Actiepunt: Uit: Producten Start Afronding Project/ Wie? Status per 01 juni 2006

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Actiepunt: Uit: Producten Start Afronding Project/ Wie? Status per 01 juni 2006"

Lodewijk Goossens
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Missie, visie, kernwaarden, Vaststellen visie en Augustus Januari mijlpaal 1 missie De notitie Visie, missie & Strategie is door de raad op vastgesteld. De notitie is op basis van gesprekken in de organisatie (speciale afdelingsoverleggen) en een bijeenkomst met raads- en collegeleden, alsmede MTleden tot stand gekomen. Daarna is een mission statement opgesteld. Vaststellen kernwaarden Augustus De kernwaarden, uitgewerkt in kerncompetenties voor de medewerkers van de gemeente, zijn vastgesteld (in de notitie Visie, Missie & Strategie) en zullen worden geïmplementeerd in de organisatie via het werving- & selectietraject, alsmede in de functionerings-/beoordelingscyclus. Voorts is er een kettingbrief op Intranet gaande over de vijf kerncompetenties. Vaststellen Januari Enkele opmerkingen over de zijn verwerkt in de notitie bij het onderdeel positionering van de gemeente, de discussie zal voortgezet worden in de kerntakendiscussie.

Daarna is een mission statement opgesteld.

2 Uitwerken managementstijl mijlpaal 2 Vaststellen managementstijl Juli Het MT heeft een tweetal sessies gehouden over Integraal Management. De uitkomsten zullen in de organisatie worden besproken. Kaders, spelregels besturingsmodel mijlpaal 9 Eindnotitie projectgroep missie & Dit aspect is een uitvloeisel van de hierboven gevoerde discussie Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden mijlpaal 3/4 Eindnotitie projectgroep missie & Dit aspect is een uitvloeisel van de hierboven gevoerde discussie Uitwerken budgethoudersprotocol mijlpaal 6 Toelichting op budgethoudersprotocol Een eerste aanpassing is doorgevoerd. Het verdere traject is een vervolg op de einduitkomsten van Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden. Inrichten organisatorische voorzieningen mijlpaal 5 Eindnotitie projectgroep missie & Uit de tot op heden gevoerde discussie vloeien geen organisatorische voorzieningen voort. De kerntakendiscussie wordt afgewacht. Organisatie financiële functie mijlpaal 12 Eindnotitie projectgroep missie & Uit de tot op heden gevoerde discussie vloeien geen organisatorische voorzieningen voort. De kerntakendiscussie wordt afgewacht. Kostenallocatie/tijdschrijven mijlpaal 26/29 Vaststellen kostenverdelingssystematiek De nota kostentoerekening is in concept gereed. Nadere discussie vindt nog plaats in het controllersoverleg. Daarna zal e.e.a. in MT-verband worden besproken en vastgesteld.

3/4 Eindnotitie projectgroep missie & Dit aspect is een uitvloeisel van de hierboven gevoerde discussie Uitwerken budgethoudersprotocol mijlpaal 6 Toelichting op budgethoudersprotocol Een eerste

3 Handleiding tijdschrijven Mei De handreiking is gereed (B&W ). De implementatie wordt voortvarend opgepakt. Integreren info Grex en CODA mijlpaal 22 Inrichten projectorganisatie Augustus Januari De opzet voor organisatie voor grote projecten is geactualiseerd en vastgelegd in een notitie (STG 06& ). Voorts is een controlprotocol opgesteld. Afstemmen opbouw GREX en opbouw CODA September De rekeningschema s in CODA en de GREX-applicatie zijn met elkaar afgestemd. Het tijdschrijf-systeem is ingericht voor het registreren van uren voor de projectmedewerkers. Koppeling GREX- CODA d.m.v. rapportagetool Mei De koppeling is gecontroleerd adhv de werkelijke boekingen. Organisatie AO mijlpaal 13/14/15 Plan van aanpak Adviesfunctie De AO-adviesfunctie loopt via beleidsmedewerker AO/IC. E.e.a. is o.a. geformaliseerd in beheerplan AO en Intern Controle Statuut (B&W ). Auditplan 2006 is nog niet uitgevoerd. Deels afgedaan

Voorts is een controlprotocol opgesteld. Afstemmen opbouw GREX en opbouw CODA September De rekeningschema s in CODA en de GREX-applicatie zijn met elkaar afgestemd.

4 Plan van aanpak beheerorganisatie Beheeromgeving (beheerplan) AO is inmiddels door het college vastgesteld (B&W ) Implementatie adviesen beheerfunctie Dit is een doorlopend traject (PDCAcyclus) Deels afgerond Controlestatuut mijlpaal 19 Programma van eisen accountant Het Intern Controle Statuut is vastgesteld (B&W ). De inbedding dient verbeterd te worden. Medio 2006 dient dit verbeterd te zijn. PvE accountant afgerond. Ontwikkelen liquiditeitsprognoses Format liquiditeitsprognose September Er is een nieuwe opzet opgesteld met betrekking tot de liquiditeitsprognoses.

Controle Statuut is vastgesteld (B&W 06-09- 05). De inbedding dient verbeterd te worden. Medio 2006 dient dit verbeterd te zijn.

