Uitgebreide implementatieondersteuning

Transcriptie

1 Uitgebreide implementatieondersteuning Overstappen op een nieuw leermiddel of een digitaal concept brengt altijd enige onzekerheid met zich mee. Om deze onzekerheid te minimaliseren begeleidt ThiemeMeulenhoff uw onderwijsinstelling van A tot Z bij de implementatie van NT2 Flex. Samen met u maken wij binnen uw onderwijssituatie een inventarisatie van de randvoorwaarden en wij ondersteunen u bij de uitvoering daarvan. We zorgen voor draagvlak, helpen bij het opstellen van een planning, besteden veel aandacht aan de technische kant en verzorgen de inrichting van NT2 Flex. Daarnaast geven wij iedereen die met NT2 Flex gaat werken een uitgebreide training zodat u als onderwijsinstelling het beste kunt halen uit dit veelzijdige programma. Wilt u precies weten wat ThiemeMeulenhoff onder implementatieondersteuning verstaat? Lees dan het hiernavolgende stappenplan.

2 Stappenplan bij implementatie Bij de implementatie van een nieuwe methode zijn meestal meerdere afdelingen betrokken. Dit brengt met zich mee dat er tijd en energie gestoken moet worden in gestructureerd overleg en een tijdige afstemming met alle betrokken partijen. Als voor iedereen duidelijk is wat er van hem of haar wordt verwacht tijdens de invoering van NT2 Flex kan het implementatietraject aanzienlijk worden verkort. We hebben het implementatietraject daarom uitgesplitst in een aantal afzonderlijke stappen, die na elkaar doorlopen moeten worden. Het is natuurlijk wel mogelijk om tijdens de ene fase alvast voorbereidingen te treffen voor de volgende, maar de regel is: er kan pas met een fase worden begonnen als de vorige is afgerond. Hieronder volgt eerst een samenvatting van het stappenplan. Daaronder worden de verschillende fasen en acties verder toegelicht. Fase 1: Voorbereiding implementatie 1.Inventarisatie randvoorwaarden (checklist) 2.Opstellen planning Fase 2: Organisatie NT2 Flex klaar maken 3.Uitvoering randvoorwaarden (checklist) 4.Controle ThiemeMeulenhoff 5.Technische controle Fase 3: Inrichten NT2 Flex 6.Verzamelen administratieve gegevens 7.Inrichten NT2 Flex Fase 4: Voorbereiding van docenten 8.Bestelling docentenmateriaal 9.Trainingen Fase 5: Bestelling materialen 10.Bestelling cursistmateriaal

3 Fase 1: Voorbereiding implementatie 1. Inventarisatie randvoorwaarden (checklist): Aan de hand van de checklist brengen ThiemeMeulenhoff, management en andere direct betrokkenen in kaart aan welke randvoorwaarden moet zijn voldaan voordat tot invoering van NT2 Flex kan worden overgegaan. Als duidelijk is welke technische, organisatorische en administratieve acties binnen de onderwijsinstelling ondernomen moeten worden, wordt een begin gemaakt met het toewijzen en vastleggen van specifieke taken en verantwoordelijkheden. 2. Opstellen planning: Op basis van de geformuleerde acties wordt een planning opgesteld. Het is goed om er rekening mee te houden dat deze planning bij grote onderwijsinstellingen per locatie kan verschillen. De planning geeft een overzicht van de huidige stand van zaken, locatiespecifieke eigenschappen en te ondernemen acties. Deze combinatie van factoren leidt tot een realistische planning, waarin mijlpalen niet alleen zijn benoemd maar ook behaald kunnen worden. Fase 2: Organisatie NT2 Flex klaar maken 3. Uitvoering randvoorwaarden (checklist): Volgens de overeengekomen planning gaan ThiemeMeulenhoff en de verantwoordelijken binnen de onderwijsinstelling samen aan de slag met het uitvoeren van de omschreven acties. Puntsgewijs worden alle randvoorwaarden voor een efficiënte implementatie doorgenomen en gerealiseerd. 4. Controle ThiemeMeulenhoff: Als aan alle randvoorwaarden is voldaan, voert ThiemeMeulenhoff een finale check uit. 5. Technische controle: De ervaring leert dat het heel belangrijk is om een nieuwe ICTapplicatie te testen voordat er daadwerkelijk mee gewerkt gaat worden. Ruim voordat u als onderwijsinstelling gaat werken met NT2 Flex testen wij samen met de technisch verantwoordelijken het functioneren van uw ICT-systeem op een locatie en/of werkplek; vervolgens controleert de technisch verantwoordelijke de eventueel aanwezige overige locaties en werkplekken. Zo kunt u er zeker van zijn dat het applicatiebeheer vlekkeloos verloopt op het moment dat uw cursisten met hun leertraject beginnen.

