Succesvol implementeren

Transcriptie

1 Succesvol implementeren Waarom begeleiding bij implementeren? Idealiter wordt een verandering op een school ingezet vanuit de onderwijsvisie. Deze veranderingen zijn veelal geformuleerd in het schoolplan en/of het leermiddelenbeleidsplan. Onderwijskundige veranderingen behelzen bijvoorbeeld het in gebruik nemen van devices, zoals tablets, laptops of chromebooks, maar ook het inzetten van digitaal leermateriaal of het optimaliseren van het gebruik van de elektronische leeromgeving. Voor een schoolorganisatie en haar werknemers is het geen dagelijkse praktijk verandertrajecten goed te laten landen. Professionalisering van medewerkers die betrokken zijn bij het verandertraject, kan in hoge mate bijdragen aan het succesvol invoeren van de in het leermiddelenbeleidsplan geformuleerde stappen. En deze professionaliseringsslag bereidt medewerkers voor op het invoeren van nieuwe veranderingen en projecten in de toekomst. Met het basistraject Succesvol Implementeren wordt een groep medewerkers van de school geprofessionaliseerd in het projectmatig implementeren van de gewenste onderwijskundige veranderingen. Daarnaast wordt de projectleider van de werkgroep opgeleid tot een kundige procesbegeleider. Voor wie Het basistraject Succesvol Implementeren is veelal een logisch vervolg op het opstellen van het Leermiddelenbeleidsplan. Het is bedoeld voor onderwijsorganisaties die overwegen te starten of reeds gestart zijn met het doorvoeren van een ingrijpende (technologische en/of didactische) verandering binnen het onderwijsproces van de school. Concreet kan het daarbij gaan om het invoeren van devices, het meer gaan inzetten van digitale leermiddelen of het versterken van de rol van een elektronische leeromgeving. Hierbij zal de in het schoolplan of leermiddelenbeleidsplan geformuleerde onderwijsvisie maatgevend zijn.

2 Functionarissen en docenten van de school zullen gezamenlijk en op een professionele wijze met elkaar vorm geven aan de, in deze plannen geformuleerde, gewenste veranderingen. Opzet Met het basistraject Succesvol Implementeren krijgt de school antwoorden op de volgende vragen: Welke onderdelen uit het leermiddelenbeleidsplan hebben prioriteit en wat betekent dit voor de invoering? Op welke wijze verspreiden we de juiste informatie, op het juiste moment, binnen en buiten de schoolorganisatie (communicatie)? Welke interventies zullen het invoeren succesvol beïnvloeden? Op welke wijze en door wie worden deze interventies uitgevoerd? Op welke wijze kunnen we het beste omgaan met weerstanden, kritiek en uitdagingen? Ook over het HOE proberen we duidelijk te zijn: Er wordt een evenwichtig projectteam samengesteld, inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt een projectplan voor implementatie opgesteld en uitgevoerd. Projectopdracht, projectactiviteit, projectdoelen, projectgrenzen en randvoorwaarden worden vastgesteld en benoemd. Er wordt een start gemaakt met formuleren en uitvoeren van een scholingsplan. Medewerkers en afdelingen op de school die van belang zijn voor intervisie, advies en ondersteuning worden in beeld gebracht en geactiveerd. Er wordt een start gemaakt met het opstellen van een spoorboekje implementeren en borgen, waarmee processen in beeld worden gebracht en vastgelegd. Het aanbod Er worden, naar behoefte één of twee intake gesprekken gevoerd met betrokken schoolleiders en de beoogd interne projectleider. Tijdens het intakegesprek wordt in kaart gebracht welke verandering er precies wordt doorgevoerd in het implementatieproject en ook wat niet wordt aangepakt binnen het project. Projectteam Op grond van de inhoud van het intakegesprek wordt een projectgroep samengesteld van 3-5 personen. Onze ervaring wijst uit dat het aan te bevelen is om in dit team in elk geval de volgende medewerkers zitting te laten nemen: Een vertegenwoordiger vanuit de directie Een betrokken teamleider/ster Projectleider / Kartrekker Betrokken docenten ( maximaal twee ) En soms: één of twee leerlingen De beoogd interne projectleider geeft leiding aan het projectteam. Het projectteam zal gedurende een drietal sessies van drie klokuren vorm geven aan een ruwe versie van het projectplan (implementatieplan of plan van aanpak). Het is aan te bevelen om de eerste werksessie zo snel mogelijk te laten volgen op het intakegesprek. De tweede sessie volgt binnen een tijdbestek van maximaal vier maanden.

