Handleiding Nalevingsmodule. Gebruikershandleiding voor de nalevingsmodule van het Zorginkoopportaal

Transcriptie

1 Handleiding Nalevingsmodule Gebruikershandleiding voor de nalevingsmodule van het Zorginkoopportaal

2 Handleiding Nalevingsmodule Datum : Versie : 1.2 Copyright Dit is een uitgave van VECOZO. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd zonder toestemming van VECOZO. VECOZO behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de handleiding. VECOZO. Pagina 2 van 28

3 Inleiding Zorgverzekeraars en zorgaanbieders hebben in toenemende mate behoefte aan centrale aanlevering en vastlegging van afspraken welke contractueel worden afgesproken. Aanlevering en vastlegging van deze gegevens wordt gefaciliteerd binnen de Nalevingsmodule, welke onderdeel is van het landelijke Zorginkoopportaal van VECOZO. Pagina 3 van 28

4 Inhoudsopgave 1 Inloggen Dashboard Nalevingsmodule Mogelijkheden binnen dashboard Legenda Aanleververzoek Productiecijfers Overzichtsscherm Productiecijfers Detailscherm Productiecijfers Productiecijfers heraanleveren Aanleververzoek Zorgprofielen Overzichtsscherm Zorgprofielen Detailscherm Zorgprofielen Aanleververzoek Jaarcijfers Overzichtsscherm Jaarcijfers Detailscherm Jaarcijfers Aanleververzoek OHW Overzichtsscherm OHW Detailscherm OHW Geschiedenis Bijlage 1 Inlogprocedure VECOZO A. Inloggen met een persoonlijk VECOZO certificaat B. Inloggen met een UZI-pas Pagina 4 van 28

5 1 Inloggen 1. U gaat naar het internet adres: 2. Log in met uw persoonlijke VECOZO certificaat of UZI-pas. Voor een uitgebreide uitleg over elk VECOZO scherm tijdens het inloggen, zie Bijlage 1, Inlogprocedure VECOZO. 3. Na succesvol inloggen komt u op het algemene startscherm van de Nalevingsmodule terecht, het Dashboard. In hoofdstuk 2 Dashboard Nalevingsmodule wordt dit scherm verder uitgelegd. Pagina 5 van 28

6 2 Dashboard Nalevingsmodule 2.1 Mogelijkheden binnen dashboard Nadat u succesvol bent ingelogd komt u op het dashboard van de Nalevingsmodule. Dit zal altijd het eerste scherm zijn, welke u krijgt te zien. Dit scherm geeft u meteen de informatie op welk onderdeel u nog actie dient te ondernemen, of juist niet. Op dit scherm heeft u de volgende mogelijkheden: Actie Organisatie Niet zichtbaar op schermprint Zorgsoort Jaartal Contactgegevens Productiecijfers Zorgprofielen Jaarcijfers AO/IC documenten OHW Gevolg Door op achter uw organisatie te klikken kunt u selecteren voor welke instelling u gegevens wilt aanleveren (indien er aan uw certificaat meerdere entiteiten zijn gekoppeld). Deze switchlijst treft u links bovenin het scherm. Deze zal automatisch staan op MSZ. Indien de applicatie ook voor andere zorgsoorten wordt ingezet, dan kan hier de keuze op zorgsoort gemaakt worden. U kunt hier de verschillende jaargangen selecteren (vanaf 2012). U komt standaard binnen op het huidige jaartal. Hier treft u de gegevens van de betreffende zorgverzekeraar. Indien u naar het volgende scherm (overzichtsscherm) wilt gaan, dan dient u te klikken op het icoontje (toelichting icoontje, zie legenda) Indien u naar het volgende scherm (overzichtsscherm) wilt gaan, dan dient u te klikken op het icoontje (toelichting icoontje, zie legenda) Indien u naar het volgende scherm (overzichtsscherm) wilt gaan, dan dient u te klikken op het icoontje (toelichting icoontje, zie legenda) Indien u naar het volgende scherm (overzichtsscherm) wilt gaan, dan dient u te klikken op het icoontje (toelichting icoontje, zie legenda) Indien u naar het volgende scherm (overzichtsscherm) wilt gaan, dan dient u te klikken op het icoontje (toelichting icoontje, zie legenda) Pagina 6 van 28

