Bijlage 11: Proof-of-Concept: procedure en inhoud. Stichting ROC West-Brabant. Perceel 2: DIS Periferie. Openbare Europese Aanbesteding

Transcriptie

1 Bijlage 11: Proof-of-Concept: procedure en inhoud Stichting ROC West-Brabant Perceel 2: DIS Periferie Openbare Europese Aanbesteding Datum : februari 2016 Pagina 1 van 9

2 Inhoudsopgave 1 Procedure Proof-of-Concept Inrichting Proof-of-Concept (PoC) Locatie en tijdstip Proefopstelling Presenteren en toelichten van het ingediende Plan van aanpak Demonstratie functionaliteiten Beoordelingscriteria Casus Casus Casus Pagina 2 van 9

3 1 Procedure Proof-of-Concept De PoC vindt ná de individuele beoordelingen van de schriftelijke stukken (zoals het Plan van Aanpak en de Visie) plaats, waarbij vooraf de voorlopige tussenstand van de beoordeling niet aan de beoordelaars kenbaar wordt gemaakt. 1.1 Inrichting Proof-of-Concept (PoC) Door middel van deze PoC wenst de Opdrachtgever de aangeboden software in een proefopstelling te beoordelen. Naast het verzorgen en demonstreren van deze proefopstelling omvat de PoC ook het presenteren en beantwoorden van vragen met betrekking tot het ingediende Plan van aanpak Implementatie. Voor de interactieve demonstratie - incl. het stellen van vragen - van de proefopstelling wordt per Inschrijver maximaal 1 uur en 45 minuten uitgetrokken. De Inschrijver dient de aangeleverde PoCbeschrijving te volgen tijdens de interactieve demonstratie. Deze beschrijving is slechts richtinggevend, de regie van de PoC ligt te allen tijde bij de Opdrachtgever. Vragen kunnen doorlopend tijdens de sessie worden gesteld. De Opdrachtgever registreert desgewenst tijdens de PoC het besprokene (audio) en mogelijk ook het getoonde (video), maar is niet gehouden noch verantwoordelijk deze verslaglegging aan Inschrijvers te verstrekken. Zoals de naam al aangeeft, gaat het bij een Proof-of-Concept om het tonen van het werkende product. Een demonstratie middels video-playback of presentatie (bijv. PowerPoint) is niet toegestaan. De weging en maximale duur van ieder onderdeel van de Proof-of-Concept is opgenomen in de onderstaande tabel. # Onderdelen Proof-of-Concept Duur Weging 1. Presenteren en toelichten van het ingediende Plan van Aanpak 1 uur 30% a. Doorlooptijd ½ uur 10% b. Installatie, implementatie, configuratie, testen en documentatie ¼ uur 10% c. Risicomanagement ¼ uur 10% 2. Demonstratie functionaliteiten ¾ uur 70% a. Overzichtelijkheid en gebruikersvriendelijkheid 50% ¾ uur b. Help en ondersteuning 20% Totaal 1 ¾ uur 100% 1.2 Locatie en tijdstip De Proof-of-Concept vindt plaats op woensdag 13 april 2016 een nader te bepalen locatie in Etten- Leur. U wordt geacht de betreffende PoC-datum te reserveren in uw agenda. U wordt over de locatie en het precieze tijdstip waarop u verwacht wordt zo spoedig mogelijk bericht. Alle Inschrijvers krijgen gelijktijdig op een nader te bepalen moment de definitieve uitnodiging voorzien van de benodigde overige informatie. Pagina 3 van 9

4 1.3 Proefopstelling De proefopstelling omvat een volledige en zelfstandige basisinstallatie en configuratie van de aangeboden softwareoplossing, op een omgeving van de Inschrijver zelf, inclusief de volledige inrichting van een (fictieve) onderwijsorganisatie. Inschrijver neemt zelf de benodigde computer apparatuur mee. De Aanbestedende dienst stelt een ruimte, een beamer dan wel presentatiescherm alsmede een internetverbinding ter beschikking. Pagina 4 van 9

5 2 Presenteren en toelichten van het ingediende Plan van aanpak Middels een Plan van aanpak Implementatie heeft de Inschrijver een totaaloverzicht gegeven van de manier waarop Inschrijver van plan is de Installatie, implementatie, configuratie, testen en documentatie alsmede de opleidingen vorm denkt te geven en succesvol te realiseren. Licht in uw presentatie uw ingediende Plan van aanpak toe op de volgende onderdelen: a. Doorlooptijd b. Installatie, implementatie, configuratie, testen en documentatie c. Risicomanagement Voor een nadere toelichting op deze onderdelen alsmede de wijze van beoordelen zie paragrafen 6.4 Plan van aanpak Implementatie en 7.2 Beoordelingsmethodiek Subgunningscriteria: Plan van aanpak Implementatie en Visie op de oplossing en de toekomst (perceel 1 en perceel 2) van het Aanbestedingsdocument. Pagina 5 van 9

6 3 Demonstratie functionaliteiten 3.1 Beoordelingscriteria De functionaliteiten worden in gezamenlijkheid beoordeeld op 2 aspecten: Overzichtelijkheid en gebruikersvriendelijkheid (50%) Help en ondersteuning (20%) Om de beoordelaars zo goed mogelijk in staat te stellen om de applicatie te beoordelen, let bij uw demonstratie op de volgende aspecten: Toon per gevraagd scenario als eerste de kortst mogelijke werkwijze binnen uw applicatie. Toon per gevraagd scenario zo veel mogelijk alternatieve werkwijzen binnen uw applicatie om tot het zelfde resultaat te komen. Toon zo veel mogelijk de wijze waarop een gebruiker ondersteund wordt tijdens het gebruik van de applicatie (invulsuggesties, automatisch aanvullen van invoer, invoermaskers, invoervalidatie, contextgevoelige helpfunctie, chat, tooltips, hints, helpballonnen, instructievideo s, hergebruik van invoer/zaken/andere items, et cetera). Door middel van use cases worden voorbeelden van de werking van het systeem, zoals ze in werkelijkheid zich kunnen voordoen. 3.2 Casus 1 Naam Samenvatting Actoren Voorwaarde Beschrijving Registreren resultaten en inzicht verkrijgen welke formatieve en summatieve resultaten er zijn behaald i.r.t. het afgesproken leertraject. Dit zowel voor student als (externe) begeleider. Inzicht in de vorderingen van de student i.r.t. de opleiding. Student (bij minderjarig de ouder/verzorger die mee kunnen kijken) begeleider (zowel intern als extern) en docent. Leertraject is in beeld en er is sprake van registratie rondom de prestaties van een student. 1. Student levert bewijslast aan in meerdere stukken door middel van een filmpje/document en upload dit al dan niet gebundeld. 2. Student geeft aan zodra de bundel aan bewijsmateriaal compleet is. 3. Pas als de bundel compleet is krijgt de docent een melding van een nieuw te beoordelen item en beoordeeld. 4. Student krijgt een melding als het resultaat ingegeven is. 5. Student kan via SSO inloggen en ziet de uitslag. 6. De student ziet, buiten het resultaat, in hoeverre hij/zij de werkprocessen binnen de kerntaken beheerst. Daarbij ziet hij/zij ook de summatieve resultaten terug die benodigd zijn voor een diploma. 7. Begeleider ziet hetzelfde als de student, echter kan het ook voor zijn andere toegekende studenten zien. Pagina 6 van 9

7 8. Interne begeleider geeft een externe begeleider toegang tot de resultaten van de student. 9. De externe begeleider kan d.m.v. een verkregen account zien wat formatieve en summatieve resultaten zijn. Uitzonderingen Student heeft het programma nog nooit gebruikt. Toon alle wijzen waarop de student ondersteund en geholpen (van het begin tot het einde) kan worden om zijn/haar bewijsmateriaal te registeren. Student kan het filmpje niet uploaden (onjuist bestandsformaat, onjuiste afmetingen, bestandsgrootte te groot), hoe kan hij/zij er voor zorgen dat het toch lukt en welke ondersteuning biedt het systeem? Met het uploaden loopt de software vast. De student start opnieuw, maar wil zo min mogelijk handelingen opnieuw uitvoeren. Hoe wordt de student nu door het programma heen geholpen en wat is er reeds opgeslagen aan informatie in het dossier dat de student al had ingevoerd? Interne begeleider wil een externe begeleider toegang geven tot de software, maar weet niet hoe. Demonstreer alle wijzen waarop de interne begeleider de ondersteuning aangeboden kan krijgen. Resultaat Alle actoren hebben zicht op de voortgang of een deel van de voortgang en er kan een optimale begeleiding plaatsvinden. 3.3 Casus 2 Naam Samenvatting Actoren Voorwaarde Beschrijving Begeleiding van een student van aanmelden tot diplomeren Begeleiding en registratie van specifieke gegevens van een student vanaf aanmelden tot diplomeren en het gebruiken hiervan gedurende de hele opleiding. Student (bij minderjarig de ouder/verzorger die mee kunnen kijken) begeleider (zowel intern als extern) en docent en de deelnemersadministratie. Registratie KRD mag buiten beschouwen worden gelaten. 10. Student meldt zich aan via digitaal aanmelden. 11. Op het moment van aanmelden is er een gelijk een begeleidings mogelijkheid beschikbaar. 12. Alle documenten die worden geüpload tijdens digitaal aanmelden komen ook beschikbaar in het begeleidingsdossier. 13. Tijdens de intake geeft de aangemelde student aan dat hij zeer slecht zicht heeft en extra grote letters nodig heeft tijdens schriftelijke toetsen, dit met onderbouwing van een verklaring vanuit een arts. De intaker legt dit vast in het dossier. 14. Dossier zal overgedragen worden aan een interne begeleider. 15. Registreren van een gesprek door interne begeleider. 16. Registeren van een gesprek door een externe begeleider die toegang heeft voor dit dossier. 17. Manager heeft inzicht in het gesprek en de tijdsduur van de begeleiding. Pagina 7 van 9

8 18. Student krijgt een melding dat er een toevoeging is in zijn dossier en opent het gespreksverslag 19. Docent gaat een toets voorbereiden en voor haar is het inzichtelijk dat er een student bij zit waarbij extra functionaliteiten nodig zijn. 20. Student gaat een toets maken waarbij hij extra tijd en grote letters tot zijn beschikking heeft. Uitzonderingen Student wil zich digitaal aanmelden en weet niet hoe het werkt. Laat zien hoe de help en ondersteuning voor deze student eruit ziet. o Eenmaal in het aanmeldingsformulier is voor de student niet duidelijk wat er in bepaalde invoervelden ingevuld dient te worden. Laat zien hoe het systeem hierbij de student help en ondersteunt. o De student vult per ongelijk een aantal foutieve waarden in invoervelden (bijvoorbeeld als datum). Laat zien hoe het systeem de student ondersteunt bij het signaleren (vooraf en achteraf) en corrigeren van de ingevoerde gegevens. o Bijna aan het einde van het proces bedenkt de student zich. De student wil een aantal gegevens alsnog aanpassen en mogelijk zelfs het proces tijdelijk stoppen om op een later moment de aanmelding af te ronden. Laat zien aan de hand van een voorbeeld hoe het systeem hiermee omgaat. Tijdens het vastleggen in stap 6 loopt het systeem vast. Wat is de manier om weer terug in het systeem te komen en hoe wordt de gebruiker hierbij geholpen? Manager wil het gespreksverslag inzien, maar weet niet hoe het werkt. Laat zien hoe de manager hierbij in het systeem geholpen wordt. Resultaat Alle relevante actoren hebben inzicht in een specifieke situatie waardoor de juiste acties plaats kunnen vinden en er sprake is van een optimale begeleiding. 3.4 Casus 3 Naam Samenvatting Actoren Voorwaarde Rollen en rechten en signaalopties Het regelen van rollen en rechten en signaalopties binnen het softwarepakket Functioneel beheerders, docent, begeleider en management Gevulde begeleidingsdossier om de werking goed aan te tonen Pagina 8 van 9

9 Beschrijving De leverancier laat de volgende mogelijkheden van het softwarepakket zien aan de hand van demonstraties van concrete voorbeelden per onderstaande stap: 1. Na de intake zal de student een begeleider krijgen toegewezen. Op dat moment is het niet meer nodig dat de intaker toegang heeft tot het begeleidingsdossier. Laat zien hoe het switchen en overnemen van rechten, zowel inzage als mutatie mogelijk is binnen het systeem en met welke ondersteuning dit kan. Laat zien hoe en hoe snel de gebruiker hiervan op de hoogte wordt gebracht. 2. Toewijzen van meerdere gebruikers (in bulk) die het recht op inzage/mutatie van de gegevens hebben van een student of meerdere studenten alsmede het inzien van alle rechten per gebruiker. Dus een overzicht op gebruikers niveau aan welke studenten hij/zij is gekoppeld. 3. Een overzicht vanuit de student (in te zien door medewerker van ROC WB) wie rechten heeft en welke rechten op het inzien van het dossier van de student. 4. Laat zien welke opties de software biedt om te voorkomen dat er studenten geen begeleider hebben. 5. Er komen langs alle kanten signalen naar begeleiders om ze op de hoogte te houden rondom de ontwikkelingen van hun studenten. Laat zien wat en hoe het mogelijk is om deze signalering zelf is in te stellen door deze begeleiders. Laat tevens zien hoe snel dit is doorgevoerd. 6. In punt 5 vragen we om te laten zien hoe begeleiders zelf signalen kunnen instellen. Laat zien hoe het management dit kan overrulen en kan instellen dat begeleiders geselecteerde meldingen altijd ontvangen en dit niet meer uit te zetten is door begeleiders. Uitzonderingen Resultaat Mogelijkheid om rechten en rollen toe te kennen en waarbij het mogelijk is om signaalfuncties in te stellen. Einde Proof-of-Concept Pagina 9 van 9