Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 contactcenter P-Direkt Gebruikershandleiding Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket (IKAP) Publicatiedatum 10 juni 2015 Pagina 1/16

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket (IKAP) Hoe registreert u een IKAP-aanvraag? Hoe breidt u een IKAP-aanvraag uit? Hoe corrigeert u een IKAP-aanvraag? Hoe beëindigt u een IKAP-aanvraag? Hoe kunt u afzien van de IKAP aanvullende vergoeding woon-werkverkeer? Uitzondering per ministerie Heeft uw ministerie specifieke afspraken? Contact Pagina 2 van 16

3 1. Inleiding Zelf uw personeelszaken regelen via het P-Direktportaal P-Direkt is dé dienstverlener op het gebied van personeelszaken van en voor de ministeries. Met het P-Direktportaal kunt u zelf uw personeelszaken regelen en P-Direkt helpt u daarbij! P-Direkt, zelf geregeld! Met deze handleiding helpt P-Direkt u graag op weg bij het registreren van de volgende IKAP formulieren in het P-Direktportaal: - IKAP-aanvraag - Uitbreiden IKAP-aanvraag - Corrigeren IKAP-aanvraag (Salaris overige mutaties) - Beëindigen IKAP-aanvraag - IKAP aanvullende vergoeding woon-werkverkeer Hoe regelt u in het P-Direktportaal uw aanvraag? U bereikt het P-Direktportaal via Rijksportaal > Personeel > Inloggen P-Direktportaal. De formulieren zijn in het P-Direktportaal te vinden via Financiën > IKAP. Wilt u meer weten over het inloggen in het P-Direktportaal? Zie hiervoor de handleiding Inloggen in het P-Direktportaal. Deze kunt u vinden via Rijksportaal > Personeel > Informatie over het P-Direktportaal > Ik ben een medewerker > Gebruikershandleidingen. Arbeidsvoorwaarden op maat IKAP staat voor 'Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaarden Pakket'. Met IKAP kunt u uw arbeidsvoorwaarden aanpassen aan uw wensen en omstandigheden. IKAP werkt met bronnen en doelen. Bronnen zijn arbeidsvoorwaarden waar u als rijksambtenaar recht op heeft, bijvoorbeeld uw salaris. Doelen zijn uw IKAP keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld een fiets kopen. Via IKAP kunt u een deel van uw salaris (bron) inruilen voor de aanschaf van een fiets (doel). Omdat u over bronnen belasting moet betalen en over doelen niet, levert dit u een fiscaal voordeel op. Voor meer informatie over de IKAP-regeling kunt u terecht op Rijksportaal > Personeel > Rijksportaal > Personeel > Financiën > Salaris > IKAP. Bent u werkzaam bij het College voor de rechten van de mens? Lees in het hoofdstuk Uitzondering per ministerie de specifieke afspraken die gelden voor uw organisatie. Pagina 3 van 16

4 2. Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket (IKAP) 2.1 Hoe registreert u een IKAP-aanvraag? U kunt van 1 januari tot en met 13 november uw IKAP-aanvraag registreren via het P-Direktportaal. Daarna is het P-Direktportaal voor IKAP gesloten. Per maand kunt u maximaal één IKAP-aanvraag registreren. Voor een IKAP-aanvraag heeft u in de meeste situaties geen goedkeuring meer nodig van uw manager. Uw aanvraag wordt na registratie in het P-Direktportaal direct verwerkt. U kunt u uw aanvraag bekijken via het P-Direktportaal > Mijn HRM > Mijn personeelsdossier > Belonen en vergoeden > IKAP. IKAP-aanvraag U vindt het formulier in het P-Direktportaal via Financiën > IKAP > IKAP (Keuze in arbeidsvoorwaarden). Hieronder volgt een handleiding die stap voor stap de registratie van het formulier IKAP-aanvraag beschrijft. Klik op volgende Klik in onderstaand veld op de knop Volgende. Let op! Heeft u dit jaar eerder een IKAP-aanvraag ingediend? Dan ziet u in het overzicht de eerder door u gekozen bronnen en doelen. Gaat u akkoord met de verklaring? Zet vervolgens in onderstaand veld een vink bij de verklaring. Pagina 4 van 16