7 2.2 Legenda De legenda komt op meerdere plekken voor binnen de nalevingsmodule. Dit geeft u snel inzicht in de laatste stand van zaken per aanleverzoek. Indien bij een aanleververzoek het icoontje de gegevens aan te leveren. staat vermeld, dan dient u binnen de aanlevertermijn Indien u bij of toch denkt nog gegevens aan te moeten leveren, neemt u dan contact op met de betreffende zorgverzekeraar. In het geval het gaat om een aanlevering van productiecijfers over het jaar 2014 en/of 2015, is het mogelijk dat u zonder tussenkomst van de zorgverzekeraar, (opnieuw) gegevens kunt aanleveren. In paragraaf Productiecijfers heraanleveren wordt dit verder uitgelegd. De gegevens van de zorgverzekeraar treft u achter de volgende button: Pagina 7 van 28

8 3 Aanleververzoek Productiecijfers 3.1 Overzichtsscherm Productiecijfers Door op het icoontje te klikken, welke staat vermeld bij de productiecijfers binnen het dashboard, volgt het overzichtsscherm. Indien het betrekking heeft op de jaren 2014 en eerder, dan ziet u binnen dit scherm per maand alle statusoverzichten. Indien het betrekking heeft op de jaren 2015 en later, dan ziet u binnen dit scherm per kwartaal alle statusoverzichten. Pagina 8 van 28

9 U kunt weer op de icoontjes klikken (per maand/kwartaal) om zo de ingevulde gegevens in te zien of bij de gegevens in te vullen en aan te leveren bij de zorgverzekeraar. Gegevens inzien of invoeren zal geschieden in het detailscherm, zie paragraaf 3.2. Actie Gevolg Door op deze button te klikken, komt u weer in het vorige scherm. Door op één van de icoontjes te klikken kunt u de eerder aangeleverde gegevens inzien, of juist gegevens invoeren. 3.2 Detailscherm Productiecijfers Wanneer u hebt doorgeklikt op één van de icoontjes, volgt het detailscherm. Binnen dit scherm kunt u de eerder aangeleverde gegevens inzien, of indien u deze nog moet aanleveren, invullen en middels bevestigen, doorzetten. Pagina 9 van 28

10 Actie Invoer gegevens Ondertekening Bevestigen Gevolg Door op deze button te klikken, krijgt u aanvullende informatie te zien. Bijvoorbeeld welke verrichtingscodes behoren tot de vijf onderdelen etc. Dit kunt u doen in de vijf invoervelden. U moet hele getallen vullen, dus decimalen zijn niet toegestaan. U dient altijd een waarde te vullen, dus indien een onderdeel niet voor uw organisatie van toepassing is, dan vult u 0 in. U dient een vink te plaatsen in het kleine hokje, indien u verklaart alles naar waarheid te hebben ingevuld. De laatste stap is bevestigen. Indien u op deze knop drukt worden de gegevens verstuurd naar de zorgverzekeraar. Tevens zal de status van de betreffende aanlevering wijzigen Productiecijfers heraanleveren Indien u rechtsboven in het detailscherm Productiecijfers de knop Heropen ziet, heeft de betreffende zorgverzekeraar de mogelijkheid geboden dat u op elk gewenst moment een heraanlevering van gegevens kunt doen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gegevens die betrekking hebben op de jaren 2014 en Pagina 10 van 28

