VOORSTEL OPSCHRIFT AANHEF MOTIVERING. Vergadering van 23 februari Onderwerp: Gunning aanbesteding Straatreiniging - Besluitvormend

Transcriptie

1 VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 23 februari 2016 Besluit nummer: 2016_BW_00157 Onderwerp: Gunning aanbesteding Straatreiniging - Besluitvormend Beknopte samenvatting: De huidige contracten voor de veegwerkzaamheden en de onkruidbestrijding lopen per 1 april 2016 af. De werkzaamheden moeten gezien de opdrachtwaarde Europees aanbesteed worden. De gemeente heeft deze opdracht op basis van de vastgestelde inkoopstrategie op de markt gebracht. Op basis van het gehanteerde gunningscriterium "economisch meest voordelige inschrijving" (emvi) heeft Heemskerk Straatreiniging B.V. de beste aanbieding uitgebracht. Het financieel resultaat van de aanbesteding valt echter hoger uit dan het beschikbare budget. In dit voorstel wordt het college geadviseerd om de aanbestedingsprocedure voort te zetten en de opdracht met een voorbehoud van financiële goedkeuring door de gemeenteraad te gunnen aan Heemskerk Straatreiniging B.V. De gemeenteraad wordt via het bijgevoegde raadsvoorstel gevraagd om het aanvullende krediet beschikbaar te stellen. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Ingewonnen advies/adviezen: Bdr team Fin Bijgevoegde bijlage(n): Procesverbaal van Inschrijvingen Raadsvoorstel Aanbesteding straatreiniging MOTIVERING Aanleiding en context: De huidige contracten voor de veegwerkzaamheden en de onkruidbestrijding lopen per 1 april 2016 af. De gemeente heeft onder begeleiding van Stichting Rijk een Europese aanbesteding gehouden voor het afsluiten van een nieuw contract waarin deze werkzaamheden integraal onderdeel zijn van de opdracht. Op deze opdracht hebben in totaal drie marktpartijen ingeschreven. Op basis van een zorgvuldige beoordeling heeft Heemskerk Straatreiniging B.V. de "economisch meest voordelige inschrijving" gedaan. Het college wordt geadviseerd om p 1 van 10

2 in te stemmen met de voorlopige gunning aan Heemskerk Straatreiniging B.V. en extra krediet aan te vragen bij de gemeenteraad. Beoogd resultaat: Het afsluiten van een nieuw integraal contract voor de veegwerkzaamheden en de onkruidbestrijding zodat de gemeente haar gemeentelijke zorgplicht voor de reinigingstaken kan voortzetten. Argumentatie: 1.1 Heemskerk Straatreiniging B.V. heeft op basis van het gehanteerde gunningscriterium de beste aanbieding uitgebracht. Op basis van het gehanteerde gunningscriterium"economisch meest voordelige inschrijving" heeft Heemskerk Straatreiniging B.V. de beste aanbieding uitgebracht. Het procesverbaal van de inschrijvingen is als bijlage opgenomen. 2.1 Het gunningsbesluit blijft dan ongewijzigd. Op basis van de aanbestedingswet dient gunning via een Europese aanbesteding vooraf te gaan aan een voorlopig gunningsbesluit. Als er op basis van het voorlopige gunningsbesluit binnen de hiervoor geldende "bezwarenperiode" geen bezwaren binnen komen die tot een gewijzigd gunningsbesluit leiden, dan blijft het gunningsbesluit onverminderd van kracht en kan de voorlopige gunning overgaan in een definitieve gunning van de opdracht. 3.1 Hierdoor kan direct gestart worden met de uitvoering van de opdracht. Opdrachten boven ,- worden volgens de mandaatregeling door het college van burgemeester en wethouders verstrekt. Door mandatering van het afdelingshoofd kan direct tot opdrachtverlening worden overgegaan. 4.1 Het (structureel) verhogen van het budget is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Kanttekening: De veegwerkzaamheden en onkruidbestrijding kunnen niet uitgesteld worden. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden te borgen is deze aanpak op advies van stichting Rijk voorgesteld. Hierdoor wordt de aanbestedingsprocedure voortgezet waarbij de gunning plaatsvindt aan de winnende contractpartij Heemskerk Straatreiniging B.V. Mocht de raad niet instemmen met het voorstel voor extra krediet dan zal de gunningsbeslissing worden ingetrokken. Aanpak / uitvoering: Na uw positief besluit wordt het voornemen tot gunning meegedeeld aan de inschrijvende partijen. Zij ontvangen allemaal gelijktijdig een brief waarin ze over het resultaat van de aanbesteding en hun eigen score geïnformeerd worden. Na het versturen van het voorlopig gunningsbesluit is een "stand-still" periode van 20 dagen waarin partijen de mogelijkheid hebben bezwaar te maken tegen het voorlopig gunningsbesluit. Als er na deze 20 dagen geen bezwaren zijn binnen gekomen, gaat het voorlopig gunningsbesluit over in een definitief gunningsbesluit. Participatie: n.v.t. Duurzaamheid: Duurzaamheid was één van de gunningscriteria bij de beoordeling van de inschrijvingen. De volgende duurzaamheidsaspecten zijn uitgevraagd en beoordeeld: maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), duurzaamheid van het materiaal/materieel en een efficiënte en doelmatige uitvoering (o.a. beperken CO2 uitstoot). Ook is de methode beoordeeld die wordt p 2 van 10

