Stappenplan GS1 Data Source voor leveranciers in de sector doe-het-zelf- en tuin die aansluiten op de datapool Datum: 14 juli 2015, versienummer 1.

Transcriptie

1 Stappenplan GS1 Data Source voor leveranciers in de sector doe-het-zelf- en tuin die aansluiten op de datapool Datum: 14 juli 2015, versienummer 1.0

2 Inhoud 1 Aanmelden 4 2 Training volgen 4 3 Betalen + inloggen Inloggen GS1 Data Source 4 4 Invoeren van gegevens 5 5 Opsturen van producten Hoe stuurt u producten naar de meetservice? 6 6 Controleren van de kwaliteit van artikelgegevens Het resultaat van de controle van logistieke gegevens 7 7 Initiële toetsing uitgevoerd 7 8 Meer informatie 7 Bijlage 1: checklist 9

3 Inleiding Wat is GS1 Data Source? GS1 biedt één centrale bron voor de sectorbrede elektronische uitwisseling van artikelgegevens: GS1 Data Source (GS1 DAS). Zo heeft iedereen altijd de beschikking over kwalitatief hoogwaardige artikelgegevens. GS1 DAS houdt op één plek bij wie welke gegevens uitwisselt met wie. GS1 maakt hierbij gebruik van een wereldwijde standaard. Hoe werkt het? Leveranciers leveren via GS1 DAS (neutrale) artikelgegevens aan, zoals artikelcode, productnaam, afmetingen, gewicht en btw-tarief. Het gaat overigens niet alleen over de gegevens van consumentenartikelen, maar ook over die van dozen en pallets. Ook leggen leveranciers gegevens vast over consumenten informatie, gevaarlijke stoffen, productafbeeldingen en milieuheffingen (voor zover relevant). Als leverancier geeft u zelf aan wie over welke artikelgegevens mag beschikken. Uw afnemers kunnen de gegevens dan opvragen en inlezen in hun systemen. Klik hier voor een korte introductiefilm over GS1 DAS. Stappenplan om aan de slag te gaan We werken samen met u aan de kwaliteit van uw gegevens. Daarom doorloopt u een aantal stappen om te oefenen met het invoeren van artikelgegevens en om aan te tonen dat u uw artikelgegevens op een juiste manier kunt invoeren. U voert eerst de gegevens in van een aantal artikelen en de gegevens daarvan worden door een meetservice gecontroleerd op juistheid. Heeft u uw gegevens goed ingevoerd? Dan kunt u aan de slag om de gegevens van uw hele assortiment in te voeren en deze via GS1 DAS beschikbaar te stellen aan uw klanten. Tip! Gebruik dit stappenplan in digitale vorm, zodat u meteen op de links in het document kunt klikken voor nadere informatie. Uitzonderingen voor bepaalde productcategorieën Voor timmerhout en paneelvormige producten, bad- toilet-, bidetmatten en karpetten en voor golfverpakking gelden bijzondere regels. Levert u deze producten? Lees bijlage 1 dan eerst goed door. Uitbesteden U kunt het vastleggen van logistieke gegevens in GS1 DAS ook uitbesteden. GS1 heeft een aantal bedrijven gecertificeerd die dit voor u kunnen doen. Voor meer informatie klik hier. Gebruik de checklist In de bijlage van dit stappenplan vindt u een checklist met een aantal belangrijke acties, zoals bv. alleen gegevens invoeren van consumenteneenheden en producten aanmelden bij de meetservice. All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

4 1 Aanmelden Aanmelden voor GS1 DAS kan via het formulier op de GS1 website. U ontvangt dan van GS1 een bevestiging van uw aanmelding en een factuur. Let op! - Gebruik de GS1-Adrescode (GLN) die u ook in EDI-berichtenuitwisseling met uw klanten gebruikt bij de vraag: Heeft u een GS1-Adrescode (GLN). Tips! - Plan genoeg tijd in om alle stappen uit dit stappenplan zorgvuldig uit te voeren. Een goede voorbereiding is het halve werk. 2 Training volgen Als u zich heeft aangemeld voor GS1 DAS, volgt u de online training. U kunt zich hier aanmelden. Tijdens de training krijgt u uitleg over de stappen die u doorloopt om op een goede manier gegevens in de datapool te kunnen invoeren en een uitleg van de werking van de webinterface van GS1 DAS. Aan deze training zijn geen kosten verbonden en u kunt deze zo vaak volgen als u wilt. 3 Betalen + inloggen Na uw aanmelding ontvangt u via een factuur. Nadat u de factuur heeft betaald ontvangt u binnen een paar dagen via de inloggegevens voor GS1 DAS zodat u van start kunt gaan. Opbouw factuur Het tarief dat u voor het gebruik van GS1 DAS betaalt is afhankelijk van uw omzet. Zie hiervoor het tarievenoverzicht. De factuur bevat de volgende onderdelen: Eénmalig Jaarlijks U betaalt een éénmalige bijdrage om het gebruik van de datapool voor uw organisatie in te richten. U betaalt jaarlijks contributie om gebruik te kunnen maken van de datapool. Daarnaast kunt u gebruik maken van ondersteuning door GS1 Customer Support. 3.1 Inloggen GS1 Data Source Als u inloggegevens heeft ontvangen kunt u hier inloggen om gegevens in te voeren in de webinterface van de datapool. All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

