Handleiding. Mei Versie 1.1. Handleiding NCDR Pacemaker & ICD Registratie - Mei 2015, versie 1.1.

Transcriptie

1 Handleiding Mei 2015 Versie

2 Inhoudsopgave Inleiding Internet Browsers Inloggen Inlog in applicatie en Zorg TTP Token Home Patiënt Patient overview Patiënt aanmaken Patiënt Zoek functie Patient details Authorized Hospital toevoegen Request card Pas printen Active device en leads Procedures, Adverse event, Follow Ups Add procedure Edit procedure Add lead Opslaan Helpdesk

3 Inleiding Deze handleiding geeft stapsgewijs de werkwijze van de nieuwe NCDR applicatie voor de registratie van Pacemaker ICD weer. Bij het ontwikkelen van de applicatie is rekening gehouden met feedback die wij de afgelopen jaren van de gebruikers in de verschillende ziekenhuizen hebben ontvangen. Wij verwachten met deze nieuwe Pacemaker ICD applicatie de ziekenhuizen te ondersteunen bij het eenvoudig en overzichtelijk registreren van de gevraagde Pacemaker en ICD gegevens. Daarnaast is ter verhoging van het gebruikersgemak de look-and-feel van de applicatie op een lijn gebracht met de andere NCDR applicaties. De dataset voor de PM ICD registratie bevat ook een aantal gegevens die verplicht door NCDR worden aan geleverd aan het door het Ministerie van VWS ingestelde landelijk Implantaten register. Door het vastleggen van de gevraagde gegevens in de NCDR PM ICD registratie zal derhalve ook voldaan zijn aan de wettelijk plicht tot registreren in het landelijk Implantatenregister. De gegevens die automatisch aan het Implantatenregister zullen worden aangeleverd, zijn niet patiënt herleidbaar. In geval van een opvraag van gegevens zal altijd de input van het implanterend ziekenhuis noodzakelijk zijn om de betreffende patiënt gegevens te kunnen herleiden. De patiëntgegevens in de in deze handleiding opgenomen voorbeelden zijn fictief en als test aangemaakt. 3

4 1. Internet Browsers De applicatie werkt met verschillende Internet browsers; Google Chrome, Mozilla FireFox en Internet Explorer vanaf IE 8. Indien u gebruikt maakt van de mogelijkheid om zelf uw passen te printen dan zijn Google Chrome, Mozilla FireFox en IE 10 een vereiste. Dit wordt veroorzaakt door het gebruik van TRES van ZorgTTP voor de encryptie van patiënt herleidbare gegevens. Dit stelt hogere eisen aan de cliënt kant die de lagere versies van IE niet ondersteunen. 2. Inloggen In deze nieuwe applicatie worden de NAW gegevens van de patiënt door ZorgTTP geëncrypteerd. Inloggen kan vanuit de NCDR site klik op het ICD of PM logo, wordt de inlogpagina geopend Inlog in applicatie en Zorg TTP NCDR heeft de usernames en adressen van de ziekenhuis gebruikers aangeleverd aan Zorg TTP. Zorg TTP verstuurt een mail naar de ziekenhuis gebruikers met de username en een link waarmee het wachtwoord kan worden ingesteld. De ziekenhuis gebruiker logt in de applicatie in met de Username en Password dat van NCDR is verkregen en in Zorg TTP via Zorg TTP Username en Zorg TTP Password. De ziekenhuizen krijgen hierdoor alleen inzage in de NAW gegevens van eigen patiënten en patiënten waarvoor door (Hoofd ziekenhuis) als authorized hospital toegang is verleend. 4

5 Via de ontvangen link van Zorg TTP kunt u te allen tijde een nieuwe wachtwoord voor uw Zorg TTP account aanmaken Token Na het inloggen krijgt u de Algemene voorwaarden van de NCDR te zien. Lees de pagina en ga akkoord met de algemene voorwaarden. Na akkoord komt men bij de volgende stap; het aanvragen van een Token. Het Token is toegevoegd als extra stap i.v.m. het waarborgen voor het veilig en betrouwbaar inloggen in de database. Het Token is alleen geldig in dezelfde browser op dezelfde computer als waarin het token is aangevraagd. Klik op verzenden, hierna ontvangt u een met een link. Door op de link te klikken wordt de URL geopend in de browser die als standaard op de computer is ingesteld. Wanneer dit niet de browser is waarmee het token is aangevraagd kopieer dan de URL en plak dit in de browser. U bent 5

6 vervolgens ingelogd. Uit het oogpunt voor veiligheid wordt u automatisch uitgelogd wanneer u meer dan een half uur de database niet hebt gebruikt. Gebruikt u altijd dezelfde PC, tot 4 uur na uitloggen heeft u geen nieuwe Token nodig om opnieuw in de database in te loggen. 3. Home Na inloggen komt u op de Home pagina. In de bovenbalk vindt u naast de knop Home, de knoppen Patiënts en Procedures. Home : Cards to print; de actuele lijst met pasjes die nog geprint moeten worden. Patients : Patient overview, invoer van Authorized Hospitals en Active devices en leads.(procedures, Adverse events en Follow-ups) Procedures : Procedure overview van Last added/modified procedures Op deze pagina vindt u een overzicht van de Cards to print. 6