5 Welke bronnen en doelen zet u in? De bronnen in het formulier zijn als afkortingen weergegeven. Wilt u de volledige naam van de bron zien? Plaats uw muis op de afkorting. Of zie onderstaande tabel voor de volledige naam van de bron. Afkorting IKAP-bronnen in het P-Direktportaal TotAantDI TotBedrDI Salaris ( Vak.gel Eindejaa Uren IK Uren LL Meerwer Volledige naam IKAP-bronnen Totaal aantal doel Totaal aantal bedrag Brutosalaris Vakantiegeld Eindejaarsuitkering Vergoeden vakantie-uren IKAP Vergoeden vakantie-uren levensloop Meer uren werken Volledige naam IKAP-bronnen Bovenaan de kolom is aangegeven wat uw maximale tegoed is. De beschikbare bronnen staan op de horizontale lijn (rij) en de doelen op de verticale lijn (kolom). Zie onderstaand veld. Voor meer informatie over de beschikbare bronnen en doelen kunt u terecht op Rijksportaal > Personeel > Rijksportaal > Personeel > Financiën > Salaris > IKAP. Kies in onderstaand veld in de verticale kolom het doel dat u wilt inzetten. Ga vervolgens horizontaal naar rechts en kies de bron die u wilt inzetten. De velden die u kunt invullen zijn 'roze'. Vul in het juiste veld het bedrag in dat u uit de gekozen bron wilt inzetten. Gebruik bij het invullen een komma in plaats van een punt als u het bedrag in eurocenten wilt aangeven. Let op! De bronnen Uren IKAP en Meerwerken zijn in twee kolommen weergegeven. De eerste kolom verwijst naar het bedrag en de tweede kolom naar de uren die u kunt gebruiken. U kunt hierbij kiezen om de uren of het bedrag in te vullen. De andere kolom wordt automatisch ingevuld nadat u op de toets Enter op het toetsenbord drukt. Pagina 5 van 16

6 Zet u het doel Minderwerk in? Vult u dan in onderstaand veld onder de kolom Totaal aantal doel de uren in die u wilt kopen. Druk vervolgens op de toets Enter op het toetsenbord. Het bedrag gelijkwaardig aan het aantal uren wordt automatisch berekend en in het veld Totaal bedrag ingevuld. Neem het bedrag over en vul dit vervolgens in het lichtroze veld Salaris in. Heeft u de gegevens gecontroleerd? Heeft u de gegevens ingevuld, klik dan in onderstaand veld op de knop Controleren. Is de controle succesvol? Klik op de knop Volgende. Pagina 6 van 16

7 Bevestig de aanvraag Klikt u vervolgens in onderstaand veld op de knop Bevestigen. Let op! Gaat het om een aanvraag waarbij goedkeuring van de manager nodig is? Dan verschijnt een verklaring. Zet in onderstaand veld een vink bij de verklaring. Uw aanvraag gaat ter goedkeuring naar uw manager. De aanvraag wordt vervolgens door de HR-Verwerker verwerkt. Wijst uw manager de aanvraag af? Dan kunt u een maand later een nieuwe IKAP-aanvraag indienen. Stuur uw betaalbewijzen op Na bevestiging van uw IKAP-aanvraag verschijnt onderstaand overzicht Flexible Benefits Keuzeoverzicht op uw scherm. Dit overzicht toont de doelen en bronnen die u heeft ingezet. Voor de doelen Fiets, Fietsverzekering, Studie voor een beroep, Vakliteratuur en Werkplek, stuurt u na uitbetaling een kopie van het Flexible Benefits Keuzeoverzicht en de betaalbewijzen naar de bonnencontroleur. Deze moeten voor de tiende van de daarop volgende maand overlegd zijn. De betaalbewijzen kunt u versturen naar het adres dat rechtsboven op uw 'Flexible Benefits Keuzeoverzicht' staat. Pagina 7 van 16

8 2.2 Hoe breidt u een IKAP-aanvraag uit? Per maand kunt u maximaal één IKAP-aanvraag registreren. Met het formulier Uitbreiding IKAPaanvraag vraagt u een uitbreiding aan op een eerdere aanvraag Meer uren werken, Minder uren werken of Vakantie uren verkopen. Vult u het formulier in nadat u de IKAP-uitbreiding met uw manager heeft besproken. Uw aanvraag gaat na registratie ter goedkeuring naar uw manager. De aanvraag wordt vervolgens verwerkt en opgeslagen in uw personeelsdossier. Uitbreiden IKAP-aanvraag U vindt het formulier in het P-Direktportaal via Financiën > IKAP > Uitbreiden IKAP-aanvraag. Hieronder volgt een handleiding die stap voor stap de registratie van het formulier Uitbreiding IKAPaanvraag beschrijft. Het formulier toont enkele gegevens van uzelf. Het P-Direktportaal haalt deze gegevens automatisch op. Wat wilt u doen? Klik in onderstaand veld op de knop en selecteer wat u wilt doen. Klik vervolgens op de knop Haal mijn IKAP-gegevens op. De velden onder Reeds ingezet worden automatisch opgehaald. Pagina 8 van 16

