Veelgestelde vragen n.a.v. gebruik e-formulieren

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen n.a.v. gebruik e-formulieren Allereerst enkele tips! 1. U kunt het formulier vooraf bekijken en printen om u op de vragen voor te bereiden. Op pagina 2 van dit document leest u hoe u een voorbeeldformulier kunt maken. 2. Neem de tijd om het formulier in 1 sessie in te vullen als u niet inlogt met DigiD of eherkenning en houdt alle bijlagen digitaal bij de hand. 3. Als u beschikt over een (project)plan waarin de antwoorden op de vragen staan dan mag u ook een paginaverwijzing maken. U hoeft dan niet zoveel informatie in het formulier in te vullen. 4. Als u inlogt met DigiD of eherkenning dan worden de bewaarde gegevens automatisch opgeslagen in het Klantportaal. Gegevens worden bewaard als u op de knop Volgende onderaan een pagina heeft gedrukt. Er wordt bij de inleiding aangegeven dat het invullen van het formulier 30 tot 60 minuten kan duren. Bovenaan staat dat gegevens worden gewist na 15 minuten. Wat betekent dit en wat moet ik doen? Als u 10 minuten geen actie uitvoert op een pagina dan krijgt u de volgende melding: U heeft dan nog 5 minuten te tijd om op [OK] te klikken. Doet u dit niet dan krijgt u de volgende melding en worden alle gegevens gewist ook al klikt u bij deze melding op [OK]: (1)

2 (2) LET OP -->U heeft ingelogd met DigiD of eherkenning Als u heeft ingelogd met DigiD of eherkenning dan kunt u uw ingevulde formulier altijd terugvinden in het klantportaal MijnOverijssel ( In het klantportaal worden namelijk alle bevestigde* gegevens in het formulier opgeslagen. Als uw sessie dus na 15 minuten is afgesloten (en het formulier is gewist) dan kunt u het formulier waarmee u bezig was terugvinden in het klantportaal onder het kopje Opgeslagen e-formulieren. *Bevestigd: gegevens zijn bevestigd als u op de knop Volgende heeft geklikt. -->U heeft niet ingelogd met DigiD of eherkenning Als u de tweede melding krijgt dan kunt u helaas niets meer doen, u moet dan het formulier weer helemaal opnieuw invullen. Lees onze tips om dit te voorkomen. Voorheen was het mogelijk om een uitdraai te maken van het formulier zodat je rustig kon nakijken welke vragen er gesteld werden. Kan dit nu ook nog? ***Nee, dat is niet meer mogelijk. Het volledige formulier is namelijk uitgebreider dan de vragen die u ziet en nodig heeft. Aanvragers krijgen namelijk alleen die vragen te zien die op hun project van toepassing zijn. Voorbeeldformulier maken Wat u wel kunt doen is een voorbeeldformulier opstellen. U vult de vragen in zoals die op uw situatie van toepassing zijn. Bij de vragen waar u tekst in moet vullen hoeft u alleen maar een d in te vullen en zo doorloopt u het aanvraagformulier. Het test invullen t/m stap Begroting is meestal voldoende om een goed overzicht te krijgen van de vragen die op uw situatie van toepassing zijn. U klikt in de linkerkant op de stap Overzicht en daar drukt u op de knop Afdrukken. Moet ik inloggen met mijn DigiD of met eherkenning? ***Nee, dit is niet verplicht. U kunt ook zonder bovenstaande middelen inloggen, maar dan kunt u uw formulier niet tussentijds opslaan. Lees onze tips als u van deze optie gebruik maakt. Voordelen van het gebruik van DigiD of eherkenning zijn: Uw formulier wordt automatisch opgeslagen in het klantportaal MijnOverijssel zodra u op de knop Volgende heeft gedrukt. U kunt gebruik maken van de functie voorinvullen. Als u bijvoorbeeld inlogt met eherkenning dan hoeft u uw adresgegevens niet zelf in te vullen. Heeft u meerdere vestigingen dan kunt u een keuze maken. NB: als u als medewerker van een organisatie inlogt met DigiD dan is het voorinvullen van adresgegevens niet beschikbaar. U moet dan alle adresgegevens van de organisatie zelf invullen.

3 Het voorinvullen van adresgegevens bij gebruik van DigiD werkt alleen als de subsidie kan worden aangevraagd door particulieren of als de gemachtigde een particulier is. Wat is eherkenning? (u heeft minimaal niveau EH2 nodig) ***U kunt eherkenning zien als een soort DigiD voor bedrijven en organisaties. Zoals burgers met DigiD kunnen inloggen bij de overheid, zo kunnen organisaties en bedrijven die ingeschreven staan bij de KvK dat met eherkenning. Een belangrijk verschil is dat DigiD wordt verstrekt door de overheid en eherkenning door commerciële bedrijven (hier zijn kosten aan verbonden). Met eherkenning wordt het eenvoudiger om online zaken met elkaar te doen. U kunt met 1 inlogmiddel, een eherkenningsmiddel, veilig inloggen bij alle aangesloten organisaties. U hoeft dan niet meer voor elke organisatie een ander inlogmiddel te gebruiken. Om gebruik te kunnen maken van de diensten van de provincie Overijssel heeft u een eherkenningsmiddel van niveau EH2 nodig. Leveringstermijn van een eherkenningsmiddel is 0-5 werkdagen. Meer informatie over eherkenning vindt u op deze pagina: Ik heb nu eherkenning maar kan niet inloggen! *** Als u niet kunt inloggen met uw eherkenningsmiddel, minimaal EH2, dan bent u door de machtigingen beheerder van uw eigen organisatie niet gemachtigd voor de dienst toegang tot Mijn Overijssel en e-formulieren van de dienstverlener Provincie Overijssel. Zodra u voor de dienst gemachtigd bent kunt u inloggen. NB: denkt u er aan dat u eventueel ook gemachtigd moet worden voor de dienst het ondertekenen van e-formulieren als u tekenbevoegdheid heeft. Zonder machtiging voor deze dienst kunt u namelijk geen gebruik maken van het ondertekenen met eherkenning in onze formulieren. Als ik inlog met DigiD of met eherkenning, gebeurt er dan wat met mijn gegevens? *** Alle formulieren die u gebruikt en waarop u inlogt met DigiD of eherkenning worden automatisch opgeslagen in het klantportaal MijnOverijssel. U bent de enige die de opgeslagen en verzonden e-formulieren kan bekijken. Niemand anders kan hierbij, ook de provincie Overijssel niet. Als u voor uw organisatie inlogt met uw eigen DigiD omdat u het formulier tussentijds wilt opslaan dan vragen wij niet om persoonlijke gegevens. Ik wil voor mijn eigen stichting subsidie aanvragen. Kan een stichting een DigiD code hebben of moet ik mijn eigen persoonlijke DigiD code gebruiken? *** Een stichting heeft geen DigiD code. U kunt uw eigen DigiD code gebruiken om het formulier tussentijds op te slaan. U moet dan alle gegevens in het formulier handmatig invullen. Er worden geen persoonlijke gegevens gevraagd. Als uw stichting voor u een eherkenningsmiddel beschikbaar stelt (en u machtigt voor onze dienst toegang tot MijnOverijssel en e-formulieren en indien tekenbevoegd de dienst het ondertekenen van e-formulieren ) dan kunt u met eherkenning inloggen. Meer informatie over eherkenning vindt u op de website: Wat is het klantportaal MijnOverijssel? MijnOverijssel is het online klantportaal van de provincie Overijssel. Dit is een afgeschermde plek waar u uw opgeslagen en ingediende formulieren kunt terugvinden. Alle formulieren die u gebruikt en waarop u inlogt met DigiD of eherkenning worden automatisch opgeslagen in het klantportaal. Deze zijn altijd -alleen door uzelf- terug te vinden in het klantportaal.

4 U vindt het klantportaal op Hoe onderteken ik het formulier? ***Een handtekening kan niet meer. Vraagt u aan namens een organisatie dan krijgt u aan het einde van het formulier de vraag of u digitaal wilt ondertekenen met EHerkenning. Dit is niet verplicht!. Als u wilt ondertekenen met EHerkenning dan moet u door de Machtigingen Beheerder van uw organisatie gemachtigd zijn voor de dienst het ondertekenen van e-formulieren. Als u niet digitaal wilt ondertekenen of niet gemachtigd bent dan moet u de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor het project én tekenbevoegd is opgeven. Dit is voldoende. NB: de contactpersoon kan iemand anders zijn. Kan ik een kopie ontvangen van mijn aanvraag? ***Ja, dat kan. Nadat het formulier is verzonden kunt u eenmalig een pdf downloaden van het ingevulde formulier. Is dit mislukt of heeft u dit vergeten dan kunt u contact opnemen met het Subsidieloket. Als u heeft ingelogd met DigiD of eherkenning, dan kunt u het PDF van het verzonden formulier terugvinden in ons klantportaal MijnOverijssel. Meer informatie vindt u op Mijn Overijssel. Ik krijg een foutmelding als ik mijn IBAN invul. *** U moet het IBAN met hoofdletters en zonder spaties invoeren, dus: NL86INGB en niet nl86ingb of NL 86 INGB N.B. Het wil wel eens voorkomen dat er een extra spatie achter het nummer komt te staan als u het IBAN kopieert en plakt. U krijgt dan een foutmelding. Haal in dat geval de spatie weg. Hoe moet ik bijlagen uploaden? Werkwijze om bijlagen te uploaden: Kies Bladeren:

5 Selecteer het bestand of de bestanden en druk op Openen. De bestanden worden automatisch toegevoegd, zie voorbeeld. Het formulier kan geen bijlagen uploaden Als u geen bijlagen kunt uploaden vink dan de optie Ik stuur alle bijlagen na aan om het formulier te kunnen verzenden. Neem daarna contact op met het subsidieloket ( ).

6 Ik kan het ingevulde e-formulier niet verzenden. ***Voor alle stappen moet een vinkje staan anders kunt u het formulier niet verzenden. Zie voorbeeld hieronder.