KADERS Aanleiding Stichting Ons Dorpshuis is eigenaar van gemeenschapshuis gebouw Irene in Willemstad. Om het gebouw op een adequate wijze in stand te houden is groot onderhoud noodzakelijk. De stichting beschikt over onvoldoende eigen middelen om uitvoering te geven aan het groot onderhoud, vandaar dat een beroep wordt gedaan op gemeentelijke middelen. Doelstellingen In de raadsagenda is onder de noemer Kernen, een goede leef- en woonomgeving in de eigen kern als doelstelling geformuleerd. In de collegeagenda is dit nader uitgewerkt in onder andere de doelstelling een toekomstbestendig, goed gespreid netwerk van voorzieningen. Hierbij wordt op grond van het accommodatiebeleid ingezet op behoud en beschikbaarheid van basisvoorzieningen in de 11 kernen, almede op het kwalitatief op orde houden van deze voorzieningen. Dit ter behoud maar ook versterking van de sociale cohesie in de kern. Met beschikbaarstelling van een eenmalige bijdrage voor groot onderhoud aan Gebouw Irene wordt een van de basisvoorzieningen, namelijk de ontmoetingsfunctie, voor Willemstad geborgd en aan bovenstaande doelstelling voor deze kern voldaan. Gezien de marginale stijging van de exploitatielast vanwege het naar beneden kunnen bijstellen van de subsidie is deze constructie in vergelijking met exploitatielasten van andere gemeenschapshuizen een goedkope en wenselijke oplossing. TOELICHTING OP VOORSTEL Onderbouwing advies Stichting Ons Dorpshuis ontvangt jaarlijks een subsidie om gemeenschapshuis Gebouw Irene in stand te houden. In deze subsidie van , - is geen rekening gehouden met uitvoering van groot onderhoud. Het subsidiebedrag is ontoereikend om hiervoor voldoende middelen te reserveren. 1

2 De stichting had met de voormalige gemeente Willemstad een lening afgesloten, die in 2009 is afgelost. Vanuit de subsidie werden de kosten van de lening(rente en aflossing) betaald. Vanwege het sinds 2010 wegvallen van deze lasten, is er pas sindsdien meer financiële ruimte ontstaan om meer te reserveren voor toekomstig onderhoud. Dit was toereikend om uitvoering te geven aan reguliere onderhoudswerkzaamheden en noodzakelijke vervangingsinvesteringen, maar niet voor groot onderhoud, waarvoor al geruime tijd noodzaak is. In een eerder stadium is sprake geweest van plannen voor een eventuele combinatie van voorzieningen in Willemstad. Deze zouden ook consequenties kunnen hebben voor Gebouw Irene. Op basis hiervan heeft de stichting de uitvoering op een laag pitje gezet. De planvorming is echter nog onvoldoende concreet en duidelijkheid hierover wordt niet op korte termijn verwacht. Aan de stichting is gemeld dat Gebouw Irene voor de komende 10 jaar haar functie nog zal behouden. Naar aanleiding hiervan wil de stichting het noodzakelijk groot onderhoud niet langer uitstellen en met de uitvoering aan de slag gaan. In de door uw raad vastgestelde Nota Bouwstenen voor een toekomstig Accommodatiebeleid is bepaald dat elke kern de beschikking heeft over basisvoorzieningen. Een ontmoetingsfunctie is één van deze basisvoorzieningen en in Willemstad wordt dit ingevuld door gemeenschapshuis Gebouw Irene. Dit houdt in dat de gemeente een verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de instandhouding. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen particulier of gemeentelijk eigendom. Hieruit voortvloeiend is ook een onderzoeksopdracht in de Nota Bouwstenen voor een toekomstig Accommodatiebeleid opgenomen, namelijk het inzichtelijk maken van de benodigde middelen voor groot onderhoud. De stichting heeft zelf deze opdracht uitgevoerd en een kostenraming laten opstellen. Uit overleg met stichting Ons Dorpshuis is gebleken dat via beschikbaarstelling van een eenmalige bijdrage het best uitvoering gegeven kan worden aan het noodzakelijk groot onderhoud aan Gebouw Irene. Gezien de huidige staat van het gebouw, de aard van benodigde werkzaamheden en borging van continuïteit voor verenigingsactiviteiten bestaat er voorkeur voor het zoveel mogelijk in één keer uitvoeren van de werkzaamheden. Met het ter beschikking komen van middelen voor groot onderhoud kan de jaarlijkse subsidie aan de stichting naar beneden worden bijgesteld. Door het vanaf 2010 wegvallen van de lasten van een lening bestaan de kosten van de stichting uit verzekeringen/belastingen, overige kosten en onderhoud. Met de inkomsten uit huur van de exploitant en rente kunnen de kosten voor verzekeringen/belastingen en overige kosten gedekt worden. De inkomsten uit subsidie werd en wordt besteedt aan onderhoud of storting in de voorziening onderhoud. Wanneer met de eenmalige bijdrage uitvoering gegeven wordt aan onderhoud is de verwachting dat er in de komende jaren geen grote uitgaven zullen zijn aan onderhoud. De aanpassing van de subsidie zal vanaf subsidiejaar 2013 ingaan. Alternatieven Met een verhoging van de jaarlijkse subsidie in plaats van een eenmalige bijdrage voor groot onderhoud zouden ook middelen gegenereerd kunnen worden. Op deze manier is het echter voor de stichting niet mogelijk om noodzakelijke werkzaamheden zoveel mogelijk in één keer uit te voeren. Daarnaast leidt dit tot een structurele verhoging in de begroting van subsidies en/of exploitatiebijdragen aan gemeenschapshuizen. Dit terwijl uw raad in de begrotingsbehandeling van november jl. de opdracht heeft gegeven te onderzoeken op welke wijze de kosten verminderd kunnen worden. Betrokken partijen Stichting Ons Dorpshuis Planning Na besluitvorming door uw raad zal met de Stichting Ons Dorpshuis een overeenkomst worden afgesloten waarin afspraken worden gemaakt over de wijze van verantwoording en fasering van het betalingsregime. De stichting zou bij voorkeur de werkzaamheden in de zomerperiode willen laten uitvoeren. 2

3 Communicatie Na besluitvorming wordt Stichting Ons Dorpshuis hierover schriftelijk geïnformeerd. In overleg met de afdeling communicatie zal een persbericht worden opgesteld. MIDDELEN Kosten Stichting Ons Dorpshuis heeft een kostenraming laten opstellen van de benodigde werkzaamheden. Deze komt inclusief diverse opslagpercentages en BTW uit op een bedrag van , -(prijspeil 2009). Bij deze kostenraming dienen de volgende opmerkingen te worden geplaatst. Een aantal werkzaamheden is niet geraamd en als PM post opgenomen. Er is een post opgenomen voor werkzaamheden aan toiletten, maar deze zijn reeds uitgevoerd, omdat dit niet langer uitgesteld kon worden. Een aantal werkzaamheden heeft betrekking op verfraaiing van het gebouw aan de binnenzijde. Op basis hiervan zijn wij in overleg met Stichting Ons Dorpshuis uitgekomen op een gemeentelijke bijdrage van , -. De stichting heeft mogelijkheden om vanuit haar reserves bijkomende en nog niet geraamde kosten te financieren. Als eigenaar behoudt de stichting de mogelijkheid om bij nadere uitwerking van werkzaamheden eigen keuzes te maken bijvoorbeeld ten aanzien van verfraaiing en het meer aantrekkelijk maken van het gebouw. De stand van deze reserve bedroeg eind , -. De stichting heeft aangegeven hiervan een bedrag van , - te willen behouden voor opvang van toekomstige vervangingen waar in de kostenraming geen rekening mee is gehouden, zoals bijvoorbeeld vervanging van CV-installatie of gehele vervanging van dakbedekking. Met beschikbaarstelling van een eenmalige bijdrage voor groot onderhoud kan de jaarlijkse subsidie aan de stichting naar beneden worden bijgesteld. De reguliere kosten kunnen betaald worden uit de inkomsten, dit gaat om een