Handleiding MijnWebWinkel - Exact Online vs 1.0

Transcriptie

1 Handleiding MijnWebWinkel - Exact Online vs Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Exact Online - pakket Boekhouden Premium. Deze koppeling creeert facturen in Exact op basis van bestellingen in de webwinkel. De koppeling zet klantinformatie door naar Exact en voegt de producten voor de facturen zelf toe. De koppeling bespaart de webwinkelier erg veel tijd. De facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in juni 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een url waarmee de koppeling geinstalleerd kan worden. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? De connectie naar MijnWebWinkel De OAuth verbinding naar Exact Online Migratie bestaande bestellingen FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van Mijnwebwinkel naar Exact Online zorgt dat betaalde bestellingen automatisch in Exact Online terecht komen. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Deze koppeling is geschikt voor ondernemers die gebruik maken van Exact Boekhouden Premium. De koppeling is een zgn. batch koppeling. Dat betekent dat de koppeling op gezette tijden bestelinformatie uit Mijnwebwinkel haalt. Bestellingen worden dus niet real-time doorgezet maar per periode. Het doorzetten van de bestelling naar Exact Online doet de koppeling als volgt: De klant De koppeling controleert of er al eens eerder een bestelling voor deze klant naar Exact Online is gestuurd. Zo ja, dan wordt deze nieuwe bestelling onder hetzelfde klantnummer geboekt. Zo nee, dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt in Exact Online met de klantgegevens van de bestelling. De factuurregels Voor de producten wordt eerst de productcode samengesteld. De productcode is gelijk aan de SKU van het product. Als het product geen SKU heeft dan bestaat de productcode uit het productid en de naam. Verzendkosten, betaalkosten en kortingen Deze factuurregels worden als default-producten toegevoegd aan Exact Online. Kortingen verschijnen met een aantal (-1) op de factuur in Exact Online. De facturen Als bovenstaande is doorgevoerd wordt er een factuur aangemaakt voor de bestelling in Exact Online. Versie juni

3 2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen MijnWebWinkel en Exact Online kan gelegd worden vanuit de webwinkel van webwinkelfacturen.nl of via de link Fig. 1: Startscherm installatie MijnWebWinkel - Exact Online koppeling De koppeling leg je met en API sleutel van je webwinkel en een OAuth verbinding met Exact Online. 2.1 De connectie naar MijnWebWinkel De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel kun je in je webwinkel aanmaken via het menu Instellingen Vormgeving >Sleutelbeheer. Je maakt een aparte sleutel aan voor de koppeling. Zie het scherm hieronder. Fig. 2: Aanmaken sleutel in MijnWebWinkel De sleutel zelf kun je terug vinden onder Sleutelbeheer. Als je op Toon sleutel klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling. Copieer alleen de sleutel en NIET de url die je vindt onder Toon url. Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen. Tenslotte vul je op dit instellingenscherm de divisie / administratie code in van je Exact Online account. Versie juni

4 Fig. 3: Copieren sleutel naar het aanmeldscherm 2.2 De OAuth verbinding naar Exact Online De koppeling naar Exact Online wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Exact Online - met elkaar te koppelen. Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Exact Online account waarin je toestemming geeft om facturen te plaatsen. Fig. 4: Log in op je Exact Online account om de koppeling te autoriseren Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppeling te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen facturen in je Exact Online account plaatsen. Fig. 5: Geef toestemming voor de koppeling Versie juni

5 Nadat je deze toestemming hebt gegeven word je automatisch teruggeleid naar een scherm waar je de BTW tarieven en betaalmethoden van Mijnwebwinkel kunt koppelen aan gegevens in Exact Online. Je kunt BTW tarieven bijvoorbeeld koppelen aan het BTW tarief in Exact en ook aan een grootboekrekening. Voor betaalmethoden kun je of een vaste debiteur instellen, of je kunt aangeven dat voor deze betaalmethode steeds een nieuwe debiteur aangemaakt moet worden. Fig. 6: Koppel de WooCommerce instellingen aan de instellingen van je Exact Online account Als je deze toestemming geeft zie je een scherm met de melding dat de koppeling succesvol is geinstalleerd. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Betaald wordt Fig. 7: De koppeling is succesvol geinstalleerd gezet in MijnWebWinkel een facturen aangemaakt in Exact Online. 2.3 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Exact Online worden aangemaakt van bestellingen die al in MijnWebWinkel aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via voor meer informatie. Versie juni

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de Mijnwebwinkel en MoneyBird loopt via een OAuth verbinding. Dit is de veiligste manier van koppelen tussen twee applicaties, in dit geval je webwinkel met je Exact Online account. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in Exact Online kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie juni