Handleiding MijnWebWinkel - Twinfield vs 1.0

Transcriptie

1 Handleiding MijnWebWinkel - Twinfield vs Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van MijnWebWinkel naar Twinfield. Er bestaan twee verschillende koppelingen van MijnWebWinkel naar Twinfield. De ene koppeling creëert verkooptransacties op basis van bestellingen in MijnWebWinkel. De andere koppeling creëert facturen op basis van de bestellingen. De eerste koppeling - verkooptransacties - kun je gebruiken als je geen Twinfield facturen module gebruikt. Voor de koppeling die facturen creeert moet je Twinfield pakket de facturen module hebben. De koppelingen besparen de webwinkelier erg veel tijd. De verkooptransacties of facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in februari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? De connectie naar MijnWebWinkel De OAuth verbinding naar Twinfield Migratie bestaande bestellingen FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van MijnWebWinkel naar Twinfield zorgt dat betaalde bestellingen automatisch in Twinfield terecht komen. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. batch koppeling. Dat betekent dat de koppeling op gezette tijden bestelinformatie uit MijnWebWinkel haalt. Bestellingen worden dus niet real-time doorgezet maar per periode. De koppeling van MijnWebWinkel naar Twinfield heeft twee varianten. De ene variant genereert verkooptransacties, de andere facturen. De koppeling van MijnWebWinkel naar Twinfield die verkooptransacties genereert, zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een verkooptransactie wordt aangemaakt in Twinfield. Deze verkooptransacties hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De verkooptransacties hebben status concept zodat de webwinkelier ze eventueel nog kan wijzigen of verwijderen. Deze versie is ook te gebruiken als je Twinfield account geen facturen-mogelijkheid heeft. De koppeling van MijnWebWinkel naar Twinfield die facturen genereert, zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Ook deze factuur heeft de status concept zodat hij later gewijzigd of verwijderd kan worden. Om deze versie van de koppeling te gebruiken dient de webwinkelier te beschikken over een Twinfield account inclusief facturatie. In beide varianten wordt de bestelinformatie doorgestuurd nadat de bestelling op betaald is gezet. Dus per bestelregel de productnaam, aantal, prijs en btw, de verzendkosten en eventuele kortingen. Bij de facturen-variant wordt daarnaast de klantinformatie doorgestuurd. Bij de verkooptransacties worden de transacties op de default klant geboekt. Versie februari

3 2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen MijnWebWinkel en Twinfield kan gelegd worden vanuit de webwinkel van webwinkelfacturen.nl of via de link Fig. 1: Startscherm installatie MijnWebWinkel - Twinfield koppeling De koppeling leg je met en API sleutel van je webwinkel en een OAuth verbinding met Twinfield. 2.1 De connectie naar MijnWebWinkel De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel kun je in je webwinkel aanmaken via het menu Instellingen Vormgeving >Sleutelbeheer. Je maakt een aparte sleutel aan voor de koppeling. Zie het scherm hieronder. Fig. 2: Aanmaken sleutel in MijnWebWinkel De sleutel zelf kun je terug vinden onder Sleutelbeheer. Als je op Toon sleutel klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling. Copieer alleen de sleutel en NIET de url die je vindt onder Toon url. Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen. Op dit scherm kun je ook aangeven hoe je je webwinkel wilt koppelen - via verkooptransacties of facturen. En je kunt de administratie in Twinfield opgeven waar je je omzet wilt boeken. Versie februari

4 Fig. 3: Copieren sleutel naar het aanmeldscherm 2.2 De OAuth verbinding naar Twinfield De koppeling naar Twinfield wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Twinfield - met elkaar te koppelen. Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Twinfield account waarin je toestemming geeft om verkooptransacties of facturen te plaatsen. Fig. 4: Log in op je Twinfield account om de koppeling te autoriseren Versie februari

5 Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppelinge Webwinkelfacturen te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen verkooptransacties of facturen in je Twinfield account plaatsen. Fig. 5: Geef toestemming voor de koppeling Als je deze toestemming geeft zie je een leeg scherm met de melding dat de koppeling succesvol is geinstalleerd. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Betaald Fig. 6: De koppeling is succesvol geinstalleerd wordt gezet in MijnWebWinkel een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Twinfield. Je ziet deze verkooptransacties in je Twinfield account verschijnen onder conceptboekingen en de facturen onder Facturen. 2.3 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Twinfield worden aangemaakt van bestellingen die al in MijnWebWinkel aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via [email protected] voor meer informatie. Versie februari

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de CCV Shop webwinkel en Twinfield loopt via een OAuth verbinding. Dit is de veiligste manier van koppelen tussen twee applicaties, in dit geval je webwinkel met je Twinfield account. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in Twinfield kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie februari