Handleiding CCV Shop - Yuki

Transcriptie

1 Handleiding CCV Shop - Yuki Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in maart 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van CCV Shop naar Yuki zorgt dat voor bestellingen die op Betaald gezet worden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. real-time koppeling. Dat betekent dat als een bestelling in de CCV Shop webwinkel op Betaald wordt gezet, de informatie van die bestelling binnen een aantal minuten wordt doorgestuurd naar het factuursysteem. Er is een beveiliging aanwezig zodat bestellingen niet dubbel worden doorgestuurd. De facturen in Yuki hebben status Concept. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Yuki verwerken. Binnen Yuki kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. We geven het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in CCV Shop. Fig. 1: De factuurinformatie met het CCV Shop bestelnummer Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van de voor- en achternaam. Versie maart

3 2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen CCV Shop en Yuki wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant. Fig. 2: Keuze tussen de Basis en Plus variant Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Yuki koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel omgeving. Ga naar de categorie boekhouding en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces. Fig. 3: Installatie van de CCV Shop Yuki koppeling vanuit de Appstore Versie maart

4 Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, adres en een Yuki administratieen toegangscode. De administratie- en toegangscode maak je aan binnen je Yuki account. Fig. 4: Startscherm installatie CCV Shop - Yuki koppeling Om de administratie- en toegangscode aan te maken log je in bij Yuki en selecteer je de administratie waarbinnen je werkt. Aan de linkerkant van het scherm zie je onderin het menu een link webservices staan. Daar klik je op. Zie de onderstaande plaatjes. Fig. 5: Genereren Yuki toegang: Ga naar je administratie Fig. 6: Genereren Yuki toegang: Genereer de codes bij Webservices Na het invullen en opslaan van deze gegevens is de koppeling actief. Als je een bestelling op betaald zet wordt er automatisch een factuur aangemaakt in Yuki. Versie maart

5 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Yuki account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Yuki Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Yuki. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie maart