GEBRUIKERS HANDLEIDING IKAP. Individuele Keuze Arbeidsvoorwaarden Pakket. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 0

Transcriptie

1 GEBRUIKERS HANDLEIDING IKAP Individuele Keuze Arbeidsvoorwaarden Pakket Gebruikershandleiding IKAP 1.3 0

2 Inhoudsopgave: Wat is IKAP?... 2 Aanvragen IKAP... 3 IKAP-bronnen... 4 IKAP-doelen... 6 Uitbreiding IKAP aanvraag... 6 Levensloop... 7 Studie... 8 Minderwerk... 8 Bevestiging van de keuze Beëindiging IKAP Gebruikershandleiding IKAP 1.3 1

3 Wat is IKAP? IKAP is de afkorting van Individuele Keuze Arbeidsvoorwaarden Pakket. IKAP houdt in dat u een deel van uw arbeidsvoorwaarden zelf kunt invullen. U kunt een bruto bedrag of aantal uren inzetten voor en vastgesteld doel, hiermee kan een belastingvoordeel worden behaald. Stel, u laat een deel van uw salaris niet uitbetalen, maar u wisselt dit in voor de aankoop van een fiets. U gebruikt dan een "bron" (uw salaris) voor een "doel" (fiets) voor het woonwerkverkeer. Door bron en doel aan elkaar te koppelen levert dit u fiscaal voordeel op. U kunt namelijk een bruto bedrag, waarover u anders belasting betaalt, netto inzetten. Op Rijksportaal Personeel/ Salaris/IKAP is een uitgebreide beschrijving te vinden van IKAP. Aanvragen voor IKAP kunnen ieder jaar ingediend worden via het P-Direktportaal van 1 januari tot en met 14 november. Het P-Direktportaal sluit op 15 november. Vanaf de eerste werkdag in januari is het portaal weer benaderbaar voor IKAP. Let op! Per bron kan de uiterste aanvraagdatum verschillen. In het hoofdstuk IKAP-bronnen is per bron aangegeven wat de uiterste datum is waarop u een aanvraag kunt indienen. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 2

4 Aanvragen IKAP Stap 1 U wilt gebruik maken van de IKAP-regeling. Voor een aantal keuzes overlegt u eerst met uw leidinggevende: - inzet van uren meerwerk, uren minderwerk, levensloopuren of vakantie-uren - een fiets of - thuiswerkplek Stap 2 U selecteert in het P-Direktportaal het tabblad salaris daarna kiest u voor IKAP. Kies volgende Heeft u eerder dit jaar een IKAP-aanvraag ingediend dan zult u in het overzicht de velden ingevuld zien waar u al gebruik van heeft gemaakt. Stap 3 U vult in het P-Direktportaal het IKAP-formulier en verstuurt deze. Hierna wordt uw aanvraag automatisch in het systeem verwerkt. Bij aanvragen waarbij goedkeuring van uw manager nodig is moet u bij de aanvraag aangeven dat de aanvraag is afgestemd met de manager. Uw manager ontvangt dan van uw aanvraag een bericht in zijn takenlijst en een . Als uw manager het niet eens is met uw aanvraag kan hij/zij de aanvraag alsnog afwijzen. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 3

5 IKAP-bronnen In de afbeelding hieronder zijn de IKAP-bronnen omcirkeld. De bronnen in het scherm zijn afkortingen. Zet uw muis op de afkorting en u ziet de volledige naam van de bron. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 4

6 U kunt de volgende bronnen inzetten: Bron Uitleg Verrekening (uitbetaling of inhouding) Bruto salaris U kunt maximaal 10% van uw bruto jaarsalaris inzetten voor IKAP, met uitzondering van levensloop sparen. Voor levensloop sparen kunt u maximaal 12% van uw bruto jaarloon inzetten. Het bedrag wordt op het brutosalaris ingehouden. verdeeld over de resterende maanden van het jaar Vakantiegeld Vakantie-uren IKAP Meerwerken Vakantie-uren Levensloop sparen U kunt al uw vakantiegeld inzetten voor een (of meerdere) doel(en). Het bedrag wordt met uw vakantiegeld verrekend. Heeft u een voorschot aangevraagd op uw vakantiegeld? Dan kunt u het resterende gedeelte van uw vakantiegeld inzetten. Voor het in IKAP ingezette deel van uw vakantiegeld kunt u geen voorschot meer aanvragen. U kunt maximaal uw jaarlijkse vakantie-uren, verminderd met 144 uur inzetten als u fulltime werkt (deeltijd naar rato). De door u ingezette uren worden afgetrokken van uw saldo vakantie-uren. (Dit is in te zien onder Registreren verlof/ Verlofsaldo ). U kunt jaarlijks maximaal 100 uur extra werken als u fulltime werkt. Deze uren worden afgetrokken van het aan u toegekende uren compensatieverlof. (Dit is in te zien onder Registreren verlof/ Verlofsaldo ). Heeft u geen of voldoende uren compensatieverlof en ontstaat er een negatief saldo compensatieverlof dan kunt u deze uren verrekenen met uw vakantieverlof of u gaat meer uren werken. U kunt maximaal uw jaarlijkse vakantie-uren, en restant vakantie-uren van het vorige jaar verminderd met 108 uur inzetten (deeltijd naar rato). Na het inzetten van deze vakantie-uren worden deze afgetrokken van uw saldo vakantieuren. (Dit is in te zien onder Registreren verlof/ Verlofsaldo ). éénmalig in mei, bron is inzetbaar tot en met 30 april Vakantiegeld kan niet ingezet worden voor minder werken. directe verrekening (in te vullen als uren of als bedrag) directe verrekening (in te vullen als uren of als bedrag) Eindejaars-uitkering U kunt uw hele eindejaarsuitkering inzetten voor: - levensloop (als u zich heeft aangemeld voor levensloop sparen, via het formulier onder de optie Regelingen/ Levensloop in de navigatie) en - voor een belastingvrije aanvullende vergoeding woon-werkverkeer. Let op de belastingvrije vergoeding woon-werkverkeer wordt vanaf november 2011 voor ministeries en andere rijksonderdelen die gebruikmaken van de dienstverlening van P-direkt automatisch uitbetaald. Zij voor meer informatie Rijksportaal Personeel ( Vergoedingen->woon-werkverkeer) eindejaarsuitkering inzetten voor levensloop sparen vanaf 1 januari t/m 10 november. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 5