bedrag van 5.000, -. De subsidie is dan beschikbaar voor jaarlijks onderhoud en reservering voor toekomstig onderhoud. Dit bedrag is bepaald op , - mede om de kapitaallasten van de eenmalige bijdrage in de gemeentebegroting deels op te kunnen vangen. Tot op heden was het subsidiebedrag , -. Duidelijk is dat hoe lager de subsidie hoe minder gereserveerd kan worden voor toekomstig onderhoud. Uitgangspunt van dit voorstel is dat Gebouw Irene voor de komende 10 jaar op een adequate wijze kan volstaan als basisvoorziening. Daar zijn dan ook de aanpassing van de subsidie en de kapitaallasten op gebaseerd. Dekking De bijdrage betreft voornamelijk voor achterstallig onderhoud betreffende gevelwerk, vloeren, plafonds en binnenwanden. Deze bijdrage in activa bij derden kunnen worden geactiveerd, mits de investering bijdraagt aan de publieke taak en wordt uitgevoerd zoals is overeengekomen. Daarmee kan de bijdrage in tien jaar worden afgeschreven waardoor de exploitatielasten toenemen met ongeveer aan afschrijvingslasten en aan rentelasten dus per saldo De uitvoering zal dit jaar plaatsvinden en dus zullen de hieruit voortvloeiende kapitaallasten zich in 2013 voordoen. De jaarlijkse subsidie was vastgesteld op en kan door deze investering worden teruggebracht naar Hierdoor wordt de totale exploitatielast vanaf 2013 met hoger, namelijk Omdat het hier om een marginaal bedrag gaat en de uitvoering conform het vastgesteld accommodatiebeleid is, stellen wij voor om het hogere budget van op te nemen in de exploitatiebegroting RISICO S EN KANSEN Financieel Na besluitvorming wordt er een overeenkomst gesloten met Stichting Ons Dorpshuis, waarin afspraken worden gemaakt ten aanzien van de betalingstermijnen op grond van de planning van werkzaamheden. Op deze manier worden de uitgaven afgestemd op de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. Juridisch Na besluitvorming wordt er een overeenkomst afgesloten met Stichting Ons Dorpshuis, zodat geborgd wordt dat middelen besteed worden aan hetgeen waarvoor het bedoeld is. Hierin worden dan ook afspraken gemaakt met betrekking tot de verantwoording. 3

4 VOORSTEL 1. Aan Stichting Ons Dorpshuis een eenmalige bijdrage van , - beschikbaar te stellen ten behoeve van groot onderhoud aan gemeenschapshuis Gebouw Irene te Willemstad en de hieruit voortvloeiende kapitaallasten van in de gemeentebegroting 2013 op te nemen; 2. De jaarlijkse subsidie aan St. Ons Dorpshuis met ingang van 2013 met een bedrag van te verlagen naar een bedrag van , -. BIJLAGEN n.v.t. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer Zevenbergen, 15 mei 2012 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris de burgermeester Drs. A.E.B. Kandel J.P.M. Klijs 4

5 RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 28 juni 2012 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 mei 2012; overwegende dat Gebouw Irene de basisvoorziening ontmoetingsfunctie vervult voor de kern Willemstad en de gemeente op grond van het accommodatiebeleid een zorgplicht heeft ten aanzien van de instandhouding van deze accommodatie; gelet op het feit dat eigenaar Stichting Ons Dorpshuis onvoldoende middelen beschikbaar heeft voor uitvoering van groot onderhoud; BESLUIT 1. Aan Stichting Ons Dorpshuis een eenmalige bijdrage van , - beschikbaar te stellen ten behoeve van groot onderhoud aan gemeenschapshuis Gebouw Irene te Willemstad en de hieruit voortvloeiende kapitaallasten van in de gemeentebegroting 2013 op te nemen; 2. De jaarlijkse subsidie aan St. Ons Dorpshuis met ingang van 2013 met een bedrag van te verlagen naar een bedrag van , -. Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 28 juni 2012, de griffier, de voorzitter, H.D. Tiekstra J.P.M Klijs 5