Naam: Draaiboek decentrale implementatie PAUW en Tridion

Transcriptie

1 Programma Aanpak Universitaire Website (PAUW) Draaiboek decentrale implementatie PAUW en Tridion Inleiding In het kader van het Programma Aanpak Universitaire Website (PAUW) is afgesproken dat alle decentrale websites van faculteiten en eenheden worden vernieuwd en overgezet naar Tridion, het nieuwe content management systeem voor de universitaire website. In de periode mei tot december 2005 is Tridion technisch geïmplementeerd en is als pilot een nieuwe website van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid in Tridion opgezet. Deze facultaire website is op 1 december 2005 opgeleverd. Vanaf 2006 wordt Tridion universiteitsbreed geïmplementeerd en de ambitie is dat eind 2007 de decentrale websites van alle organisatieonderdelen zijn overgegaan naar Tridion. Hieronder is, na een algemene paragraaf over de aanpak van de implementatie, een stappenplan opgenomen voor de decentrale implementatieprojecten. Aanpak Combinatie van inhoudelijke, organisatorische en technische vernieuwing Een Tridion-implementatieproject is meer dan een technische vernieuwing. Het is nadrukkelijk de bedoeling om tegelijkertijd de inhoud van de decentrale websites te verbeteren, te actualiseren en meer vraaggericht te maken en om de beheerorganisatie te professionaliseren. Dit alles volgens de eerder vastgestelde uitgangspunten van PAUW. Gedeelde verantwoordelijkheid ICS-faculteit/eenheid De implementatie van vernieuwde decentrale websites in Tridion wordt georganiseerd in de vorm van implementatieprojecten per faculteit 1, ingebed in het universitaire programma PAUW. De programmaleider PAUW bij ICS-Webcommunicatie is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede invoering van Tridion; tegelijkertijd is het de verantwoordelijkheid van de faculteit om de hiervoor benodigde (voorbereidende) stappen te doorlopen. Dit houdt concreet in dat de faculteit een beheerorganisatie inricht volgens de richtlijnen van PAUW en in de afgesproken periode voldoende capaciteit beschikbaar stelt voor het uitwerken van de structuur en het opschonen/aanvullen van de content van de website. ICS- 1. Waar in dit draaiboek wordt gesproken over faculteit kan ook worden gelezen eenheid, expertisecentrum of een andere aanduiding die van toepassing is voor het desbetreffende organisatieonderdeel. Auteur: Jos de Kooker Pagina: 1/7

2 Webcommunicatie speelt hierbij een adviserende rol, biedt trainingen en workshops aan en verzorgt de gebruikersondersteuning voor Tridion. Na afronding van de voorbereidingen binnen de faculteit en na kwaliteitscontrole van de opgeleverde sitestructuur levert ICS een lege Tridion-site op, waarin de content kan worden ingevoerd onder leiding van de facultaire hoofdredacteur. In onderling overleg kan zo nodig een deel van de voor het invoerwerk benodigde capaciteit beschikbaar worden gesteld door PAUW. Stappenplan en mijlpalen Het onderstaande stappenplan hoeft niet altijd precies in de aangegeven volgorde doorlopen te worden, en sommige stappen kunnen parallel worden uitgevoerd. Uiteraard zijn er wel mijlpalen en onderlinge afhankelijkheden (bijv.: instructies voor webredacteuren kunnen pas gegeven worden als de beheerorganisatie is ingevuld). De belangrijkste mijlpaal is het afronden van de stappen 1 t/m 5: dit is een voorwaarde om een site in Tridion te kunnen opzetten en te vullen met content. Met andere woorden: ICS levert pas een Tridion-site op als alle voorbereidingen door de faculteit zijn afgerond. Planning De benodigde tijd per stap hangt af van verschillende factoren, zoals de omvang van de faculteit, de beschikbare capaciteit binnen de faculteit, de status van de huidige facultaire website en de mate van decentralisatie van het beheer van de website. Hiervan moet aan het begin van ieder implementatieproject een inschatting worden gemaakt, zodat een realistische planning kan worden gemaakt. Op basis hiervan worden tussen de faculteit en ICS afspraken gemaakt over de inzet van medewerkers en over de doorlooptijd van het implementatieproject. Voortgangsmatrix De stuurgroep PAUW volgt de voortgang van alle implementatieprojecten aan de hand van een matrix waarin de stappen die iedere eenheid moet doorlopen worden afgevinkt. Stappenplan 1. Voorbereiding 1.1 Inrichten facultaire projectorganisatie (met vertegenwoordigers van ICS) Het faculteitsbestuur wijst een projectleider aan. Het ligt voor de hand dat dit de facultaire hoofdredacteur is, maar de faculteit is vrij om hierin een andere keuze te maken. Het faculteitsbestuur stelt een stuurgroep in die tenminste bestaat uit: - de betrokken portefeuillehouder uit het faculteitsbestuur (voorzitter stuurgroep); - de facultaire projectleider en, indien dit niet dezelfde persoon is, de facultaire hoofdredacteur; - de programmaleider PAUW (ICS-Webcommunicatie) of zijn plaatsvervanger. Auteur: Jos de Kooker Pagina: 2/7