11 Wanneer u klikt u op de knop Heropen, wordt u gevraagd of u wilt doorgaan. Beantwoord deze vraag met Ja indien u werkelijk opnieuw gegevens wenst aan te leveren. Nadat u op Ja hebt geklikt, krijgt u wederom het scherm te zien waarin u de eerder aangeleverde gegevens kunt wijzigen en, middels bevestigen, doorzetten. Het aantal heraanleveringen en de data waarop dit heeft plaatsgevonden, hebben achteraf geen invloed op de status van het aanleververzoek. De status van de aanlevering wordt bepaald door de datum dat u voor de betreffende periode voor de eerste keer gegevens hebt aangeleverd en doorgezet. Pagina 11 van 28

12 4 Aanleververzoek Zorgprofielen 4.1 Overzichtsscherm Zorgprofielen Door op het icoontje te klikken, welke staat vermeld bij de zorgprofielen binnen het dashboard, volgt het overzichtsscherm. Binnen dit scherm ziet u per tijdvak, in dit voorbeeld per half jaar, de betreffende status. U kunt weer op de icoontjes klikken om zo de ingevulde gegevens in te zien of bij de gegevens in te vullen en aan te leveren bij de zorgverzekeraar of bij het ingevulde sjabloon aan te bieden (uploaden). Eerder aangeleverde templates inzien of juist aanbieden zal geschieden in het detailscherm, zie paragraaf 4.2. Actie Gevolg Door op deze button te klikken, komt u weer in het vorige scherm. Door op één van de icoontjes te klikken kunt u eerder aangeleverde gegevens inzien, of juist uploaden. Pagina 12 van 28

13 4.2 Detailscherm Zorgprofielen Wanneer u hebt doorgeklikt op één van de icoontjes binnen het overzichtsscherm, volgt het detailscherm: Actie Gevolg Door op deze button te klikken, komt u weer in het vorige scherm. Download sjabloon Zorgprofielen uploaden Door op deze link te drukken, kunt u het sjabloon openen en/of downloaden. Deze dient u in te vullen en via de functionaliteit Zorgprofielen uploaden aan te bieden. U dient het opgeslagen en ingevulde document middels bladeren te selecteren. Vervolgens moet u drukken op de button Uploaden Bevestigen Deze button moet u indrukken, indien u het ge-uploade document wilt bevestigen en doorsturen naar de zorgverzekeraar. Pagina 13 van 28

14 5 Aanleververzoek Jaarcijfers 5.1 Overzichtsscherm Jaarcijfers Door op het icoontje te klikken, welke staat vermeld bij de jaarcijfers binnen het dashboard, volgt het overzichtsscherm. Binnen dit scherm ziet u per tijdvak, in dit voorbeeld per jaar, de betreffende status. De jaarcijfers worden niet aangeleverd via de nalevingsmodule. De zorgverzekeraar zal deze controle uitvoeren via De status van deze aanlevering zal de zorgverzekeraar binnen de nalevingsmodule plaatsen en voor uw organisatie zichtbaar maken. Het jaarverslag zal hier niet geplaatst worden, alleen de aanleverdatum en de medewerker binnen uw organisatie, welke het jaarverslag heeft aangeleverd via Actie Gevolg Door op deze button te klikken, komt u weer in het vorige scherm. Door op het icoontje te klikken kunt u zien of de zorgverzekeraar de gegevens heeft ontvangen via Pagina 14 van 28

15 5.2 Detailscherm Jaarcijfers Wanneer u hebt doorgeklikt op het icoontje binnen het overzichtsscherm, volgt het detailscherm: Binnen dit scherm treft u de volgende informatie: Status Jaar : Zie legenda : Over welk jaar betreft de aanlevering Uiterste inleverdatum : Per wanneer moet uw organisatie het jaarverslag hebben aangeleverd bij Aangeleverd op Aangeleverd door : Wanneer is het jaarverslag aangeleverd door uw organisatie bij : Door wie is het jaarverslag aangeleverd bij Pagina 15 van 28