5 Gaat u uw artikelgegevens niet via de GS1 webinterface maar op een andere manier (bijvoorbeeld, een directe koppeling met een eigen systeem) bij GS1 DAS aanleveren? Geeft dit dan bij uw aanmelding aan en dan neemt GS1 contact met u op over uw verbinding. 4 Invoeren van gegevens U gaat nu starten met het oefenen van het invoeren van de gegevens van artikelen. Deze gegevens worden dan door GS1 gecontroleerd. Bestudeer voordat u gaat starten met het invoeren van de gegevens de volgende documentatie. Dit helpt om het proces vlot te doorlopen. - Internationale meetregels - Verkorte meetregels - Veldenlijst en veldenkiezer voor consumenten informatie - GS1 DAS webinterface handleiding Tip! GS1 organiseert regelmatig webinars waar we de belangrijkste velden en functionaliteiten van de webinterface doorlopen. Heeft u belangstelling voor het volgen van een webinar neem dan contact op met de Projectmedewerker van het sectorteam doe-het-zelf ( ) of via adres dhz@gs1.nl. Let op! - Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden die u gaat opsturen ter controle. U heeft nadat u de inloggegevens heeft ontvangen ook van GS1 gehoord hoeveel producten dit zijn. Het gaat dan over 10% van uw assortiment met een minimum van 4 en een maximum van 10 producten 5 Opsturen van producten Om na te kunnen gaan of u gegevens goed in GS1 DAS heeft ingevoerd, stuurt u een aantal consumenteneenheden op naar de GS1 meetservice. De meetservice kijkt naar de breedte, diepte, hoogte en gewicht van uw producten en vergelijkt deze met uw productgegevens in de datapool. Om een goed beeld te krijgen van de kwaliteit van uw gegevens hanteren wij het volgende uitgangspunt voor het aantal consumenteneenheden dat u moet opsturen. 10% van uw assortiment met een minimum van 4 en een maximum van 10 producten U hoort van GS1 hoeveel consumenteneenheden u moet opsturen. Let op! Het aantal producten dat wij u vragen om op te sturen is gebaseerd op het totaal aantal consumenteneenheden dat u in uw assortiment heeft voor al uw afnemers en niet op het assortiment dat u aan 1 afnemer levert. All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

6 Tip! Probeer zo veel mogelijk verschillende afmetingen, producten en soorten verpakkingen op te sturen. U kunt zo oefenen met gegevens van uw volledige assortiment. 5.1 Hoe stuurt u producten naar de meetservice? GS1 heeft de metingen en controles aan een externe meetservice uitbesteed. De meetservice controleert de gegevens van de door u opgestuurde consumenteneenheden. Aanmelden - Meld hier aan welke consumenteneenheden u gaat opsturen. Opsturen producten Stuur dezelfde consumenteneenheden die u via de site heeft aangemeld op naar de meetservice op onderstaand adres. Vermeld daarbij de bijbehorende GTIN s (GS1- artikelcodes). Xxtract Steurstraat NZ ALMERE Let op! - Zorg dat bestandsnamen beginnen met de artikelcode (GTIN: Global Trade Item Number) van het product. Bijvoorbeeld: _gele_verf.pdf - Stuur de producten op waarvan u de gegevens heeft ingevoerd. 6 Controleren van de kwaliteit van artikelgegevens Pas als u uw consumenteneenheden naar de meetservice heeft opgestuurd en de gegevens van deze producten heeft ingevoerd, starten wij met het controleren van uw gegevens. Voor logistieke gegevens voeren wij verschillende fysieke controles uit. We leggen graag uit wat dit inhoudt. Logistieke gegevens De meetservice controleert of de daadwerkelijke afmetingen, de netto inhoud en bruto gewicht van uw artikelen overeenkomen met de door u ingevoerde gegevens (fysieke controles). Eis: alle naar de meetservice opgestuurde producten moeten 100% scoren op zowel de fysieke als logische controles. GS1 Datakwaliteit Checker Tijdens het proces worden de resultaten van de fysieke controles door GS1 aan u gerapporteerd in de vorm van een pdf overzicht. All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