5 Ontwikkelen prestatieindicatoren Meetinstrumentarium Mei mijlpaal 7 managementperformance De stuurgroep Sturing en Beheersing heeft een notitie vastgesteld ( ) waarin op het belang van de prestatieindicatoren op verschillende managementniveaus wordt ingegaan. Tevens is daarbij betrokken het daarvoor benodigde meetinstrumentarium. Voor het monitoren van de prestaties is een monitoringsysteem nodig. De noodzaak en mate van ontwikkeling van het systeem is in de notitie opgenomen. De implementatie van het instrumentarium loopt via tijdpad uit notitie. Prestatie-indicatoren vastgesteld Mei Zie hiervoor bij meetinstrumentarium. Kwartaalrapportages product mijlpaal 11 Format kwartaalrapportage product Januari Maart In het eerste kwartaal van is succesvol een pilot uitgevoerd met betrekking tot tussentijdse rapportages over producten en activiteiten. De stuurgroep heeft het betreffende format vastgesteld. Format programrekening Januari Maart In het format van de programrekening zijn wijzigingen doorgevoerd als gevolg van de BBV voorschriften.

Voor het monitoren van de prestaties is een monitoringsysteem nodig. De noodzaak en mate van ontwikkeling van het systeem is in de notitie opgenomen.

6 Overige werkzaamheden Digitaal spoorboekje projectgroep P&C Er is een digitaal spoorboekje opgesteld. Dit dient de communicatie met betrekking tot de tijdstippen en inhoud van aan te leveren stukken te verbeteren. Herinrichten begrotingsproces Het interne begrotingsproces is opnieuw ingericht. Met name in de voorbereiding is efficiencyvoordeel tot stand gekomen door meer gebruik te maken van formats. Rapportages grondexploitaties Format rapportage Maart De tussentijdse rapportages gelden ook voor de grondexploitatie. Vanwege het specifieke karakter van grondexploitaties is ook onderzocht of het format van de tussentijdse rapportages volstaat voor de grondexploitaties. Rapportage van beide via de bestaande middelen. Risicomanagement mijlpaal 25 Opstellen uitgangspunten De uitgangspunten met betrekking tot risicomanagement zijn vastgesteld.

Met name in de voorbereiding is efficiencyvoordeel tot stand gekomen door meer gebruik te maken van formats.

7 Nota risicomanagement en implementatie De nota risicomanagement is door de Stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (B&W ). De risico s worden in scores ingedeeld. Project AO mijlpaal 20 Beschrijvingen pilot - processen Augustus November Processen zijn beschreven Beschrijven processen fase 1 / (prioriteit 1 en 2) November Mei Afgerond. Processen zijn beschreven Publicatie processen op intranet Mei Begin 2006 zijn de processen middels Intranet toegankelijk gemaakt. Beschrijven overige processen Maart Processen zijn alle beschreven, nog niet alles is geaccordeerd door de proceseigenaren. Deels afgedaan Publicatie alle processen op intranet Begin 2006 zijn de processen middels Intranet toegankelijk gemaakt. Doorontwikkeling Treasury (incl. debiteuren beleid) Actualiseren Treasurystatuut Het treasurystatuut is aan de raad ter vaststelling aangeboden (24 november ).

Processen zijn beschreven Publicatie processen op intranet Mei Begin 2006 zijn de processen middels Intranet toegankelijk gemaakt.

8 Implementatie September debiteurenbeleid De nota debiteurenbeleid is geactualiseerd en geïmplementeerd (B&W ). Ontwikkelen monitorsysteem mijlpaal 8 Juli Zie hiervoor bij Meetinstrumentarium. Kwaliteitshandvesten mijlpaal 33 Juli De notitie over kwaliteitshandvesten is in de Stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (STG ) en wordt in fasen geïmplementeerd. Uitwerking verordening doelmatigheid ex 213a Gem.Wet mijlpaal 28 Format auditplannen Mei Afgerond. De uitvoering zal in samenwerking met de gemeenten Voorschoten en Leiderdorp geschieden Verdere uitwerking verordening ex art 212 Gem.Wet mijlpaal 27 Opstellen activaregistratie Maart De nota activaregistratie is opgesteld en vastgesteld (STG ). Opstellen subsidiebeleid Maart De nieuwe subsidieverordening is aan de raad aangeboden (29-09-) Opstellen aanbestedingsbeleid Maart De nota aanbesteding is door de stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (B&W ).

Uitwerking verordening doelmatigheid ex 213a Gem.Wet mijlpaal 28 Format auditplannen Mei Afgerond.

9 Rekenkamer Verordening mijlpaal 21 rekenkamer In samenwerking met de gemeenten Voorschoten en Wassenaar is een intergemeentelijke rekenkamercommissie opgezet. Zitting hebben raadsleden en buitenleden. De benodigde Verordening is op door de raad vastgesteld. Instellen rekenkamer Zie hierboven. NB: Deelprojecten: M&S: Visie, Missie & Strategie, AO/IC: Administratieve Organisatie/Interne Controle P&C: Planning & Control, FI: Financieel Instrumentarium

De benodigde Verordening is op 30-06- door de raad vastgesteld. Instellen rekenkamer Zie hierboven.

Vergelijkbare documenten

College-onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid o.g.v. art. 213a Gemeentewet

College-onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid o.g.v. art. 213a Gemeentewet Commissie Rekening & Audit 25 november 2015 Besturing & controlling/ Auditteam Onderwerpen Wat zijn college onderzoeken