3 toegepast voor het niet-chemisch bestrijden van de onkruid. Heemskerk Straatreiniging B.V. heeft samen met een andere inschrijver de hoogste score op duurzaamheid behaald. Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Bdr team Fin Het advies is gunstig. akkoord Beslist het volgende: BESLISSING Besluitpunt 1: In te stemmen met de voorlopige gunning aan Heemskerk Straatreiniging B.V. voor de straatreiniging per 1 april Besluitpunt 2: De voorlopige gunning te laten overgaan in een definitieve gunning als er binnen de bezwarentermijn van 20 dagen na bekendmaking van het voorlopig gunningsbesluit geen bezwaren zijn binnengekomen die aanleiding geven tot een gewijzigd gunningsbesluit. Besluitpunt 3: Het afdelingshoofd Gemeentewerken te mandateren voor het aangaan van de overeenkomst. Besluitpunt 4: Het bijbehorende raadsvoorstel voor het verstrekken van aanvullend krediet ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad. Besluitpunt 5: Niet eerder tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan totdat de raad heeft besloten tot het verstrekken van aanvullend krediet. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewerken Projecten en Planvoorbereiding Financiële consequenties: Als gevolg van het niet meer chemisch bestrijden van onkruid op verhardingen is in voorgaande jaren onderzoek gedaan naar alternatieve methoden en de financiële gevolgen daarvan. Op basis hiervan heeft de gemeenteraad op 30 oktober 2014 nieuw beleid vastgesteld en extra krediet beschikbaar gesteld van ,- op jaarbasis. Bij de beoordeling van het financiële resultaat van de aanbesteding is geconstateerd dat de oorspronkelijke raming niet correct was omdat hierin niet het gehele areaal was opgenomen. Dit leidt tot een structureel tekort van het budget variërend van ,- in 2016 tot ,- in Voor 2016 kan dit tekort gedeeltelijk worden opgevangen in de lopende begroting omdat het nieuwe contract pas inwerking treedt op 1 april. Tot 1 april wordt nog afgerekend op basis van de huidige, lagere tarieven. De lagere tarieven vanuit de lopende contracten zijn het gevolg van lagere duurzaamheidseisen voor het materieel en is nog gebaseerd op de methode van p 3 van 10

4 chemische onkruidbestrijding. Een nadere specificatie en toelichting van de financiële consequenties is opgenomen in de bijlage. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Procesverbaal van Inschrijvingen Raadsvoorstel Aanbesteding straatreiniging p 4 van 10

5 Procesverbaal van Inschrijvingen Onderwerp Proces-verbaal van opening kluis Bericht Geachte heer/mevrouw, Op is door ons, Mariette Rottgering en Saidha Tauwnaar - Esajas overgegaan tot het openen van de inschrijvingen voor de aanbesteding Straatreiniging gemeente Teylingen met referentie Bij de procedure, type Openbaar zijn 3 inschrijvingen ontvangen, waarvan onderstaande staat is opgemaakt. Inschrijvers: o o o Donkergroen B.V. Harste 5 in SNEEK Krinkels B.V. Plantagebaan 58 in WOUW Heemskerk Straatreiniging bv Walserij 11 in Noordwijkerhout Opgemaakt op door Mariette Rottgering p 5 van 10