9 Klik in onderstaand veld op de knop Uren of het Bedrag. en selecteer het juiste doel. Gevolgd door het invullen van de Klik vervolgens op de knop Bereken mijn nieuwe IKAP-gegevens. De velden onder Totaal ingezet worden automatisch berekend. In het veld Opmerkingen kunt u de aanvraag eventueel verder toelichten. Controleer en verzend de gegevens Klik onderaan het formulier op de knop Controleren om de gegevens te controleren. Is de controle succesvol? De knop Controleren verandert dan in de knop Verzenden. Zie onderstaand veld. Klik vervolgens op de knop Verzenden. Is de aanvraag succesvol? Dan verschijnt onderstaande melding. Wat wilt u hierna doen? Wilt u een uitdraai van uw aanvraag? Klik op Formulier weergeven en afdrukken. Pagina 9 van 16

10 2.3 Hoe corrigeert u een IKAP-aanvraag? Heeft u een IKAP-aanvraag ingediend? En wilt u de IKAP-aanvraag corrigeren? Dan kunt u gebruik maken van het formulier Salaris overige mutaties. Met dit formulier geeft u wijzigingen in uw salaris door, die u niet via een ander formulier in het P-Direktportaal kunt registreren. Let op! Is uw bron nog toereikend en wilt u meer uren inzetten of verkopen? Gebruik dan het formulier 'Uitbreiding IKAP-aanvraag. Het corrigeren van uren en andere IKAP combinaties kunt u via dit formulier aangeven. Vult u het formulier in nadat u de correctie met uw manager heeft besproken. Uw aanvraag gaat na registratie ter goedkeuring naar uw manager. De aanvraag wordt vervolgens door de HR-Verwerker verwerkt en opgeslagen in uw personeelsdossier. Corrigeren IKAP-aanvraag U vindt het formulier in het P-Direktportaal via Financiën > Salaris overige mutaties. Hieronder volgt een handleiding die stap voor stap de registratie van het formulier Salaris overige mutaties beschrijft. Het formulier toont enkele gegevens van uzelf. Het P-Direktportaal haalt deze gegevens automatisch op. Wat wilt u corrigeren? Klik in onderstaand veld op de knop en kies Corrigeren IKAP. Let op! Gaat het om een correctie in combinatie met uren? Gebruik dan het formulier 'Uitbreiding IKAP-aanvraag die door de manager goedgekeurd wordt. De andere IKAP combinaties kunt u via dit formulier aangeven. Vul vervolgens in onderstaand veld in welke bron en welk doel u wilt aanpassen. Pagina 10 van 16

11 Geef in onderstaand veld aan wat de nieuwe waarde is. Selecteer Uren of Bedrag. Kiest u Uren? Vul het juiste aantal uren in. Kiest u Bedrag? Vul dan het juiste bedrag in. Wat is de reden van correctie? Vermeld in het veld Opmerkingen de reden van correctie. Controleer en verzend de gegevens Klik onderaan het formulier op de knop Controleren om de gegevens te controleren. Is de controle succesvol? De knop Controleren verandert dan in de knop Verzenden. Zie onderstaand veld. Klik vervolgens op de knop Verzenden. Is de aanvraag succesvol? Dan verschijnt onderstaande melding. Wat wilt u hierna doen? Wilt u een uitdraai van uw aanvraag? Klik op Formulier weergeven en afdrukken. Pagina 11 van 16

12 2.4 Hoe beëindigt u een IKAP-aanvraag? Op een eenmaal gemaakte keuze in IKAP kunt u niet terugkomen. U kunt alleen in de volgende drie uitzonderlijke situaties uw deelname aan IKAP beëindigen: - bij een langdurige ziekte - in bijzondere omstandigheden (financiële situatie) - vanwege einde dienstverband Dit kunt u zelf invoeren in het P-Direktportaal via 'Financiën > IKAP > IKAP beëindigen'. Vult u het formulier in nadat u de beëindiging van uw IKAP-aanvraag met uw manager heeft besproken. Uw aanvraag gaat na registratie ter goedkeuring naar uw manager. De aanvraag wordt vervolgens door de HR-Verwerker verwerkt en opgeslagen in uw personeelsdossier. Kunt u door omstandigheden deze aanvraag niet zelf doen? Neem dan contact op met uw manager. Beëindigen IKAP-aanvraag Hieronder volgt een handleiding die stap voor stap de registratie van het formulier Beëindiging IKAP-aanvraag beschrijft. Het formulier toont enkele gegevens van uzelf. Het P-Direktportaal haalt deze gegevens automatisch op. Wat is de einddatum voor het beëindigen van uw IKAP-aanvraag? Vul in onderstaand veld de einddatum voor het beëindigen van uw IKAP-aanvraag in. Of gebruik de datumselectie door in het invoervak te klikken. Selecteer vervolgens de juiste datum. Wat is de reden voor het beëindigen van uw IKAP-aanvraag? Vul in onderstaand veld in welke IKAP-aanvraag u wilt beëindigen. Gevolgd door de reden voor beëindigen. Pagina 12 van 16

