Zou het niet iedeaal zijn

Transcriptie

1 Zou het niet iedeaal zijn

2 ...als op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker alles klaarstaat?! Er zal geen discussie over bestaan. Het zou ideaal zijn wanneer alle voorzieningen op de eerste werkdag van een nieuwe vaste of externe medewerker geleverd èn operationeel zijn. Toch blijkt dit in de praktijk niet eenvoudig te realiseren. We kennen allemaal de voorbeelden wel van nieuwe medewerkers die nog niet over een PC of laptop kunnen beschikken, nog geen inlog ID en mailadres hebben en van printers die niet werken of telefoons die nog niet aangesloten zijn. Het is minimaal even belangrijk om de voorzieningen tijdig in te nemen wanneer een medewerker uit dienst gaat. Zo moet worden voorkomen dat er nog maanden op uw kosten mobiel gebeld kan worden, dat laptops zo maar verdwijnen, dat er nog ingelogd kan worden in uw systemen met mogelijk gevoelige informatie of dat ex-medewerkers uw pand binnen kunnen komen met oude toegangspasjes of uniformen. Kostenbeheersing en veiligheid Het aantal voorzieningen neemt snel toe en daarmee ook de hoogte van de noodzakelijke investeringen. Het managen van de voorzieningen is essentieel, maar het is geen eenvoudige taak. Vaak ontbreekt centraal overzicht en inzicht. Doordat verschillende afdelingen betrokken zijn bij het totale proces rondom voorzieningen is er sprake van versnippering van activiteiten, registratie, informatie en verantwoordelijkheden. Hierdoor worden goede sturing en bewaking en daarmee ook kostenbeheersing flink belemmerd. Dit terwijl er waarschijnlijk forse besparingen mogelijk zijn. Hetzelfde overzicht en inzicht is nodig om de veiligheid te vergroten van panden en bedrijfs(kritische)informatie. Centrale registratie en bewaking van voorzieningen als toegangspassen, uniformen, maar ook autorisaties en ontvangen informatie, is nodig om tijdige en volledige inname bij vertrek mogelijk te maken. Zodoende wordt eventuele schade voorkomen. Voldoende redenen om snel grip te krijgen op de voorzieningen èn de investeringen die ermee gemoeid zijn. Asset-Identity Management: eenvoudig en effectief Asset-Identity Management (AIM) is een hoogwaardig webbased logistiek facilitair-, personeelsbewakings- en managementsysteem. Het geeft uw onderneming 100% controle over alle processen die verband houden met de levering en inname van voorzieningen. Slechts één functionaris bewaakt, coördineert en beheert het gehele proces. AIM ondersteunt het aanvragen, beheren en monitoren van voorzieningen voor vast en tijdelijk personeel (dus bij in-, door- en uitstroom). AIM ondersteunt en bewaakt het proces voor tijdige en volledige levering van alle aangevraagde voorzieningen en tijdige en volledige inname hiervan bij vertrek. AIM levert op ieder moment alle gewenste data over de voorzieningen én investeringen. AIM is eveneens uitstekend geschikt om contracten van tijdelijk in- of extern personeel te bewaken (aantallen instroom en moment van uitstroom).

3 Winst door gebruik AIM Met AIM bewaakt en vergroot u zelf de kwaliteit van uw bedrijfsvoering. Het biedt uw organisatie de mogelijkheid om proactief te handelen bij aanvragen, wijzigingen en innamen van voorzieningen. Het behalen van aanzienlijke kostenbesparingen en het vergroten van de veiligheid zijn het gevolg. Een opsomming van de winstpunten: Directe inzetbaarheid van nieuwe medewerkers. Vergroten veiligheid door: o Bewaking van toegang tot bedrijfskritische informatie. o Bewaking van toegekende (teken)bevoegdheden. o Bewaking van inname van toegangspassen, uniformen, etc. Kostenbesparing op voorzieningen door: o Strakke sturing en planning, waardoor efficiency en effectiviteit worden vergroot. o Totaal inzicht in voorzieningen, waardoor het inkoopbeleid kan worden aangescherpt en contractbeheer kan worden geoptimaliseerd. o Tijdige inname bij vertrek, waardoor schade en misbruik wordt vermeden. o Afname van papierstroom en improductieve uren. o Optimaal beheer van kantoorruimte, doordat exact bekend is hoeveel in- en externe medewerkers werkzaam zijn. Kostenbesparing op tijdelijk personeel door: o Bewaking op aantallen instroom. o Bewaking op termijn van inhuur.

