Handleiding WooCommerce - factuursturen.nl

Transcriptie

1 Handleiding WooCommerce - factuursturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar Factuursturen.nl. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in WooCommerce automatisch een factuur gegenereerd wordt in Factuursturen.nl. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in maart 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Na de beginperiode vragen we 120 euro per jaar voor het gebruik van de koppeling. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van WooCommerce naar factuursturen.nl zorgt dat voor bestellingen met de status voltooid automatisch een factuur wordt aangemaakt in factuursturen.nl. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Voor producten die verzonden moeten worden dient de webwinkelier de bestelling zelf op voltooid te zetten. Voor virtuele producten, i.e. producten die niet verzonden hoeven te worden, worden de facturen na betaling automatisch aangemaakt. De facturen in factuursturen.nl krijgen status Betaald. De factuur wordt automatisch verzonden naar de klant. Bestellingen van bekende klanten worden in factuursturen.nl onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in factuursturen.nl. Versie oktober

3 2 Hoe leg je de koppeling? Om de koppeling tussen WooCommerce en factuursturen.nl op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde plugin in de WordPress website. De plugin wordt op dezelfde manier geinstalleerd als andere plugins. Fig. 1: Selecteren optie voor het configureren van de koppeling Na installatie en activatie van de plugin verschijnt er een optie WooCommerce Cloudinvoice Settings in het admin-menu onder Instellingen. Als je deze selecteert krijg je een invoerscherm waarin je de gegevens voor de koppeling invoert. Als eerste kies je welk factuursysteem je gaat gebruiken. Het is op dit moment mogelijk te kiezen uit MoneyBird, Factuursturen en Reeleezee. Selecteer factuursturen. De velden die je moet invullen klappen open. Fig. 2: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API key kunt aanmaken. De code vul je in het scherm. Versie oktober

4 Het grote voordeel van de API key is dat je de koppeling kunt maken zonder de inlogggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van je factuursturen account in te vullen. Fig. 3: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account De koppeling controleert of met de ingevulde gegevens een connectie gelegd kan worden met je factuursturen account. De koppeling meldt het resultaat met een fout- of succesboodschap. In geval van een foutboodschap wordt de oorzaak van de foutmelding gegeven. Fig. 4: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account Versie oktober

5 Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op betaald wordt gezet in WooCommerce een factuur aangemaakt in factuursturen. Je ziet deze facturen in je factuursturen.nl account verschijnen. Selecteer wel de optie betaald, want de facturen zijn betaald en niet meer openstaand. Fig. 5: Betaalde facturen in factuursturen.nl Wil je de koppeling stopzetten dan de-activeer je hem. Net zoals dat bij andere plugins gebeurt. Versie oktober

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Voor deze koppeling zijn wij wel genoodzaakt je gebruikersnaam en wachtwoord op te slaan. Je kunt voor deze koppeling een aparte gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken die alleen toegang heeft tot je verkoopfacturen. Zo beveilig je je gegevens een beetje extra. Wat doe ik bestaande bestellingen in de WooCommerce webwinkel? Bestaande bestellingen kun je handmatig op niet verwerkt - verwerkt zetten. De factuur wordt dan in MoneyBird aangemaakt. Heb je veel bestellingen dan kun je vanuit de bestel-overzicht pagina bestellingen tegelijk (niet)-verwerken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie oktober