IN-, DOOR- EN UITSTROOM [IDU] HET PROCES MOEST BETER! Door <naam en functie> <Plaats en datum>

Transcriptie

1 IN-, DOOR- EN UITSTROOM [IDU] HET PROCES MOEST BETER! Door <naam en functie> <Plaats en datum>

2 HET PROCES

3 AANLEIDING We weten niet exact hoeveel medewerkers OCW heeft. Voorzieningen zijn niet altijd gekoppeld aan een medewerker. Het kan gebeuren dat een vertrekkende medewerker het pand uitloopt met OCW voorzieningen. Veel handwerk en loketten zorgen voor fouten in het proces met tijdrovende herstelwerkzaamheden. Niemand is verantwoordelijk voor gehele keten en er is onvoldoende signalering. Lange doorlooptijden voordat een medewerker zijn spullenboel heeft: kostbaar en geeft medewerkers niet een gevoel van welkom te zijn. HET MOEST BETER!

4 DOEL

5 UITGANGSPUNT De medewerker staat centraal

6 UITGANGSPUNT De Rijksoverheid dient het goede voorbeeld te geven. OCW wil een moderne, betrouwbare organisatie zijn, met een professionele uitstraling. De bedrijfsvoering is op orde en we zijn een goede werkgever.

7 UITGANGSPUNT De processen zijn verbeterd, met minder lange doorlooptijden en complexiteit. Processen zijn nu integraal, logisch, veilig en eenvoudig.

8 UITGANGSPUNT Risico s zijn beperkt; Gegevens beveiligd; Privacy beschermd.

9 UITGANGSPUNT Eén uniform IDU proces; voor heel OCW!

10 EEN UNIFORM IDU-PROCES BETEKENT VOOR OCW Naleven Rijksbrede visie Snelle uitlevering voorzieningen Eenduidige, centrale administratie en registratie Effectiviteit Kostenbesparing Klant tevredenheid Medewerkers tevredenheid Veiligheid Eenvoudiger proces Verbeterd imago Transparant overzicht & inzicht Betrouwbaarheid Stuurinformatie door rapportage Aantrekkelijk werkgeverschap

11 IDU GEGEVENS

12 IDU GEGEVENS Identiteit Wie Ben ik? Context Wat ben ik? Voorzieningen Wat krijg ik? Wat mag ik? Identity Management Access Management

13 INSTROOMPROCES START SERVICEDESK KANDIDAAT + MANAGER P-Adviseur REGISTRATIE Rijkspas Leverancier, Atos Rijksportaal DIGITALE IDENTITEIT Access BVRIN PERSOONS REGISTER WERKRELATIE REGISTER VOORZIENINGEN REGISTER

14 JOUW ROL BINNEN IDU VOOR P-ADVISEURS Jij bent dé contactpersoon voor een nieuwe INTERNE medewerker Je zorgt dat de medewerker een ID-bewijs en bankpas meeneemt voor het registreren bij de Servicedesk. Nadat de medewerker aangegeven heeft bij OCW te willen gaan werken, begeleid je de medewerker naar de servicebalie. Samen met de Servicedeskmedewerker en de medewerker ga je naar de kamer met de WID-scanner en je neemt zelf je Rijkspas mee. De Servicedeskmedewerker start de registratie. Je kijkt nauwlettend mee tijdens de registratie van de medewerker of alle gegevens goed overgenomen zijn vanaf het paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument. Je biedt de informatie voor het registreren van functie en werkomgeving van de medewerker. Je vertelt welke voorzieningen aangevraagd moeten worden voor de medewerker. Je vult samen met de medewerker de aanvullende aanstellingsgegevens, waaronder het IBAN op de bankpas, in voor de aanstelling in P-Direkt. Je rondt het arbeidsvoorwaarden gesprek af en verzorgt de communicatie naar de nieuwe medewerker voorafgaand aan de eerste werkdag. Je zorgt dat de medewerker een ID-bewijs meeneemt op de eerste werkdag en aangemeld is. Je zorgt dat de medewerker op de eerste werkdag ontvangen en begeleidt wordt naar zijn/haar werkplek.

15 JOUW ROL BINNEN IDU VOOR DIRECTIESECRETARISSEN Jij bent dé contactpersoon voor een nieuwe EXTERNE medewerker Nadat de selectie van een medewerker heeft plaatsgevonden, probeer je dat deze voor de 1 e werkdag nog langs komt voor registratie. Indien dit niet mogelijk is, zorg je dat dit gebeurt op de eerste werkdag. Je zorgt dat de medewerker een paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument meeneemt op de registratie-afspraak bij de Servicedesk. Dit is een afspraak die jij georganiseerd hebt. Je begeleidt de medewerker naar de Servicedesk en samen met de Servicedeskmedewerker en de medewerker ga je naar de kamer met de WID-scanner en je neemt zelf je Rijkspas mee ten behoeve van jouw registratie als begeleider. De Servicedeskmedewerker start de registratie. Je kijkt nauwlettend mee tijdens de registratie van de medewerker of alle gegevens goed overgenomen zijn vanaf het paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument. Je biedt de informatie voor het registreren van functie en werkomgeving van de medewerker. Je vertelt welke voorzieningen aangevraagd moeten worden voor de medewerker. Na de registratie begeleid je de medewerker naar zijn/haar werkplek of maakt afspraken voor de 1 e werkdag. Je blijft de contactpersoon inzake realisatie en levering van de voorzieningen en zorgt ervoor dat deze informatie de medewerker bereikt.

16 JOUW ROL BINNEN IDU VOOR DE FACILITAIRE MEDEWERKERS AAN DE BALIE Jij registreert de nieuwe medewerker Je ontvangt aan de Servicedesk de nieuwe medewerker en de P-adviseur of directiesecretaris. Je start met het maken van een WID-scan, haalt deze op in IDUSYS en controleert samen met de aanwezigen of de gegevens goed zijn ingescand. Dit is belangrijk want bij fouten heeft dit consequenties voor de rest van het proces na deze registratie. Je vraagt een RIN-nummer aan. Je registreert alle persoonlijke gegevens die de medewerker aan je geeft. Je registreert de meegelopen P-adviseur of directiesecretaris door middel van de naam op hun Rijkspas. Je registreert de functiegegevens en de werkomgeving die de P-adviseur of directiesecretaris aan je geeft. Je selecteert alle benodigde voorzieningen aan voor de medewerker, die de P-adviseur of directiesecretaris aangeeft zoals de rijkspas, account, toegang tot applicaties, een laptop of telefoon. Je meldt aan de directiesecretaris dat hij/zij de contactpersoon blijft en op de hoogte gehouden wordt per inzake de realisatie en levering van de voorzieningen. Je meldt aan de nieuwe interne medewerker dat zijn/haar gegevens opgeslagen zijn in P-direkt en de medewerker indien toegang tot P-Direkt geregeld is daar zelf inzage in heeft en eventueel kan aanpassen. Deze gegevens worden automatisch overgenomen in IDUSYS. Je meldt aan de nieuwe externe medewerker dat hij/zij de opgeslagen gegevens kan inzien via de functioneel beheerder en eventueel kan laten aanpassen. Na akkoord en versturen geef je aan dat de registratie gereed is en dat de aanwezigen mogen gaan. Je verzorgt de uitlevering van voorzieningen aan de balie.

17 EN VERGEET NIET: Jij bent het eerste visitekaartje van OCW bij de nieuwe medewerker. Ontvang hen hartelijk!

18 VRAGEN EN AFSLUITING MEER INFORMATIE: TELEFOON: