Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 1. Inloggen Men dient eerst in te loggen op De gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt door een adviseur van Hydroscope. Gelieve met Hydroscope contact op te nemen indien het inloggen niet lukt. Als u hier terecht ben gekomen door het aanklikken van de helpfunctie, dan hoeft u zich geen zorgen te maken: u bent ingelogd. 2. Handelingen Het doel van deze helpfunctie is om u als klant zoveel mogelijk te assisteren bij het uitvoeren van alledaagse handelingen. Er zijn echter bepaalde zaken dingen die u als klant niet kunt wijzigen, omdat u simpelweg niet gemachtigd bent (i.v.m beveiliging). In deze helpfunctie staat duidelijk vermeld welke handelingen u zelf kunt uitvoeren, en welke handelingen Hydroscope voor u zou moeten uitvoeren. Het is mogelijk dat u alleen leesrechten heeft (inlognaam gerelateerd). U bent dan niet in staat om bijvoorbeeld bestanden te uploaden, of om schema s af te vinken. Wanneer u contact opneemt met Hydroscope zorg ervoor dat u de gebruikers en klantnaam, de lokatie waar het omgaat (indien van toepassing) en of de schema-na(a)m(en) (indien van toepassing) binnen handbereik heeft. Dit verkort het helpproces aanzienlijk. Eenmaal ingelogd? Dan zult u wanneer u alleen beschikt over een digitaal beheersplan terecht komen op het tabblad Beheersplan. Indien u ook bezit over één of meerdere Dataloggers, dan is het mogelijk dat eerst deze pagina wordt geopend. Zie Figuur 1, hier zijn beide tabbladen omcirkeld. u kunt gemakkelijk tussen beide pagina s switchen door op de naam Beheersplan respectievelijk Datalogger te klikken. Figuur 1 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 1

2 3. Beheersplan De startpagina van het Beheersplan bevat een overzicht van al uw te beheren lokaties. Een voorbeeld hiervan is afgebeeld in Figuur 1. Door het selecteren van de juiste lokatie (door erop te klikken ) krijgt u een overzicht van de lokatie. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 2. Het overzicht van de lokatie is altijd hetzelfde. Een lokatie bestaat uit de volgende 4 onderdelen (deze onderdelen kunt u openen door er op te klikken ): Lokatieonderdeel Lokatieinformatie Beheerschema s Bestanden Uitleg Informatie over de lokatie. Deze informatie is door uw adviseur ingesteld. Uitgebreide lokatie informatie kan men weergeven door te klikken op Uitgebreide informatie. Zie Figuur 3. Alle beheerschema s van de desbetreffende lokatie. Denk hierbij aan alle schema invullingen. Hier kunt u dus een schema invullen/afvinken. Men kan allerlei bestanden koppelen aan een beheerschema. Deze bestanden kunnen worden ondergebracht in de volgende bestandsgroepen: 1) Algemene bestanden 2) Risico Analyse 3) Monsteruitslagen 4) Periodieke controle 5) Overige bestanden Berichten & mededelingen U kunt, mits gerechtigd, ook bestanden uploaden naar de hierboven genoemde bestandsgroepen. Er verschijnt een melding op het scherm indien u de maximale bestandsgrootte heeft bereikt. Er dienen dan eerst bestanden te worden verwijderd alvorens nieuwe bestanden worden ge-upload. Hier staan berichten en mededelingen. U kunt ook berichten plaatsen. De door u geplaatste berichten kunnen ook weer worden verwijderd, mits erg geen historie aan gekoppeld is. De helpfunctie bevat ook een FrequentlyAskedQuestion gedeelte. Mocht u naar het doorzoeken van de FAQ nog steeds geen antwoord hebben op u vraag, gelieve deze vraag te mailen naar faq@beheersplanonline.nl. De vraag zal dan zo spoedig mogelijk worden beantwoord en indien nodig worden toegevoegd aan de helpfunctie. Figuur 2 Figuur 3 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 2

3 3.1 Beheersplan beheerschema s Inleiding De meest voorkomende handelingen voor u als gebruiker, zijn: Het invullen van beheerschema s. Het uploaden/downloaden van bestanden. Het plaatsen/verwijderen van berichten. In dit hoofdstuk bespreken we de handelingen die kunnen worden verricht in het beheersplan2010 (tabblad Beheersplan op de inlogpagina, zie Figuur 1) Beheerschema s Een belangrijk onderdeel van het beheersplan zijn de beheerschema s. Zonder beheerschema s is het beheersplan eigenlijk nutteloos. Een beheerschema bestaat uit een lijst van actie en controlepunten die door de gebruiker periodiek ingevuld dienen te worden. Het beheersplan vormt het archief van al deze actie en controlelijsten. De acties en controles zijn per lokatie gegroepeerd. Elke lokatie heeft als ware zijn eigen archiefkast. Een archieflade kan men vergelijken met een schema. Op elke lade staat een beschrijving van wat erin zit: de schemaopmaak. In de lade bevinden zich de schema-invullingen: vergelijkbaar met de mappen in de archieflade. Zie Figuur 4. De beheerschema s worden in overleg met uw adviseur opgesteld. U dient deze als Figuur 4 gebruiker netjes (en optijd!) in te vullen. Hoe u dat moet doen wordt hieronder uitgelegd. Als u de schema s correct invult heeft u na verloop van tijd een geordend en waterdicht archief Beheerschema s invullen 1. Klik op het Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarvin u een beheerschema wilt invullen, zie Figuur 5: Figuur 5 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 3