4 Fase 3: Inrichten NT2 Flex 6. Verzamelen administratieve gegevens: Op het moment dat het systeem technisch op orde is, kan begonnen worden met de inrichting van NT2 Flex. De volgorde en inhoud van deze administratieve handelingen zijn vastgelegd in de checklist. De instelling verzamelt alle benodigde administratieve gegevens en levert deze aan volgens het overeengekomen format. ThiemeMeulenhoff controleert of alle afspraken zijn nagekomen, zodat NT2 Flex exact volgens de wensen van uw onderwijsinstelling ingericht kan worden. 7. Inrichten NT2 Flex: De daadwerkelijke tijdrovende - invoering van gegevens neemt ThiemeMeulenhoff u desgewenst uit handen. Wij zorgen er niet alleen voor dat alle cursistenen docentengegevens worden ingevoerd, maar maken ook de locaties en groepen aan waaraan zij kunnen worden gekoppeld. Kortom: wij maken NT2 Flex volledig klaar voor gebruik. Fase 4: Voorbereiding van docenten 8. Bestelling docentenmateriaal: Als NT2 Flex klaar is voor gebruik kunt u overgaan tot het bestellen van docentenlicenties. Met het oog op de verplichte docenttrainingen is het essentieel dat u in dit stadium goed voor ogen heeft welke docenten met NT2 Flex gaan werken. Zo kunnen zij zich tijdig voorbereiden. Natuurlijk is het altijd mogelijk om in een later stadium nog docenten toe te voegen, maar omdat deze dan ook eerst een training zullen moeten volgen, raden wij u aan een zo compleet mogelijke lijst samen te stellen. 9. Trainingen: Alle docenten die met NT2 Flex gaan werken, zijn verplicht een training te volgen. Hiermee verwerven zij inzicht in de opbouw en de belangrijkste functionaliteiten van het product en leren zij de mogelijkheden van NT2 Flex optimaal te benutten. Docenten die geen introductietraining hebben gevolgd, kunnen niet met NT2 Flex werken. Aanmelding voor trainingen: voor trainingen op locatie geeft u zich op via de implementatiebegeleider voor trainingen in het cursuslokaal van Zuyderwind kunnen deelnemers kunnen zich inschrijven via website NB: Het is belangrijk dat u zich realiseert dat u zich bij Zuyderwind dient aan te melden om een training te kunnen volgen, en dat u bovendien bij de Docentenlijn in Zutphen de benodigde licentiecodes bestelt om zo toegang te krijgen tot NT2 Flex. Een training kan pas bevestigd worden zodra de licentiecodes binnen zijn. Een overzicht van de kosten van de trainingen vindt u op de website van

5 Fase 5: Bestelling materialen 10. Bestelling cursistmateriaal: Per cursist bestelt u als onderwijsinstelling een NT2 Flex pakket. Hoe dit pakket eruit ziet is afhankelijk van het startniveau en het doelperspectief van de cursist. Op basis van een intake, de instaptoets en met behulp van de Pakketkiezer is eenvoudig te bepalen welk pakket het meest geschikt is voor uw cursist. Er zijn 37 verschillende pakketten beschikbaar, deze kunt u bestellen bij ThiemeMeulenhoff aan de hand van een bestelformulier. Om alvast een indruk te krijgen uit welke content NT2 Flex bestaat, kunt u via de website het interactieve pakketoverzicht raadplegen.

6 Planning In onderstaande figuur staan de verschillende fasen van het implementatietraject uitgebeeld op een tijdlijn. De daadwerkelijke doorlooptijd van het implementatietraject is sterk afhankelijk van de mogelijkheden om snel te kunnen handelen, maar wordt ingeschat op ongeveer 2 maanden Fase 1: Voorbereiding implementatie Fase 2: Organisatie NT2 Flexklaar maken Fase 3: Inrichten NT2 Flex Fase 4: Voorbereiding van docenten Fase 5: Bestelling materialen Start werken met NT2 Flex Het maken van een goede, realistische en betrouwbare planning is niet gemakkelijk, met name omdat de exacte tijdsduur van sommige aspecten vooraf lastig is in te schatten. Uw ICT-afdeling zal bijvoorbeeld moeten zorgen voor een tijdige installatie van Active-X en de ervaring leert dat hiermee vaak meer tijd gemoeid gaat, dan is voorzien. Toch willen wij benadrukken dat het opstellen en volgen van een gedegen planning van groot belang is. Niet alleen om uw cursistentrajecten tijdig op orde te hebben, maar ook in verband met de te volgen trainingen. Op het moment dat de trainingen zijn besteld en door Zuyderwind zijn ingepland, krijgt u namelijk te maken met annuleringsvoorwaarden. Dit betekent dat Zuyderwind kosten in rekening brengt voor het annuleren of verplaatsen van trainingen. Natuurlijk kan de planning per locatie verschillen.