16 6 Aanleververzoek OHW 6.1 Overzichtsscherm OHW Door op het icoontje te klikken, welke staat vermeld bij de OHW binnen het dashboard, volgt het overzichtsscherm. Binnen dit scherm ziet u per tijdvak, in dit voorbeeld per maand, de betreffende status. De OHW gegevens worden niet aangeleverd via de nalevingsmodule. De zorgverzekeraar zal met ingang van via de landelijke OHW Grouper controleren of een zorgaanbieder OHW gegevens heeft aangeleverd. De status van deze aanlevering en de aanleverdatum zal de zorgverzekeraar binnen de nalevingsmodule plaatsen en voor uw organisatie zichtbaar maken. Deze gegevens worden wekelijks bijgewerkt door de zorgverzekeraar, dus er kan enige tijd zitten tussen het moment van feitelijke aanlevering en het moment van zichtbaarheid in deze omgeving. Actie Gevolg Door op deze button te klikken, komt u weer in het vorige scherm. Door op één van de icoontjes te klikken kunt u zien of de zorgverzekeraar de gegevens heeft ontvangen via de landelijke OHW Grouper. Pagina 16 van 28

17 6.2 Detailscherm OHW Wanneer u hebt doorgeklikt op één van de icoontjes binnen het overzichtsscherm, volgt het detailscherm. Binnen dit scherm treft u de volgende informatie: Status Jaar Periode : Zie legenda : Over welk jaar betreft de aanlevering : Over welke maand betreft de aanlevering Uiterste inleverdatum : Per wanneer moet uw organisatie de OHW gegevens hebben aangeleverd bij de landelijke OHW grouper. Aangeleverd op : Datum waarop de OHW gegevens zijn aangeleverd door uw organisatie bij de landelijke OHW grouper. Pagina 17 van 28

18 7 Geschiedenis Binnen alle detailschermen treft u de Geschiedenis functionaliteit aan, waarin bepaalde acties in het proces worden vastgelegd en weergegeven. Pagina 18 van 28

19 Bijlage 1 Inlogprocedure VECOZO A. Inloggen met een persoonlijk VECOZO certificaat Om te kunnen inloggen dient u een persoonlijk VECOZO certificaat geïnstalleerd te hebben, dat geautoriseerd is voor de applicatie. Voor meer informatie over het installeren van een persoonlijk VECOZO certificaat zie de betreffende handleiding in de VECOZO kennisbank: Als u hier vragen over heeft neem dan contact op met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie, uw ICT-afdeling of VECOZO via administratie@vecozo.nl. Het is mogelijk dat enkele van de volgende schermen worden overgeslagen door de computer, omdat er bijvoorbeeld al eerder op die computer is ingelogd. U kunt dan gewoon doorgaan met het volgende scherm. Voor toegang tot de module is het bezit van een geldig persoonlijk certificaat niet afdoende. Dit certificaat moet ook voorzien zijn van de juiste autorisatie. Als u toegang nodig heeft tot de applicatie kunt u contact opnemen met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie en/of met VECOZO via administratie@vecozo.nl. U gaat naar de website en krijgt onderstaand scherm te zien. Pagina 19 van 28

20 Klik op de knop Login. Vervolgens wordt u ter authenticatie naar het volgende scherm geleid: Hier kiest u voor Volgende, waarna u op het volgende scherm komt. Hier kiest u voor Volgende, waarna het volgende scherm verschijnt. Pagina 20 van 28

21 Het systeem vraagt welk certificaat gebruikt moet worden. U selecteert uw certificaat en drukt op OK. Daarna gaat u naar het volgende scherm. U vult uw wachtwoord in en drukt op Inloggen. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 21 van 28