3 De facultaire projectleider stelt een projectgroep samen die tenminste bestaat uit: - de facultaire projectleider (voorzitter projectgroep) en, indien dit niet dezelfde persoon is, de facultaire hoofdredacteur; - (beoogde) eindredacteuren van facultaire thema- of doelgroepsites; - vertegenwoordigers (webredacteuren) van organisatieonderdelen van de faculteit (afdelingen, departementen, instituten e.d.); - een medewerker van ICS-Webcommunicatie. 1.2 Beschrijving doel/doelgroepen/uitgangspunten/afbakening site De projectleider beschrijft in overleg met ICS het doel, de belangrijkste doelgroepen en de afbakening van de facultaire website (wat valt wel en niet onder deze site). Daarbij komen ook aspecten aan de orde als de voertaal/-talen, de relatie met andere (gemeenschappelijke) onderdelen van de universitaire website, eventuele koppelingen met databases etc. Dit alles levert de uitgangspunten en doelstellingen op voor het project. Voor eventele specifieke wensen, zoals koppelingen met databases, worden aparte deelprojecten ingericht. 1.3 Opstellen plan van aanpak De facultaire projectleider stelt in overleg met ICS een beknopt plan van aanpak op, met daarin: - een beschrijving van de projectorganisatie (zie 1.1); - uitgangspunten, afbakening en doelstellingen van het project (zie 1.2); - planning en bijbehorende inzet van medewerkers. Ook specfieke aandachtspunten voor de betrokken faculteit kunnen hierin aan de orde komen. Het plan van aanpak wordt vastgesteld door de facultaire stuurgroep. 2. Beheerorganisatie De decentrale beheerorganisatie wordt ingericht volgens de beschrijving in het document Beleid, beheerorganisatie en richtlijnen universitaire website (d.d. 20 januari 2005). 2.1 Benoeming hoofdredacteur Iedere faculteit benoemt een hoofdredacteur, die namens het faculteitsbestuur verantwoordelijk is voor alle webpagina s van de faculteit. (Dit is in bijna alle gevallen reeds in 2005 gebeurd.) 2.2 Eindredacteuren en redactieteams per themasite De facultaire hoofdredacteur stelt redactieteams samen, onder leiding van een eindredacteur, die de inhoud van facultaire thema- en doelgroepsites (zie 4.1) coördineren. 2.3 Webredacteuren per afdeling Auteur: Jos de Kooker Pagina: 3/7

4 Het faculteitsbestuur of de facultaire hoofdredacteur stelt vast welke organisatieonderdelen binnen de faculteit pagina s publiceren binnen de facultaire website. De leiding van ieder van deze organisatieonderdelen wijst een webredacteur aan die verantwoordelijk is voor de opzet en het onderhoud van deze webpagina s. 2.4 Beschrijving content flow De facultaire projectleider en/of hoofdredacteur beschrijft de verantwoordelijkheden en de werkwijze voor het publiceren op de facultaire website. Duidelijk moet zijn: - wie verantwoordelijk is voor welk deel van de content (webredacteuren), - wie welke informatie voor de website aanlevert (auteurs), en - wie de eindredactie voert en het recht heeft om namens een organisatieonderdeel op het web te publiceren (eindredacteuren per thema en facultaire hoofdredacteur). Op basis hiervan wordt het werkproces voor het aanleveren, controleren/corrigeren en publiceren van content beschreven. 2.5 Autorisaties Op basis van onder 2.4 omschreven rollen (auteur, webredacteur, eindredacteur) wordt, in overleg met ICS, vastgesteld welke Tridion-autorisatie iedere bij de facultaire website betrokken medewerker moet krijgen. 3. Instructie en opleiding 3.1 Training schrijven voor het web ICS-Webcommunicatie biedt voor alle bij de facultaire website betrokken medewerkers een korte training Schrijven voor het web aan. Voor de hoofdredacteur is er een uitgebreidere training. 3.2 Instructie Tridion ICS-Webcommunicatie verzorgt voor alle medewerkers die met Tridion gaan werken een Tridion-instructie. Het volgen van deze instructie is een voorwaarde om een Tridion-account te kunnen krijgen. 3.3 Workshops structuur en functionaliteit Tridion-site ICS-Webcommunicatie organiseert voor het projectteam een aantal workshops waarin de functionaliteit van Tridion wordt uitgelegd en waarin gezamenlijk wordt nagedacht over de structuur van de nieuwe facultaire website. 4. Structuur 4.1 Indeling themasites Volgens de uitgangspunten van PAUW wordt de informatie op de facultaire site thematisch ontsloten, via ingangen per doelgroep (studenten, medewerkers, alumni, Auteur: Jos de Kooker Pagina: 4/7