3 waarna de derde en laatste sessie in overleg kan worden gepland, maar nooit later dan drie maanden na sessie twee. Daarmee wordt het tijdspad voor succesvol implementeren gesteld op drie tot zeven maanden. Daarmee is het uitermate geschikt om in te zetten ter voorbereiding op een implementatietraject dat start in het nieuwe schooljaar. Het professionaliseringstraject kan ook ingezet worden tijdens de eerste maanden van de uitrol van een implementatietraject. Tussen de werksessies wordt er door het projectteam gewerkt aan huiswerkopdrachten. Daarmee zal de totale inspanning voor elk teamlid hoogstens 15 uur bedragen. Tijdens en tussen de werksessies kan gebruik worden gemaakt van het door VO-content ontwikkelde instrumentarium. Kennis en vaardigheden projectteam Gedurende het gehele traject zal er met de projectleider en met de leden van de projectgroep veel aandacht worden besteed aan het leren van een set vaardigheden en opdoen van kennis op het gebied van projectmanagement: Helder communiceren over het projectplan en de gestelde doelen. Draagvlak scheppen voor de koers die de school wil varen. Een helder projectplan maken met zicht op de wijze waarop de doelstellingen bijdragen aan de onderwijsvisie van de school. Een goede organisatie voor de procesgang inrichten: het beleggen van taken, rollen en verantwoordelijkheden. De juiste voorwaarden en condities scheppen voor het realiseren van de projectdoelen. Op de juiste wijze informeren, stimuleren, ondersteunen, faciliteren en sturen. Het toepassen van interventies om het project in flow te houden. Omgaan met weerstanden. Hiervoor zullen we gebruik maken van het interventiemodel:

4 Vooraf: informeren van het team Wij adviseren voor aanvang van de eerste sessie het beoogde team samen te stellen en een korte bijeenkomst te organiseren. Uit ervaring blijkt dat een goed geïnformeerd en gemotiveerd team voorwaardelijk is voor het opstellen van een goed projectplan. Bijeenkomsten Sessie 0 Een kort gesprek met het projectteam over de inhoud, opzet en werkwijze van het project. Deze informatie-uitwisseling duurt ongeveer 1 uur. Sessie 1 Start van het traject Tijdens sessie 1 wordt de stand van zaken geïnventariseerd en benoemd. Er wordt een start gemaakt met het opstellen van het plan van aanpak of projectplan voor implementatie,waarin o.a. de projectopdracht, projectactiviteit, projectdoelen, projectgrenzen en randvoorwaarden worden vastgesteld en benoemd. Hierover worden de nodige werkafspraken gemaakt. Er worden stappen ondernomen om een scholingsplan op te stellen. Sessie 2 Uiterlijk binnen 4 maanden Tijdens sessie 2 wordt er gewerkt vanuit het vijf interventies schema: informeren, stimuleren, ondersteunen, faciliteren en sturen. Er wordt een start gemaakt met het plannen van activiteiten, die leiden tot de uitvoering van het projectplan. Er wordt een schema opgezet waarin de voortgang wordt gemonitord, waaronder een schema voor tussentijdse evaluatie. Medewerkers en afdelingen op de school die van belang zijn voor intervisie, advies en ondersteuning worden in beeld gebracht. Er worden afspraken gemaakt over communicatie met vaksecties/teams met betrekking tot visie en de te behalen doelen. Het projectplan wordt waar nodig bijgesteld. Het scholingsplan is in uitvoering en wordt gemonitord. Er wordt een start gemaakt met het spoorboekje. Sessie 3 Uiterlijk binnen 7 maanden Er wordt vastgesteld wat de vorderingen zijn. Diverse actoren zijn ter voorbereiding op de sessie bevraagd en hun inbreng wordt gebruikt voor het aanpassen en up to date brengen van het projectplan. Het spoorboekje wordt gecheckt en indien nodig aangevuld en verbeterd. Er wordt afgesproken welke nieuwe docenten worden betrokken en ingelicht (bedoeling, scholingsmogelijkheden en doelen voor komend jaar). Er wordt een splitsing gemaakt tussen nieuwe en reeds ervaren docenten, met betrekking tot scholingsplan en de inzet van intervisie en advies. Er worden afspraken gemaakt over communicatie met vaksecties/teams over voortgang, successen en mogelijke verbeterpunten. Na de bijeenkomsten Resultaten Aan het eind van de drie sessies heeft het projectteam geleerd om een projectplan te maken en een project uit te voeren. De projectleider heeft geleerd te denken als een procesbegeleider en hij/zij kan leiding geven aan een projectteam. De projectleider kan omgaan met weerstanden en hij kan het onderscheid maken tussen de formele en informele organisatie.

5 Het projectteam heeft een start gemaakt met het scholingsplan en een spoorboekje voor implementatie. Met behulp van deze instrumenten is het projectplan een levend document geworden. Als het projectteam regelmatig de voortgang bespreekt, monitort en het plan bijstelt is er een grote kans dat de implementatie zal slagen! Als extra service voor de leden van VO-content is in het aanbod opgenomen dat wij een review plegen t.a.v. het projectplan voor implementatie, waarbij het document op De Drie C s beoordeeld zal worden: Consistentie Compleetheid Concreetheid Het is mogelijk dat u uw projectleider en de projectgroep langduriger en uitgebreider wilt laten professionaliseren. U kunt dan uiteraard voor kiezen voor extra professionaliseringssessies. Per toegevoegde sessie wordt samen met de projectleider een ondersteuningsprogramma op maat samengesteld.