: mevr. F. Langerak-Oostrom. : M. van Dam

Transcriptie

1 11 DEC 2017 RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering : 28 november 2017 Zaaknummer : Datum Raadsvergadering : 11 december 2017 Portefeuillehouder : mevr. F. Langerak-Oostrom Verantwoordelijk MT-lid : M. van Dam Onderwerp: Afronding project vernieuwen sportpark Rapijnen te Linschoten. Voorstel 1. Instemmen met de financiële afsluiting van het project vernieuwen sportpark Rapijnen te Linschoten. 2. Het project af te sluiten en het bedrag van de gemeentelijke investering bepalen op annuïtair af te schrijven in 20 jaar. 3. De structureel lagere kapitaallasten te verwerken in de meerjarenbegroting. Samenvatting Nu de werkzaamheden met betrekking tot het vernieuwen van het sportpark Rapijnen zijn afgerond kan het project worden afgesloten. U heeft voor het vernieuwen van het sportpark een budget van plus = beschikbaar gesteld. U heeft tevens aangegeven dat de gemeente 2/3 deel van de kosten op zich neemt en de beheersstichting 1/3 deel. De werkzaamheden zijn uitgevoerd ruim binnen de door u beschikbaar gestelde kredieten en conform de met u besproken randvoorwaarden en uitgangspunten. De totale kosten van het project bedragen Het deel dat de gemeente hiervan heeft betaald is U wordt voorgesteld het project financieel af te sluiten. Aanleiding Nu alle werkzaamheden op het sportpark Rapijnen in Linschoten zijn afgerond kan de financiële balans van het project worden opgemaakt. De Stichting Beheer Sportpark Rapijnen (SBSR) heeft zich in 2013 sterk gemaakt voor de aanleg van twee kunstgrasvelden voor de korfbalvereniging Luno en een kunstgrasveld voor voetbalvereniging Linschoten op het sportpark Rapijnen te Linschoten. U heeft hiervoor krediet beschikbaar gesteld. Met het bestuur van de stichting werd op 20 december 2013 een bouwheerovereenkomst gesloten, waarin is afgesproken dat de genoemde kunstgrasvelden door de SBSR worden gerealiseerd. Daarnaast werd de afspraak gemaakt dat de stichting een gedeelte van haar aandeel in de kosten van de aanleg middels zelfwerkzaamheid, zowel in geld als in natura kan inbrengen. U bent hierover geïnformeerd. Beoogd resultaat De aanleg van een drietal kunstgrasvelden op het sportpark Rapijnen is gerealiseerd binnen de door u gestelde (financiële) kaders. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 1/5

2 Argumenten De aanleg van de kunstgrasvelden op het sportpark Rapijnen is uitgevoerd. Alle werkzaamheden zijn binnen de door u gestelde (financiële) kaders uitgevoerd en het project kan worden afgesloten. Financiën U heeft in 2013 (raadsbesluiten mei en sept/oktober) een tweetal budgetten beschikbaar gesteld, namelijk een budget van voor plan- en ontwerpkosten en ambtelijke uren en een budget van voor de aanleg van de kunstgrasvelden in het sportpark Rapijnen. In totaal Hiervan bedroeg het gemeentelijk deel = Overzicht van alle gemaakte kosten Beschikbaar budget teoj.ryo Andere kosten (*) Directievoering Trekker Projectleidersuren Parkeerplaats Z^fjv^kfcaambetóÊ budget (**),,!,, i / l/corzie n tncen, b Ki-s t, kv uut srn C-asSi.lli r» buckc t Cib i/iin M.U ijerlc2^^rnl\ei^. Totale kosten (*) Dit zijn o.a: juridische kosten, KIWA keuringen, watercompensatie, fiscaal advies e.d. {**) Dit betreft kosten die door de aannemer zijn geoffreerd, waarvan is overeengekomen dat die door middel van zelfwerkzaamheid verricht zouden worden, conform de afgesproken verdeelsleutel 2/3-1/3. Op de prijsopgave van de aannemer, zijnde is een winstmarge van in mindering gebracht. Conclusie: Ten opzichte van de oorspronkelijke raming van het project ad is in totaal uitgegeven. Dit is incl. de renovatie van de parkeervoorziening die oorspronkelijk niet was opgenomen in het project. Al met al is het project bijna 1 ton goedkoper uitgevallen dan oorspronkelijk geraamd. 2.0verzicht van alle gemaakte kosten toegerekend naar resp. gemeente en SBSR Waarvan voor rekening: Gemeente SBSR Andere kosten Directievoering T rekker Projectleidersuren Parkeerplaats (* 66,67% ,67% % % % % ,67% l/ec <Xienir->(Cn. Jöekcnhtfcï' Cu! buci^t t' Totale ë bijdrage bijdragi J ,33% ,33% ,33% ,/ o./? ezvcvj' i/an nn - ' (***) SBSR levert haar deel ad in natura. Voordeel voor de gemeente is dat zij niet maar slechts aan kosten had. Conclusie: Ten opzichte van het beschikbaar gestelde gemeentelijke krediet van is uiteindelijk een bedrag van besteed. Met andere woorden het krediet wordt met een positief saldo afgesloten. Onderwerp:. datum raadsvergadering: 2/5