5 etc.) en per thema (onderwijs, onderzoek, organisatie). De precieze indeling in themasites moet per faculteit nader worden uitgewerkt. 4.2 Indeling decentrale sites organisatieonderdelen Naast thematische ingangen omvat een facultaire site ook deelsites per organisatieonderdeel. De opzet en indeling hiervan moet per faculteit worden uitgewerkt. 4.3 Titels, images, branding Op basis van de onder 4.1 en 4.2 vastgestelde onderdelen van de website wordt bepaald welke titels, kopjes, afbeeldingen e.d. moeten worden aangemaakt. 5. Content 5.1 Bestaande content opschonen/actualiseren De content van de huidige facultaire website moet worden geanalyseerd: vastgesteld wordt welke content verwijderd kan worden en welke wordt hergebruikt. Content die wordt hergebruikt in de nieuwe site moet waar nodig worden herschreven, geactualiseerd of aangevuld. Goedgekeurde content wordt bij stap 6 overgezet naar Tridion. 5.2 Ontbrekende content toevoegen Op basis van de onder 4 vastgestelde structuur en de onder 5.1 verzamelde content wordt bepaald welke content nog ontbreekt. De ontbrekende content kan alvast in worden aangemaakt (bijv. in een Word-document), om later toe te voegen in Tridion. 5.3 Beeldredactie De afbeeldingen in de huidige facultaire website moeten beoordeeld worden op kwaliteit, bestandsomvang e.d. Geschikte beelden worden toegevoegd aan de Tridionbeeldbank en waar nodig worden nieuwe afbeeldingen gezocht of gemaakt. De beeldredacteur van ICS-Webcommunicatie beoordeelt de kwaliteit en kan adviseren over het gebruik van beeldmateriaal in de website. 5.4 Kwaliteitscontrole content door decentrale hoofdredacteur en ICS De kwaliteit van de definitieve content wordt door de decentrale hoofdredacteur en ICS-Webcommunicatie gezamenlijk beoordeeld aan de hand van de richtlijnen voor de universitaire website die in het kader van PAUW zijn/worden opgesteld. 6. Migratie 6.1 Opleveren lege Tridion site + autorisaties (door ICS) Als de stappen 1 t/m 5 zijn doorlopen maakt ICS-Webcommunicatie een lege website aan in Tridion, met de juiste sitestructuur en autorisaties voor alle gebruikers. Auteur: Jos de Kooker Pagina: 5/7

6 6.2 Invoeren goedgekeurde content in Tridion De goedgekeurde content wordt onder leiding van de facultaire hoofdredacteur ingevoerd in de Tridion-site. In overleg kan zo nodig een deel van de voor het invoerwerk benodigde capaciteit beschikbaar worden gesteld door PAUW. 6.3 Kwaliteitscontrole en oplevering site Na een laatste kwaliteitscontrole (technische werking, inhoud, structuur, vormgeving) door de facultaire hoofdredacteur en ICS-Webcommunicatie wordt de nieuwe website online gezet en wordt de URL (webadres) overgezet van de oude naar de nieuwe facultaire website. Op dit moment moet de facultaire beheerorganisatie beschikbaar zijn om het onderhoud van de website te verzorgen. Auteur: Jos de Kooker Pagina: 6/7

7