7 4. Patiënt Na het inloggen kiest u Patiënts. Nu komt u in het scherm Patiënt overview. U ziet een overzicht van de laatst gewijzigde en toegevoegde patiënten, zodat u snel terug kunt naar de procedure waar u recent in gewerkt heeft. Tevens maakt u hier nieuwe patiënten aan, of zoekt u een bestaande patiënt Patient overview Patiënt aanmaken Kies voor Add patiënt om een nieuwe patiënt aan te maken. Last added / modified patients : Een overzicht van de laatst gewijzigde en toegevoegde patiënten verschijnt Patiënt Zoek functie Via Search is een geregistreerde patiënt in de database te zoeken op basis van Naam, Geboortedatum, ID in het ziekenhuis en het BSN nummer. De zoekfunctie vindt automatisch plaats binnen de patiënten die geregistreerd staan als levend. De zoekfunctie kan worden uitgebreid binnen de database middels het vinkje: show all patiënts, te vinden naast het searchveld. Daarmee zoekt u ook binnen alle patiënten die geregistreerd staan als overleden. De gezochte patiënt wordt onder de zoekfunctie getoond. 7

8 Wilt u direct naar de demografie van de gezochte patiënt, klik op Edit. Door op een patiënt te klikken (zowel de gezochte patiënt of een patiënt vanuit de lijst), komt u in de Patiënt details. 5. Patiënt details 5.1. Patiënt demografie wijzigen Bovenaan worden de patiënt gegevens getoond. De demografie van de patiënt kunt u wijzigen middels de Edit knop Authorized Hospital toevoegen Wilt u een ander ziekenhuis inzage te geven in de patiënt gegevens omdat de patiënt voor verdere behandeling en follow up naar het ziekenhuis is verhuisd? Klik op Add Hospital en voeg het ziekenhuis toe. 8

9 5.3. Request card Een verzoek tot pas printen kan worden doorgegeven aan NCDR door op de knop Request card klikken. De patiënt met het verzoek op Pas printen komt op de lijst Cards to print op de Home pagina te staan. NB: naar aanleiding van het verzoek van Follow Up ziekenhuizen worden voortaan de Follow up ziekenhuizen op de pasjes vermeld Pas printen Op de Home pagina bij Cards to print staat een lijst van de patiënten met een verzoek voor Pas printen. De informatie op de lijst: naast de patiënt gegevens die op de pas komen staan, ziet u Hospital en Request Hospital. Hospital: is het ziekenhuis welke op de pas van de patiënt komt staan. Dit is gelijk aan de Last Follow Up Hospital. Indien u op de pas van de patiënt wilt worden vermeld, moet u in de demografie van de patiënt als Last Follow Up Hospital worden aangegeven. Dit geld voor de volgende gevallen: U bent zowel het uitvoerende als Follow Up ziekenhuis U bent alleen het Follow up ziekenhuis Request Hospital: is het ziekenhuis welke het verzoek tot pas printen heeft ingediend. 9

10 Een Uitroepteken voor procedure op de lijst geeft aan dat niet alle data volledig is ingevuld (zie melding wanneer de muis over de beweegt). Aanvulling van de gegevens kan plaatsvinden in de Patiënt procedure. Wilt u vanuit de lijst Card to print een pas printen? Kies een patiënt door op de patiënt te klikken. Vervolgens opent zich de volgende pagina: Kies Print Card, er wordt een PDF bestand met de patiënt gegevens geopend. Geef opdracht voor printen aan de juiste printer, om vervolgens het pasje te printen. Na het printen van de pas komt de vraag is de pas geprint. Wanneer voor Geprint wordt gekozen, wordt het verzoek voor pas printen uit de lijst Cards to print op de Home pagina gehaald. NB: Pas printen kan ook gelijk vanuit de Patiënt details. klik op request card,verschijnt vervolgens print pas Active device en leads Bij patiënt details (komt) komen de active device en leads van de patiënt te staan. Deze gegevens worden tevens gebruikt op het pasje van de patiënt. 10

11 Wanneer op de lijst van actief device en leads de gegevens ontbreken, wordt een waarschuwing getoond. Deze gegevens dient u bij te werken voordat een pas print opdracht wordt gegeven Procedures, Adverse event, Follow-ups In het patiënt details gedeelte wordt een overzicht van de patiënt procedures, adverse events en follow-ups weergegeven. Klik op een balk, de onderliggende data wordt getoond. Voor het aanmaken van een Procedure, Adverse event of Follow up, kies de Add knop die hierbij hoort. Daarna komt u in het juiste scherm om de gegevens in te voeren. 11

12 Wanneer de Add procedure wordt gekozen, verschijnt het volgende pop-up scherm. Vul alle procedure gegevens in en druk op Submit om toe te voegen Add procedure NB: wilt u een ICD procedure invoeren en heeft u voor een ziekenhuis gekozen waarin geen ICD procedure plaats vind? Dan krijgt u bij het item Procedure niet de mogelijkheid om voor een ICD procedure te kiezen!. Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat een ICD procedure onterecht onder een ziekenhuis zonder ICD vergunning kan worden geregistreerd. Na Submit, opent het procedure gedeelte Edit procedure Onder Edit procedure ziet men de vragen over de symptomen en indicatie, procedure and hospital admission. Op basis van de gekozen procedure, bestaat de mogelijkheid om device en leads gegevens in te voeren. 12

13 Add lead Voor het invoeren van de leads gegevens klik op Add lead. Het volgende venster wordt geopend Opslaan Hierna moet de procedure worden opgeslagen. Cancel kunt u gebruiken wanneer u de ingevoerde gegevens niet wilt opslaan of wanneer geen gegevens zijn toegevoegd en u het Procedure gedeelte wilt verlaten. U krijgt de volgende melding; Kies OK als u wilt cancelen. Na Save of Cancel, komt u automatisch bij Patiënt details terecht. 13

14 6. Helpdesk Voor vragen en eventuele problemen kunt u contact opnemen met uw eigen contact persoon (project managers) bij de NCDR. Zijn ze niet bereikbaar, neem dan contact op met het bureau of stuur een naar pm@ncdr.nl. 14