6 Raadsvoorstel Aanbesteding straatreiniging Raadsvoorste l Raadsvoorstel Aanbesteding straatreiniging doel: aan: besluitvormend de raad van de gemeente Teylingen Kenmerk: datum voorstel: 16 februari 2016 datum collegevergadering: 23 februari 2016 datum raadsvergadering: 28 april 2016 portefeuillehouder: Kees van Velzen behandelend ambtenaar: A. Pater adres: a.pater@teylingen.nl bijlage(n): Wij stellen voor: 1. Extra budget beschikbaar te stellen voor de straatreiniging in de jaren 2016 t/m 2019 van respectievelijk , , en en dit mee te nemen in de voortgangsrapportage Inleiding De huidige contracten voor de veegwerkzaamheden en de onkruidbestrijding lopen per 1 april 2016 af. Voor het afsluiten van een nieuw (integraal) contract is een Europese aanbesteding gehouden. De inschrijvingen vallen hoger uit dan de oorspronkelijke raming waardoor extra krediet noodzakelijk is om de werkzaamheden op basis van het nieuwe contract te kunnen uitvoeren. In dit voorstel wordt geadviseerd om het extra krediet beschikbaar te stellen en de wijze waarop de dekking van de hogere kosten plaatsvindt te behandelen bij de eerste voorjaarsrapportage. Bestaand kader en context Met het vaststellen van nieuw beleid voor de onkruidbestrijding als gevolg van het wettelijke verbod op chemische reiniging heeft u al extra krediet beschikbaar gesteld (raadvoorstel 30 oktober 2014). Bij de beoordeling van het financiële resultaat van de aanbesteding is een tekortkoming geconstateerd in de oorspronkelijke raming waarop de aanvraag voor het extra krediet was gebaseerd. Hierdoor is er onvoldoende budget beschikbaar voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het college vraagt de raad om hiervoor aanvullend budget te verstrekken. Argumenten 1.1 Er is te weinig budget beschikbaar waardoor de veegwerkzaamheden en onkruidbestrijding niet verricht kunnen worden conform de vastgestelde eisen. Het huidige materieel is verouderd en chemische onkruidbestrijding is conform het huidige beleid en de wetgeving niet meer toegestaan. Aanvullend krediet is noodzakelijk om de werkzaamheden te laten voldoen aan het vastgestelde beleid, de wetgeving en de huidige normen voor duurzaamheid. 1.2 De tarieven zijn marktconform en de winnende inschrijver heeft de laagste aanbieding uitgebracht waardoor het benodigde budget realistisch is en geen ruimte biedt voor een p 61 van 10

7 verlaging van kosten. De uitgebrachte aanbiedingen zijn beoordeeld op marktconformiteit. De prijzen zijn marktconform en de economisch meest voordelige inschrijving bevat bovendien het laagste inschrijfbedrag. Het benodigde budget is reëel en noodzakelijk om de structurele kosten voor de veegwerkzaamheden en onkruidbestrijding te kunnen dekken. Financiële consequenties Het tekort van het budget varieert van ,- in 2016 tot ,- in Als gevolg van het niet meer chemisch bestrijden van onkruid op verhardingen is in voorgaande jaren onderzoek gedaan naar alternatieve methoden en de financiële gevolgen daarvan. Op basis van deze uitkomsten is via het eerdere raadbesluit een extra krediet van ,- beschikbaar gesteld. Bij de beoordeling van het financiële resultaat van de aanbesteding is geconstateerd dat de oorspronkelijke raming niet correct was omdat hierin niet gehele areaal was opgenomen. Voor 2016 kan dit tekort gedeeltelijk worden opgevangen in de lopende begroting omdat het nieuwe contract pas inwerking treedt op 1 april. Tot 1 april wordt nog afgerekend op basis van de huidige, lagere tarieven. De lagere tarieven vanuit de lopende contracten zijn het gevolg van lagere duurzaamheidseisen voor het materieel en is nog gebaseerd op de methode van chemische onkruidbestrijding. Aanpak, uitvoering en participatie Omdat de veegwerkzaamheden en onkruidbestrijding niet uitgesteld kunnen worden, heeft het college besloten om de aanbestedingsprocedure voort te zetten en de gunning te doen aan de winnende contractpartij Heemskerk Straatreiniging B.V. Mocht uw raad niet instemmen met dit voorstel voor extra krediet dan zal de gunningsbeslissing worden ingetrokken. Na uw positief besluit zal de overeenkomst met Heemskerk Straatreiniging B.V. worden ondertekend. Duurzaamheid Duurzaamheid was één van de gunningscriteria bij de beoordeling van de inschrijvingen. De volgende duurzaamheidsaspecten zijn uitgevraagd en beoordeeld: maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), duurzaamheid van het materiaal/materieel en een efficiënte en doelmatige uitvoering (o.a. beperken CO2 uitstoot). Ook is de methode beoordeeld die wordt toegepast voor het niet-chemisch bestrijden van onkruid. Heemskerk Straatreiniging B.V. heeft samen met een andere inschrijver de hoogste score op duurzaamheid behaald. Hillegom-Lisse-Teylingen n.v.t. Urgentie Op 28 april dient er uitsluitsel te zijn over het verstrekken van extra krediet omdat latere besluitvorming consequenties heeft voor de uitvoering van de werkzaamheden. Evaluatie n.v.t. Kanttekeningen Bijlagen en achtergrondinformatie n.v.t. p 72 van 10

8 Raadsbesluit De raad van de gemeente Teylingen, gelezen het collegebesluit van 23 februari 2016, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet, besluit: 1. Extra budget beschikbaar te stellen voor de straatreiniging in de jaren 2016 t/m 2019 van respectievelijk , , en en dit mee te nemen in de voortgangsrapportage Aldus besloten in de raadsvergadering van 28 april 2016, de griffier de voorzitter Robert van Dijk Carla G.J. Breuer p 83 van 10