22 B. Inloggen met een UZI-pas Indien u in het bezit bent van een geldige UZI-pas certificaat, is het ook mogelijk met uw UZI-pas in te loggen op het Zorginkoopportaal. Let op: alleen de Zorgverlenerpas en/of de Medewerkerpas op naam wordt door VECOZO geaccepteerd. Inloggen met de Medewerkerpas niet op naam en/of het Servercertificaat is niet mogelijk. Het is mogelijk dat enkele van de volgende schermen worden overgeslagen door de computer, omdat er bijvoorbeeld al eerder op die computer is ingelogd. U kunt dan gewoon doorgaan met het volgende scherm. Voor toegang tot de module is het bezit van een geldig persoonlijk certificaat niet afdoende. Dit certificaat moet ook voorzien zijn van de juiste autorisatie. Als u toegang nodig heeft tot de applicatie kunt u contact opnemen met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie en/of met VECOZO via administratie@vecozo.nl. Om te kunnen inloggen op het Zorginkoopportaal, dient u eenmalig de UZI-pas te koppelen aan uw gebruikersnummer met behulp van de bijbehorende pincode, die u destijds van VECOZO in een pincodebrief hebt ontvangen. Bent u bij VECOZO nog niet bekend als gebruiker en hebt u dus geen gebruikersnummer met pincode, dan dient u via uw contactpersoon voor VECOZO een gebruikersnummer en pincode aan te vragen bij Support. Het koppelen van een UZI-pas aan uw gebruikersnummer is een eenmalige en tevens vrij eenvoudige handeling die u zelf kunt uitvoeren. Zie voor meer informatie hierover de betreffende handleiding in de VECOZO kennisbank: Nadat uw UZI-pas is gekoppeld, kunt u op elke pc waaraan de kaartlezer voor de UZI-pas is verbonden, inloggen op het Zorginkoopportaal. U maakt gebruik van de browser Internet Explorer Het inloggen met een UZI-pas gaat als volgt: U gaat naar de website en krijgt onderstaand scherm te zien. Pagina 22 van 28

23 Klik op de knop Login en u krijgt het volgende scherm. Klik op Volgende, waarna het volgende scherm verschijnt. Hier kiest u voor Volgende. Indien u naast de UZI-pas ook een persoonlijk VECOZO certificaat op uw werkplek hebt geïnstalleerd, vraagt het systeem welk certificaat er gebruikt moet worden. Het is afhankelijk van uw instellingen hoe het scherm met de melding er exact uit ziet. De UZI-pas herkent u aan de naam van de Uitgever / Issuer, die de naam UZI-register bevat, zoals hierboven ter illustratie in een rood kader is geplaatst. U selecteert uw UZI-pas certificaat en drukt op OK. Pagina 23 van 28

24 Indien u alleen een UZI-pas heeft, krijgt u een melding te zien om het certificaat te bevestigen. Het is afhankelijk van uw instellingen hoe het scherm met de melding er exact uit ziet. Klik op OK. Nadat u uw UZI-pas hebt geselecteerd of bevestigd, verschijnt het scherm waar u wordt gevraagd een pincode in te voeren. Dit is de pincode die bij uw UZI-pas hoort en die u heeft ontvangen van het UZIregister. Afhankelijk van uw instellingen, krijgt u het volgende bericht: Pagina 24 van 28

25 Indien u deze melding in het vervolg niet meer getoond wilt hebben, kunt u voordat u op Volgende klikt, onderaan bij Dit bericht niet meer tonen in de checkbox een vinkje plaatsen. Klik vervolgens op Volgende. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 25 van 28

26 U maakt gebruik van de browser Firefox Het inloggen met een UZI-pas gaat als volgt: U gaat naar de website en krijgt onderstaand scherm te zien. Klik op de knop Login en u krijgt het volgende scherm te zien. Klik op Volgende, waarna u op het volgende scherm komt. Pagina 26 van 28

27 Klik op Volgende waarna het scherm verschijnt waar u wordt gevraagd een pincode in te voeren. Dit is de pincode die bij uw UZI-pas hoort en die u heeft ontvangen van het UZI-register. Het systeem vraagt welk certificaat gebruikt moet worden. U selecteert uw certificaat met in de naam UZI-pas en drukt op OK. Pagina 27 van 28

28 Afhankelijk van uw instellingen, krijgt u het volgende bericht: Indien u deze melding in het vervolg niet meer getoond wilt hebben, kunt u voordat u op Volgende klikt, onderaan bij Dit bericht niet meer tonen in de checkbox een vinkje plaatsen. Klik vervolgens op Volgende. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 28 van 28