De organisatorische (trein)reis naar een Shared Service Center bij de Nederlandse Spoorwegen

Transcriptie

1 De organisatorische (trein)reis naar een Shared Service Center bij de Nederlandse Spoorwegen Rotterdam, 13 april 2017 Carlo Zwinkels Van decentraal naar centraal Van fysiek naar digitaal Van handmatig naar automatisch & change management..

2 Opdracht Realiseren van een Shared Services Center bij de Nederlandse Spoorwegen voor alle financiële transactionele processen, waarbij eenvoud, eenheid eigenaarschap de uitgangspunten zijn. Opdracht voor Flincq: Realiseren van een uniform factuurverwerkingsproces (P2P) binnen het SCF Uitdaging 1 Complex systeemlandschap 2 Decentrale factuurverwerking (met meerdere crediteurenadministraties) 3 Fysieke ontvangst en verwerking van facturen 4 Diversiteit in goedkeuringsproces van facturen 5 Diverse processen en werkafspraken 2

3 De wens tot optimaliseren P2P voor NS, vraagt om diverse aspecten Hoé het nieuwe proces? Welke locatie? Wat is de ambitie? Top 0,7%* Gemiddeld 1,5%* Nederlandse Spoorwegen? %* *Totale finance kosten als percentage van de omzet Hoe te organiseren? Welke verander aanpak? Welke systemen? Welke mensen? 3

4 Project aanpak Management & Organisatie 1. Actief sponsorship door het senior management; 2. Heldere definities van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het gehele project; 3. Actieve sturing van het proces op basis van de beschikbare rapportages. IT Infrastructuur 1. Implementatie van een operationeel systeem en bijbehorende applicaties en noodzakelijke interfaces; 2. Ondersteuning van de nieuwe processen en systemen binnen de huidige IT infrastructuur; 3. Inrichting van zowel functioneel beheer als applicatie beheer organisaties. Processen 1. In kaart brengen van knelpunten en doorvoeren van procesverbeteringen; 2. Aandacht voor alle processtappen binnen het volledige operationeel proces; 3. Aansluiting van de operationele processen op de IT requirements. Mensen & Cultuur 1. Betrokkenheid en acceptatie vergroten door intensieve communicatie; 2. Medewerkers vroegtijdig betrekken bij ontwerp van de nieuwe processen; 3. Training van medewerkers om het benodigde kennisniveau te verankeren. is onze integrale benadering van alle bedrijfsaspecten 4

5 Centraal ontvangst Centrale ontvangst alle facturen Procesontwerp Informeren en communicatie leveranciers Begeleiding centralisatie Aanpak 1. Procesontwerp en processen vastleggen Communicatiesjablonen leveranciers 2. Instructies / handleidingen 3. Inrichten van Basware Cloudscan oplossing 4. Actieve ondersteuning op de werkvloer 5. Locatiebepaling 6. Opleidingen na live-gang 7. Monitoren live gang 5

6 Digitalisering Digitalisering E-invoice activeren 250 grootste leveranciers (> 200 facturen) Actief benaderen en aansluiten Overige leveranciers aanleveren via PDF Aanpak 1. Procesontwerp 2. Analyse leveranciersbestand en aantal facturen per leverancier 3. Actief benaderen leveranciers Bel team 4. Aansluiten leveranciers incl. testen 5. E-invoice specialisten handleidingen (t.b.v. aansluiten e.d.) 6. Communicatie aangesloten leveranciers 7. Brochure digitaal factureren 6

7 Centralisatie & 1 systeem Realisatie Basware Alusta (Centralisatie) Procesontwerp Implementatie nieuw factuursysteem, Basware Alusta schakelfunctie IT & Business Opleidingen Ondersteuning en begeleiding centralisatie Aanpak 1. Locatiebepaling 2. Procesontwerp en processen vastleggen instructies / handleidingen / QRC s 3. 1 systeem keuze voor Basware Alusta - SAAS 4. Opstellen werknemersprofielen 5. Opleidingen na live-gang systeem 6. Monitoren live gang 7. Automatisch boeken en automatisch matchen verhogen 8. Actieve ondersteuning op de werkvloer 7

8 Resultaten Oude situatie Meerdere systemen Decentrale ontvangst facturen Meerdere crediteurenadministraties 5% digitale facturen 1% PDF facturen 4% E-invoices 0% automatisch geboekte facturen 2 weken doorlooptijd crediteuren Veel goedkeuringsflows Nieuwe situatie 1 systeem Centrale ontvangst facturen 1 crediteurenadministratie 87% digitale facturen 54% PDF facturen 33% E-invoices 5% automatisch geboekte facturen 3 dagen doorlooptijd crediteuren Enkele goedkeuringsflows Reden om trots te zijn op de behaalde resultaten! 8

9 Inzichten vanuit het project 1. Er bestaat geen standaard SAP inrichting (en dat was wel het uitgangspunt) 2. Betrekken van (sleutel)personen tijdens projectfase en operationele fase. 3. Standaard rapportages (zowel in Analytics als Alusta) zijn (nog) onvoldoende om een veranderende organisatie volledig te kunnen ondersteunen. 4. De organisaties (Basware en NS) moeten nog wennen aan het beheer van het systeem in een SAAS-omgeving. 9

10 Toekomst Self Billing is het opmaken en versturen van facturen van de afnemer i.p.v. door de leverancier. Regie in eigen handen Meer controle op tijdig betalen Betrouwbaarheid gegevens hoger Automatisering & robotisering gaan een steeds grotere rol spelen binnen de financiële functie. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch matchen van facturen aan inkooporders en het automatisch boeken van facturen o.b.v. een succesvolle match. Tijdsbesparingen en efficiëntie voordelen Rol medewerker verandert van invoerend, rapporterend naar controlerend, analyserend en oplossen van structurele fouten Factuur portals kunnen worden ingezet om 100% e-invoices te ontvangen. Keuze van leverancier, of zelf e-invoices versturen of de factuur via een portal te plaatsen in het systeem van de ontvangende partij, die vervolgens de factuur ontvangt als een e-invoice. Geen postkamer activiteiten meer 100% ontvangst van E-invoices 10

11 Vragen Bezoek ons bij de Basware stand, daar zijn we aanwezig om alle vragen te beantwoorden! 11

12 Contactgegevens Flincq Kantooradres Koningin Emmaplein AB Rotterdam Postadres Postbus KB Rotterdam Tel : 010 info@flincq.nl Web: Carlo Zwinkels Richard Dobbe