7 IKAP-doelen Uitbreiding IKAP aanvraag U kunt per verwerkingsmaand één aanvraag voor meer uren werken, één aanvraag voor minder uren werken of één aanvraag voor inzet vakantie-uren doen via de IKAP-module. Wilt u hiervoor een tweede aanvraag doen? Dan krijgt u de melding dat u hiervoor het formulier Uitbreiden IKAP aanvraag moet gebruiken. Dit formulier vindt u in het navigatiemenu bij het onderwerp Salaris. Alle overige tweede IKAP aanvragen verlopen via het reguliere IKAP formulier. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 6

8 Voorbeelden: Levensloop U wilt een deel van uw bruto salaris opzij zetten om te sparen voor levensloop. U kunt dit alleen doen wanneer u deelneemt aan de regeling levensloop en er een bewijsstuk van de door u geopende levenslooprekening is opgenomen in uw P-Dossier. Dit wil zeggen dat u eerst het formulier Aanmelden Levensloop invult en verzend via het P-Direktportaal (via de navigatie Regelingen/Levensloop ). Nadat het formulier is verwerkt, kunt u bedragen voor levensloop sparen via IKAP inzetten. De regel hiervoor is dan invulbaar. Let op; U kunt maar 1x per jaar aangeven wat u wilt inzetten voor levensloop. Natuurlijk kunt u het spaarbedrag verdelen over verschillende bronnen. Voor levensloop kunt u de volgende bronnen inzetten: - salaris - vakantiegeld (in te zetten t/m 30 april) - uren levensloop (LL) - eindejaarsuitkering - meer uren werken In het voorbeeld hebben we 1000 euro ingezet van de eindejaarsuitkering en 24 uren voor levensloop (uren LL). Gebruikershandleiding IKAP 1.3 7

9 Studie U kunt IKAP inzetten voor studiekosten die voor uw eigen rekening komen. De voorwaarden verbonden aan deze aanvraag vindt u op Rijksportaal Personeel/ Financiën/Vergoedingen/Studie en opleiding. Wanneer u geld wilt inzetten voor uw vakgerelateerde opleiding, dan vult u in de regel bij de gewenste bron de studiekosten in. Natuurlijk kunt u de studiekosten ook verdelen over verschillende bronnen. Voor uw studiekosten kunt u de volgende bronnen inzetten: - salaris - vakantiegeld (in te zetten t/m 30 april) - vakantie-uren IKAP - meer uren werken. Voorbeeld: Zet u bijvoorbeeld voor 800 euro aan vakantiegeld in voor studiekosten, dan vult u dit bedrag in het desbetreffende vakje onder Vakantiegeld in. Minderwerk U kunt uw salaris inzetten om minder te werken. U koopt feitelijk extra verlof. Voorbeeld: In het geval van minder uren werken vult u in de kolom Tot aantal doel (in het witte veld naast het doel Minderwerk ) het aantal uren in dat u minder wilt gaan werken. Als u vervolgens klikt op [Controleren] ziet u naast het aantal minder te werken uren in de kolom Tot. bedrag doel het bedrag dat u op dezelfde regel in de kolom van de door u gewenste bron( bijv.salaris) invult. Na de verwerking zal er ook een apart saldo (contingent) aan minderwerken aan uw verlofoverzicht worden toegevoegd. Het bedrag zal maandelijks Gebruikershandleiding IKAP 1.3 8

10 worden ingehouden op uw salaris. De uren die u hiervoor wilt inzetten dient u ook van dit verlof af te boeken. Gebruikershandleiding IKAP 1.3 9

11 Bevestiging van de keuze Na de bevestiging van de keuze wordt het overzicht Flexible Benefits Keuzeoverzicht, zoals hieronder staat, getoond. Voor de doelen: Fiets, Fietsverzekering, Studie voor een beroep, Vakliteratuur en Werkplek stuurt u na de maand van uitbetaling zo spoedig mogelijk (uiterlijk voor de 10e van de daarop volgende maand) bewijsstukken van de aanschaf in. Print dit formulier om mee te sturen met de factuur/bon die u moet inleveren bij uw bonnencontroleur (het adres staat rechtsboven in het formulier). De doelen waarvoor bonnen moeten worden overgelegd staan ook op dit formulier aangegeven. Uw aanvraag wordt automatisch opgeslagen in uw P-Dossier. Gebruikershandleiding IKAP

12 Beëindiging IKAP Het kan zijn dat deelname aan IKAP stopgezet wordt. Als gedurende het jaar een gekozen doel niet meer bestaat (bijvoorbeeld opzeggen vakbond) geeft u dit door via het formulier Beëindiging IKAP aanvraag. Ook moet u IKAP stopzetten als u door een wijziging in woonwerkverkeer niet meer fietst. Gebruikershandleiding IKAP