4 Het proces De kern van AIM wordt gevormd door beheertabellen, workflow ondersteuning en . De beheertabellen worden in nauw overleg met de gebruikersorganisatie en proceseigenaren voorzien van alle noodzakelijke data. Deze tabellen vormen, samen met het workflow proces, de basis van het besturings- en bewakingsmechanisme. De processen zijn zo opgezet dat deze zowel voor indiensttreding, doorstroming, wijziging, verhuizing alsmede uitdiensttreding kunnen worden toegepast. (Outlook, Notes) zorgt ervoor dat de eerst volgende in het ketenproces tijdig geïnformeerd wordt over de uit te voeren activiteiten. De daadwerkelijke uitvoering van iedere opdracht wordt scherp bewaakt, zodat onnodige uitloop van het totale proces wordt vermeden. De medewerker centraal De medewerkers staan centraal bij AIM, omdat voorzieningen immers bedoeld zijn om hen optimaal te faciliteren. Iedere medewerker wordt in AIM geregistreerd. Of het nu gaat om eigen medewerkers met een vast of tijdelijk contract of externe medewerkers zoals adviseurs en interim-managers. De voorzieningen worden vervolgens aan de medewerker gekoppeld. Zo wordt een complete database opgebouwd. Doordat medewerkers moeten worden geregistreerd voordat zij voorzieningen tot hun beschikking krijgen, leent AIM zich uitstekend voor het bewaken van de instroom van externe medewerkers. Door het vastleggen van de inhuurperiode bij binnenkomst, wordt de einddatum automatisch bewaakt vanuit AIM. Hierdoor kunnen externe medewerkers niet onopgemerkt langer bij uw organisatie blijven dan is afgesproken. Uiteraard is bewuste verlenging van de inhuurperiode wel mogelijk. De aanpak Wanneer u besluit met AIM te gaan werken, zal de volgende aanpak worden gevolgd: Inventarisatie Inrichting Implementatie Inventarisatie Deze vier fasen sluiten perfect op elkaar aan om tot een betrouwbare en volledige uitvoering van AIM te komen.

5 1. Inventarisatie Door middel van interviews met de medewerkers, die bij de aanpak van AIM betrokken zijn, wordt essentiële informatie verzameld over de organisatievorm met zijn onderliggende rollen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden. Tevens worden alle aanwezige voorzieningen binnen de onderneming in kaart gebracht met hun eigenaar, leverende en beherende partijen en de diverse aanwezige processen. Daarnaast zal moeten worden vastgesteld van welke bronbestanden AIM gebruik kan maken en of het gebruik van interfaces tot de mogelijkheden behoort. Teneinde de fase van de inventarisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is een standaard interview document ontwikkeld. 2. Inrichting Met de bij de inventarisatie verkregen informatie worden in samenwerking met de toekomstige beheerder of eigenaar van AIM alle noodzakelijke beheertabellen opgebouwd. In totaal betreft het 12 beheertabellen (negen organisatorische en drie operationele). AIM is geheel naar eigen inzicht en behoefte in te richten. De inrichting wordt volledig afgestemd op de AO van de organisatie. Parametrisering van de verschillende kenmerken vergroot de flexibiliteit bij de inrichting van AIM. 3. Implementatie Nadat alle beheertabellen zijn opgebouwd en de eventueel gewenste interfaces zijn opgeleverd, wordt de applicatie geïnstalleerd. Vervolgens vindt een uitgebreide integrale, functionele acceptatietest plaats. Na deze test zal de applicatie operationeel worden gemaakt en kan er van start worden gegaan met de trainingen voor de gebruikers. De modulair opgebouwde handboeken dienen hierbij ter ondersteuning. AIM maakt volledig gebruik van de Windowsstandaard, waardoor de gebruiker een applicatie te zien krijgt met een vertrouwd beeld. De overzichtelijkheid van de schermen en het menu speelt daarbij een grote rol. Het is voor de gebruiker direct duidelijk welke input het systeem verwacht en hoe output verkregen kan worden. De applicatie stuurt en bewaakt hierbij zichzelf en vraagt van de gebruiker en de bewaker van AIM een minimale inzet. 4. Nazorg en Onderhoud Nadat AIM in gebruik is genomen, zal voor een periode van maximaal vier weken directe ondersteuning worden geboden bij het leren werken met AIM. Deze ondersteuning is alleen gedurende de eerste week fulltime. In de drie weken erna wordt de ondersteuning, in overleg met de beheerder, beperkt tot enkele dagdelen per week. Daarna kunnen alle gebruikers met vragen of onduidelijkheden betreffende de applicatie terecht bij een externe helpdesk. Op vooraf vastgestelde momenten wordt het operationele concept geëvalueerd. Eventueel gesignaleerde knelpunten worden zo spoedig mogelijk en doeltreffend verholpen. Ook alle andere benodigde onderhoudswerkzaamheden kunnen tijdig voor u worden uitgevoerd, zodat u altijd over een goed functionerende en up-to-date versie van AIM beschikt.

6 Wilt u weten wat AIM voor uw organisatie kan betekenen? Bel dan ons kantoor en vraag naar de mogelijkheden. Meteen een afspraak maken voor een demo en een presentatie kan natuurlijk ook. Of surf naar onze website: voor een nadere kennismaking. Koninginnelaan 4 T I XZ Kessel M E info@consector.nl