4 3. Selecteer het schema dat u wilt invullen, selecteren doet u door er op de klikken (in ons voorbeeld is dat Schema A: monsterneming en analyse op legionella. Zie Figuur 6. Figuur 6 Figuur 7 4. Wanneer u een schema heeft geselecteerd krijgt u een overzicht van schema-invullingen van het jaar (deels ingevuld ) waarin u zich bevindt. Wilt u oudere schema-invullingen bekijken / controleren, dan kunt u dit doen door het selecteren van het juiste jaartal bovenaan in de menubalk. Zie Figuur 8. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 4

5 6. In ons voorbeeld selecteren we de 2 de periode : juli t/m december : klik. Zie Figuur 9. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 5

6 8. In Figuur 10 is duidelijk te zien dat er nog niks is ingevoerd: er zijn geen schema-invullingen. We gaan nu het schema gedeeltelijk invullen, zie Figuur 11. Uitgevoerde acties kunt u afvinken en eventueel voorzien van commentaar. Figuur 11 Figuur Klik nu op Schema invoer opslaan : zie Figuur Er volgt nu een statusoverzicht. Wanneer alles goed is gegaan, volgt er een melding met Schema-invoer succesvol opgeslagen. Klik nu op Terug naar het Schemaoverzicht. Zie Figuur 13. We gaan het schema nu compleet invullen en afsluiten. Figuur 13 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 6

7 11. Zoals we in Figuur 14 kunnen zien is er een invoergeschiedenis bij gekomen. Vergelijk deze afbeelding nog eens met Figuur 9. Door nu te klikken op de schema-invulling (1) in de kolom Invoergeschiedenis, wordt de schemainvulling getoond zoals we die net hebben opgeslagen. Handig! Door de klikken op de Periode in Figuur 14, openen we de meest recente schema-invulling. Dit is dus hetzelfde als het klikken op het laatste cijfertje in de kolom Invoergeschiedenis. Klik nu op de Periode : juli t/m december om het schema verder in te vullen. Figuur We vinken nu alle overige acties af. Wij zijn klaar met het schema, en willen het schema afsluiten. Lees de tekst onder Schema afsluiten zorgvuldig. U kunt nu het schema afsluiten door rechtsonder een vinkje te plaatsen. Klik vervolgens op Schema invoer opslaan, zie Figuur 15. Figuur 15 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 7

8 13. Er volgt weer een statusoverzicht van de uitgevoerde handelingen. Zie Figuur 16. Klik nu op Terug naar schemaoverzicht. Wie zien nu dat er weer een schema-invulling is bijgekomen. We zien nu helemaal rechts ook een slotje staan, dit betekend dat het schema is afgesloten. Zie Figuur 17. We klikken nu op de 2 de schemainvulling (2 ) 2 in de kolom Invoergeschiedenis. Figuur 16 Figuur We zien nu de schema-invullingen, maar we kunnen niets meer wijzigen: het schema is afgesloten. We zien ook duidelijk in de tabel Invoergeschiedenis de vermelding Gesloten staan. Zie Figuur Status van de schema-invulling. Als een schema gesloten is, kan er niets meer worden ingevuld: Gesloten is en blijft gesloten. Figuur 18 Figuur Klik nu op lokatie (Zie figuur 18) bovenaan in de menubalk. Zie Figuur 19. We zien nu in de kolom Laatste wijziging van het desbetreffende schema de datum, tijd en de naam van de gebruiker staan die de laatste schemainvulling heeft opgeslagen. In ons voorbeeld is dat :00: Beheerschema alarmen Alarmen van beheerschema s kunt u als gebruiker niet instellen. Dit doet uw adviseur, in overleg met u. De adviseur zal u ook uitleggen hoe deze alarmen worden gegenereerd 3. 2 U kunt ook klikken op de Periode : juli t/m december. 3 Een schema-alarm treedt op wanneer een schema niet op tijd is afgesloten. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 8