3 Voorgesteld wordt het project af te sluiten en het bedrag van de investering te bepalen op , annuïtair af te schrijven in 20 jaar. De uiteindelijke kapitaallast is dus als gevolg van het overschot lager dan in de meerjarenramingen opgenomen. De aanbesteding is gedaan in samenspraak met Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). Tijdpad/ relatie met projectmatig werken. Het project is van start gegaan in De uitvoeringsfase heeft plaatsgevonden in de periode 2014 tot en met Na uw besluit wordt het project afgesloten. Het stichtingsbestuur is na oplevering verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van de velden en legt daarvoor verantwoording af aan de gemeente. Communicatie De SBSR wordt op de hoogte gebracht van uw besluit. Reactie forum samenleving van 17 januari 2017 en 13 juni 2017 Het voorstel is tweemaal door u niet rijp geacht voor doorgeleiding naar de raad omdat u van mening was dat het ontbrak aan voldoende informatie. Reactie college Tijdens de behandeling van dit voorstel in beide vergaderingen is door de portefeuillehouder een groot aantal inhoudelijke vragen beantwoord. U is vervolgens de gelegenheid geboden eventueel nog bij u 'levende' vragen schriftelijk bij ons in te dienen. De fracties van het Progressief Akkoord en de WD hebben hier gebruik van gemaakt. De vragen van beide fracties en de beantwoording daarvan door ons college zijn bijgevoegd. Ten aanzien van de vragen over precedentwerking merken wij het volgende op. Het maken van een vergelijking met de situatie omtrent de aanleg van drie kunstgrasvelden in is niet realistisch. De randvoorwaarden en uitgangspunten van beide projecten zijn totaal verschillend van elkaar. In 2015 is t.b.v. de velden in een budget van beschikbaar gesteld voor de aanleg van drie kunstgrasvelden inclusief bijkomende kosten. De voetbalverenigingen leveren een veld in omdat op deze locatie een scholencomplex wordt gebouwd. Tegenprestatie van de verenigingen is ook dat de subsidie op het onderhoud wordt ingeleverd. De vergelijking met Linschoten waar de 2/3-1/3 regeling van toepassing is, is niet te maken. Ook in Linschoten is het onderhoudsbudget verlaagd maar worden nog altijd grasvelden onderhouden. In is in het geheel niet gesproken over deze verdeelsleutel omdat daar sprake is van een geheel andere situatie. Het vergelijken van beide situaties leidt al snel tot het vergelijken van appels en peren. Maatwerk blijft altijd noodzakelijk. Voorts hebben wij nogmaals de door ons gekozen constructie van het verrichten van zelfwerkzaamheid met onze accountant besproken. De vergoeding is niet betaald aan individuele vrijwilligers maar via de SBSR ten goede is gekomen aan voorzieningen op het park. Hij kan zich vinden in de gehanteerde constructie. Het besluitvormingsproces van 2013 tot heden Teneinde u een nog beter inzicht te verschaffen over de besluitvorming van de raad en informatiestroom van het college richting uw raad treft u hieronder een overzicht aan van raadsbesluiten over dit onderwerp. Tevens is aangegeven de wijze waarop wij u middels informatienota s op de hoogte hebben gehouden van de voortgang van het project. Ook geven wij aan welke uitgangspunten en randvoorwaarden op hoofdlijnen met u zijn besproken. Deze hebben wij uiteraard als leidraad voor de besluitvorming gebruikt. a. Raadsbesluiten 27 mei 2013, 23 september 2013 en 28 oktober 2013: krediet beschikbaar gesteld en uitgangspunten benoemd. Door de raad is besloten een krediet van beschikbaar te stellen ten behoeve van de aanleg van kunstgrasvelden in Linschoten. Hiervan werd als voorbereidingskrediet beschikbaar Onderwerp:, datum raadsvergadering: 3/5