13 Controleer en verzend de gegevens Klik onderaan het formulier op de knop Controleren om de gegevens te controleren. Is de controle succesvol? De knop Controleren verandert dan in de knop Verzenden. Zie onderstaand veld. Klik vervolgens op de knop Verzenden. Is de aanvraag succesvol? Dan verschijnt onderstaande melding. Wat wilt u hierna doen? Wilt u een uitdraai van uw aanvraag? Klik op Formulier weergeven en afdrukken. Pagina 13 van 16

14 2.5 Hoe kunt u afzien van de IKAP aanvullende vergoeding woon-werkverkeer? U kunt deze verklaring gebruiken tot 1 november van het huidige kalenderjaar. Tussen 1 november en 31 december kunt u dit formulier niet gebruiken. Let op! Heeft u eerder afgezien van de aanvullende vergoeding voor woon-werkverkeer via IKAP, maar wilt u daar dit jaar wel gebruik van maken? Vergeet u dan niet om u voor 1 november via hetzelfde formulier weer aan te melden. U vindt het formulier in het P-Direktportaal via Financiën > IKAP > IKAP aanvullende vergoeding woon-werkverkeer. Hieronder volgt een handleiding die stap voor stap de registratie van het formulier IKAP aanvullende vergoeding woon-werkverkeer beschrijft. Het formulier toont enkele gegevens van uzelf. Het P-Direktportaal haalt deze gegevens automatisch op. Gaat u akkoord met de verklaring? Zet in onderstaand veld een vink bij de verklaring. Let op! Maakt u gebruik van de mogelijkheid om uw aanspraak op de aanvullende vergoeding woonwerkverkeer automatisch te laten uitbetalen. Dan beïnvloedt dat de berekeningsgrondslag voor eventuele uitkeringen, zoals de (bovenwettelijke) werkloosheidsuitkering. In het veld Opmerkingen kunt u de aanvraag eventueel verder toelichten. Controleer en verzend de gegevens Klik onderaan het formulier op de knop Controleren om de gegevens te controleren. Is de controle succesvol? De knop Controleren verandert dan in de knop Verzenden. Zie onderstaand veld. Klik vervolgens op de knop Verzenden. Is de aanvraag succesvol? Dan verschijnen onderstaande meldingen. Het formulier wordt automatisch verwerkt. Wat wilt u hierna doen? Wilt u een uitdraai van uw aanvraag? Klik op Formulier weergeven en afdrukken. Pagina 14 van 16

15 3. Uitzondering per ministerie 3.1 Heeft uw ministerie specifieke afspraken? In dit hoofdstuk leest u eventuele specifieke afspraken die gelden voor uw organisatie. Bent u werkzaam bij het College voor de Rechten van de Mens? De IKAP kent twee soorten regelingen. De IKAP-regeling Rijkspersoneel en de IKAP-regeling Rechterlijke Macht. Deze IKAP-regeling geldt niet voor de leden van het College voor de Rechten van de Mens. Pagina 15 van 16

16 4. Contact Heeft u nog vragen? Neemt u dan gerust contact op met het contactcenter. Wij zijn op werkdagen bereikbaar van 8.00 uur tot uur op telefoonnummer U kunt ook een sturen naar contactcenter@p-direkt.nl. Meer informatie? Op Rijksportaal Personeel vindt u informatie over uw arbeidsvoorwaarden en rechtspositie. Deze informatie vindt u in de vorm van vragen en antwoorden, nieuwsberichten, links naar relevante weten regelgeving en instructies voor het gebruik van het P-Direktportaal. Voor meer informatie over de IKAP-regeling kunt u terecht op Rijksportaal > Personeel > Rijksportaal > Personeel > Financiën > Salaris > IKAP. Pagina 16 van 16