9 3.2 Bestanden Inleiding U kunt als gebruiker bestanden lezen en uploaden indien u hier de juiste rechten voor heeft. Deze rechten worden ingesteld door uw adviseur. De rechten worden per bestandsgroep uitgedeeld. 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarin u de bestanden wilt lezen respectievelijk uploaden. 3. Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 20. Er is onderscheid gemaakt tussen maximaal 7 verschillende soorten bestanden: Figuur 20 Figuur 21 Bestandsgroep Schrijfgebruik Laatste wijziging 1 Algemene bestanden Hierin staan algemene bestanden. 2 Risico Analyse Hierin bevinden zich risicoanalyses. 3 Monsteruitslagen Hierin bevinden zich de Monsteruitslagen. 4 Periodieke controle Bestanden met betrekking tot periodieke controles. 5 Overige bestanden Alle bestanden die niet onder één van de andere 6 bestandsgroepen vallen. 6 Logos Klant / bedrijf logo's. 7 Locaktiefotos Lokatiefoto's. 4. Door op de Bestandgroep te klikken worden de reeds aanwezige bestanden getoond en kunnen, indien gerechtigd, bestanden (door te klikken op Nieuw bestand plaatsen ) worden ge-upload. Worden er geen bestandsgroepen weergegeven of ontbreken er bestandgroepen die u wel zou moeten/willen zien, dan heeft u geen rechten om deze bestandgroepen te lezen/schrijven. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 21. De ingelogde gebruiker, heeft alleen toegang tot de bestandgroepen: Risico Analyse en Monsteruitslagen. De ingelogde gebruiker wordt rechtsboven weergegeven. Zie Figuur 21. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 9

10 3.2.2 Bestanden openen Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 1. Kies de juiste bestandsgroep waarin zicht het bestand bevindt dat u wilt openen. In het voorbeeld openen we het bestand 'test.txt' dat is opgeslagen in de bestandsgroep Algemene bestanden. Zie Figuur 22. Figuur 22 Figuur Klik nu op Algemene bestanden, we zien dan het scherm zoals afgebeeld in Figuur Klik op het bestand test.txt, er wordt nu gevraagd om het bestand op te slaan of te openen. Het bestand wordt nu geopend respectievelijk opgeslagen. Zie Figuur 24. Figuur 24 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 10

11 3.2.3 Bestanden uploaden 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarnaar u bestanden wilt uploaden. 3. Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 25. Figuur 25 Figuur Klik nu op de Bestandsgroep waaronder u het bestand wilt uploaden, in ons voorbeeld is dat de bestandgroep Risico Analyse, zie Figuur We krijgen nu een overzicht te zien van de al reeds aanwezige bestanden. We willen hier graag nog een bestand toevoegen, dus klikken we op Nieuw bestand plaatsen, zie Figuur 27. Figuur 27 Figuur U kunt nu maximaal 3 bestanden tegelijkertijd uploaden. In het voorbeeld gaan maar één bestand uploaden. Klik op Bladeren. Selecteer nu het bestand dat u wilt uploaden, in het voorbeeld is dat risicoanalyse_augustus2010.pdf. Zie Figuur 28. Klik op Openen. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 11

12 7. We zien nu het pad naar het bestand + bestandsnaam van het zojuist geselecteerde bestand links naast de knop Bladeren staan. Het bestand uploaden doen we door op Bestanden uploaden te klikken rechtsonder op de pagina. Zie Figuur 29. Figuur Er wordt nu een statusoverzicht getoond van de bestanden die zijn ge-upload. Een groen v'tje betekend 'bestand succesvol ge-upload', een rood kruisje betekend 'bestand uploaden mislukt'. Zie Figuur 30. Figuur 30 De maximale bestandsgrote is 2MB. 9. Klik nu op Terug naar het Bestandenoverzicht om te verifiëren dat het bestand correct is ge-upload in de correcte bestandsgroep, zie Figuur 30. En zie daar, het bestand risico-analyse_augustus2010.pdf is toegevoegd aan de bestandsgroep Risico Analyse. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 12

13 3.2.3 Bestanden verwijderen Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding U kunt alleen bestanden verwijderen als u zelf de eigenaar bent. Dit betekend dat al de bestanden die u zelf upload, u ook mag verwijderen. Bestanden die een adviseur of iemand anders die rechten heeft tot de lokatie een upload, kunt u niet verwijderen. Dit is gedaan i.v.m veiligheid. 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarvan u bestanden wilt verwijderen. 3. Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 20 / Figuur Klik nu op de Bestandsgroep waarin het te verwijderen bestand zich bevindt, in ons voorbeeld is dat de bestandgroep Risico Analyse, zie Figuur We krijgen nu een overzicht te zien van de al reeds aanwezige bestanden. We willen hier graag een bestand van verwijderen. Alle bestanden die we mogen verwijderen hebben in de rechterkolom naast de eigenaar een rood kruisje, zie Figuur 31. Door op het het rode kruisje te klikken wordt het bestand verwijdert. Figuur 31 Figuur In ons voorbeeld willen we het bestand risico-analyse_augustus2010.pdf ' verwijderen. Klik nu op het rode kruisje naast het bestand, zie Figuur 32. Het bestand wordt direct verwijderd. Let op, een bestand wordt direct verwijdert wanneer men op het rode kruisje klikt. Er wordt niet om een bevestiging gevraagd. 7. Er volgt nog een statusoverzicht van de uitgevoerde handeling. Klik op Terug naar Bestandenoverzicht om te verifiëren dat het bestand daadwerkelijk is verwijderd. Zie Figuur 33. Figuur 33 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 13