7 6.1 Het resultaat van de controle van logistieke gegevens Het controleproces van de logistieke gegevens bestaat uit de volgende stappen: - Na het opsturen van de consumenteneenheden naar de meetservice worden de fysieke metingen na ongeveer 5 werkdagen uitgevoerd. - De resultaten worden gemeld aan GS1. De Projectmedewerker van het sectorteam doe-het-zelf voert m.b.v. de GS1 Datakwaliteit Checker DHZ de controle van deze resultaten uit door ze te vergelijken met de in GS1 DAS ingevoerde gegevens en u ontvangt per daarvan een rapport. - U analyseert de rapportage en brengt, indien relevant, wijzigingen aan in de artikelgegevens in de datapool. - Nadat u hierover afstemming heeft gepleegd met de Projectmedewerker sectorteam doe-het-zelf heeft u dit onderdeel afgerond! Let op! Geef uw gegevens altijd weer vrij als u de aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Publiceren hoeft niet opnieuw. Voor meer informatie over het vrijgeven van gegevens, klik hier. 7 Initiële toetsing uitgevoerd Als u de initiële toetsing, zoals beschreven in hoofdstuk 6 hebt afgerond kunt u de gegevens van uw hele assortiment gaan invoeren en beschikbaar stellen aan uw afnemers. GS1 programma datakwaliteit Artikelgegevens kunnen alleen bijdragen aan optimale bedrijfsprocessen als ze volledig en correct zijn. GS1 blijft daarom bedrijven helpen bij het inzicht krijgen in en het verbeteren van datakwaliteit door artikelen steekproefsgewijs na te meten. In overleg met de sector heeft GS1 een datakwaliteit programma opgesteld. De beschrijving van dit programma kunt hier vinden op de website van GS1. 8 Meer informatie GS1-website Bezoek onze website voor meer informatie over het gebruik van GS1 DAS in de sector doe-het-zelf. U vindt onder andere informatie over: - Hoe u producten meet volgens de internationale GS1-meetregels - Waar u kunt inloggen in de GS1 DAS webinterface - Welke velden moeten worden ingevuld voor logistieke gegevens - Een gebruikershandleiding voor de webinterface Bekijk regelmatig onze website zodat u er zeker van bent dat u gebruik maakt van de meest recente documentatie. Online webinar: productinformatie invoeren in de webinterface Tijdens een webinar doorlopen we met u de belangrijkste functionaliteiten van de webinterface en ziet u welke velden u moet invullen. U leert hoe u een nieuw product aanmaakt en hoe u die informatie beschikbaar kunt maken voor uw afnemers. U kunt ook vragen stellen. De duur is ca. 1 uur. Voor meer informatie neem dan contact op met het sectorteam doe-het-zelf (tel of dhz@gs1.nl). All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

8 Training: aan de slag met GS1 Data Source In de online training krijgt u uitleg over GS1 DAS, de meetregels en leert u hoe u gegevens kunt invoeren in de webinterface. Voor meer informatie klik hier. Account management Heeft u vragen over hoe u aan de slag kunt gaan met GS1 Data Source of een van de stappen uit dit stappenplan? Neem dan contact op met de Projectmedewerker sectorteam doe-het-zelf via dhz@gs1.nl of Customer Support Heeft u technische vragen over GS1 DAS? Neem dan contact op met de GS1 Customer Support via info@gs1.nl of All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

9 Bijlage 1: checklist Nadat u de initiële toetsing hebt afgerond, kunt u de gegevens van uw hele assortiment invoeren en beschikbaar stellen aan uw afnemers. Hieronder vindt u in het kort de belangrijkste stappen die u moet ondernemen om uw gegevens te laten controleren om de initiële toetsing af te ronden. Betaal de factuur. Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden. Geef de gegevens vrij. Meld producten aan bij de meetservice. Stuur producten op naar de meetservice. Meld via dhz@gs1.nl als u producten heeft opgestuurd en gegevens heeft ingevoerd. Geef gegevens vrij als u aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Meld via dhz@gs1.nl als u correcties heeft doorgevoerd. All contents copyright GS1 Nederland 14 juli

10 All contents copyright GS1 Nederland 14 juli