4 gesteld. Tevens is besloten om een bedrag van extra beschikbaar te stellen ten behoeve van plan- en ontwerpkosten en ambtelijke uren. De volgende uitgangspunten zijn benoemd: er wordt zoveel mogelijk aangehaakt' bij de eerdere besluitvorming rond de aanleg van twee kunstgrasvelden in, de totale kosten van de werkzaamheden zijn op basis van berekeningen van een externe bureau geraamd en gecontroleerd door het toenmalige projectmanagement bureau. De raming bedroeg Afgesproken is dat de gemeente 2/3 deel bijdraagt en de SBSR 1/3 deel. Op basis hiervan is de gemeentelijke bijdrage vastgesteld op maximaal ; indien de kosten na aanbesteding hoger blijken uit te vallen dan blijft de gemeentelijke bijdrage ; aanbesteding via het Inkoop Bureau Midden-Nederland; het bouwmanagement/directievoering wordt uitgevoerd door de stichting; maatwerk is mogelijk als gevolg van de aanwezige expertise bij verenigingen; geen inzicht tot in detail; de bijdrage van verenigingen kan bestaan uit een bijdrage in natura of in cash. b. Informatienota's 7 oktober 2014, 7 april 2015 en 8 april 2015 Het college heeft de raad tussentijds drie keer geïnformeerd over het verloop der werkzaamheden alsmede afspraken die zijn gemaakt met SBSR. In de informatienota van 7 oktober 2014 is o.a. ingegaan op het feit dat SBSR een bijdrage van zou ontvangen in verband met directievoering. In de informatienota van 7 april 2015 wordt ingegaan op de aanleg van een parkeervoorziening, die kan worden bekostigd vanuit het krediet. Tot slot gaat de informatienota van 8 april 2015 nader in op de vaststelling van de vrijwilligersbijdrage. Op basis van de door de aannemer geoffreerde werkzaamheden is de verdeelsleutel toegepast waarbij de gemeente 2/3 voor haar rekening neemt. c. Behandeling definitieve afrekening in forum samenleving januari 2017 en juni 2017 De afrekening van de kosten van realisatie van drie kunstgrasvelden is tweemaal binnen uw forum aan de orde geweest. Tijdens deze vergaderingen heeft de wethouder een groot aantal vragen van forumleden beantwoord. Vervolgens is nog de gelegenheid gegeven om schriftelijke vragen in te dienen. De vragen van de fracties van het PAK en de WD zijn bijgevoegd en beantwoord. Ten aanzien van de vragen merken wij in het algemeen op dat uitgangspunten bijna nooit vergelijkbaar met elkaar zijn en ook in de tijd veranderen. Een vergelijking met de situatie in 2008 achten wij niet opportuun en kan niet op de huidige situatie worden toegepast. Het voorstel Wij zijn van mening dat het college conform de door u gestelde randvoorwaarden en uitgangspunten heeft gehandeld en stellen u voor tot besluitvorming conform dit voorstel over te gaan. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 4/5

5 In de openbare vergadering van 11 december 2017 heeft de gemeenteraad besloten: 1 In te stemmen met de financiële afsluiting van het project vernieuwen sportpark Rapijnen te Linschoten 2 Het project af te sluiten en het bedrag van de investering bepalen op , annuïtair af te schrijven in 20 jaar; 3 De structureel lagere kapitaallasten te verwerken in de meerjarenbegroting; 4 In de toelichtende tekst van het raadsvoorstel het woord Zelfwerkzaamheidsbudget'(2 x op pagina 2/5) vervangen door Voorzieningen, bekostigd uit vrijgevallen budget als gevolg van zelfwerkzaamheid. *) *) amendement Onderwerp:, datum raadsvergadering: 5/5