14 8. En zie daar, het bestand risico-analyse_augustus2010.pdf is verwijderd. Zie Figuur 34. Figuur 34 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 14

15 3.3 Berichten Inleiding U kunt als gebruiker per locatie berichten plaatsen, lezen en verwijderen. Hoe u dat moet doen wordt in dit hoofdstuk uitgelegd Bericht plaatsen 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarin u een bericht wilt plaatsen. 3. Scroll nu naar beneden totdat u het label Berichten & Mededelingen tegenkomt. Zie Figuur 35. Figuur 35 Figuur Zoals we in Figuur 36 kunnen zien, zijn er nog geen berichten gepost: Geen berichten aanwezig, klik hier om een nieuw bericht te plaatsen. Klik op hier. 5. U ziet nu het scherm van Figuur 37. Het bericht kan worden ingevoerd. Klik op Toepassen om het bericht op te slaan, zie Figuur 38. Figuur 37 Figuur 38 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 15

16 6. Het is mogelijk dat u de melding van Figuur 39 ziet. Dit betekend dat het bericht onvoldoende groot is. Klik op OK. Figuur Pas het bericht aan zodat het uit meer dan 10 karakters bestaat. Zie Figuur 40. Vervolgens klikt u rechtsonder op Toepassen. Figuur 40 Figuur U ziet nu het scherm van Figuur 41. Klik rechtsonder op Terug naar Berichtenoverzicht. 9. U komt nu terecht in het berichtenoverzicht, zie Figuur 42. Figuur 42 Figuur 43 Het bericht dat u zojuist heeft getypt is toegevoegd aan het berichtenoverzicht. U kunt het bericht verwijderen door rechts te klikken op het rode kruisje. Zie Figuur Klik nu op Terug naar Lokatie. Zie Figuur 44. Figuur 44 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 16

17 11. Zie Figuur 45. Het bericht is zichtbaar op het lokatieoverzicht. Vergelijk afbeelding nog eens met Figuur 35. Figuur 45 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 17

18 3.3.2 Bericht openen Een bericht openen is simpel. Dit doet u door er op te klikken. Waar? 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarin u een bericht wilt plaatsen. 3. Scroll nu naar beneden totdat u het label Berichten & Mededelingen tegenkomt. Zie Figuur In het lokatieoverzicht vind u een historie van de laatste berichten. Zie Figuur 46. Figuur 47 Figuur Klikt u nu op het bericht (in de kolom Onderwerp) dat u wilt lezen. U ziet nu de inhoud van het bericht, zie Figuur Wanneer er meerdere berichten zijn geplaatst, is het mogelijk dat het bericht dat u graag wilt openen niet zichtbaar is in het lokatieoverzicht. Klik nu op Berichtenoverzicht. Zie Figuur 48. Figuur 49 Figuur U ziet het scherm van Figuur 49. Klik nu op het bericht dat u wilt openen. Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 18

19 3.3.3 Bericht verwijderen Berichten verwijderen doet u in het berichtenoverzicht. Let op, u kunt alleen berichten verwijderen die u zelf heeft geplaatst. Waar vind u het berichtenoverzicht? 1. Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur Klik op de lokatie waarin u een bericht wilt plaatsen. 3. Scroll nu naar beneden totdat u het label Berichten & Mededelingen tegenkomt. Zie Figuur Klik in het lokatieoverzicht op Berichtenoverzicht. Zie Figuur 50. Figuur 51 Figuur Klik nu rechts naast het bericht op het rode-kruisje om het bericht te verwijderen. Zie Figuur U wordt nu om een bevestiging gevraagd. Zie Figuur 52. Klik OK. Figuur 52 Figuur 53 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 19

20 7. Er volgt nu een statusoverzicht van de uitgevoerde handeling. Zie Figuur 53. Klik nu op Terug naar Berichtenoverzicht. 8. En zie daar, het bericht is verwijderd. Zie Figuur 54. In het lokatieoverzicht is het bericht uiteraard ook verwijderd, zie Figuur 55. Figuur 54 Figuur 55 Copyright 2010 Hatulek Controls bv Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0 20